NOTULEN ALV Tennis

Besluiten ALV Notulen ALV 14 maart 2011: zonder vragen aangenomen Baanrenovatie: keus voor Grand Slam Clay Opmerking: Verslag 2011 promotie en activiteiten via krantje EN internet Financiële Verantwoording: balans bijdrage tennis bespreken met HB Beleid 2012: baanbezetting: dubbelspel van 45 min naar 1 uur Nieuw bestuur gekozen Wat verder ter tafel komt: Kampioen viering niet plaats gevonden

Algemene Ledenvergadering Tennis 15 februari 2012

Agenda 1. Opening en vaststelling agenda 2. Notulen vorige ALV 3. Baanrenovatie - raadpleging 4. Verslag Financieel verslag 6. Beleid Activiteiten Nieuwe statuten (onder voorbehoud) 9. Verkiezing nieuw bestuur 10. Wat verder ter tafel komt 11. Sluiting

1 In memoriam Wim de Jong (  ) Erelid tennis en lid van verdienste Drijfveer achter de groenploeg (donderdagochtend)

2 Notulen vorige ALV

3.1 Baan Renovatie Offerteproces Besluitvorming

3.2 Baanrenovatie: wat hebben we onderzocht? Renovatie Baan 3-8 Hekwerk Verlichting 7-8 Hekwerk Baanverwarming Tenniskids 2 minibanen Tennismuur Verlichting Hekwerk Drainage Overig Asfaltpad Tribune Hekken 1 en 2

3.3 Offerteproces Behoeftebepaling Dichter naar gravel All weather (360 dagen) Aanbod binnen Rijswijk Selectie leveranciers Huidige banen / onderhoud Verschillende toplagen Regie Vanuit Te Werve gesprekspartners Remco Rijn Leo Mentink Ino Leijen (later aangesloten)

3.4 Besluitvorming 1. Offertebesprekingen – voorstel 2. Controle door KNLTB (offertes doorgestuurd) 3. Tennis ALV 4. Bespreking met Hoofdbestuur 5. Financiering 6. Vergunningen 7. Onderhandeling(en) afronden 8. ALV Te Werve (Mei)

3.5 Stand offertebesprekingen LeverancierRekre SportWijnbergenHeijmans ToplaagSmashcourtAdv. RedGrand Slam Clay Kwaliteit offerte--+++ Leverancier-+++ Offertebedrag+ (?)+++

3.6 Prioriteitenbepaling 1. Renovatie baan 3 t/m 8 2. Tenniskids & tennismuur 3. LED verlichting 4. Baanverwarming Mogelijke combinaties: A B C. Uitstel met een jaar:

4.1 Verslag 2011 Ledenbestand Selectie nieuws 2011 Website Afhangbord Tennisscholen

4.2 Ledenbestand per 6 februari 2012

4.2 Leeftijdscategorie vs lidmaatschapsjaren Per NB: afgeronde “jaren

4.2 Verdeling Man/Vrouw ( )

4.3 Selectie nieuws 2011 (1) 1. Afdeling tennis bestaat 90 jaar 2. Succesvol KNLTB Reaal Straattennis 3. Ontwikkeling kledinglijn voor Te Werve 4. Nieuwe activiteiten: Tennisclinics tijdens de vakantie/during holidays 5. SML Tennis komt naar Te Werve 6. Clubkampioenschappen Speeltijden aangepast 8. Tennis kleding – Te Werve 9. Groot onderhoud banen

4.3 Selectie nieuws 2011 (2) teams voorjaarscompetitie Tennisschool Mentink stopt bij Vredenburch 12. Start Champions League (interne competitie cat 8-6) 13. Rooien van de bomen op baan 1 en Tarieven introducees aangepast 15. Aankondiging baanrenovatie 16. Vernieuwing inschrijfprocedure tennis

4.4 Activiteiten 2011 NrActiviteitDoelgroepDatumOrganisatie 1SnerttoernooiSenioren Zaterdag 12 februari Leo (al gehouden!) 2 KNLTB Reaal Straattennis toernooi JeugdVrijdag 25 maart Remco, Leo, Hester 3 B4Kids – toernooi (jeugd) (opvang en Te Werve jeugd) JeugdZaterdag 26 maartLeo, Ron 4Ladies Toernooi incl High Tea Senioren - Dames Zondag 3 april Mathilde, Carline 5 Toernooi Maart campagne (incl. BBQ) SeniorenZondag 17 april Remco, Leo, Eugene 6 Jong & Oud toernooi (na afloop muziek van de band van Wim van Lien) Jeugd/Veterane n Mei – Datum wordt nog bekend gemaakt Wim van Lien, Remco 7 Shell Open Doubles Tennis Tournament SeniorenZaterdag 4 juniThieo, Remco 8KNLTB Ladies ToernooiSenioren Dames Donderdag 16 juniKNLTB – Susan Wurth, Caroline B.

