Het juridisch kader voor E-procurement 25 maart 2013 Katrien Colpaert-Arickx, VVSG Kristine Van de Peer, ABB m.m.v. Christof Impens, DBZ dienst overheidsopdrachten

studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur Waarom e-tendering In het belang van de inschrijvers = grote administratieve vereenvoudiging die het best gerealiseerd wordt bij een veralgemeende toepassing In het belang van de aanbestedende overheid = de garantie dat enkel elektronische offertes toekomen is een belangrijke efficiëntiewinst = de inspanningen (financiële en personele middelen) zijn niet in verhouding bij een facultatief gebruik studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur Europees voorstel Ontwerpvoorstel tot herziening richtlijn 2004/18/EG Implementatietijd: 36/ 48 maanden na goedkeuring (afwijkende info, cf ppp Waldo Van den Broeck: juli 2015/2018) Impact lokale besturen studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur Juridische basis Art. 81bis e.v. KB 8 januari 1996 Art. 52 e.v. KB 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten Artt 46, 47 en 48 KB 15 juli 2011: voordeel van kortere termijnen voor ontvangst offertes en aanvragen deelneming. studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

Indienen elektronische offertes KB 08.01.1996 art. 81 ter en quater (art. 52 §2 KB 15.07.2011) Opleggen of toestaan of verbieden Vermelden in aankondiging of bestek Gedeeltelijk elektronisch/papier Modelbestekbepalingen studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

Indienen elektronische offertes (vervolg) Voorwaarden Veiligheidsgaranties Specifiek e-platform Elektronische handtekening/certificaat Toegang tot de offertes - Optionele veiligheden: veiligheidskopie (niet aangeraden) en dubbele elektronische zending -Art 81 ter en quater (resp art 52 Nieuw KB) in principe nt toepass op onderhandelingsprocedure studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur Thema’s I.Elektronische handtekening II.Volmachten III.Uiterste indieningstijdstip IV.Technische incidenten V.Varia studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

I.Elektronische handtekening – basis Wettelijke voorwaarden: art. 81quater, § 1 KB 8.1.1996/ art. 52 KB 15.07.2011 Wanneer elektronische middelen worden gebruikt voor het indienen van aanvragen tot deelneming of offertes, bieden ze ten minste de waarborg : dat de elektronische handtekening conform is met de regels van het Europees en het daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake de geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening ; studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

I.Elektronische handtekening - basis Dit betekent: Elektronische identiteitskaart (eID) Gekwalificeerde certificaten aangekocht bij private actoren (tot voor kort: Certipost) Gekwalificeerde elektronische handtekeningen is volledig evenwaardig aan een handgeschreven handtekening (art. 4, § 4 van de Wet van 9.7.2001) 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

I.Elektronische handtekening - basis Gescande handtekening is onvoldoende! Wel een elektronische handtekening in de ruime zin van het woord Maar is geen gekwalificeerde elektronische handtekening, voldoet niet aan de voorwaarden Offerte met enkel een gescande handtekening is formeel onregelmatig studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

I.Elektronische handtekening - basis Ook geavanceerde elektronische handtekening is onvoldoende  inschrijvers moeten erop letten dat ze juiste, gekwalificeerde certificaten aankopen studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

I.Elektronische handtekening - basis studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

I.Elektronische handtekening – wanneer vereist? Combinatie tussen twee artikels: Verplichting bij gebruik elektronische middelen: art. 81 quater, § 1 KB 8.1.1996/art. 52, § 1 KB 15.07.2011 “… voor het indienen van aanvragen tot deelneming of offertes…” Verplichting om handtekening te plaatsen: art. 89, 2e lid KB van 8.1.1996/ art.51 §2 KB 15.07.2011: “De documenten worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend.”  Bevoegdheid om te ondertekenen vereist (zie verder) studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

