Opleiding voor schoolsecretariaten 2011 - 2012 Welkom Infosessies aangeboden aan medewerkers van schoolsecretariaten. - Zowel over scholenmaterie als over personeelsmaterie, bv leerlingenzendingen, verificatie, verlofstelsels, weddeberekening … - Doel: Bevordering van kennis van regelgeving, procedures en documenten. Drempelverlagend, bevordering van contacten tussen scholen en schoolbeheerteams/verificatie, tussen scholen en werkstations. - Reeds het 3e schooljaar Vorige schooljaren konden de deelnemers enkel inschrijven voor de hele reeks. Vanaf dit schooljaar kan dat per module. Vlug inschrijven is de boodschap. - ABC-cursus = nieuw. Bedoeling is volledig ‘basic-info’ te geven, met o.a. afkortingen, overlopen van verschillende processen zonder er echt diep op in te gaan. Daarop kunnen de verschillende modules aansluiten. Wordt georganiseerd 3X per schooljaar (sept, jan, april). - Praktische info: Start- en einduur van de module, Gsm afzetten, documenten in de bundel, pauze na ‘toelatingsvoorw’ en vóór ‘aanwezigheden’. Opleiding voor schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 – 2012 Inleiding (1) Kernprocessen Leerlingen Leerlingenadministratie en het leerlingendossier  Afdeling scholen basisonderwijs en CLB Lestijdenpakket … Personeelsadministratie en het personeelsdossier  Afdeling personeel basisonderwijs en CLB Personeel Onderwijsketting = kernprocessen binnen Agodi AGODI: Agentschap voor Onderwijsdiensten 6 afdelingen: - Afdeling Scholen BAO en CLB < met daarin o.a. de schoolbeheerteams, het informatiepunt voor ouders en leerlingen, cel speciale onderwijsleermiddelen, de verificatie… - Idem secundair -> Afdeling Scholen SO en DKO (deeltijds kunstonderwijs) < met daarin o.a. de schoolbeheerteams, het steunpunt voor ouders en leerlingen, de verificatie Afdeling Personeel BAO en CLB < met daarin de werkstations, cel eindeloopbaan… Idem secundair -> Afdeling Personeel SO en DKO < met daarin de werkstations… ICT-afdeling < daarin o.a. de helpdesk van WebEDISON, de ondersteunende ICT’ers Afdeling Advies en ondersteuning Onderwijspersoneel (dienst arbeidsongevallen, ondersteuning bij weddeberekeningen, …) Onze afdeling situeert zich in het 1ste deel van de ‘onderwijsketting’. opleiding schoolsecretariaten 2011 – 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Inleiding (2) Doorgeven schoolgegevens Leerplichtcontrole Verificatie … Inschrijving en registratie leerlingen en aanwezig-heden Elektronische zendingen van leerlingengegevens en terugzendingen Dienstbrieven ivm omkadering en toelagen BAO-formulieren Geen tijdslijn, wel een beperkte opsomming van processen Doorgeven schoolgegevens, bv gewijzigd e-mailadres, gewijzigde bankrekening… Leerlingen worden ingeschreven, geregistreerd. Alle leerlingengegevens worden via webedison doorgezonden Zending 1/10, 1/02, afwezigheden kleuters 30/06… Meer uitleg wordt gegeven in de module ‘zending van leerlingengegevens’ Deze gegevens maken verschillende andere processen mogelijk, bv de leerplichtcontrole. De gegevens op de teldag (meestal 1/02) worden o.a. gebruikt voor de berekening van de omkadering van een school voor de toelagen… Daarvoor moeten de gegevens eerst gecontroleerd worden: klopt het totaal aantal leerlingen, kloppen de aantallen per vestigingsplaats…? opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Overzicht programma Verificatie basisonderwijs: Inschrijvingsregister – leerlingendatabank stamboekregister Inschrijvingsdocumenten Toelatingsvoorwaarden en afwijkingen Aanwezigheidsregisters - revalidatie Klasseren en bewaren Teldocument wijziging schoolbevolking (bijlage 5) Onthaalonderwijs Herberekening in het kleuteronderwijs Bedoeling van verificatie: Nagaan of de gegevens die de school bezorgt over de school en de leerlingen correct is. Dat kan o.a. door nazicht van registers en documenten, voorgeschreven in regelgeving en omzendbrieven. O.a. controle van leerlingengegevens en –aantallen ahv stamboekregister, … Bezoek wordt vooraf aangekondigd zodat alle documenten kunnen klaargelegd worden. Achteraf maakt de verificateur een verslag met de leerlingenaantallen, opmerkingen, na te sturen documenten… Ivm ‘teldocument wijziging schoolbevolking’ (bijlage 5) Indien de verificateur de leerlingengegevens controleert vóór de teldag (bv 1 december), moeten de gegevens aangevuld worden voor de periode tussen het verificatiebezoek en de teldag (periode 2 dec- 1 febr).