Digitaal Archief Vlaanderen Klankbordgroep 11 /2 / 2014

Digitaal Archief Vlaanderen Agenda: Stand van zaken Proof Of Concept Andere activiteiten naast Proof of Concept Discussie

Digitaal Archief Vlaanderen Stand van zaken Haalbaarheidstraject met PwC: Behoefte + is een oplossing met partners haalbaar, en wat zijn de consequenties?

Digitaal Archief Vlaanderen Haalbaarheidstraject met PwC: Acceptatie door opdrachtgever mét opmerkingen projectgroep Acceptatie: Focus ligt op haalbaarheid, geen finale plannen Partners kunnen elk ‘volledige oplossing’ aanbieden Mét partners: ernstige meerwaarde: expertise én infrastructuur aanwezig Opmerkingen: Signaal klankbordgroep én stuurgroep: Relatie met informatiebeheer! Veranderingstraject! Bijkomend advies gevraagd bij buitenlandse experten: Bevestigen!

Digitaal Archief Vlaanderen Haalbaarheidstraject met PwC: Signaal omgezet in DAV-strategie Dienstenmodel Proof of concept

Digitaal Archief Vlaanderen Beoogd organisatiemodel Bestuurlijk niveau: aparte juridische entiteit met sterke vertegenwoordiging klant Operationeel niveau: Klantenrelaties: werving, contact,… Serviceondersteuning: integratie met informatiebeheer eDepotfunctie: duurzame bewaring en toegankelijkheid garanderen Partners als ruggengraat

Digitaal Archief Vlaanderen Beoogd organisatiemodel Klantenrelaties wervende activiteiten algemeen contact met de (potentiële) klanten creëren van een ‘toolkit’ voor empoweren van archivarissen/informatiebeheerder: waarom? hoe aanpakken? bemiddeling/negotiatie om het informatiebeheer bij de (potentiële) klanten en de dienstverlening van DAV op elkaar af te stemmen coördinatie en negotiatie bij instap klant

Digitaal Archief Vlaanderen Beoogd organisatiemodel Serviceondersteuning Gericht op de integratie met informatiebeheer en ondersteunen verandering bij de (potentiële) klanten creëert het functionele en technische kader voor integratie van het informatiebeheer van de (potentiële) klanten met DAV en levert hiervoor criteria voor formaten, metadataschema’s, processen en technische vereisten begeleidt de potentiële klanten bij de uitvoering van het integratieproces en levert desgewenst ondersteunende tools Ondersteunt de verdere opbouw van competenties bij de klanten

Digitaal Archief Vlaanderen Beoogd organisatiemodel Serviceondersteuning vs steunpunt Steunpunt van het Archiefdecreet: focus alle zorgdragers kader DAV: (potentiële) klanten operationele focus Permanente afstemming

Digitaal Archief Vlaanderen Beoogd organisatiemodel eDepot levert diensten voor duurzame bewaring, toegankelijkheid en vernietiging van digitale informatie (cfr. OAIS) levert de archiefmanagementtools die klanten toelaat het beheer van hun aan DAV toevertrouwde informatie uit te voeren

Digitaal Archief Vlaanderen Beoogd organisatiemodel

Digitaal Archief Vlaanderen Beoogd organisatiemodel Maar…

Digitaal Archief Vlaanderen Beoogd organisatiemodel Oops foutje DAV

Digitaal Archief Vlaanderen Beoogd organisatiemodel Oops nog een foutje YOU

Digitaal Archief Vlaanderen Beoogd organisatiemodel Informatiebeheer (incl. duurzaam aspect) is vooral zaak van interne opvolging en aansturing YOU

Digitaal Archief Vlaanderen Objectief Digitaal Archief Vlaanderen De zorgdragers in staat te stellen de maturiteit van hun digitale informatiehuishouding op te tillen en de voordelen van een digitale huishouding te maximaliseren: Bestaande expertise, tools en infrastructuur via partnerships ter beschikking stellen om concrete oplossingen en competentieverhogende ondersteuning aan te bieden Pragmatische standaarden en goede praktijken ontwikkelen in samenwerking met de (potentiële) klanten Complexiteit van het duurzame archiveren van digitale informatie waar mogelijk/zinvol weghalen Structurele afstemming met andere stakeholders en beleid ivm compliancy Een kostenefficiënte oplossing zijn Transparante en laagdrempelige dienstverlening, gericht op Type 2, waar mogelijk ook andere types

Digitaal Archief Vlaanderen Communicatie en consultatie Consultatiemoment lokale besturen 21/11/2013

Digitaal Archief Vlaanderen Communicatie en consultatie Consultatiemoment lokale besturen 21/11/2013 Onze boodschap: Wat is de problematiek? Wat wil DAV realiseren? Maar ook: een groot deel van de verantwoordelijkheid ligt bij U, geen softwarepakket installeren en alles is opgelost!

