Kern Registratie Deelnemers (KRD) ROC-UP Kern Registratie Deelnemers (KRD) Aanwezigheid & Absentie Registratie (AAR) Voorbereiding Implementatie EduArte bij ROCvA Januari / Februari 2014 SJL

Aanleiding & Uitgangspunten SJL

Aanleiding en overview Standaard omdat: We blijvend moeten voldoen aan de steeds strenger en strakker wordende regelgeving vanuit de overheid Efficiency redenen Afzonderlijke keuzes per MBO-college strategisch gezien geen onderscheidend vermogen aan het ROC biedt Geïntegreerd en dus alle administratieve taken in één pakket: Kernregistratie & diplomeren (KRD &) Aanwezigheid & Absentie Registratie (AAR) OnderwijsCatalogus & Examineren (OC&E) Volg & zorg Na eindpresentatie en beoordeling is gekozen voor Eduarte

Uniformering en Standaardisering …. Voor ICT Versimpeling ICT-landschap, goedkopere licenties Eén basisregistratie voor alle studentgegevens Nieuw DataWarehouse voor management rapportages Eén systeem => 1 pakket op basis van SAAS (software as a service) Dus bestaande systemen (Noise, TP, Peoplesoft, CRM,Choices) uitfaseren …. Invoer van studentgegevens bij de bron, dus afschaffen “losse” Excels Eén procesinrichting Standaardiseren processen Geen afzonderlijke inrichtingen voor MBO-colleges Geen maatwerk Digitaal portaal voor studenten en ouders (moeten de info wel kloppen..)

Kernregistratie SJL

Onderwerpen Wat verandert er voor het MBO C t.o.v. nu? Proces Mens Sturing Voorbereiding Wat doet het project? Wat moet het MBO C doen? SJL

Proces: Wat verandert er voor het MBO C? Intake Intake werklijsten (vanaf nu: de digitale aanmelding) worden niet meer door BSZ uitgeprint! De intakeverantwoordelijke raadpleegt de aanmeldgegevens op het scherm in EduArte (vanuit een werkbak), en bepaalt van daaruit of een student wel/niet wordt uitgenodigd voor Intake: Backoffice plaatst de aanmelding in de werkbak Intakeverantwoordelijke beoordeelt de aanmelding (afwijzen, uitnodigen) BSZ informeert student Agenda voor de intake is digitaal (in EduArte), p.p. Resultaat van de intake registreert de Intaker in EduArte en zet dit door naar BSZ Intakeformulier wordt vooralsnog ingescand voor opslag in EduArte (‘in ontwikkeling’.) SJL

Proces: Wat verandert er voor het MBO C? Groepen en Groepscoderingen Groepscodering is veranderd! (Van 5 naar 8 posities). Is het MBO C al over geïnformeerd. Roostergroepen worden Basisgroepen Iedere student zit maar in 1 basisgroep Advies: Alle studenten die in 1 basisgroep zitten hebben een gelijke ‘crebo, cohort’ combinatie Vereenvoudigt de invoer van resultaten (in de OC&E module) Basisgroepen worden (op instructie van het onderwijs) gevuld door BSZ Nieuw zijn: Clustergroepen Clustergroepen worden gebruikt voor roostering van zgn ‘keuzevakken’. Clustergroepen worden door het Onderwijs zelf gevuld (immers, het onderwijs weet welke studenten welk keuzevakken volgen) Advies: Alle studenten die in 1 clustergroep zitten hebben een gelijke ‘crebo, cohort’ combinatie Historie van de ‘groepswisselingen’ van een student wordt bijgehouden SJL

Proces: Wat verandert ervoor het MBO C? Overeenkomsten Onderwijsovereenkomst: nieuw format! (gelijk getrokken tussen ROCVF en ROvA) BPV: nieuw format! (gelijk getrokken tussen ROCVF en ROcvA) Wordt Stageovereenkomst (omdat Stageovereenkomst de lading van alle beroepspraktijkvorming dekt). Juridisch juist. Tijdelijke wijziging Administratieve invoer BPV gegevens in EduArte door BSZ is op basis van registratie/controle Stagemarkt/print Trajectplanner door BPV coördinator (BPV Module in ontwikkeling bij UP Learning, als onderdeel van Zorg & Volg) Registratie van resultaten VERVALT in PeopleSoft !!! Resultatenregistratie in Trajectplanner Resultatenregistratie in EduArte bij implementatie van procesgebied OC & E SJL