-> meer info later tijdens de sessie. Ivm ‘herberekening in het kleuteronderwijs’ . Onder bepaalde voorwaarden kan door een stijging van het aantal kleuters het lestijdenpakket kleuteronderwijs herberekend worden. -> meer uitleg daarover later in presentatie opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Verificatie basisonderwijs Regelgeving: Op http://www.ond.vlaanderen.be/ Omzendbrieven: BaO/2006/04 – controle van de leerlingen in het gewoon basisonderwijs (09/10/2006) BaO/2006/05 – controle van de leerlingen in het buitengewoon basisonderwijs (09/10/2006) Op de website van het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming is heel wat info terug te vinden: Besluiten en omzendbrieven Allerlei info per thema - Wetwijs Jaarkalenders Adressen van scholen Contactpersonen binnen het werkstation, het schoolbeheerteam, de verificatie, … Controle van leerlingen in het gewoon/buitengewoon basisonderwijs -> 2 belangrijke omzendbrieven met - info ivm regelgeving , procedures en documenten veel links naar andere omzendbrieven > NAAR WEBSITE GAAN > OMZENDBRIEF ‘CONTROLE VAN LLN IN GEWOON ONDERWIJS’ OPENEN > BIJLAGEN EVEN TONEN en verwijzen naar de uitleg die daarover in volgende slides nog aan bod komt opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Inschrijvingsregister (1) Regelgeving omzendbrief BaO/2006/01 Het gelijke onderwijskansenbeleid voor het basisonderwijs (13/06/2006) Per schooljaar en per school Per vestigingsplaats indien meer dan 1 VP Transparant inschrijvingsbeleid Inschrijving na schriftelijke instemming ouders met pedagogisch project en schoolreglement Inschrijvingsregister: -Verplicht werkinstrument maar het aangeboden model is tot 1-09-2012 nog geen verplicht model. Vanaf 1-09-2012 wel, maar dat model moet nog ontworpen worden! Zie volgende slide. Er komt ook een verplicht model ‘weigering’. -Alle ingeschreven én geweigerde leerlingen in chronologische volgorde Per school, dus ook een apart register voor scholen die op dezelfde ‘campus’ liggen. Zelfs per vestigingsplaats. Transparant: dwz register wordt gebruikt bij klachten over weigeringen bij de commissie Leerlingenrechten. Register wordt ook nagekeken bij dubbele inschrijvingen. Instemming door de ouders met het pedagogisch project en het schoolreglement moet schriftelijk zijn (schriftelijk is nodig vanaf 1/9/2010). Deze handtekening mag in de voorziene kolom in het inschrijvingsregister zelf, of op een apart ontworpen formulier. -> MODEL INSCHRIJVINGSREGISTER TONEN (via GOK-omzenbr) opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Inschrijvingsregister (2) Nieuw: Decreet betreffende het inschrijvingsrecht van 25/11/11. Inschrijvingen vanaf 2012-2013, grootste impact voor het schooljaar 2013/2014. Doel: sociale mix bevorderen, kansen Nederlandstaligen in Brussel beschermen, regelen van aanmeldingsprocedures, … ‘Co-schoolschap’ kan niet meer vanaf 1-09-2012! Vragen? inschrijvingsrecht.basisonderwijs@vlaanderen.be Voorbeeld: Voor leerlingen die ingeschreven worden in 2011-2012 (bv in april 2012) om te starten vanaf september 2012 verandert er niets. Voor leerlingen die ingeschreven worden in 2012-2013 om te starten in datzelfde schooljaar of de schooljaren nadien, is de nieuwe regelgeving onmiddellijk van toepassing. Schooldirect van 26/11/2011: De Vlaamse Regering bekrachtigde op 25 november het decreet betreffende het inschrijvingsrecht. Dit decreet wijzigt het huidige inschrijvingsrecht. Het decreet betreffende het inschrijvingsrecht treedt in werking op 1 september 2012 voor de inschrijvingen vanaf het schooljaar 2013-2014. Het inschrijvingsrecht krijgt bijkomende uitgangspunten zoals de sociale mix bevorderen de gelijke onderwijs- en inschrijvingskansen van Nederlandstaligen in Brussel beschermen. regels die de transparantie van de beschikbare plaatsen verhogen regels die de transparantie van de inschrijving verhogen regels voor aanmeldingsprocedures om het inschrijvingsproces te optimaliseren of