Getting Things Done Bedrijfsvoering in publieke organisaties Albert Meijer en Martijn Ridderbos Peter van Strien (gastspreker) College 5: 13 oktober 2011 Rollen binnen de organisatie

Programma Gastcollege Peter van Strien Presentatie opdrachten (deel 1) Publieke controller Presentatie opdrachten (deel 2) Eindopdracht

A. Even voorstellen Peter van Strien, Rotterdam 1958 Werkervaring, bijna 30 jaar bij Gemeenten en 4 jaar bij de Rechtspraak Opleiding Havo MBO (Alg. Juridisch) HBO (Financiën) WO (bestuurskunde)

B. Programma Wat ga ik vanmorgen niet doen (theorie) Wat ga ik vanmorgen wel doen (praktijk)

C. Mijn referentie Werk voorheen Werk nu Werk straks Algemeen directeur/secretaris van een gemeente Werk nu Directeur bedrijfsvoering van de rechtbank Middelburg Werk straks Directeur Landelijk Dienstencentrum Rechtspraak

D. Rode lijn verhaal Waar ben ik mee bezig? Wie/wat helpt mij? Waar loop ik tegen aan?

E. Vragen vooraf Zijn er zaken waarover jullie vooraf al vragen hebben?

F. De rechtspraak, de organisatie 19 bestuurlijke entiteiten

F. De rechtspraak, de organisatie 145 fte waarvan 30 fte rechters 34.175 aantal zaken per jaar Civiel: 5.780 (128) Bestuur (incl. VK en Bel): 2.055 (97) Straf 4.340 (44) Kanton 22.000 (61) Kosten ( * 1.000 euro) Personeel 10.000 Huisvesting 2.000 Exploitatie 1.300 Rente/afsch. 350

F. De rechtspraak, de organisatie Interne organisatie (4 sectoren en bedrijfsvoering) Bestuursrecht Civiel recht Kanton Strafrecht Gremia van overleg en advies

F. De rechtspraak, ontwikkelingen Herziening Gerechtelijke kaart 1. Arrondissement Noord-Nederland 2. Arrondissement Oost-Nederland 3. Arrondissement Midden-Nederland 4. Arrondissement Noord-Holland 5. Arrondissement Amsterdam 6. Arrondissement Den Haag 7. Arrondissement Rotterdam 8. Arrondissement Zeeland-West-Brabant 9. Arrondissement Oost-Brabant 10. Arrondissement Limburg Griffierecht

F. De rechtspraak,ontwikkelingen Teamstructuur Shared Service Center Compacte overheid

G. Directeur Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering binnen een rechtbank Waar gaat bedrijfsvoering over? Wie doet wat? Wat doe ik als directeur?

G. Directeur Bedrijfsvoering Financiering rechtbank Hoe werkt het? Welke impact heeft het op de bedrijfsvoering? Wat doe ik als directeur met geld?

G. Directeur Bedrijfsvoering Een paar posities er uitgelicht Controller BIV ICT Procesbewaker

G. Directeur Bedrijfsvoering Collegiaal bestuur, hoe werkt dat? Werkrelatie met president

G. Directeur Bedrijfsvoering Aandachtspunten Persoonlijke rolopvatting DBV Kennis van primaire proces essentieel Cultuur De (achter-)stand van zaken in Middelburg

H. Gemeentesecretaris Vergelijking rol gemeentesecretaris en DBV Bestuurlijke context Politieke aspecten (dualisering) Invloed op bedrijfsvoering

I. Directeur Landelijk Dienstencentrum Rechtspraak Taken en volume Van programma naar realisering Governance Bedrijfsvoering

J. Afronding en vragen Kunnen jullie mij helpen? Vragen?

Controller Het gevraagd en ongevraagd verstrekken van informatie en adviezen aan het management ten behoeve van de besturing en de beheersing van de organisatie: financiële en niet-financiële gegevens kwantitatieve en kwalitatieve gegevens gegevens over verleden, heden en toekomst Het stellen van kritische vragen naar aanleiding van opgestelde plannen en rapportages (inclusief de verschillen) Het op gang brengen van veranderingen

Van administrateur tot controller Vastleggen (o.a. wettelijke bepalingen) Verleden Volledigheid, betrouwbaarheid Absolute waarheid Efficiënt en effectief Vaste regels Controller Rapporteren ten behoeve van de besturing van de organisatie Toekomstgericht Analyse Onzekerheid Communicatief Creatief Flexibel

Rollen controller Accent op ondersteuning besluitvorming (‘betrokken’) Accent op rol als geweten organisatie (‘onafhankelijke’) Rollen verdeeld over twee functionarissen (‘gedeelde’) Rollen bij één functionaris (‘sterke’)

Typen controller De bever De informatieportier De bakkenist De zoef zoef controller De keynesiaan De redder des vaderlands De bemoeial tegen wil en dank

Objecten van control De gemeenschappelijke thema’s in de organisatie Het geheel van planning en control (beheer en voorwaardenscheppend) Het middelenbeleid Planning en control van projecten, programma’s, ketens van processen, organisatieonderdelen of clusters daarvan Audits

Activiteiten controller Cijfermatig voorbereiden van beslissingen (investeringen, afstotingen) Volle breedte meedenken over (strategische) beslissingen (sterkte, zwakte, kansen en bedreigingen) Gevraagd en ongevraagd adviseren van het management (gewetensfunctie) Optreden als veranderaar en inspireren van anderen Uitvoering geven aan audits

Activiteiten controller Ontwerpen, organiseren, beheren van administraties, informatievoorzieningen Ontwerpen, organiseren, toetsen van kaders, regelgeving, randvoorwaarden, kwaliteitseisen op allerlei terreinen Ondersteunen en (mede) vormgeven van ontwikkelingen in de ICT Vormgeven en ondersteunen allerlei P&C-cycli Analyseren, beoordelen van allerlei cijfer- en ander materiaal (benchmarking)

Positionering in de organisatie Waar in de organisatie en waarom daar? Centraal Decentraal

Controller en bekostigingsmodel

Controllerfunctie: competenties Visie, Strategisch perspectief/inzicht Analyseren & oordelen Plannen & organiseren Management control Leiderschap Communiceren Invloed uitoefenen & onderhandelen Discipline en controle Energie en initiatief

Ontwikkelingen in financiële functie

Opdracht Jullie mogen voor jullie organisatie een controller aantrekken Maak een advertentie tekst en geef in de advertentie tekst aan Wat voor soort controller je zoekt Wat de positie van de controller in de organisatie is Waar de controller voor verantwoordelijk is Over welke competenties de controller moet beschikken Wat jullie de controller willen betalen