Management Informatie Onderdeel Bedrijfsprocessen Les 2: Inkoop Docent: Fokkelien von Meyenfeldt fvm@bizwiser.nl

Programma week 3.2 Casus Inkoopbureau Typologie Controle Inkoopproces analyseren Procesgang verbeteren Boek: 6 en 15.1 2

Inleiding op de casus Doel: Analyseren bedrijfsproces, 1e stappen Inzien van nut “typologie” hierbij Leren werken met typologieschema Leren werken volgens methodische aanpak 3

Vragen bij casus 1 Welke typologie geldt voor het Inkoopbureau? 2 Mogelijkheden tot fraude? Zo ja, hoe afvangen? 3 Geef werkwijze weer in genummerde stappen. 4 Vergelijk je beschrijving met standaard (zie fig. 6.1, p. 66/67. 5 Aanpassingen nodig aan inkoopproces? Zo ja, welke? 6 Geef aanbevelingen voor verbetering. 7 Geef stapsgewijze beschrijving nieuwe situatie. 4

Uitwerking casus (1) Typologie, drie mogelijkheden: 210 Overheidshuishouding 122.3 Dienstverlening expertise/arbeidskracht 111 Handel Uiteindelijke keuze: 122.3 5

Uitwerking casus (2) Controle Mogelijkheden tot samenspannen Functiescheiding Begin- & eindcontrole / hoe Selecteren offertes (zie ook 5) 6

Uitwerking casus (3) Werkwijze in genummerde stappen 1 Aanvraag komt binnen 2 Aanvraag wordt gecontroleerd op autorisatie door chef 3 Goedgekeurde aanvragen worden verdeeld over medewerkers 4 Op basis van goedgekeurde leverancierslijst versturen medewerkers aanvraag 5 Medewerkers selecteren aanbieding 6 Medewerker maakt contract op 7 Contract wordt vluchtig gecontroleerd door chef 7

Uitwerking casus (4) 1-2 vergelijkbaar met standaard 3 niet in standaard, wel verklaarbaar 4 lijkt op standaard, offertereg. ontbreekt, geen bewaking sluitingsdatum 5 lijkt op standaard, met tekortkomingen 6-7 lijken op standaard, met tekortkomingen standaard 6.2.5 en 6.2.6 niet bij inkoopbureau 8

Uitwerking casus (5) offerteregister / kopieën sluitingsdatum inzenden offertes bewaken ingezonden offertes gesloten bewaren opening door chef en 2e persoon selectie door chef i.o.m. aanvrager register bijwerken betreffende selectie leveranciers op de hoogte stellen contracten goed controleren contracten vastleggen plus kopieën aan wie? 9

Uitwerking casus (6) Andere aanbevelingen Verdeling aanvragen niet “geteld” maar “gewogen” Niet stapeltje meegeven, maar stuk voor stuk Werken aan deskundigheidsbevordering 10

Uitwerking casus (7) Nieuwe situatie, 1e deel (zie verder 5) Aanvraag komt binnen Controle door medewerkers o.b.v. instructie Bepalen en vastleggen: wie doet wat, door chef 11

Voor volgende week Lezen Presentaties en aanvullend materiaal: H 6.2 t/m 6.2.4 H 15.1 (onderdeel “waardenkringloop” komt later uitvoerig aan de orde) Presentaties en aanvullend materiaal: zie www.sterre-producties.nl, tabblad AO&ICT, blinde link 12