Hoe maak je een goede planning?

Uitgangspunten/randvoorwaarden in deze case De opdracht voor het maken van een planning is binnen Het betreft een planning voor een opdrachtnemer. Er is een “bestek” aanwezig Er zijn meerdere afdelingen/disciplines betrokken

Fases tijdens het maken van een planning Start opdracht Interview & verdieping Opzet grove planning Checkfase Maken definitieve planning Bespreking & overdracht Afronding opdracht

Intake met opdrachtgever Start opdracht Interview & verdieping Opzet grove planning Checkfase Maken definitieve planning Bespreking & overdracht Afronding opdracht Activiteiten Intake met opdrachtgever Uitleg over bedrijf door OG Verwachtingspatroon OG vaststellen Randvoorwaarden van opdracht benoemen Output van de opdracht vaststellen Betrokken medewerkers/afdelingen in kaart brengen Inlezen in project Projectspecifieke randvoorwaarden vaststellen Milestones vaststellen Format van de output vaststellen Bijzonderheden Helder krijgen wat de opdracht is Wat moet het eindproduct zijn? Wordt er nog output verwacht die niet benoemd is? Scherp krijgen wat voor het project exact gevraagd wordt Zoeken naar mogelijkheden, “ruimte” en kansen in de beschrijving Wat zijn de punten waarmee bij OG gescoord wordt? Mijn toegevoegde waarde Veel ervaring in de bouw Goed kunnen luisteren Prettig in de omgang Eigenwijs

Interviews houden met betrokken medewerkers Bijzonderheden Start opdracht Interview & verdieping Opzet grove planning Checkfase Maken definitieve planning Bespreking & overdracht Afronding opdracht Activiteiten Inlezen in project Projectspecifieke  randvoorwaarden vaststellen Milestones vaststellen Vaststellen wat OG belangrijk vindt Format van de output vaststellen Interviews houden met betrokken medewerkers Betrokken medewerkers/afdelingen in kaart brengen en benaderen Bijzonderheden Medewerkers vragen naar hun activiteiten Wat is de voorafgaande activiteit? Hoeveel tijd heeft men nodig voor de activiteiten? Met hoeveel mensen doen ze deze activiteit? Wat moet de input zijn om de activiteit te kunnen starten? Wat is de output? Wat is de doorlooptijd? Wat moet er gebeuren om in de ½ van de tijd klaar te zijn? Scherp krijgen wat er door middel van deze activiteit “geproduceerd” wordt Mijn toegevoegde waarde Jarenlange ervaring in diverse functies in de bouw Goed kunnen luisteren Sterk analytisch vermogen

Verwerken data uit bestek in de planning Start opdracht Interview & verdieping Opzet grove planning Checkfase Maken definitieve planning Bespreking & overdracht Afronding opdracht Activiteiten Verwerken data uit bestek in de planning Milestones overnemen Het werk onderverdelen in tijd of locatie (WBS) Verwerken data uit de interviews Activiteiten in de planning opnemen De belangrijkste relaties tussen de verschillende onderdelen in kaart brengen Output per deel van het project benoemen Bijzonderheden Opnemen van Milestones Onderdelen die geleverd worden door OG Vergunningsaanvragen Opleverdatum met evt. testfases Analyse van opgetekende activiteiten Vaststellen waarom de OG de voorgeschreven volgorde heeft gekozen Is de opgegeven volgorde van de ON in tijd en locatie logisch? Kan de deeltijd van het (deel)project worden verminderd door een andere volgorde toe te passen? Passen de activiteiten binnen de milestones? Zijn er voldoende mensen beschikbaar voor de huidige volgorde van activiteiten? Hoe is dit voor andere kritische resources (bijv. materieel)? Mijn toegevoegde waarde Sterk analytisch vermogen Pragmatisch Oplossingsgericht

