IP: “Yes, we can!“ Aanmoedigingen bij het schrijven van IP’s Johan Geentjens, Hilde Chantrain, Annemie Van den dries

Inhoud van deze workshop Struikelstenen bij het lezen van projectaanvragen en eindrapporten Stepping stones in het schrijven van een IP

Struikelsteentjes bij het doornemen van de projectaanvraag Voordelen van deze IP? Europees? Innovatief? Doelstellingen van het LLP? van de Call van het Jaar? nationale prioriteiten? Relatie met EPS? Is het wel een IP? Ratio student/staff ECTS? Aantal van 0 tot 10 …

Struikelsteentjes bij het doornemen van de projectaanvraag(2) Multidisciplinair? Partners? Consistentie van het partenariaat Spreiding van de partners Management? Monitoring? Daily plan? Spin-offs?

Struikelsteentjes bij het doornemen van de projectaanvraag(3) Emotionele struikelsteentjes!!! – Slordigheid – Arrogantie – Vaagheid De lezer moet een erg creatief inleefvermogen ontwikkelen! Dit is nog scherper wanneer het gaat om de rapportering…

Struikelsteentjes bij het doornemen van de eindrapportering Strikt gezien kan het eindrapport op hetzelfde moment geschreven worden als de aanvraag zelf: bij een grondige voorbereiding kan, buiten toedoen van Murphy, niet veel fout lopen! Alles overlaten aan superwoman ( hier geen sprake van gender equality) is niet goed. Aantonen wat elke partner doet (of desgevallend niet doet) en… bewijzen waarom! Wanneer partners niet deelgenomen hebben tov de aanvraag: verklaren! Een IP brengt studenten en docenten in beweging; bij een groepsresearch activiteit is dit duidelijk minder het geval (ratio!)

Struikelsteentjes bij het doornemen van de eindrapportering (2) Voorzichtig zijn met de begin en einddata – goed bewijzen dat de studenten en docenten studeren/werken. Ook niet overdrijven – non –stop werken – zaterdag en zondag inbegrepen??? ECTS: verklaren waarom sommige studenten geen ECTS krijgen. Verwijs niet naar een website die niet werkt… Wat met studenten met een beperking? (hogere kost) Berekeningen – te gehaast? Spanningsveld tussen rapporteur en financiële dienst? Vaak zeer slordige afrekening. Zijn de toepassingsregels wel duidelijk?

Op weg …de stepping stones

Submission Data & Partners We blijven niet stilstaan bij de checklist (tamelijk evident) Submission data: aandacht dat een IP ook deel kan uitmaken van een Erasmus Mundus project! Versturen enkel naar NA van coordinating HEI Partners: hiervoor moeten speciale excel bladen gebruikt worden; dit geldt ook voor de voorstelling van de project coördinator Niet vergeten de handtekening van de legal representative of the applicant institution

Relevance for… The Erasmus subprogramme: – Zeker SM en TM – Multilaterale samenwerking – Transparency & compatibility – University & enterprise – Transfer of innovative practices – ICT, LLL… The European priorities of the Erasmus IP programme (call 2009) – Added value to the studies – Full recognition

Relevance for….(2) – Integrated programmes/ double or joint degrees – Multidisciplinary – ICT + sustainability The National Priorities – Newcomer!!! – Langdurige samenwerking tussen partners inzake mobiliteit bewerkstelligen Raad: Kortom: wie A zegt moet B zeggen en aangestipte “A’s” ook in het project verwerken.

Summary In EN, DE, FR Denk eraan dat dit kan gepubliceerd worden: dus helder en volledig – ongeveer ½ blad. – Objectives (including thematic area), – Target groups, – Main activities, – Expected outputs Raad: Zou er ook nog aan toevoegen: waarom het georganiseerd wordt (onderzoek heeft aangetoond…)

Project background and aims De subject area moet aangegeven worden: ISCED Code + korte omschrijving. Denk eraan: multidisciplinair !!! Project background: – Why? Needs? ( onderzoeksvoorbeelden waarom het supernodig en dringend is) – Objectives? (bewijzen dat het IP rechtstreeks de noden dekt) – Integraal deel uitmaken van de studies? – Innovative? – Target groups? (ruimer dan de groep die meegaat) – Recognition? – ECTS? Raad: strikt volgen en checken of niets vergeten is te melden