Proces: Wat verandert ervoor het MBO C? Diplomering Diploma’s worden vanuit EduArte door BSZ aangemaakt en afgedrukt: Gebruik van ‘diplomaregel’ TEC geeft middels één resultaat (‘geslaagd’ /’niet geslaagd’) in EduArte door, dat het diploma kan worden aangemaakt Let op: Een diploma kan alleen worden aangemaakt voor een crebo waar de student voor staat ingeschreven! STZ maakt het diploma aan. TEC is verantwoordelijk voor de resultaten. Resultatenoverzichten worden conform huidige situatie uit Trajectplanner uitgedraaid door BSZ (Wijziging van procedure na inrichting OC & E) Verder … Nieuwe Document Management Systeem (van Teleform naar Verseon/EduArte) Verandering digitale aanmeldingen, gaan via EduArte SJL

Gewijzigde terminologie: Verbintenis Het begrip ‘Verbintenis’ is nieuw! binnen Eduarte De verbintenis is de ‘relatie’ tussen de student en de onderwijsinstelling We kennis 2 soorten verbintenissen binnen Eduarte: Verbintenis op de Onderwijsovereenkomst Resultaat: Inschrijving OF Uitschrijving Verbintenis op de BPV Overeenkomst Resultaat: Afgesloten BPV Overeenkomst OF Beëindigde BPV Overeenkomst SJL

Mens: Wat verandert ervoor het MBO C? Alle medewerkers (primair proces) zijn geautoriseerd voor EduArte Wat je mag zien en muteren is op basis van de organisatie-eenheid waar je werkt en de toegekende rol Een medewerker kan meerdere rollen hebben en bij meerdere organisatie-eenheden werken. RAET is het bron systeem voor medewerkers (intern en extern) Een medewerker die niet in RAET voorkomt, is in EduArte ook NIET bekend, en kan dus niet inloggen! Een medewerker ziet alle opleidingshistorie van een student van ROCvF en ROCvA (1 systeem, 2 brinnrs) Een Student ziet in zijn selfservice module ook alle opleidingshistorie van ROcvF en ROCvA SJL

Sturing: Wat verandert er voor het MBO C? Bekostigingsprincipe De default-waarde van een student in een opleiding = ONBEKOSTIGD! Een student wordt pas op ‘bekostigd’ gezet als het dossier volledig is EN DUS de onderwijsovereenkomst ONDERTEKEND retour is Rapportages BOL 1 Uitgebreid zoeken (EduArte) BOL 1 Uitgebreid zoeken (EduArte) Zelf BOL2 BOL2 Standaard Rapportages (EduArte) Sturing Management Voor-gedefinieerd BOL3 BOL3 Sturings-rapportages (KOSMOS) (EduArte, RAET, Exact) Voor-gedefinieerd SJL

Voorbereiding Wat doet het project? Systeem Conversie van PeopleSoft -> EduArte: testen, accepteren Alle historie Realiseren van de koppeling tussen EduArte en Trajectplanner Wijziging van digitaal document management systeem (Teleform -> Verseon/EduArte) Realiseren van digitale aanmeldmodule EduArte (ism M&C) Mens Voorlichting aan alle MBO Colleges (halen en brengen) & ROC-up.nl Opleiding BSZ & materiaal Opleiding intakeverantwoordelijken & materiaal (via principe Train the Trainer?) Proces Beschikbaar stellen Blauwdruk & werkinstructies (Portaal voor Talent) Sturing Standaardrapportages uit EduArte Aansluiting / integratie KOSMOS SJL

Voorbereiding Wat doet het MBO C? Geen werkachterstanden op de Intake RAET up to date Voorbereiden van namen, functies en rollen richting EduArte INFORMEREN, INFORMEREN, INFORMEREN!!! …… SJL

SJL

Aan- en afwezigheidsregistratie AAR Inlezen roostergegevens Registreren aan- en afwezigheid Analyseren aan- en afwezigheidsregistratie Vervolgacties a.d.h.v. analyse (9 uur, 16 uur, brieven, verzuimloket) Publicatie rooster en presentie gegevens *

AAR EduArte vergeleken met huidige situatie Colleges met Gronos, Webuntis Presentie en daaruit voortvloeiende acties in 1 systeem Volg & Zorg zonder relatie verzuim blijft voorlopig in TP Systeem gebruiksvriendelijker en minder kwetsbaar voor fouten Toevoeging van nieuwe functionaliteiten: brieven, signaleringen ed. Colleges presentie in TP Tijdelijk werken in 2 systemen (i.v.m. splitsen begeleiding) Meerdere schermafhandelingen voor de verzuimmedewerker dan TP Vermindering foutieve meldingen i.v.m. tellers Huidige functionaliteiten blijven in gebruik, m.u.v. SMS functie Voor alle Colleges Nieuw verzuimprotocol (procedures) in relatie tot EduArte Koppeling met het verzuimloket Vastlegging startkwalificatie automatisch (doorstroom) of door DOI (instroom) ‘Standaardisatie’ brieven en rapportages Energie gericht op werking en inrichting van 1 systeem *

