Continuïteitsplanning bij de Vlaamse overheid Coördinatie- en crisiscentrum Vlaamse Overheid (CCVO) Infosessie 12 april 2012

Inhoud (1) Continuïteitsplanning - wat en waarom? Opzet continuïteitsplanning bij de VO? CCVO Rol Samenstelling Escalatie Activatie

Inhoud (2) Handleiding continuïteitsplanning Oefenen Zandbakoefening 12/4/2012 Scenario Wat gebeurt er concreet Vragen

Continuïteitsplanning – wat en waarom? Beheersproces ikv deugdelijk bestuur (organisatiebeheersing) Waarom? Stelt een organisatie in staat voorbereid en georganiseerd te zijn bij incidenten, want bij crisis daalt het IQ tot 0!

Waarom is BCP nodig?

Continuïteitsplanning bij de VO Holistische aanpak (> ICT) Getrapt systeem Niveau entiteit Niveau beleidsdomein Niveau Vlaamse overheid (Coördinatie- en Crisiscentrum Vlaamse Overheid = CCVO)

Continuïteitsplanning bij de VO (2) 3 impactrisico’s 3 classificaties Onbeschikbaarheid van gebouw/infrastructuur 2. werknemers/expertise 3. ICT/telecommunicatie Kritisch (0-48u) Essentieel (3d-14 d) Noodzakelijk (tot 8 weken)

CCVO – samenstelling (1) Vaste samenstelling Voorzitter Secretariaat Afdeling Preventie en Bescherming Afdeling Communicatie Kabinetten Minister President Peeters en Minister Bourgeois

CCVO – samenstelling (2) Aanvullend afhankelijk van het incident Vertegenwoordiger luik Facility (AFM); Vertegenwoordiger luik ICT (e-IB); Vertegenwoordiger AWV; Vertegenwoordiger AZG; Adviseurs

Escalatieflow Contactnummer 02/55330112 Wanneer Meerdere entiteiten geïmpacteerd Maar nuanceringen Onder controle dan geen CCVO escalatie maar wel melding aan voorzitter CCVO tijdens incident Meerdere entiteiten worden geïmpacteerd door het incident Continuïteitsplanning wordt opgezet door het centrale crisismanagementteam van de Vlaamse overheid = CCVO; Uitzonderling hierop is een gebouwgebonden incident waarbij de coördinerende rol opgenomen kan worden door de voorzitter van de gebouwenwerkgroep of de gebouwverantwoordelijke (ambtenaar met de hoogste rang). De voorzitter van de gebouwenwerkgroep licht de voorzitter van het CCVO in over het hangende incident (maw dus tijdens de calamiteit). Indien het gebouw meer dan 3 dagen onbeschikbaar is dan wordt het CCVO geactiveerd. een ICT-gebonden incidenten van de Gemeenschappelijke ICT dienstverlening (GID). De coördinerende rol wordt opgenomen door de ICT-manager in samenwerking met de outsourcer HB. De voorzitter van het CCVO wordt tijdens de calamiteit in kennis gesteld van volgende incidenten: netwerkproblemen van meer dan 1 uur, incidenten die het mailverkeer impacteren, incidenten die ACM impacteren, incidenten in de serverruimtes, incidenten waarbij de mainframe, incidenten met de telefonie (vast en mobiel), …. In onderling overleg wordt beslist of het CCVO al dan niet geactiveerd wordt. Bij incidenten waarbij de GID meer dan 3 dagen onbeschikbaar is wordt het CCVO geactiveerd. een personeelsgebonden / expertisegebonden incident. Bij pandemieën wordt de de coördinerende rol opgenomen door de voorzitter van het CCVO, in nauwe samenwerking met het Agentschap Zorg en Gezondheid. Bij andere calamiteiten wordt het CCVO geactiveerd indien 50% van de personeelsleden meer dan 3 dagen onbeschikbaar is.

Escalatieflow 1 gebouw geïmpacteerd > 3 dagen onbeschikbaar GID geïmpacteerd > 3 dagen onbeschikbaar Personeel geïmpacteerd 50% > 3 dagen onbeschikbaar

Tijd kan men niet terugdraaien!