Partnership/Management/Monitoring/ Evaluation Per partner – erg gedetailleerde uitleg geven over de partners, de docenten (geen CV!), de specifieke expertise die ze binnenbrengen, en wat ze elk zullen doen!  “Capabilities and experiences of partners” Wat management/monitoring betreft: hier ook tot in de details aangeven wie wat zal doen en hoe. De evaluatie moet ook kunnen gebeuren per partner en omtrent het project zelf. Wie doet het, eventueel welke quality assurance system benut wordt. Raad: tijd nemen om dit tot in de details uit te werken

Dissemination Ook zeer duidelijk (niet vaag blijven): – The planned follow-up activities to disseminate and share the results of your project: – with other organisations, at sectoral and/or regional and/or national and/or trans-national level. – Indicate if you are going to dedicate a website to disseminating information and results of the IP. Raad: eventueel kan hier nu al een website geopend worden omtrent de IP

Planning of activities Super belangrijk! Erg gedetailleerd te werk gaan: rekening houden dat de dag van aankomst en van vertrek best niet mee te tellen als 1 ste en 10 de dag… Het week-end is zelfs twijfelachtig als “cursusdagen” Culturele activiteiten zijn welkom, zolang ze gelinkt zijn aan het project (course-related activities) Best is zelfs het programma uitspitten in morgen- namiddag programma (zelfs ontbijt en avondmaal kan vermeld worden! Why not ?) Aub: zeg welke docent van welke partner een cursusonderdeel geeft of begeleidt. Wees duidelijk in de participatie activiteiten van de studenten.

Location, participants, duration Plaats van het IP: in een land dat deelneemt aan LLLP! Leg de academische waarde van deze playa maar uit!!! Studenten moeten geregistreerd zijn in de deelnemende partnersinstellingen Aantal: minimum 10 (die reizen). Let op: minimum duration of the IP is 10 continuous full days of subject-related work and its maximum duration is 6 weeks of uninterrupted teaching sessions. The subject-related days do not include preparatory work, social programme outside the IP topic or travel days (arrival and departure are not considered as working days if no teaching activities take place). The IP must take place without interruption and subject-related work days can only be separated by weekends.

Envisaged outputs Raad: denk creatief en innovatief (is trouwens eigen aan het Jaar 2009!) Is duidelijk het moeilijkste deel van de projectaanvraag. Maar als men de objectieven vooropstelt van het IP, moet het wel lukken. Er zijn referentietabellen aantoegevoegd waardoor je het type output kan aanduiden. Denk aan: – Wat doe je met de resultaten van de cursussen, workshops van tijdens het IP? (outputs) – IP wordt een nieuw cursusonderdeel, IP wordt opgevolgd door een CD? (benefits) – IP leidt tot een nieuw multidisciplinair studieprogramma? (spin- off)

Requested EU funding Organisational costs = lump sum van € 7180 Travel costs – voor max. 60 studenten en 20 docenten; – limieten: 75% van de reële kosten voor studenten en 60% van de reële kosten voor docenten. Geen onkostenvergoeding voor “plaatselijke” studenten en docenten (Bv. Brugse studenten in Brugse IP) Subsistence costs: volgen dezelfde regels met flat rates voor studenten (verschillend) van de flat rates voor docenten, per week, per twee weken, per aanvullende dagen Raad: trek wat tijd uit om ordentelijk te kunnen werken. De tabellen zijn gebruiksvriendelijk!

Desirable features of IP Tot slot herlees je projectaanvraag en kijk na: - is het parternariaat voldoende Europees? - is het onderwerp van het IP voldoende innovatief? - hoe geschiedt de erkenning van het IP? - is het een IP dat de echte mobiliteit ondersteunt (dus niet 1 docent per 2 studenten…) Dan zullen de “Comments and Recommendations” van de experten zijn: – Perfect proposal, no recommendations at all! Go for it! Example of an exceptionally good IP!

Goede vaart!