wachtrijen en kamperen te vermijden opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Inschrijvingsregister (3) Problemen bij inschrijving door co-ouderschap: Beide ouders ouderlijk gezag? Basisidee = beide ouders zijn het eens 1 van de ouders gaat niet akkoord -> beslissing niet uitvoeren Omzendbrief ‘Ouderlijk gezag in onderwijsaangelegenheden’ van 14/04/2005 Schooldirect van 22/11/2011: Vanaf 2012-2013 kunnen kinderen niet meer afwisselend naar verschillende scholen gaan. Het nieuwe inschrijvingsdecreet van 25/11/2011 maakt 'co-schoolschap' onmogelijk. Scholen worden verplicht om een inschrijving te weigeren als die ertoe leidt dat de leerling afwisselend naar verschillende scholen zal gaan. In 2010-2011 bv 14 kleuters en 3 LO afwisselend naar twee scholen na de scheiding van hun ouders (rondvraag van minister Smet). -> Co-schoolschap kan dus niet meer, ook al zouden beide ouders met deze wissels akkoord gaan. Omzendbrief Ouderlijk gezag in onderwijsaangelegenheden geeft - info over wie ‘ouderlijk gezag’ heeft : Indien beide ouders ouderlijk gezag hebben, moeten ze samen eensgezind de beslissingen nemen. Ook indien de kinderen bv bij de moeder wonen, neemt de vader mee de beslissingen indien hij ook het ouderlijk gezag heeft. - info over recht op toezicht: indien 1 van de ouders ontzet is uit het ouderlijk gezag (uitzonderlijk), heeft de andere ouder het exclusief ouderlijk gezag. De andere ouder beslist niet mee over bv de inschrijving, maar heeft wel het recht om geïnformeerd te worden - Info over wat te doen bij betwistingen … opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Stamboekregister Leerlingendatabank – stamboekregister Elektronisch (of manueel) stamboek Uniek stamboeknummer Uitprint bij bezoek verificateur Document overzichtslijst met de leerlingenaantallen Manueel stamboek: leerlingen bijgehouden sinds 1-09-1997 – manueel bijgehouden stamboek is een zeldzaamheid geworden Elektronisch stamboek: leerlingen ingeschreven op 1-2 van vorig schooljaar + alle wijzigingen nadien Uniek stamnummer: - Ook bij overgang van kleuter naar lager - Voor oud-leerlingen die opnieuw in hun oude school ingeschreven worden - Bij GON indien leerling voordien in dezelfde school reeds in BO ingeschreven was Document overzichtslijst: Statistisch overzicht Op de teldag 1/2 of 1/10 Op instapdagen bij hertelling in het kleuteronderwijs Op datum van verificatiebezoek bij verificatie vóór 1/2 Met aantallen per niveau, per vestigingsplaats, per type Met vermelding van leerlingen aan coëfficiënt 1,5 Met aantallen keuzes levensbeschouwelijke vakken opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Inschrijvingsdocumenten Identificatiedocument Formulier keuze levensbeschouwelijke vakken Telling leerlingen aan 1,5 Leerlingenkenmerken Melding van schoolverandering Inschrijvingsverslag buitengewoon basisonderwijs We gaan eerst de documenten even overlopen. Daarna gaan we ze per soort bespreken. Al deze documenten moeten geklasseerd worden volgens stamnummer, behalve de keuzes LBV. De keuzeformulieren LBV mogen geklasseerd worden volgens stamnummer of alfabetisch per klas. Op alle leerlingendocumenten het stamnummer vermelden! opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Identificatiedocument Rijksregisternummer Via officieel bewijsstuk, bij voorkeur SIS-kaart Correcte naam, geboortedatum, geslacht Aandacht voor bisnummers en aangevulde rijksregisternummers bij de terugzending via webedison De rijksregisternummers zijn heel belangrijk om al de gegevens te kunnen opslaan en te kunnen linken! -Bv Een leerling kan door school A doorgestuurd worden zonder RR-nr. Na schoolverandering kan school B dezelfde leerling doorsturen ook zonder RR-nr. Het is mogelijk dat identificatiegegevens fouten bevatten. Toch moeten de verschillende schoolgegevens aan dezelfde leerling gelinkt worden. -Bv Een 6-jarige kleuter is in de 3e kleuterklas 3X van school veranderd. De aanwezigheden in het kleuteronderwijs moeten correct gelinkt kunnen worden om aan te tonen dat hij voldoende halve dagen aanwezig was in het kleuteronderwijs. -Bv Dubbel ingeschreven leerlingen kunnen vlug terug gevonden worden dmv hun RR-nr ID-document: SIS-kaart, kopie geboorteakte, samenstelling gezin Spelfouten geven vaak aanleiding tot ‘fatale fouten’. Reden ‘Stamnummer reeds toegekend’. Ontbrekende rijksregisternummers worden via webedison-terugzending aan de school bezorgd. School moet deze gegevens aanvullen in de eigen databank. opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Rijksregister- of bis-nummer Rijksregisternummer 060223 081 77 Geboortedatum: 23.02.2006 Geslacht: M (oneven) Controlecijfers 041012 228 80 Geboortedatum: 12.10.2004 Geslacht: V (even) Bis-nummer: geboortemaand is met 20 of 40 vermeerderd. 