CCVO activatie Voorzitter krijgt telefoon Beslissing samenroepen CCVO of niet? Opstart belboom (door wie?) Melding vergaderplaats > waar, wanneer In principe Boudewijngebouw 7B14 Alternatieve site: Ellipsgebouw

CCVO – Rol & Verantwoordelijkheden Beslissingen nemen Wat is belangrijk voor de VO? Wat eerst opstarten? Alternatieve sites? Terug naar normaal

CCVO taken (1) Feitenrelaas (wat, waar, hoe, ernst) Bepalen communitiestrategie Informatiedoorstroom naar CCT Aanstellen notulist logboek + neerslag Filtering telefoons door secretariaat Infodoorstroming via liaison officieren

CCVO taken (2) Geïmpacteerde entiteiten, kritische processen Welke geïmpacteerd? Prioritering > wat eerst opnieuw opstarten? Herstelplan opstellen Rapportering functionele ministers Contacten crisiscellen andere overheden Opvang personeel posttraumatische stress Einde > afsluiten incident + evaluatie

Handleiding continuïteitsplanning Managementsamenvattingen IMT CMT Crisiscommunicatie Herstelteam Bijlagen

Incident Management Gebruiken van bestaande procedures Gebouwen ICT Evacuatiedraaiboek / evacuatieprocedures ICT GID: helpdesk Niet-GID: interne procedures Facility AFM: servicelijn/sitebeheerder Niet-AFM: gebouwbeheerder/onderhoudsfirma

Incident Management (2) Algemeen nood- en interventieplan Fasering en escalatieflow Fase0 Klein incident Incident wordt opgespoord Beperkte communicatie achteraf Fase 1 Licht (maar merkbaar) incident Gebouwverantwoordelijke of themaverantwoordelijke stuurt aan IMT-voorzitter wordt ingelicht (geen activatie) Fase 2 Zwaar incident IMT wordt operationeel Voorzitter CMT / voorzitter gebouwenwerkgroep wordt gewaarschuwd die al dan niet beslist tot CMT-activatie Fase 3 Kritisch of zeer zwaar incident Incident wordt beheerd door lokaal CMT of gebouwenwerkgroep indien incident in gebouw lokaal CMT neemt contact op met CCVO

Crisismanagement (= CCVO) 3 fases Tijdens de crisis Van activatie tot goedkeuring herstelplan in 11 stappen Beëindigen van de crisis communicatie intern/extern Na het incident =postincidentevaluatie

Crisiscommunciatie Vooraf Verzamelen relevante informatie Tijdens Crisiscommunicatie of niet? Monitoring van situatie Achteraf Debriefing

HMT Infrastructuur Personeel ICT/telecommunicatie Actoren Aandacht voor communicatie

Oefenen Opzet oefeningen? Testen van de bedrijfscontinuïteitsplannen Leermomenten (samenwerking in een crisisteam, op mekaar inspelen, ..) Meerdere manieren om te oefenen Via checklists of bepaalde processen doorlopen Simulaties van incidenten (zandbakoefening) De stekker eruit trekken (full interruption)

Zandbakoefening scenario Op 12 april 2012 breekt een brand uit in het Boudewijngebouw. De melding komt binnen bij de baliemedewerker en het evacuatiealarm treedt in werking. Het volledige gebouw wordt ontruimd. De personeelsleden evacueren op de centrale verzamelplaats. Er gebeurt een check van de aanwezigen. De hulpdiensten zijn intussen ter plaatse en starten de bluswerkzaamheden. Door de bluswerken sijpelt er bluswater door in de serverruimte (verdieping -1). Een aantal servers worden beschadigd door het bluswater.

Zandbakoefening 12/4/2012 Wat gebeurt er dan concreet? 3 zalen Zaal CCVO Zaal overkoepelende dienstverleners > afstemmen van de bestaande BCP-plannen Zaal voor Crisiscommunicatie voorbereiden berichtgeving extern (Belga), voor personeelsleden, muurkrantbericht, contact 1700

Timing 9u30 – 10u30 infosessie 10u45 – 11u30 scenario 11u30 – 12u evaluatie

Vragen?