4.4 Activiteiten 2011 (vervolg) NrActiviteitDoelgroepDatumOrganisatie 9 Uitwisseling met DNB (op Te Werve) VeteranenZaterdag 25 juniAkke Tavecchio 10 Parentoernooi met aansluitend dans en muziek en eten (incl. Lunch) Veteranen Donderdag, 8 september (10- 17u) KNLTB – Jan van Wezel, Wim Nieuwstraten 11ClubkampioenschappenSenioren Zondag 11 september Marloes, Patrick 12Shell Family Tennis DayJeugd Zondag 18 september Remco, Ron 13 Teamtoernooi met aansluitend dans en muziek en eten (incl. Lunch) Veteranen Donderdag, 22 September (10- 15u) KNLTB – Jan van Wezel, Wim Nieuwstraten 14Ouder Kind toernooiJeugdZondag 3 juliRon, Madeleine 15TV Te Werve – 90 jaarAllen Weekend in Oktober? Vrijwilligers gezocht! 16OliebollentoernooiSeniorenZondag 18 December Leo

4.5 Afhangbord – top 20 (2012)

4.6 Webstatistics (14-01 tot )

5.1 Financieel verslag 2011 Uitgaven 2011 Begroting 2012

5.1 Financieel overzicht 2011 Begin Saldo: per 1 Januari 2011Bankrekening € 96,19 Kas € 424,50 Totaal € 520,69 TOTAAL INKOMSTEN: € ,00 TOTAAL UITGAVEN: € ,25 Eindsaldo totaal: € 1.336,44 per 31 December 2011 SPECIFICATIEbank € 970,64 kas € 365,80 € 1.336,44

5.2 Uitgaven 2011 BOEKINGS HOOFD OMSCHRIJVINGToegekend BEDRAGBESTEED BEDRAG 1 Bondskosten € 8.700,00 € 8.416,52 2 Secretariaat € 300,00 € 377,52 3 Training 4 Wedstrijden € 400,00 € 505,56 5 Representatie € 200,00 € 333,23 6 Materialen € 800,00 € 1.490,78 7 Onderhoud materialen € 1.200,00 € 367,89 8 Reiskosten € 100,00 € - 9 Vergaderingen en Bestuur € 400,00 € 458,76 10 Propaganda/Contact avonden € 500,00 € 1.211,03 11 Verzekeringen 12 Abonnementen 13 Statuten € 200,00 14 Diversen € 200,00 € 22,96 TOTAAL € ,00 € ,25 NB: kascontrolecommissie moet hier nog naar kijken

5.3 Begroting 2012 (toegekend) BOEKINGSHOOFD TOEGEKEND 1 Bondskosten Secretariaat550 3 Training 4 Wedstrijden/toernooien Representatie500 6 Materialen/baanonderhoud Onderhoud materialen Reiskosten100 9 Vergadering en Bestuur Propaganda/Contact avonden Verzekeringen 12 Abonnementen 13 Statuten Diversen/jeugdzaken300 TOTAAL Reservering (onder voorbehoud) Totaal45.500

6.1 Beleid Bevorderen van sport als onderdeel van een gezond leven - Stimuleren van clubgevoel dagen tennis

6.2 Beleidsthema’s ThemaKenmerkenActiviteiten Feeling goodFit, gezonde voeding, voorkomen blessures Social Tennis Round (Donderdag), Champions League (Dinsdag, Woensdag), Recreantentennis (Dinsdag-, Woensdag-, vrijdag-ochtend) Family FunTennissen in gezinsverband (ouders/kinderen, grootouders/ klein kinderen) Zondagmiddag Winning!De lat hoger leggen,beter worden, werken aan team spirit Competitietrainingen en competitiespelen (jeugd & volwassenen) RegularsVaste groep, vast tijdstipOp persoonlijke uitnodiging