074109 031 65 Geboortedatum: 09.01.2007 opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Formulier levensbeschouwelijke vakken Regelgeving: Omzendbrief GD/2002/05 Onderwijsinspectie over de erkende godsdiensten en de niet-confessionele zedenleer (15-07-2002) Verplicht in officiële scholen Ouders bepalen de keuze of vragen vrijstelling Ondertekend én gedateerd Officieel onderwijs: - Gemeentelijk en stedelijk - GO! (gemeenschapsonderwijs) - Provinciaal Ouders kiezen de LBV of vragen een vrijstelling. Wijziging van de keuze moet binnen de 8 kalenderdagen na de start van het schooljaar of na schoolverandering. + Enkel vermelden indien daarrond vragen komen: Standpunt van minister Smet ivm laattijdige wijzigingen van de keuze LBV. Een laattijdige keuze blijft een uitzondering maar kan aanvaard worden want er is vrijheid van godsdienst. De leerling kan dan tijdens het lopende schooljaar nog aansluiten bij de leerlingen die de andere lessen LBV volgen. Maar een laattijdige keuze kan de aantallen niet meer wijzigen voor de berekening van de lestijdenpakketten. Dit blijft de uitzondering op de algemene regel! opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Leerlingen aan coëff. 1,5 Enkel in het gewoon onderwijs Verblijvend in Centra voor Kindzorg en Gezinsondersteuning Verblijvend in de tehuizen voor kinderen van wie de ouders geen vaste verblijfplaats hebben Geplaatst door jeugdrechter of Comité Bijzondere Jeugdzorg (*) Behorend tot de trekkende bevolking (*) (*) Bevestiging met officieel document Verblijf in CKG of in tehuis voor kinderen zonder vaste verblijfplaats –> het verblijf op zich is voldoende; er is geen extra attest nodig. Enkel indien de leerling ingeschreven is in een school die niet ‘verbonden’ is met dat CKG, moet de school voor een attest zorgen. (*) Plaatsing door Jeugdrechtbank of Comité voor Bijzondere Jeugdzorg –> het moet wel door één van de 2 instanties zijn maar het attest moet niet vermelden welk van beide instanties het in die bepaalde situatie is. Geldigheid van de datum nakijken (soms staat er een einddatum op). (*) Trekkende bevolking: --binnenschippers, kermis- en circusexploitanten of –artiesten. Opmerking hierbij: beide ouders moeten schipper zijn. Aan te tonen met doc kopie handelsregister met beroepsactiviteit of met beroepskaart… Rom, Roma, Manoush, voyageurs – de zogenaamde woonwagen-bewoners’. Opmerking: aan te tonen met fiche ingevuld door erkende VZW, gemeentedienst (of cel daarbinnen) -> MELDING TREKKENDE BEVOLKING TONEN (via omz Controle lln in gewoon basisond…) opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Leerlingenkenmerken Regelgeving: Omzendbrief BaO/2006/01 Het gelijke onderwijskansenbeleid voor het basisonderwijs (13/06/2006) Gewoon en BO type 1 en 3 externen en semi-internen Kenmerken in de leerlingenzending: Thuisloos (niet in BO) Trekkende bevolking (niet in BO) Taal Opleiding moeder Gekende kenmerken (taal en opleiding moeder) worden de school ter beschikking gesteld via webedison Modelformulier verklaring op eer: Bijlage van de omzendbrieven Controle van de leerlingen in het gewoon onderwijs/BO Met thuisloos wordt bedoeld: tijdelijk of permanent opgenomen buiten het gezin, bv een plaatsing in een pleeggezin… (excl. in een internaat) Voor ‘taal’ en ‘opleiding moeder’ wordt de verklaring op eer van de ouders aanvaard (geen apart attest nodig). ! Aandachtspuntje voor het geval er vragen zijn: Voor het inschrijvingsrecht moet er in Brussel wél een attest op naam van de vader of moeder (bv diploma, …) zijn waaruit blijkt dat de thuistaal Nederlands is. Het GOK-formulier hangt dus niet aan de