Informatiebeheer en Het Nieuwe Werken VAC Hasselt 19 maart 2014

aanwezigheden Departement MOW Zeger Zioen Aanwezig: Rebekka Artoos Lieve Put Vania Vande Voorde Annemie Forier (vervanging van Lydia Vandenrhijn) Verontschuldigd: Geert Ruysseveldt Katlijn Vanhee Dirk Pairoux (vervanging Eliane Verboven) René Van de Velde Xavier Suykens Sandra Boons (vervaging Nathalie Fabes) VLM Kristine Nagels Jean-Marie Coenen Wouter Ottevaere Freddy Noels Christof Debaer Afwezig Bert Vananderoye LNE: VEA Peter Deronde Departement MOW Hans Hulsmans Zeger Zioen Ludo Noels (vervanging van Inge Buteneers)

Agenda - plan van aanpak - praktische tips opruimen - overdragen Depot Vilvoorde

Plan van aanpak onderhoud kelder doorgegeven aan gebouwenbeheerder verdeling archiefruimtes + vraag naar extra ruimte gebeurt onder leiding van Xavier Suykens Vania is niet op de hoogte maar zal behoeftes doorgeven vraag van LNE is doorgegeven

opruimen Archief in kaart brengen Hoeveel archief is aanwezig en waar bevindt het zich

Aanpak papier archief schonen op de werkvloer vaak is er veel papier aanwezig op de werkvloer verwijder dubbels, irrelevante documentatie, outprints van digitale documenten, kladbladjes,…. http://www.bestuurszaken.be/beheer-van-archieven vul dossiers aan

Aanpak papier maak een duidelijk onderscheid tussen dynamisch, semi-statisch en statisch archief ook op de werkvloer praktische tip: duid de verschillende levensfasen van het archief aan met een kleur

Aanpak papier zoek op hoe lang het archief bijgehouden moet worden zoek bewaartermijn en bestemming op in het informatiebeheersplan Http://www.bestuurszaken.be/informatiebeheersplannen http://www.bestuurszaken.be/verschil-bewaartermijn-bestemming

Aanpak papier Bewaartermijn: de minimale periode waarin het archief moet bewaard worden om administratieve/juridische redenen Bestemming: beslissing wat moet gebeuren na verloop van de bewaartermijn. Bewaren, vernietigen, bewaren op steekproef. Hierbij wordt het archief gewaardeerd op zijn maatschappelijk, culturele waarde voor het nageslacht Meer info: http://www.bestuurszaken.be/verschil-bewaartermijn-bestemming

Aanpak papier bepaal op basis van indeling dynamisch, semistatisch, statisch EN de bewaartermijn en bestemming wat met het archief moet gebeuren: inpakken om op de werkvloer te zetten klaar maken om te bewaren in kelder VAC Hasselt over dragen naar Depot Vilvoorde vernietigen volgens de juiste procedure

Aanpak papier semistatisch archief schonen verwijder dubbels, irrelevante documentatie, outprints van digitale documenten, kladbladjes,…. verwijder ook nietjes, paperclips, plastic mapjes, ringmappen,… http://www.bestuurszaken.be/beheer-van-archieven schoon dossier die permanent of meer dan 20 jaar moeten bewaard worden zeer grondig

Aanpak papier Overdracht naar Vilvoorde Semistatisch archief van entiteiten zonder rechtspersoon kan overgedragen worden naar het archiefdepot van de Vlaamse overheid te Vilvoorde http://www.bestuurszaken.be/depot-vilvoorde

Depot Vilvoorde Als u wil overdragen, betrek uw beleidsdomeinarchivaris De volledige procedure en stap-per-stap uitleg is te vinden op: http://www.bestuurszaken.be/hoe-kunt-u-iets-overdragen Let op bij het invullen van de overdrachtslijst!

