Effectief Vergaderen doe je zo …….

Welkom en programma Korte terugblik / samenvatting Uitwerking huiswerkopdracht m.b.t. het rollenspel: Het rollenspel Reacties over het proces De vragenlijst en opvallende punten daarin Verder met nog een stuk theorie: Stijlen van vergaderen Gedrag en vergaderen Gebruik van sterke punten tijdens het vergaderen ……

Terugblik Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur Bestuursvergadering en Ledenvergadering Wat doet het Bestuur Zender en ontvanger en de boodschap De “bergen waar we tegenop zien” Huiswerkopdrachten

Rollenspel Samenstellen van het bestuur en aan de slag met een voorbereiding >> tips meegeven / begeleiding Samenstellen van observatiegroep en voorbereiding van de observatie >> tips meegeven / begeleiding De rest van de groep vormt de groep leden >> tips meegeven / begeleiding “Het spel op de wagen” Terugkoppelen van het totaal

De Vragenlijst Waarom zo’n lijst Hoe leest u uw eigen antwoorden Wat gaat u er mee doen / wat kunt u er mee doen De verbeterpunten en hoe die te realiseren

Genoemde knelpunten Voorzitter De Vragenlijst Genoemde knelpunten Voorzitter Tijd / Vrijwillig is niet vrijblijvend Regelen en structureren van de vergadering Collega bestuurder levert onvoldoende werk / neemt te weinig verantwoording Conflict hantering Motiveren van andere bestuursleden Plaatsen / herplaatsen van vrijwilligers binnen een vereniging Bij kleine vereniging is voorzitter ook snel inhoudelijk bezig

Genoemde knelpunten Secretaris De Vragenlijst Genoemde knelpunten Secretaris De tijd van de voorzitter bewaken Voorbereiden van agenda met bijbehorende stukken Archiveren Kloktijd (onzichtbare tijd) Taakinvulling te ruim Onderlinge communicatie / bereikbaarheid bestuursleden (= algemeen knelpunt) Secretaris vaak gezien als spil van een vereniging / krijgt daardoor veel werk toebedeeld Bereikbaarheid van secretaris

De Vragenlijst Ledenadministratie Voort secretariaat m.b.t. contributie-inning Dient ervoor te zorgen dat de contributie/sponsorgelden op tijd worden voldaan Taakverdeling / taakinvulling Hoe gaan we om met niet-betalers Moet achter de mensen aan die niet betalen Heeft nooit genoeg middelen Genoemde knelpunten penningmeester Genoemde knelpunten Lid van Bestuur Geen concrete taken toegewezen gekregen Meer willen doen dan gevraagd Scheefgroei bij de belasting / werkdruk van personen Afstand tot DB (minder op de hoogte / betrokken Communicatie tussen het Dagelijks Bestuur (DB) en de overige bestuursleden Eigen betrokkenheid “Ik ben onmisbaar”

De Vragenlijst Oorzaak probleem Oplossingen niet dezelfde kennis geen belangstelling geen prioriteit kennis (eerder) delen door memo’s aan de kaak stellen in een gesprek een goede uitleg op papier voorafgaand aan de vergadering goed uitleggen leuker / enthousiaster brengen duidelijk aangeven hoe en waarom probeer interesse op te wekken / motiveren prikkelen prioriteit duidelijk vastleggen ander bestuurslid nemen eventueel bekijken of het kan worden uitgesteld alles delen en de leden voor zichzelf laten uitmaken wat ze ermee willen

De Vragenlijst Oorzaak probleem Oplossingen echte ruis (lawaai) teveel informatie in een beperkte tijd analfabeet/anderstaligen non-verbale communicatie / genoeg aan half woord zaal tot stilte manen zoek rustige omgeving andere locatie kiezen stilte creëren vooraf informatie delen info kort en bondig houden kort samenvatten op papier of in de mail geen tijdsdruk opleggen informatie visueel maken gesproken tekst vertalen voor anderstaligen aansporen tot het volgen van een cursus/ bijscholen begeleiding door persoon die ernaast zit laten vertalen uitleg geven aan non-verbale signalen niet goed tijdens vergaderingen non verbale info is vaak halve informatie samenvatten

