Author: Eelko van Leeuwen NGI 13 mei 2003 5-4-2017 Kunnen, moeten of willen Waarom sourcing noodzakelijk is maar vooruitkijken ook... Eelko van Leeuwen NGI 13 mei 2003

Agenda Author: 5-4-2017 Introductie Strategisch sourcen: waarom sourcing noodzakelijk is… Sourcing strategie: waarom sourcing vooruitkijken is… Conclusies, tips, vragen Eerst mijzelf plus Quint introduceren, daarna bepalen wat we gaan doen.

Quint Wellington Redwood Author: 5-4-2017 Onafhankelijke organisatieverbeteraars 7 landen, thuismarkt Benelux Strategie, sourcing, proces management, HRM, training Top 500 ondernemingen en overheid Ruim 100 professionals, waarvan ruim 15 full-time in in- en outsourcing

Agenda Author: 5-4-2017 Introductie Strategisch sourcen: waarom sourcing noodzakelijk is… Sourcing strategie: waarom sourcing vooruitkijken is… Conclusies, tips, vragen Vragen aan de groep: Wat is sourcing/ outsourcing? ‘resultaatgericht’ ‘verantwoordelijkheid overdragen’ Wie heeft er hier ervaring met sourcing (in- of out?) Wat voor ervaring? Wat heeft het jullie opgeleverd? Wat ben je er beter/slechter van geworden? Ik kan twee verhalen vertellen: strategisch sourcen, meer theoretisch sourcing strategie, meer praktisch

Sourcing is meer dan IT…. Author: 5-4-2017 Nike Apple Volkswagen Friesland Bank Sony / Honda Artikelen dateren vanaf zeventiger jaren… We zijn dus niets nieuws aan het doen… Apple: 70% van haar productie was uitbesteed Friesland bank: effecten administratie Sony / Honda: op basis van sleutelvaardigheden, innovatief gallo: alleen distributie! Ook parallel met off shore outsourcing Ik vertel dit omdat de bedrijven waar een ieder werkt deze keuze maakt of zal gaan maken.

Wat is strategisch aan Sourcing? Author: 5-4-2017 Concentreer de eigen middelen van het bedrijf op enkele kerncompetenties Besluit tot een strategische uitbesteding van alle andere activiteiten, waar: de onderneming geen kritische strategische behoefte aan heeft; het evenmin bij uitstek voor geëquipeerd is risico beheersbaar is

Waarom strategische sourcing? Author: 5-4-2017 1. Maximaliseren van het rendement op de interne middelen door geld en energie te concentreren op waar het bedrijf goed in is (of goed in wil zijn). 2. Goed ontwikkelde basiscompetenties werpen een hoge drempel op tegen huidige en toekomstige concurrenten 3. Volledige benutting van de investeringen, innovaties en specialisaties van externe leveranciers. Interne ontwikkeling is erg kostbaar of zelfs onmogelijk 4. Bij snel veranderende markten en technologische ontwikkelingen leidt strategische uitbesteding tot minder risico’s en snellere productontwikkelingen en alerter inspelen op behoeften van klanten. Voorbeelden: Nike, Apple 3. Bijvoorbeeld ontwikkeling van nieuwe IT technologie zoals daar was Internet, SMS, ASP etc. 4.

De strategie van kerncompetenties Author: 5-4-2017 Het optimaal inzetten van een paar kernvaardigheden in een veelheid van markten, mogelijk door het op grote schaal uitbesteden van werk Stamt al uit 1974 Related conglomerates zoals 3M, HP, Sony, Matsushita. Sleutelvaardigheden in house… ….maar een substantieel onderdeel uitbesteed Management heeft moeite de ‘echte’ kerncompenties te vinden

Wat zijn de zeven kerncompetenties? Author: 5-4-2017 Geheel van kennis en kunde niet van producten of functies Flexibele, lange termijn programma’s ruimte voor aanpassing of evolutie Beperkt in getal twee of drie Unieke bronnen van concurrentievoordeel in de waardeketen van de organisatie Gebieden waar de onderneming kan domineren Elementen die op de langer termijn belangrijk zijn voor afnemers Inbedding in de vezels van de organisatie Wat zijn de kerncompetenties van jou bedrijf? Apple: eigen besturingssysteem, maar open archtectuur Nike: onderzoek en ontwikkeling, marketing, distributie en verkoop