Digitaal Archief Vlaanderen Communicatie en consultatie Consultatiemoment lokale besturen 21/11/2013 Wat heeft DAV onthouden? Herkenning van de problematiek, zowel bij bestuurders als bij de administratie Vraag naar dienstverlening Digitaal Archief Vlaanderen DAV wordt beschouwd als efficiëntieverhogend Vraag naar ondersteuning veranderingsproces Aandacht voor autonomie en verantwoordelijkheid klant DAV als makelaar Community voor competentieopbouw

Digitaal Archief Vlaanderen Communicatie en consultatie Consultatiemoment lokale besturen 21/11/2013

Digitaal Archief Vlaanderen Communicatie en consultatie Consultatiemoment lokale besturen 21/11/2013

Digitaal Archief Vlaanderen Communicatie en consultatie Daarnaast Verschillende afstemmingen op VO-platformen Stuurgroep Strategisch Archief Gido … Manage IT van V-ICT-OR, de Vlaamse ICT organisatie Manage IT Afstemming verwante projecten Oslo 2.0 Archiefbeheerssysteem Gent en partners

Digitaal Archief Vlaanderen Vragen? Opmerkingen!

Digitaal Archief Vlaanderen Pauze

Digitaal Archief Vlaanderen Proof of Concept

Digitaal Archief Vlaanderen Proof of Concept Wat? Een setup van tools en afspraken om geselecteerde aspecten van de volledige dienstverlening van DAV samen met de zorgdragers in quasi reële omstandigheden te testen Niet alleen software (serviceondersteuning) Niet alles (budget en tijd) Bij enkele zorgdragers

Digitaal Archief Vlaanderen Proof of Concept Waarom? Vertrekken vanuit de bestaande realiteit van zowel de klant als DAV en partners en deze op elkaar afstemmen

Digitaal Archief Vlaanderen Proof of Concept Belang voor de zorgdrager? Volgt mee en kan: afspraken en tools evalueren en inzicht verhogen werklast en impact voor zichzelf inschatten Opgelet: vraagt tijd zorgdrager (ev. ook andere medewerkers) <> piloten: ander traject common sense: ervaring partners = realisme beperkte variaties

Digitaal Archief Vlaanderen Proof of Concept Belang voor DAV en partners? Hoe (potentiële) klanten ondersteunen Hoe dienstverlening in detail inrichten Technische issues Haalbare standaarden

Digitaal Archief Vlaanderen Proof of Concept Wanneer? Hoe (potentiële) klanten ondersteunen Hoe dienstverlening in detail inrichten Technische issues Haalbare standaarden

Digitaal Archief Vlaanderen Proof of Concept Hoe? Input: Selectielijsten Bewezen oplossingen partners ipv theoretisch ideaal Traject met partners opgestart: Wie doet wat Wat is haalbaar/nodig binnen budget en tijd Hoeveel tijd precies nodig …

Digitaal Archief Vlaanderen Proof of Concept Aspecten van: Intellectueel beheer (Toegangsbeheer, configuratie) Integratie met administratie (manuele opname + controles en afhandeling, mogelijkheden formaten, metadataschema’s, workflow) Automatische ingest (applicaties????) Bewaring (controles integriteit en conversie) Administratie/rapportering (hoe zit het met…) Vernietiging (signaalfunctie en acties en tracering vernietigen) Te beschikking stelling (zoeken en consulteren)

Digitaal Archief Vlaanderen Proof of Concept Binnenkort oproep kandidaten Wat bieden wij Wat vragen wij Conclusies naar Stuurgroep (maandelijks) Klankbordgroep (3-maandelijks)

Digitaal Archief Vlaanderen Andere activiteiten Uitbreiding stuurgroep Vertegenwoordiging klant Gezocht profiel Management : veranderingstraject! Affiniteit met informatiebeheer/archieven ‘Kleinere’ organisaties Oproep via VVSG, VVOS, VVBAD, … Ook hier wat bieden wij, wat vragen wij

Digitaal Archief Vlaanderen Andere activiteiten Daarnaast Traject naar de Vlaamse Regering Huidige legislatuur: conceptnota Volgende legislatuur: beslissingsnota Juridische en organisatorische invulling Community …

Digitaal Archief Vlaanderen Vragen? Opmerkingen!

Digitaal Archief Vlaanderen Toegevoegd na klankbordgroep: feedback - Vraag naar formele overeenkomst zorgdrager-DAV voor POC: bezorgdheden over vertrouwelijkheid van informatie, verantwoordelijkheid bij calamiteiten, en het statuut van de POC voor de zorgdrager zelf, die dit zien als een deel van hun verantwoordingsproces naar hun beleid -> Antwoord: wordt onderzocht - Naar de scope van de POC vooral vragen naar de applicaties (DMSsen, maar ook administratieve paketten) die DAV zal kunnen ondersteunen/testen in de POC -> Antwoord: POC is beperkte lijst die wordt opgemaakt in voorbereiding van de POC, de lijst wordt zo snel mogelijk overgemaakt