Individuele gesprekken met medewerkers bij vragen of onduidelijkheden Start opdracht Interview & verdieping Opzet grove planning Checkfase Maken definitieve planning Bespreking & overdracht Afronding opdracht Activiteiten Individuele gesprekken met medewerkers bij vragen of onduidelijkheden Vragen stellen over de verkregen informatie Samen bespreken of er alternatieven mogelijk zijn Terugkoppeling van data uit de planning aan de geïnterviewde medewerkers Eerst individuele terugkoppeling om te zien of de informatie goed is opgenomen in de planning Controleren of er nieuwe inzichten zijn Bijzonderheden Kijken of ik de informatie goed heb begrepen Zijn de definities van de gebruikte begrippen eenduidig? Welke capaciteit is benodigd voor een activiteit? Is de output van de activiteit bekend? Check met name op Relaties tussen activiteiten Doorlooptijd en benodigde tijd van de activiteit Output van de activiteit Hoe is de voortgang van een activiteit te meten? Het opbouwen van het vertrouwen in de planning op de werkvloer Mijn toegevoegde waarde Pragmatisch Oplossingsgericht Vriendelijk Inlevingsvermogen

Belangrijke details wel opnemen in planning Start opdracht Interview & verdieping Opzet grove planning Checkfase Maken definitieve planning Bespreking & overdracht Afronding opdracht Activiteiten Plannen van de activiteiten op het hoogst mogelijke niveau (hoofdactiviteiten) in verband met de leesbaarheid Belangrijke details wel opnemen in planning Detailleren van activiteiten. Tot op niveau dat voortgangsbewaking mogelijk is Totdat er 1 partij verantwoordelijk is voor iedere activiteit Focus op leesbaarheid Bijzonderheden Teveel activiteiten maken de planning te lang, waardoor mensen er niet meer op kijken Wanneer meerdere partijen betrokken zijn bij een activiteit, moeten er nieuwe activiteiten aangemaakt worden; totdat 1 persoon voor 1 activiteit verantwoordelijk is Van elke activiteit moet bekend zijn Aantal geplande uren per week Output Hoe de voortgang is te meten Logische indeling Bijv. activiteiten geclusterd per eigenaar (OG/ON) Per object activiteiten gebundeld Mijn toegevoegde waarde Sterk analytisch vermogen Pragmatisch Oplossingsgericht

Bespreken van definitieve planning Start opdracht Interview & verdieping Opzet grove planning Checkfase Maken definitieve planning Bespreking & overdracht Afronding opdracht Activiteiten Bespreken van definitieve planning Eerst aan alle direct betrokkenen Later aan opdrachtgever Bespreken van definitieve planning met opdrachtgever Presenteren van definitieve planning aan opdrachtgever. Focus op hoofdlijnen en op realisatie van doelen uit de ‘Start opdracht’-fase Bijzonderheden Definitieve planning Met elkaar de planning doorgronden in een presentatie. Focus op uitgangspunten en hoofdlijnen Checkprint uitdelen en laten rouleren tussen alle betrokken Checkprint wordt getekend door alle betrokken medewerkers  Dit leidt tot een definitieve planning Presentatie van Relaties tussen activiteiten Kansen in de planning. Mogelijkheid om te scoren bij de OG Ophalen van de terugkoppeling van medewerkers aan de opdrachtgever Hoe nu verder – vooruitblik Mijn toegevoegde waarde Sterk analytisch vermogen Pragmatisch Oplossingsgericht

Overdragen van planning en bijbehorende bestanden Start opdracht Interview & verdieping Opzet grove planning Checkfase Maken definitieve planning Bespreking & overdracht Afronding opdracht Activiteiten Overdragen van planning en bijbehorende bestanden Fysieke overdracht in Kilobytes en/of papier Aanzet maken voor bewaking van de voortgang van de definitieve planning Formulieren opzetten om de periodieke voorgang per activiteit in meetbare eenheden op te geven Bijzonderheden Overdracht Let op gelijke versienummers van gebruikte (plannings-) programma’s Versiebeheer van planning Voortgangsbewaking Voortgang van activiteiten zoveel mogelijk meetbaar maken Voortgangsrapportage zoveel mogelijk automatiseren Mijn toegevoegde waarde Pragmatisch Oplossingsgericht

Vragen? Bel 06-43 85 02 43 of kijk op www.managementadvisering.eu