I.Elektronische handtekening – wanneer vereist? TITEL VI – DE OFFERTES EN DE GUNNING BIJ AANBESTEDING EN OFFERTEAANVRAAG Hoofdstuk I – Opmaken van de offerte Afdeling I – Vorm en inhoud van de offerte Art. 89 – De inschrijver maakt zijn offerte op en vult de samenvattende opmetingstaat of de inventaris in op het eventueel bij het bestek behorende formulier. studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

I.Elektronische handtekening – wanneer vereist? nieuw KB Art.82 KB 15.07.2011 HOOFDSTUK 6. — gunning bij aanbesteding en offerteaanvraag Afdeling 1 vorm, inhoud en ondertekening offerte Art. 82. § 1. De inschrijver ondertekent de offerte en de eventuele samenvattende opmeting of inventaris en de andere bijlagen bij de offerte. studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

I.Elektronische handtekening – wanneer vereist? Dit betekent: Elektronische handtekening vereist bij: Indiening offertes bij aanbesteding / offerteaanvraag NIET vereist bij: Indiening kandidaatstellingen Onderhandelingsprocedures (met/zonder bekendmaking) studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

I.Elektronische handtekening – praktische gevallen Geen overeenstemmende handtekening Betekenis: laatste versie indieningsrapport werd niet ondertekend - Standaard geval: geen enkel indieningsrapport werd ondertekend = onregelmatig Wel gescande handtekening  onregelmatig want voldoet niet aan voorwaarden van art. 81quater studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

I.Elektronische handtekening – praktische gevallen Wat met ondertekening van voorgaande versies van het indieningsrapport? Tellen deze nog? Art. 105 van het KB van 8.1.1996: wijzigingen aan ingediende offertes: bevat geen regeling voor offertes ingediend via elektronische middelen… studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

I.Elektronische handtekening – praktische gevallen 2. Ongeldig certificaat Art. 81quater: “geldig certificaat” Een certificaat kan vervallen zijn, geschorst of nog niet correct geactiveerd Certificaten steeds checken a.d.h.v. het serienummer studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur II.Volmachten Bevoegdheid om te ondertekenen is vereist. Art. 89, 2e lid KB 8.1.1996/51, §2 KB 15.07.2011: “De documenten worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend.” De bevoegdheid moet blijken uit: Of bijgevoegde stukken (bijv.uittreksels statuten); Of uit stukken die terug te vinden zijn in KBO; Of de nodige stukken kunnen achteraf opgevraagd worden. studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur II.Volmachten Art. 94, 1e lid KB 8.1.1996: De offerte die door gemachtigden wordt ingediend vermeldt duidelijk de volmachtgever of de volmachtgevers voor wie wordt gehandeld. De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt, of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht. Volmacht kan eventueel achteraf opgevraagd worden, maar zij moet reeds bestaan. Er kan nooit achteraf nog een volmacht opgemaakt worden door de inschrijver. studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur II.Volmachten “Gewaarmerkt afschrift”: niet omschreven in de wetgeving Af te leiden uit andere (Europese) regelgeving: een elektronisch gewaarmerkt afschrift vereist een gekwalificeerde elektronische handtekening Gevolg: de volmachtgever moet een gekwalificeerde elektronische handtekening plaatsen op de volmacht (strenge interpretatie) studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur II.Volmachten Meer soepele werkwijze in de praktijk: Gevolmachtigde laadt volmacht mee op en plaatst elektronisch handtekening op het indieningsrapport Volmachtgever hoeft geen gekwalificeerde elektronische handtekening te plaatsen, gescande handtekening volstaat Aanbestedende overheid kan achteraf de originele volmacht opvragen Feit dat volmacht bij de offerte zat op het moment van de opening geldt als bewijs dat de volmacht reeds bestond studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur II.Volmachten Art 82 KB 15.07.2011 § 3 Als de ondertekening gebeurt door een gemachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn volmachtgever of volmachtgevers. De gemachtigde voegt bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een afschrift van zijn volmacht. Eventueel verwijst hij naar het nummer van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin de akte bij uittreksel is bekendgemaakt. Een volmachtgever kan met het oog op latere opdrachten de volmacht deponeren die hij aan een of meer gemachtigden heeft gegeven. Deze volmacht geldt alleen voor de opdrachten van de aanbestedende overheid waarbij zij is gedeponeerd. De gemachtigde verwijst in iedere offerte naar die deponering. § 4 De offerte die namens een rechtspersoon elektronisch wordt ondertekend door een certificaat op naam van die rechtspersoon, die daarbij enkel een verbintenis aangaat voor eigen naam en rekening, vereist geen bijkomende volmacht. studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur II.Volmachten Art 82 § 3 KB 15/07/2011: voorwaarde van “gewaarmerkt” afschrift valt weg  soepele interpretatie wordt de regel Twee manieren om volmacht op te laden: 1. Mee opladen met de overige documenten 2. Volmachtdocument aanmaken in e-tendering, bij indiening aanvinken als volmacht studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur II.Volmachten Mogelijkheid voor efficiëntere regeling: Art. 94, 1e lid KB 8.1.1996: Volmachtgevers kunnen, met het oog op latere opdrachten, de volmacht neerleggen die zij aan een of meer welbepaalde gemachtigden hebben gegeven. Deze volmacht geldt alleen voor de opdrachten van de aanbestedende overheid waarbij zij is neergelegd. De gemachtigde vermeldt bij iedere offerte de datum van neerlegging van die volmacht. = art. 82, §3, 2e alinea KB 15.07.2011 studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