De Vragenlijst Oorzaak probleem Oplossingen indien op papier: dient de boodschap voor alle lezers duidelijk te zijn verschil in vaardigheid (geheel/gedeeltelijk lezen van een verslag) prioriteiten stellen (kan e.e.a. uitgesteld worden of niet) “scannen” van berichten/mails tekst goed lezen of het begrijpelijk is voor iedereen zet het in gewone woorden op papier goed formuleren duidelijke taal extra uitleg van de boodschap eigen verantwoordelijkheid geef de informatie vooraf op papier afspraak maken dat iedereen het verslag leest alleen in goed overleg met uitleg de voorzitter kent de belangrijkste punten goed plannen/overdenken leren de belangrijke punten eruit te halen vooraf doen door voorzitter, secretaris en penningmeester archiveren scannen indien mogelijk

Hoe kan men iemand respectvol onderbreken? De Vragenlijst Hoe kan men iemand respectvol onderbreken? “Hoor ik dit en dat?”(de voorzitter vat respectvol samen wat is besproken en neemt zo de leiding weer) “Mag ik even onderbreken?” Onderbreek zonder stemverheffing De fatsoensnormen niet overschrijden Zo mijn mogelijk onderbreken Blijf rustig Eigenlijk moet je zo min mogelijk onderbreken. Iedereen heeft het recht om zijn mening / verhaal te vertellen.

Oplossing (zelf invullen) De Vragenlijst Probleem Oplossing (zelf invullen) omgaan met kritiek. * geef aan waar je bang voor ben (onzekerheid waar je zelf al kritiek op verwacht) * probeer vooraf alle ‘voor en tegens te overzien * luister naar kritiek of schrijf het op, zodat je daar later nog eens over na kunt denken * kritiek "meenemen" naar volgende vergadering (creëer ruimte om er over na te kunnen denken) * kritiek is andere zienswijze > hoeft niet altijd negatief te zijn Omgaan met kritiek vanuit de vereniging is lastig en vaak ondankbaar. Je kunt het niet altijd met iedereen eens zijn.

De Vergadering: welke stijlen …… In een vertrouwelijke sfeer werken kan in diverse stijlen worden uitgevoerd. We maken een keuze voor: Taakgerichte stijl: er wordt “verteld” wat er moet gebeuren. Relatiegerichte stijl: contact krijgen met de leden, begrip en acceptatie verwerven.

De Vergadering: welke stijlen …… De plaatsen van de 2 stijlen in een schema: Relatiegericht Taakgericht laag hoog participeren opdragen delegeren verkopen

De Vergadering: wat is het nu eigenlijk? Welke stijl er ook wordt gekozen, de inhoudelijke invulling is: Een verzamelnaam voor diverse vormen van formeel groepsoverleg Een vergadering is pas een vergadering als: - er een agenda is - een voorzitter heeft - er deelnemers zijn - er verslaglegging is

De Vergadering: wat is het nu eigenlijk? Vergaderen is dus : overleggen met een groep mensen met gebruik van de functies: - Brainstormen: spontaan met ideeën komen - Uitwisselen van informatie: deelnemers informeren elkaar - Oplossen van problemen: discussiëren / oplossen van … - Nemen van beslissingen: besluiten over zaken die deze of vorige vergadering aan bod zijn gekomen

Gedrag en vergaderen Het effect van: de emotie van de persoon; de emotie van het moment / de boodschap; uw eigen emotie: ga kort bij uzelf na of en hoe u uw emoties kunt “beheren”; wie durft het te delen?

Gedrag en vergaderen Het effect van: de mate van samenwerking; de mate van onderlinge acceptatie; uw “eigen” samenwerkingspakketje: tot hoe ver wilt / kunt u gaan? Ga dit ook na in het kader van het “beheer“; deel het met ons als u dit wilt.

Gedrag en vergaderen Het effect van: de sterke punten van jezelf; waar vinden we die terug; voorkom een blinde vlek en denk eraan dat we allemaal “een valkuil” hebben

Hebt u ook nu nog vragen? Stel ze nu, wij noteren ze en komen er op terug. Stel ze later via de e-mail aan het OndersteuningsPunt Sport en Welzijn OPSW OndersteuningsPunt Sport en Welzijn Telefoon 0416-683615 Email opsw@waalwijk.nl

Effectief Vergaderen doe je zo ……. Hartelijk dank voor uw belangstelling, geef uw mening middels de evaluatie.