VAC Brugge Jacob van Maerlantgebouw WG-Facilities 16 november 2011

Page 2 Slide 2 Terugkoppeling werkgroep verhuis 6 oktober  Wat is er aanwezig op de werkplek? Bureautafel – bureaustoel Trolley (voor 17 ich laptop) Persoonlijke kast waar de troley in past Vestiaire – kapstokken: niet std. voorzien; aFM doet nabestelling. DECT telefoons  Dus NIET aanwezig: Vuilbakjes Fax-toestellen  Wat is het formaat voor de hangmappen? De as-afstand is 33 cm De legborden zijn multifunctionele legborden d.w.z. dat onderaan deze legborden een hangmap kan opgehangen worden >> Deze hangmappen noemen we visie-laterale hangmappen - het leesvenster zit vooraan (verticaal zicht) De uittrekbare hangmappenframes bestaan uit 2 verstelbare dubbelzijdige dwarsprofielen zodat 3 rijen DIN A4 hangmappen naast elkaar kunnen opgehangen worden.Het leesvenster zit bovenaan (horizontaal zicht)

Page 3 Slide 3 Terugkoppeling werkgroep verhuis 6 oktober  Ophangsysteem Te verkrijgen bij siteverantwoordelijke Max 7 kg per haak Uitgangspunt : er wordt NIET geboord (overleg hierover is mogelijk)

Page 4 Slide 4 Aanvragen nieuwe badges  VDAB en Syntra reeds in aanvraag/OK  Door te sturen gegevens naar mailbox Van Maerlant Naam en voornaam Volledige benaming van de organisatie Naam van de verantwoordelijke voor de verdere interne verdeling

Page 5 Slide 5 Vergaderzalen  Vergaderzalen NIET in het reservatiesysteem  Geen signalisatie  In beheer bij de dienst zelf  Tafels en stoelen voor inhuizing in orde  Vergaderzalen WEL in het reservatiesysteem  Publieke zalen én enkele toegewezen (na rondvraag)  17 in totaal  Signalisatie in het gebouw  Quercus is de grootste: 65 zitplaatsen zonder tafels  Satelietwerkplekken en gesprekslokalen ook in reservatiesysteem  Wordt gecommuniceerd zodra dit alles online staat

Page 6 Slide 6 Verdeling kelderruimtes

Page 7 Slide 7 Verdeling kelderruimtes

Page 8 Slide 8 Fysieke bewaking  Afspraken: 5u tot 8u 17u tot 21u Twee nachtelijke rondes Vier rondes tijdens feestdagen en weekends  Wie wenst gebruik te maken van gebouw buiten deze uren: Milieuinspectie, Milieuvergunningen Wegen en Verkeer  Procedure Voorziene momenten = afspreken met siteverantwoordelijke Noodgevallen = bellen met bewakingsfirma (1 contactpersoon per entiteit >> naam vooraf doorgeven op Van Maerlant mailadres) Meerkost ten laste van aanvragende entiteit Inspectie WSE en Jongerenwelzijn VLABEL

Page 9 Slide 9 Oplijsting IF gevalideerde plaatsen parking  Niet alle diensten hebben parkeerplaatsen laten valideren  124 plaatsen gevalideerd door IF  Vlaamse Regering heeft toegekend

Page 10 Slide 10 Bezoekersdagen  Planning Voorlopig eerste 29 nov en laatste 19 dec 12 bezoekmomenten gepland  Bezoekersdag verhuisverantwoordelijken 1 december 2011 om 9u30 Vooraf aanwezigheid doorgeven via Van Maerlant

Page 11 Slide 11 Leveringen  Tafels en bureau’s Firma Ahrend Laatste leveringsdag 19 december  Kasten Firma Pami Laatste leverdag 16 december  Stoelen en lockers Firma Bene – laatste levering 2011 op 19 dec Nog 4 leveringen in januari De leveringen blijven de inhuizing voor

Page 12 Slide 12 Parking en Signalisatie  Parking Afspraken vorige vergadering blijven van kracht Wachten op levering uitleesmodule badges Badges moeten uitgelezen worden => niet mogelijk via mail door te geven  Signalisatie Lijst is compleet Start werken 21 november

Page 13 Slide 13 Postbusnummers  DEFINITIEVE VERSIE

Page 14 Slide 14 WG-Facilities – Varia: Acties n.a.v. werkgroep:  Parking:  [Rob] Opvragen prijslijst betalende klanten  [Rob] Kan dit systeem worden aangepast om contant te betalen?  Kasten:  [Rob] Pami kan wél lopers leveren – Rob bekijkt de hoeveelheden  Trolleys:  [Rob] Nagaan wat er in een trolley kan  GSM-ontvangst:  [Rob] opvolging v.h. dossier met FAC en B-Parking Volgende WG-Facilities: do. 01-dec-2011 om 14h30