Uitbesteden, en dan…? Mogelijke uitbestedingsopties Author: 5-4-2017 Mogelijke uitbestedingsopties Mogelijke contractverhoudingen Te behalen strategische voordelen Te managen strategische risico’s

Strategische risico’s Author: 5-4-2017 Het verlies van kritieke vaardigheden of de ontwikkeling van de verkeerde vaardigheden; veranderend speelveld, kennis naar concurrent, flexibiliteit Het verlies van ‘interfunctionele’ vaardigheden onverwachte inzichten, verschillende lokaties het verlies van de greep op de leveranciers prioriteitstelling, persoonlijke relaties, productie-expatriates, openheid 2. Het bij elkaar zetten van IT en Business mensen in een afdeling, zoals bij SAP Customer Centers is gebeurd Giant & Schwinn: van fietsframes naar fietsen

Het is niet de vraag of, maar de vraag wat je gaat outsourcen! Author: 5-4-2017 Strategische uitbesteding is: beter gebruik maken van de bestaande middelen, door... … een paar goed gekozen kerncompetenties te ontwikkelen… … en de investeringen en de managementaandacht op deze competenties concentreren… … waarna vele andere actvititeiten waarin het bedrijf niet de beste kan of hoeft te zijn kunnen worden uitbesteed… … er zijn echter altijd risico’s aan deze uitbesteding, maar risico’s zijn er intern ook… … de externe risico’s zijn te managen door gebruik te maken van de uitbestedingsopties en strategische aspecten te analyseren… …waardoor men de voordelen kan realiseren. Antwoord op deze vraag kan natuurlijk altijd ‘heel beperkt’ zijn 1. Geld, mensen, mgt, etc 2. Waar benje goed in? Applicatieontwikkeling, helpdesk, BITA, beheer etc. 3. 4. Vaak is dat ‘generiek beheer’. 5. marktvolwassenheid 6. Voordelen: een hoger rendement op geïnvesteerd vermogen, een lager risico, grotere flexibiliteit een sneller inspelen op klantbehoeften tegen lagere kosten

Agenda Author: 5-4-2017 Introductie Strategisch sourcen: waarom sourcing noodzakelijk is… Sourcing strategie: waarom sourcing vooruitkijken is… Conclusies, tips, vragen Vraag aan de groep: Wat voor problemen kom je nu tegen? Antwoorden: wanneer zijn deze onstaan?

Waarom is Sourcing vooruitkijken? Het zeven fasen model Author: 5-4-2017 Strategie Scoping Selectie Due diligence Contracteren Transitie Contract Mgt tijd Sourcing Files Model suggereert eindigheid en eenmaligheid, terwijl het een cirkel is, meerdere cirkels zelfs

Wat is dat dan, een sourcing strategie? Onder meer de volgende zaken: Author: 5-4-2017 Voorwaarden om succesvol uit te besteden Aansluiting Bedrijs- en IT-strategie Doelstellingen Scope Business Case(s) Draagvlak en speelveld Personeel Leveranciersbeleid Interface klant - leverancier In de strategie kijk je vooruit naart het hele sourcing process: maar moet je iets van vinden! Hiermee wordt de strategie uitgebreid tot een ‘sourcing beleid’ Zijn er mensen die voor hun belangrijke onderwerpen missen op de deze lijst?

Voorwaarden om succesvol uit te besteden Dienstenpakket Helder Volledig beschreven Bewuste keuze van afnemers Dienstenpakket in overeenstemming met business requirements Draagvlak: wie is voor/ tegen en waarom ICT medewerkers Staf BU directeuren ICT directie OR Voorzitter Raad van Bestuur Service level agreements Operationeel Meetbaarheid Relevant, volledig Afstemming Service level rapportages Processen en werkwijzen Incidenten, wijzigingen, productie Processen en werkafspraken opgeschreven en werkend Verantwoordelijkheden belegd Escalaties geregeld Werkbare splitsing taken intern en extern Kosten scherp in beeld Volledig ICT kosten (ook buiten de afdeling ICT) Toegerekend aan activiteiten Toegerekend aan diensten Afstemming met andere processen HRM: personeel aantrekkelijk voor toekomstige supplier Salarishoogte Secundaire voorwaarden Hoeveelheid externen Sense of urgency