GOK-omzendbrief! Het formulier is beschikbaar in verschillende talen (om ter info mee te geven aan anderstalige ouders) maar het is wel de bedoeling dat enkel het Nederlandstalig formulier ondertekend wordt. TONEN VAN HET FORMULIER VERKLARING OP EER ivm GOK-leerlingenkenmerken opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Melding schoolverandering (1) Regelgeving: Omzendbrief BaO/97/12 Schoolveranderen (17/06/1997) Al dan niet een schoolverandering (SV)? Situaties: Inschrijving op 1/9 van 10-jarige na verhuis in zomervakantie Inschrijving op 27/2 van 6-jarige na krokusvakantie Inschrijving op 9/1 van kleuter die 2,5 jaar werd op 25/12 Inschrijving op 9/1 van kleuter die 2,5 jaar werd op 28/10 A – Neen, geen procedure SV op de 1ste schooldag bij het begin van het schooljaar. Enkel procedure SV vanaf de 2e schooldag. Nadien, in principe vanaf 2e schooldag, is het mogelijk dat kind al ingeschreven was in andere school. B – Ja, indien de 6-jarige vóór 27/02 ingeschreven was in een andere school, moet er een doc SV verstuurd worden naar de vorige school. Niet mogelijk/niet nodig als leerling uit buitenland komt. C – Neen, geen procedure SV. Kleuter kan pas instappen na de kerstvakantie. Onmogelijk dat hij voor een vroegere instap al op een andere school ingeschreven was. Aandacht: zo’n kleuter kan wel voor eenzelfde instap in meerdere scholen ingeschreven zijn (geen SV – bij aanwezigheid telt hij in school waar hij aanwezig is…) D - Kleuter kon al instappen na de herfstvakantie. Indien hij vóór de kerstvakantie al in een andere school ingeschreven was, moet de nieuwe school een SV sturen naar de vorige school Veel voorbeelden staan in de omzendbrieven ‘Controle van leerlingen…’ opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Melding schoolverandering (2) In basisonderwijs gesubsidieerd/gefinancierd door de Vlaamse Gemeenschap Schriftelijk na 1ste schooldag van september Verantwoordelijkheid nieuwe school Aangetekend of getekend en gedateerd ontvangstbewijs Rechtsgeldig eerstvolgende schooldag Van de praktijk naar de theorie: De procedure ‘schoolverandering’ moet enkel toegepast worden tussen scholen in basisonderwijs gesubsidieerd/gefinancierd door de Vlaamse Gemeenschap. -> Dus niet voor SV naar buitenland / naar Wallonië / naar secundair onderwijs (bij inschrijving in SO gaat de SV onmiddellijk dezelfde dag in). SV vanaf de 2e schooldag. Kans is groot dat kind al ingeschreven was in andere school. Hier telt de inschrijving, niet de aanwezigheid! Verantwoordelijkheid bij nieuwe school: die school neemt het initiatief, doet het tijdig, checkt of het de correcte school is. Bij twijfel, evt de school opzoeken in schoolaanbod op de website. Aangetekende zending is de aanbevolen werkwijze. Dan hoeft men geen ontvangstbewijs (reactie/antwoord) van de vorige school te krijgen. Rechtsgeldig de eerstvolgende schooldag -> meer uitleg op volgende slide MELDING SCHOOLVERANDERING TONEN opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Melding schoolverandering (3) Is SV rechtsgeldig op tel- of instapdag? SV miv maandag 30/01. Doc SV wordt ingevuld op vrijdag 27/01 en onmiddellijk aangetekend verzonden. SV miv maandag 30/01. Doc SV wordt ingevuld op 30/01 en gefaxt naar vorige school op 31/01. Deze school faxt ontvangstbevestiging SV terug op 1/02. SV kleuter miv instap 9/01. Doc SV wordt aangetekend verzonden naar vorige school op 9/01. Situaties: A – SV mag vooraf gemeld worden. Aangetekende zending op vrijdag 27/01. SV is rechtsgeldig de 1ste schooldag daarna = maandag 30/01. Leerling kan meetellen op teldag of instapdag 1/02. B – Geen aangetekende zending, dus ontvangstmelding door vorige school is belangrijk. Datum ontvangstmelding = 1/02. SV is pas rechtsgeldig op 2/02. Leerling kan bijgevolg niet meetellen in de nieuwe school op de teldag of instapdag. C – Indien de documenten niet voor de instapdag ingevuld werden is het niet meer mogelijk om de leerling mee te tellen op de instapdag. De SV is pas rechtsgeldig vanaf 10/01. De kleuter komt wel nog in aanmerking voor de teldag 1/02 voor de omkadering en toelagen van volgend schooljaar!. opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Melding schoolverandering (4) Voorbeelden SV om te bespreken: Op 29/8 schrijven ouders hun kind in voor begindatum 1/9. Vorig schooljaar ging het kind naar school in een andere stad. Mama schrijft 8-jarige zoon in op 5/9. Ouders schrijven hun kleuter in (°15/02/2009) ‘s morgens op instapdag 7/11. Ouders schrijven hun 3 kinderen in op maandag 30/1. Situaties: A – Bij wijziging van school op 1/09 moet de nieuwe school geen procedure SV volgen. De school kan aan de ouders vragen of ze de vorige school ingelicht hebben (of evt zelf de vorige school op de hoogte brengen. Dat kan bv telefonisch. ) B – 1 ouder schrijft het kind in -> geen probleem. De school mag veronderstellen dat ouders de beslissing samen namen. De nieuwe school informeert waar het kind vroeger naar school ging en stuurt de melding van schoolverandering naar de vorige school. C – Een kleuter geboren op 15/02/2009 wordt 2,5 jaar op 15/08/2011. Hij mocht dus instappen op 1/09/2011. School kan best navragen of kind vanaf 1/09 al in een andere school ingeschreven was. Of hij al dan niet aanwezig was, doet er niet toe! Indien het geen 1ste inschrijving is, moet de school een melding SV versturen naar de vorige school. D – Aangetekend schrijven naar de oude school sturen, ingeval van SV opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Inschrijvingsverslag BO (1) Regelgeving: Omzendbrief BaO/2007/02 Toelatingsvoorwaarden en inschrijvingsverslag leerlingen in het buitengewoon basisonderwijs (10/05/2007) Het inschrijvingsverslag: attest (oud en nieuw model) oriënteert naar een type protocol bundelt alle relevante documenten Verschillende modellen in omloop: Model basisonderwijs heet nu ‘attest bij het inschrijvingsverslag’–> enkel te gebruiken in basisonderwijs Model attest SO –> verplicht te gebruiken in SO, maar mag ook gebruikt worden in BAO. Kind wordt dmv dit attest georiënteerd naar het type buitengewoon onderwijs dat op dit attest vermeld staat. Het kan enkel in dit type toegelaten worden, niet in een ander type BO. Ouders van een kind met een inschrijvingsverslag BO zijn niet verplicht om hun kind in te schrijven in een BO-school. Ze kunnen ook kiezen voor gewoon onderwijs. Evt als daarrond vragen zijn: Scholen voor gewoon onderwijs kunnen leerlingen met BO-attest wel weigeren omwille van de ‘draagkracht van de school’, behalve als het om T8-leerlingen gaat (lln met ernstige leermoeilijkheden). Protocol: alle relevante doc die info geven om type te bepalen, bv een doktersattest, een observatieverslag… MODEL ATTEST BIJ INSCHRIJVINGSVERSLAG TONEN opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Inschrijvingsverslag BO (2) BO: buitengewoon onderwijs dat aangepast is aan de opvoedings- en onderwijsbehoeften van kinderen. De types: type 1 - licht mentale handicap; type 2 - matige of ernstige mentale handicap; type 3 - ernstige emotionele en/of gedragsproblemen; type 4 - fysieke handicap; type 5 - opgenomen in ziekenhuis of preventorium; type 6 - visuele handicap; type 7 - auditieve handicap; type 8 - ernstige leerstoornissen. De types 1 en 8 -> enkel in lager onderwijs; niet in kleuteronderwijs Art. 10. van decreet basisonderwijs: Het buitengewoon basisonderwijs is ingedeeld in volgende types : type 1 type 2, .. mentale = verstandelijke handicap; Fysieke = lichamelijke handicap; type 5, -> kinderen die opgenomen zijn in een ziekenhuis of op medische gronden verblijven in een preventorium;  oa De Haan (obesitas…) visuele = gezichtsstoornis Auditieve = gehoorstoornis . De types 1 en 8 worden niet erkend, gefinancierd of gesubsidieerd in het buitengewoon kleuteronderwijs.  