Uitgangspunten inlezen roostergegevens Roosterbestand GP-Untis Eén tijdsraster per onderwijsteam (nieuw) Geen roostering van 0-uren (nieuw) De presentie is voor de docent registreerbaar op basis van de ingelezen roosters Roosteren op basis van basisgroep en clustergroep Per lesblok registratie aanwezigheid Coderingen 2013/2014: Vak-, docent- en basisgroep Huidige coderingen Controle op dubbelingen (code kan 1x voorkomen) Coderingen 2014/2015 of eerder (nieuw) Vereiste: coderingen ingevoerd in EduArte Vakcoderingen: Afstemming College en aanvragen bij DOI MVERZ1 Docentcoderingen: 4 letters achternaam, 1e letter voornaam KOELJ Basisgroepscodering: 8 posities MWZPWO2F *

Uitgangspunten registeren aan- en afwezigheid Centraal verzuimprotocol en handleiding College verantwoordelijk vertaling centraal verzuimprotocol m.b.v kader Onderwijsteams geven invulling aan het protocol Centraal onderhouden verzuimprotocol en handleiding Kaders verzuimprotocol (nieuw) Vaste onderwerpen & coderingen Wettelijke procedures en procedures BSZ Vrijheid in vormgeving verzuimaanpak Docent registreert aan- en afwezigheid in EduArte Registratie aanvang les of uiterlijk einde van de dag Registratie invoer met terugwerkende kracht maakt onbetrouwbaar Verzuimmedewerker geautoriseerd voor alle coderingen Docenten/ SLB autorisatie voor code: present, ongeoorloofd afwezig, te laat, uit de les gestuurd en NVT (nieuw) *

Uitgangspunten analyseren AAR Uniforme werkprocessen & verzuimrapportages Verzuimmedewerker: regie m.b.t. meldingen/ signaleringen Docent: regie m.b.t. de verzuimaanpak Wettelijke rapportages Leerplichtwet & RMC Signaleringsrapporten 9 klokuren ongeoorloofd verzuim 16 klokuren ongeoorloofd verzuim 18+ Veelvuldig te laten komen (nieuw) Te ontwikkelen: signalering ziekteverzuim (nieuw) Managementrapportage: controle invoer Presentie overzicht op student- en groepsniveau Gestandaardiseerde brieven (nieuw) Duo melding (ouders/student), 9 uurs signalering, veelvuldig te laat komen, verzuimspreekuur Alle verzoeken voor brieven worden getoetst op bruikbaarheid voor alle Colleges *

Uitgangspunten verzuimloket & publ. AAR Verzuimmeldingen via koppeling verzuimloket (nieuw) Raadplegen DUO via token verzuimloket (huidige situatie) Opleidingen keuze: direct melden of na 2 werkdagen (huidige situatie) Via het verzuimtraject vraagt verzuimmedewerker aan SLB achtergrondinfo (nieuw) Verzuimmedewerker neemt informatie over in het verzuimloket (huidige situatie) Signalering wanneer SLB geen info heeft aangeleverd (nieuw) Terugkoppeling leerplicht wordt toegevoegd aan het verzuimtraject (nieuw) Rooster en verzuimgegevens inzichtelijk voor student EduArte Selfservice webportaal / telefoon app (nieuw) Ouders (nog) geen toegang tot selfservice (huidige situatie) Toegang Leerplichtambtenaar Op dit moment geen toegang tot EduArte (nieuw) Voorbereiding beleidsvoorstel met juridische basis *

Scholing & voortgang Scholing Voortgang Doelen: Gebruikersinterface, Verzuimprotocol en Wettelijk kader Doelgroepen: Directie, management, staf, verzuimmedewerkers (profiel 1 & 2), frontoffice medewerkers, docenten/ SLB, roosteraars, trainers (key users college) Start februari: roosteraars, trainers, verzuimmedewerkers Direct voor live gang: overige doelgroepen Scholing door: project in combinatie met Key users Voortgang College: Directeur bedrijfsvoering is opdrachtgever College: Draaiboek per College College: 1 a 2 contactpersonen trekker implementatie i.s.m. OM’er. Project/ College: Testomgeving opgeleverd, 1e sessie inlezen roosterbestanden Project/ College: Vervolg uitvoeren ketentest: alle stappen verzuimproces Project: Ontwikkeling van de scholingen Project: 1e sessie met roosteraars gepland 1e week februari