Aansluiting bij bedrijfs- en IT-strategie Hiërarchie van “strategieën” Author: 5-4-2017 Business strategie ICT strategie Sourcing strategie Onderhandelingsstrategie Huidig leveranciersportfolio Noemen van onder meer: Doelstellingen, evt. verschillend per perceel Het gaat namelijk maar om één ding: sourcing als mgt insteument. Hoe kan outsourcing ervoor zorgen dat ik mijn bedrijfs- en IT-strategie waar maak Time-to-market Low cost Borging kennis Zijn er voorbeelden van personen die dit zo hebben aangepakt? Juridisch kader SLA

Doelstellingen Kostendaling Kwaliteitsverbetering Flexibilisering Versnellen time-to-market Kostenbeheersing Verlagen management aandacht Goede doelstellingen hebben meer impact dan je vooraf zou denken. Doelstellingen kunnen binnen één IT-organisatie verschillend zijn Maar allemaal vanuit de Business en IT-strategie gedreven!

Scope 1/2 Een matrix van alle ICT activiteiten en objecten helpt Author: 5-4-2017 ICT activiteiten ICT-objecten Totaal ICT dienstenpakket Fietsenmakers voorbeeld

Scope 2/2 De scoping matrix Author: 5-4-2017

Business case(s) Wat levert outsourcing financieel op Author: 5-4-2017 Switching costs? VAT/Tax Facilities Savings Client retained costs Telecom costs VAT/Tax Margin Mgt & marketing ovh Staff costs Ec. Of Scale savings Direct cost (HW, SW, Staff, Telco, Fac) SW costs Je moet de de interne kosten scherp in beeld zien te krijgen Dat moet in meer detail dan hier staat gegeven Uitgesplits naar perceel Ook de transitie kosten meenemen in de berekening! HW costs In-house situation Outsourced situation

Draagvlak & Speelveld stakeholders Author: 5-4-2017 Internal External Trade union Works Council Board Vendor Sales Sourcing Advisors IT department BU Vendor Sales Process Mgt Vendor Delivery Vendor Delivery Investment Bankers Corporate Finance Legal Advisors Legal department HR department Directie Other Suppliers Example of relationship

Personeel Het rouwproces van de medewerker Author: 5-4-2017 Emoties lopen té hoog op, onherstelbaar? 6. Integratie Emotie 1. Schok /ontkenning 5. Acceptatie / Uitproberen 2. Woede / Schuld 3. Onderhandelen Medewerker komt niet meer uit depressie 0. Start 4. Depressie Het proces is wel te managen, maar niet te voorkomen! Tijd

Leveranciersbeleid Author: 5-4-2017

To be in control or To be controlled Author: 5-4-2017 Prijs aanpassing Control Dashboard Scope wijziging Service Levels

Interface klant - leverancier Smart Buyer Organisatie© Author: 5-4-2017 Beleidsbepa- ling- Planning Uitvoerings- controle en audits Uitvoering Evaluatie Service Proces

Agenda Author: 5-4-2017 Introductie Strategisch sourcen: waarom sourcing noodzakelijk is… Sourcing strategie: waarom sourcing vooruitkijken is… Conclusies, tips, vragen

Samenvatting en Conclusies Author: 5-4-2017 Strategisch sourcen: waarom sourcing noodzakelijk is… waar wil (of ben) ik goed in zijn? kerncompetenties bepalen denk aan de risico’s sourcing speelt altijd! Sourcing strategie: waarom sourcing vooruitkijken is… het zeven fasen model geeft handvatten je komt jezelf altijd tegen, nu of over vijf jaar... maar vooruitkijken helpt wel!

Koninginneweg 162, 1075 EG Amsterdam, Tel. 020 - 30 53 700 Author: 5-4-2017 D a r e t o c h a l l e n g e w w w . q u i n t g r o u p . c o m e.van.leeuwen@quintgroup.com info@quintgroup.com phone: +31 (0)6 5475 8000 phone: +31 (0)20 305 3700 Koninginneweg 162, 1075 EG Amsterdam, Tel. 020 - 30 53 700