Leerlingen met autisme -> voorlopig onder 1 van de 8 types. opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Toelatingsvoorwaarden Regelgeving: Omzendbrief BaO/2001/10 Toelatingsvoorwaarden leerlingen in het gewoon basisonderwijs (10/08/2001) Omzendbrief BaO/2007/02 Toelatingsvoorwaarden en inschrijvingsverslag leerlingen in het BO (10/05/2007) Leeftijd Inschrijvingsverslag (enkel buitengewoon onderwijs) Aanwezigheid (enkel gewoon onderwijs) 220 halve dagen aanwezig voor 6-jarigen of onderwijs gevolgd hebben in school in Ndl of voldoen aan de taalproef Leeftijd: - Kleuter moet 2,5 jaar zijn voor hij op school mag aanwezig zijn. Rekening houden met instapdatum, tenzij hij reeds 3j oud is! Kind dat 6 j wordt vóór 1/01 van het lopende schooljaar, , gaat naar het 1ste leerjaar. Inschrijvingsverslag: reeds besproken – zie vorige slide Toelatingsvoorw & aanwezigheid in kleuteronderwijs: - In door de Vlaamse gemeenschap erkende Ndl-talige school : 6-jarigen: 220 halve schooldagen of In school in ‘Nederland’ onderwijs gevolgd hebben. ZONIET taalproef Ziekte en revalidatie tellen niet mee als ‘aanwezig’. Opgelet voor Nederlandstalige families die uit buitenland komen. Indien een kind niet voldoende aanwezig was in kleuterond, moet het een taalproef afleggen TONEN VAN FORMULIER ‘BEWIJS VAN kLEUTERAANWEZIGHEID” opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Afwijking op de toelatingsvoorwaarden Advies CLB/klassenraad bij afwijking op de leeftijdsvoorwaarde Verlengd verblijf in het kleuteronderwijs Vervroegde instap in het lager onderwijs Verlengd verblijf in het lager onderwijs Aanwezigheid (enkel gewoon onderwijs) 185 halve dagen voor 5-jarigen Of voldoen aan de taalproef Uitz. De “zij-instromers” Verlengd kleuteronderwijs: in gewoon ond: 1 jaar extra (CLB-advies , ook bij dubbelen 2e KK…) In BO: 2 j extra mogelijk Vervroegd in lager onderwijs: Mogelijk, zowel in gewoon onderwijs als in BO Verlengd verblijf in lager onderwijs: In gewoon onderwijs = normaal 6j, maar max 8j mits positief advies (een leerling die 15 jaar wordt vóór 1 januari van het lopende schooljaar kan geen lager onderwijs meer volgen) In BO= normaal 7 j + 2 verlengingen (uiterlijk tot het schooljaar dat aanvangt in het jaar waarin de leerling veertien jaar wordt). Advies is niet bindend voor de ouders. Ze kunnen zelf beslissen. Toelatingsvoorw & aanwezigheid in kleuteronderwijs: - In door de Vlaamse gemeenschap erkende Ndl-talige school : Voor 5-jarigen: 185 halve schooldagen of In school in ‘Nederland’ onderwijs gevolgd hebben. ZONIET taalproef Zij-instromers: 7 jaar worden vóór 1/1 van lopend schj = ok PAUZE ! opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Aanwezigheidsregisters (1) Regelgeving: Omzendbrief BaO/2002/11 Afwezigheden van leerlingen in het basisonderwijs (16/08/2002) Elektronisch of manueel Meerdere administratieve groepen samen Uitschrijvingen en late inschrijvingen / paraferen Afwezigheidscodes: Kleuteronderwijs Lager onderwijs en leerplichtige leerlingen in het kleuteronderwijs :- Manueel (bij de start van de lessen, onuitwisbaar) of elektronisch (zo vlug mogelijk - vaak centraal op secretariaat) - Verschillende pedagogische eenheden/administratieve groepen binnen 1 leerlingengroep: Afzonderlijk alfabetisch ordenen en onmiddellijk onder elkaar noteren, zonder een regel tussen te laten (bv. eerst alle leerlingen van L1, vervolgens alle leerlingen van L2, telkens alfabetisch). OF alle leerlingen van een bepaalde leerlingengroep in één geheel (gemengd) alfabetisch ordenen. Het onderscheid tussen administratieve groepen moet duidelijk zijn: adm groep moet vermeld worden naast de naam van de leerling. OF aparte aanwezigheidsregisters hanteren - Uitschrijvingen: volle streep tot einde schooljaar, evt reden vermelden. Late inschrijving: onderaan de leerlingengroep, alle info aanvullen (oa stamnr, keuze LBV…) Paraferen onder de laatste leerling ! Noteren van codes van leerplichtige kleuters = codes in lager ond opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Aanwezigheidsregisters (2) Codes kleuteronderwijs L = te laat gekomen A= afwezig (ook bij ziekte, revalidatie…) Vertikaal streepje (l) = aanwezig  Aandacht voor leerplichtige kleuters; codes lager onderwijs gebruiken!  