III.Uiterste indieningstijdstip - basis Art. 106 KB 8.1.1996/Art. 92 KB 15.07.2011: “De offertes worden geopend op de plaats, de datum en het uur bepaald in de aankondiging van de opdracht of in het bestek.“ Aanbesteding en offerteaanvraag: organisatie van een openingszitting Art. 104, § 2 KB 8.1.1996/Art. 90 §2 KB 15.07.2011: “Iedere offerte moet bij de voorzitter van de zitting voor de opening van de offertes toekomen alvorens hij de zitting opent.” Art. 106, 3° KB 8.1.1996/ Art. 92 KB 15.07.2011: “de voorzitter opent de zitting ; vanaf dat ogenblik mag geen enkele offerte nog worden aanvaard ;” studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

III.Uiterste indieningstijdstip - basis Precieze uiterste indieningstijdstip = moment van opening van de zitting Dus in principe steeds exact openen op het moment dat aangeduid staat in de aankondiging of het bestek Indien toch later geopend wordt zullen de offertes die intussen ontvangen werden toch geldig zijn  Aftoetsen aan precieze moment waarop de zitting geopend werd, niet het uiterste indieningstijdstip uit aankondiging of bestek studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

III.Uiterste indieningstijdstip - basis Goede praktijk: Voorzitter verklaart de zitting voor geopend (mondeling) Op datzelfde ogenblik: eerste klik op de knop ‘Openen’, waardoor 60sec begint af te tellen PV van opening: “De zitting werd geopend op het moment van de eerste klik (tijdstip)” Exacte tijdstip kan afgelezen worden op het PV (rubriek ‘opening aangedaan door de volgende aankopers’) studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

III.Uiterste indieningstijdstip – praktische gevallen Het document werd verstuurd na de einddatum voor het indienen van offertes E-tendering geeft deze foutmelding wanneer een document werd ontvangen na het uiterste indieningstijdstip uit de parameters van het dossier  Aftoetsen met precieze moment van opening is vereist (bij aanbesteding en offerteaanvraag) studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

III.Uiterste indieningstijdstip – praktische gevallen Voorziene uiterste indieningstijdstip: Precieze openingstijdstip: Document ontvangen: studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

