Documentbeheer bij Departement MOW Zeger Sioen 9 september 2010 COP Documentbeheer

Drie Peilers voor Documentbeheer Netwerkschijven Tijdelijke opslag van documenten zonder: Procedurele behandeling Collaboratief proces Geringe en tijdelijk organisatorische waarde Eroom Platform voor collaboratieve processen Structurele overlegoranen Projectwerking Complexe samenwerking rond documenten DMS Opslagsysteem voor: Duurzame documentcollecties (archief) Documenten met procedurele behandeling

Vandaag: Gebruik van Eroom binnen Departement MOW Een aantal vaststellingen: Collaboratieve processen winnen terrein tov procedurele documentstromen (cfr. Netwerking…) Organisatiegrenzen worden vaak overschreden in collaboratieve processen Het documentcentrisch denken is niet steeds meest efficiënte manier om om te gaan met informatie

Collaboratieve Omgeving: Eroom Waarom Eroom: Historisch gegroeid, naar aanleiding van het heraanleggen Ring Antwerpen Veel externe partners drongen hun eigen systemen op (oa. ftp, …) Eroom lag in het verlengde van de reeds gemaakte keuze Documentum

Gevaren van een collaboratief plafform Eroom is vrij succesvol binnen het Departement Implementatie van DMS-Documentum loopt niet zo vlot binnen het Departement Gevolg: Eroom dreigt de functies van een DMS te vervangen Doel: Definitieve delivrables uit collaboratieve activiteiten worden overgebracht naar DMS

Eroom: een paar voorbeelden Eroom voor structurele overlegorganen Directieraad Eroom voor collaboratieve documenten Parlementaire Vragen Eroom voor projectwerking en samenwerking met diverse (externe) partners Vademecum Parkeerbeleid

Eroom: Directieraad Voorbeeld van hoe documentcentrische benadering vervangen wordt door collaboratieve benadering. Want: de essentie van overleg is ‘komen tot een beslissing’ Het overleg zelf is maar één van de middelen om tot een beslissing te komen Andere middelen: Voorbereidende documenten ‘digitale’ discussies … Doel: het volledige collaboratieve proces van een overleg organiseren, van agendapunt tot beslissing https://eroom-mow.vlaanderen.be/eRoom/DEP_MOW/COVAvanhetDepartementMobiliteitenOpenbareWerken

Eroom: Parlementaire Vragen Vroeger: een procedurele benadering Nu: een collaboratieve benadering Proces: Vraag komt via kabinet binnen – Stafdienst registreert – afdelingen formuleren voorstel tot antwoord – één afdeling coördineert antwoord – Stafdienst maakt antwoord over aan Kabinet https://eroom-mow.vlaanderen.be/eRoom/DEP_MOW/kabinetsnotasPV

Eroom: Vademecum Parkeerbeleid Probleem: Diverse organisaties moeten samen één document schrijven Diverse Externe organisaties Mailcircuit beperken Controle over diverse versies https://eroom-mow.vlaanderen.be/eRoom/DEP_MOW/VedemecumParkeerbeleid