Depot Vilvoorde Aandachtspunten Dozen: NIET

Aanpak papier dozen NIET bodemsluiting metaal niet stevig en duurzaam (bijv. geen golfkarton)

Depot Vilvoorde Aandachtspunten Dozen: WEL

Depot Vilvoorde dozen WEL stevig en duurzaam : golfkarton maximale binnenafmetingen 385*260*114 mm geen bodemsluiting; traditionele plooiwijze onderscheid korte en lange termijnbewaring ICN-norm 4, of gelijkwaardig: Kortetermijn = 10 jaar ICN-norm 3, of gelijkwaardig: Langetermijn = 30 jaar

Depot Vilvoorde dozen WEL voorbeelden van leveranciers Algemeen Rijksarchief Janssens, Weismuller en Beuns, doostype 816.169.3/11 Loeffs patentsystems (City box) Veha Barneveldt

Depot Vilvoorde: pallet Stapel van groot naar klein  de kleinste doosnummers staan bovenaan Maximale hoogte

Depot Vilvoorde: etiket Sjabloon overdrachtslijst wordt doorgestuurd De stappen Zet macrobeveiliging uit Overdrachtslijst: tabblad ‘etiketten’ Druk op “Brongegevens voor etiketten genereren” Word sjabloon etiketten Ga naar het tabblad “Verzendlijsten” > Druk op “Adressen selecteren” > Kies de optie “Bestaande lijst gebruiken” > Kies de overdrachtslijst in kwestie > Kies in het vervolgscherm het tabblad “Etiketten$” en zorg ervoor dat de optie “de eerste rij met gegevens bevat kolomkoppen” is aangevinkt > Druk op OK

Depot Vilvoorde: etiket Word sjabloon etiketten Druk op de knop “Voorbeeld van het resultaat” om een preview van de etiketten te zien. Om alle etiketten definitief te genereren ga je als volgt te werk: (Nog steeds in het tabblad “Verzendlijsten”) Druk op “Voltooien en samenvoegen” > Kies “Afzonderlijke documenten bewerken” > Duid de optie “Alles” aan en druk op OK Er wordt nu een nieuw document aangemaakt dat alle etiketten bevat. Sla dit document op en print de etiketten af wanneer nodig.

Vernietigen de bewaartermijn versteken EN bestemming is vernietigen? ja, dan kan worden vernietigd HOE? Zorg dat dit op een gewettigde manier gebeurt http://bestuurszaken.be/vernietigen-van-een-archief Stel een vernietigingslijst op!

Vernietigen 2 scenario’s: Op basis van een goedgekeurd IBP vernietigingslijst invullen vernietigingslijst en toestemming tot vernietigen vragen aan uw eigen management vernietigingslijst voorleggen aan beleidsdomeinarchivaris

Vernietigen 2 scenario’s: 2) Geen IBP denk na over bewaartermijn en bestemming en doe een voorstel met motivering voor de dossiers die je wil vernietigen leg voorstel en motivering ter goedkeuring voor aan uw management leg voorstel en motivering ter goedkeuring voor aan uw beleidsdomeinarchivaris uw beleidsdomeinarchivaris vraagt toestemming aan Algemeen Rijksarchief Wacht 45 dagen

Vernietigen vertrouwelijk documenten? Vraag een container voor de vernietiging van vertrouwelijke documenten aan (= versnipperen) Op kosten van uw entiteit

Duid een coördinator aan per entiteit Conclusie: Wat te doen? Duid een coördinator aan per entiteit

Neem contact op met uw beleidsdomeinarchivaris Wat te doen? Neem contact op met uw beleidsdomeinarchivaris

Stel een plan van aanpak op: Wat te doen? Stel een plan van aanpak op: Analyseer uw informatiehuishouding Bepaal wat er moet gebeuren ifv de verhuis naar HNW

Wat te doen? Schoon het archief

Wat te doen? Maak een onderscheid tussen dynamisch, semistatisch en statisch archief

Wat te doen? Raadpleeg het informatiebeheersplan voor de selectie van het archief Stel een IBP op als je entiteit er nog geen heeft!

Draag archief over naar het Depot te Vilvoorde Wat te doen? Draag archief over naar het Depot te Vilvoorde

Vernietig het archief dat mag vernietigd worden op de correcte manier Wat te doen? Vernietig het archief dat mag vernietigd worden op de correcte manier

Afspraken volgende werkgroep

Hulplijnen: algemeen eerstelijnsadvies? je informatiebeheerder en beleidsdomeinarchivaris http://www.bestuurszaken.be/netwerk-informatiebeheerders http://www.bestuurszaken.be/beleidsdomeinarchivarissen 4 april 2017

Hulplijnen: algemeen www.bestuurszaken.be/informatiemanagement informatiemanagement@bz.vlaanderen.be www.bestuurszaken.be/yammernetwerk-informatiemanagement-vlaamse-overheid yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid 4 april 2017

Copyright illustraties Digital Preservation Business Case Toolkit http://wiki.dpconline.org/ Slide: 16, 20, 32