III.Uiterste indieningstijdstip – praktische gevallen Indien het document ontvangen was vóór 11:00:16  tijdig! Gevolgen van de laattijdigheid: Gehele offerte laattijdig opgeladen: onregelmatig Welbepaalde documenten laattijdig: buiten beschouwing te laten Afhankelijk van zwaarwichtigheid van document brengt dit al dan niet onregelmatigheid met zich mee Bijv. voorgaand voorbeeld: inventaris met alle prijzen studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

III.Uiterste indieningstijdstip – praktische gevallen Indieningsrapport werd getekend na de uiterste termijn voor indiening Ook hier toetst e-tendering dit af met het uiterste indieningstijdstip uit de parameters  nazicht vereist (bij aanbesteding/offerteaanvraag studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

III.Uiterste indieningstijdstip – praktische gevallen Gevolg voor de regelmatigheid: identiek als bij ontbreken van de gekwalificeerde elektronische handtekening Geen enkel indieningsrapport tijd getekend: onregelmatigheid Voorgaand indieningsrapport wel ondertekend: telt dit nog mee of niet? (zie ontbreken handtekening) Zal vaak voorkomen in combinatie met een laattijdig of bijna laattijdig document studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

IV.Technische incidenten E-tendering of de module voor het plaatsen van de elektronische handtekening kan tijdelijk buiten gebruik zijn Tijdstip van de onbeschikbaarheid is van belang Vóór of tijdens de openingszitting? Link met precieze moment van opening van de zitting Niet te verwarren met problemen die te wijten zijn aan software/instellingen van de inschrijver zelf studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

IV.Technische incidenten Communicatie vanuit Federale en Vlaamse overheid bij incidenten Complete werkwijze na te lezen op: http://www.bestuurszaken.be/e-tendering “Richtlijnen bij een e-tenderingincident” onderaan de pagina in de kader “Instrumenten” Technische problemen die niets te maken hebben met e-tendering: problematisch Bv. bug in nieuwe Java-versie bij Mac OS X studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

IV.Technische incidenten Vóór de openingszitting Openingszitting is nog niet geopend de voorzitter (mondelinge verklaring + de eerste klik) Onbeschikbaarheid vlak voor de zitting (laatste uren), die het onmogelijk maakt voor inschrijvers om nog een offerte in te dienen of te ondertekenen  enkele dagen voor de zitting vormt geen probleem Slechts korte tijd onbeschikbaar: in principe ook geen probleem Bv. tussen 9u25 en 9u35, opening om 10u studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

IV.Technische incidenten Indien de onbeschikbaarheid toch problematisch blijkt, of gelijke behandeling van de inschrijvers komt in het gedrang: Openingszitting die gepland stond niet openen Nieuwe openingszitting aankondigen op e-notification (zonder e-tendering), conform art. 105 KB 8.1.1996 Indiening of wijzigen offertes blijft mogelijk tot de nieuwe openingszitting (op het oude dossier) studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

IV.Technische incidenten 2. Tijdens de openingszitting Openingszitting wel al geopend verklaard Opening van de offertes blijkt niet te lukken door een plots opduikend probleem met e-tendering Scenario voorzien in de wetgeving: art. 108, 2° van KB 8.1.1996/art. 94 KB 15.07.2011: “wanneer tijdens de oorspronkelijke openingszitting technische moeilijkheden zijn gerezen voor de opening en de inzage van met elektronische middelen opgestelde offertes, tenzij er een veiligheidskopie is geopend volgens de voorwaarden van artikel 81quater, § 3, eerste lid, 2° en deze kopie niet de voormelde moeilijkheden oplevert.“  Extra openingszitting studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

IV.Technische incidenten Werkwijze: Opstellen van een PV van opening op papier Openen van eventuele papieren offertes Organiseren van een extra openingszitting, bekendmaken op e-notification (geen e-tendering) + gekende/aanwezig inschrijvers op de hoogte brengen Nieuwe offertes mogen niet meer ingediend worden, wijzigingen zijn niet meer mogelijk! studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