6.3 Beleid per doelgroep Jeugdbeleid Tenniskids Jeugdcompetitie Breedtetennis Regionale Veteranen Competitie Ladies Days Senioren tennis Competitie Activiteiten KNLTB pas / Te Werve pas & foto’s! Opsturen van pasjes

6.4 Baanbeleid - Toernooien - Competitie - Vrij spelen - Bezettingsgraad meten met afhangbord - Speeltijden - Single 45 min - Doubles 45 min

6.5 PR en Communicatie Website (evergreen) Nieuwsbrief per Bijdrage TWN Facebook Publicaties op afhangbord Scherm Competitieteams Besturen Yammer (binnen Shell)

6.6 Ambitie voor 2012 Groei tot 800 leden, en dan?

6.7 Clubshirt Uitdragen van Te Werve Competitiespelers

6.8 Vrijwilligersbeleid Via aanvraagformulier Helpen bij het organiseren van een (jeugd) toernooi; Helpen bij het onderhoud van de banen en het park; Helpen bij de ledenadministratie; Helpen bij ledenwerving; Helpen bij de sponsorcommissie; Schrijven van korte artikelen voor op de website; Een bijdrage op Facebook; Foto's maken van activiteiten; Helpen bij de indeling van de (jeugd-)competitie; Helpen bij activiteiten van de jeugdcommissie; Anders Commissies

6.9 Exploitatie contract horeca Wensen: Verruiming openingstijden Meer zitplaatsen Restaurantfunctie? (Grand Café / Brasserie) Enquête

7.1 Activiteiten 2012 (regulier) NrActiviteit naamOmschrijvingDoelgroep Dagen/Fre- quentie 1 Social Tennis Round Racket trek (zonder aanmelding) Senioren die na het werk willen spelen met wisselende partners. Ex pats Donderdag – aanvang 19.00u (hele jaar) 2 Recreantentennis Racket trek (zonder aanmelding) – indeling wordt ter plaatse gemaakt Senioren/Veteranen die in de ochtend willen spelen met wisselende partners Dinsdag, woensdag en vrijdag (hele jaar) 3 Champions League Dubbel competitie met vooraf aanmelding en indeling (gezelligheid staat voorop) Senioren die na het werk willen spelen 4 Family Fun Tennisles en activiteiten voor ouders met kinderen 5 Jeugd?Jeugd t/m 10 jaar Jeugd 10-17? Woensdag (wekelijks – tijdens school?)

7.2 Activitieten 2012 (ad hoc) NrActiviteit naamOmschrijvingDoelgroep Datum/pe- riode OrganisatieOpmerkingen 1 Vriendjesmiddag Lagere school jeugd + vriendje meenemen Jeugd t/m 11 jaar Juni (Begin)Ina Woensdag IndoortoernooiTW + invitatie Leden vanaf 16 jaar FebruariIno 18-24u / minimaal 32 deelnemers 3 Ouder kind toernooi (groot) Ouders en kinderen Juni (eind)Ina Zondag 11:00 – (midden in het EK?) 4 Te Werve Open Augustus (13- 19) Leo M. 5 Afsluiting voorjaarscompetitie ToernooiJeugd Juni (na 7 juni) 6 Clubkampioenschappe n Senior September (begin) toernooiVeteranenJuli (eind)Ino 8 Rijswijkse Basisschool21 maart Woensdag OliebollentoernooiDecemberLeo M. 10 OpeningstoernooiSeniorMaart (eind)

8 Nieuwe statuten Wetgeving is gemoderniseerd op een aantal punten: Uitnodiging kan digitaal verstuurd worden Junior leden krijgen stemrecht (uitgeoefend door wettelijke vertegenwoordiger) Quorum eis voor ALV komt ter vervallen Daarnaast een aantal specifieke clausules: Instelling kas controllecommissie (wordt door TW Hoofdbestuur gedaan) Onderscheid gewoon lid/ buitenlid

9 Verkiezing nieuw bestuur

10 Wat verder ter tafel komt - Evaluatie TWN (kosten erg hoog) – enquête - Indoor toernooi 18 Februari

Algemene Ledenvergadering Tennis 15 februari Sluiting