V.VARIA: Papieren offertes Verplichte e-tendering: papieren offertes kunnen niet toegelaten worden Wat als een papieren offerte wordt aangeboden op de zitting? Niet aannemen Papieren offertes wel toegestaan: kan voorvallen dat inschrijver dan zowel papieren als digitale offerte indient Veiligheidskopie: onduidelijk wanneer dit mag geopend worden  gebruik niet aan te raden studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

V.VARIA:Twee accounts van dezelfde inschrijver Art. 103 KB 8.1.1996: “Onafgezien van eventuele varianten, mag ieder inschrijver slechts één offerte indienen per opdracht.” (Cf ongeveer identiek art 54 §2 KB 15.07.2011)  Werd het verbod op meerdere offertes met de voeten getreden studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

V.VARIA:Twee accounts van dezelfde inschrijver Rechtspraak: er moet sprake zijn van meer dan één aanbod  geheel identieke offertes brengen niet onregelmatigheid met zich mee E-tendering: hash code van de documenten studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

V.VARIA:Twee accounts van dezelfde inschrijver Indien hash code niet overeenkomt: inhoudelijk kunnen de documenten nog identiek zijn Maar er staan limieten op de controle die de overheid moet doen: kan niet geacht worden om twee zeer grote offertes tot in het detail te gaan vergelijken Geen afbakening in de rechtspraak studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

V.VARIA:Bestandstype van offerte Geen wettelijke verplichtingen Kan opgelegd worden in aankondiging of bestek Letten op de gelijkheid: geen inschrijvers uitsluiten door bepaalde bestandstypes te eisen Volgens VO meest aangewezen: pdf (zie evenwel ook aanbeveling federale e-proc voor andere formaten) studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

V.VARIA:Niet te openen bestandstypes Kan problematisch zijn: Opvragen van de documenten in ander formaat kan risico op manipulatie inhouden. Overheid kan immers niet controleren of er intussen geen wijzigingen werden aangebracht Daarom best toch bepaalde bestands-types opleggen, zeker voor specifieke documenten zoals 3D-tekeningen,… studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

V.VARIA:Vragen inschrijvers / Forum Aangeraden werkwijze: Vragen kunnen ingediend worden tot bepaalde datum Antwoorden worden gebundeld in document dat gepubliceerd wordt via een rectificatiebericht Forum: aangewezen om forum ook maar voor beperkte tijd open te stellen, vervolgens antwoorden bundelen en publiceren Indien er impact is op bestek kan meteen ook nieuwe versie opgeladen worden samen met dit document studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

V.VARIA:Elektronisch inschrijvingsformulier Gebruik niet aangewezen: mogelijk treden verschillen op met de ingediende documenten Enkel bij aanbesteding eventueel bruikbaar momenteel studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

V.VARIA:Dossier werd niet geactiveerd in e-tendering Sinds release juli 2012: dossierbehandelaar moet naar e-tendering gaan om het dossier te activeren Zonder activatie: indiening offertes is niet mogelijk Problematisch wanneer dit pas laat wordt opgemerkt  indieningstermijn verlengen studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

V.VARIA:Discrepantie tussen aankondiging en bestek Bestek primeert: enkel het bestek is contractueel bindend, de publicatie niet Zo snel mogelijk rechtzetten d.m.v. rectificatiebericht Formulieren van de bekendmaking kunnen soms moeilijk te interpreteren zijn: soms beter om een veld open te laten en het vrij tekstveld te gebruiken studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

V.VARIA:Gebrek aan rechtspraak Verouderde wetgeving + geen rechtspraak rond e-tendering = geen echte zekerheid, hier en daar blijven vragen onopgelost of kunnen de standpunten achteraf herzien moeten worden studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur Vragen ? studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur

studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur Contactgegevens Katrien Colpaert –Arickx katrien.colpaert@vvsg.be Kristine Van de Peer kristine.vandepeer@bz.vlaanderen.be studiedag 25 maart 2013Agentschap voor Binnenlands Bestuur