Evt. subtotalen bij kleuters ifv de toelatingsvoorwaarden lager onderwijs Op 30/06 of zo vlug mogelijk nadien moeten de aanwezigheden van de kleuters doorgestuurd worden. Ofwel de aanwezigheden elektronisch bijhouden, of (elektronische) subtotalen per maand = voorbereiding van de zending 30/06 Indien kleuter een halve dag afwezig is wegens ziekte of revalidatie, komt deze halve dag niet in aanmerking als ‘aanwezigheid’ -> belangrijk voor toelatingsvoorwaarden en evt voor schooltoelage! ‘L’ komt in aanmerking om mee te tellen als have dag. opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Aanwezigheidsregisters (3) Codes lager onderwijs Code Z bij ziekte (> ouders) of code D (> arts) Code H bij revalidatie + revalidatiedossier Code R bij religieuze feestdag, begrafenis… mits officieel doc./verklaring ouders Andere codes zoals Q, S, P, O, … mits doc./verklaring ouders én toestemming directie! Code Z: Max 4X per jaar, max 3 kalenderdagen na elkaar Code D: Attest van geneesheer, specialist, psychiater, tandarts, orthodont, administratieve diensten van een ziekenhiuis of een erkend labo Code H (> herstel): Na ziekte/ongeval: max 150 min per week Bij stoornis na officiële diagnose: 150 min per week In buitengewoon onderwijs: 250 min per week Ivm onderzoeken door CLB: niet als afwezigheid gezien Ivm onderzoeken door externen vooraleer er een diagnose kan gesteld worden: ook code H = nieuw Code R : o.a. bij religieuze feestdag -> mits attest ouders en enkel 1 dag per feest per kind! Voorbeelden mits toestemming directie: P: opname moeder in ziekenhuis en kind gaat mee Q (rouwperiode, begrafenis in buitenland) S deelname kampioenschap (<-> maar topsport = C) O: time-out-projecten … opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Aanwezigheidsregisters (4) Codes lager onderwijs Code B bij ongewettigde afwezigheid + begeleidingsdossier… Bij problematische afwezigheden:  Begeleidingsdossier +10 halve dagen code B schriftelijk Elektronische zending vanaf 30 halve dagen code B Codes nummeren, ook de B-codes Begeleidingsdossier: alle stappen die een school onderneemt om een kind terug te vinden, te volgen , te begeleiden…; de begeleidingsinspanningen. Oa het CLB contacteren, afwezigheden met CLB op vergaderingen bespreken, samenwerking met CLB of sociale dienst, ouders contacteren… Oa gemeente of asielcentrum contacteren om laatste adres te weten te komen, om te weten waar ze zich nu bevinden…. Modellen van begeleidingsdossiers zijn terug te vinden via Wetwijs –’Afwezigheden. Van lln’ Schematische voorstelling regelgeving voor de leraar -> doorklikken naar schema leerkracht SCHEMA TONEN opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Revalidatie Regelgeving: Omzendbrief BaO/2002/11 Afwezigheden van leerlingen in het basisonderwijs (16/08/2002) Ziekte of ongeval, stoornis, buitengewoon onderwijs Notitie in aanwezigheidsregister Kolom ‘opmerkingen’ bij start H-code Toevoegen aan aanwezigheidsregister: Week- of maandplanning Uitzonderingen mogelijk Revalidatie : Soms volstaat begeleiding door de school niet. -> Rev tijdens de lesuren door schoolexterne hulpverleners. Buiten de schooluren kan altijd. - Bij ziekte of ongeval (gewoon en BO): max 150 min Mits verklaring ouders, medisch attest, CLB-advies, toestemming directeur Uitz >150 min kan mits gunstig advies CLB-arts - Bij stoornis: max 150 min Mits verklaring ouders, CLB-advies, contract tussen school en revalidatieverstrekker, jaarlijkse evaluatie van rev-verstrekker, jaarlijkse toestemming directie Uitz tot 200 min voor leerpl kleuters mits gunstig CLB-advies Uitz tot 250 min voor ION-kinderen (T2 – inclusief onderwijs) - Buitengewoon ond: max 250 min Code H (herstel), indien halve dag afwezig Behandelingsplan en uurregeling, samen bij de attesten klasseren opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Klasseren en bewaren Op stamboeknummer klasseren, uitgezonderd afwezigheidsattesten en formulieren keuze levensbeschouwelijke vakken Bewaartermijnen Regelgeving omzendbrief: BaO/2005/03 Bewaartermijn van leerlinggebonden documenten Algemene regel: Inschrijvingsdocumenten, formulieren leerlingenkenmerken (GOK-formulieren), BO-attesten… Steeds stamnummer vermelden op de documenten en ze op stamnummer klasseren Uitz: Afwezigheidsattesten: chronologisch geklasseerd per klas en per leerling Formulieren keuze levensbeschouwelijke vakken: op stamnummer of alfabetisch per klas -> school heeft de keuze (per klas is gemakkelijk vergelijkbaar met aanwezigheidsregister). Klasseren per thema in mappen kan (bv schoolveranderingen samen). Zeker stamnr vermelden op de doc en ze op stamnr klasseren. Bewaartermijnen : variatie! Inschrijvings- en aanwezigheidsregister: 5j Afwezigheidsattesten en begeleidingsdossiers: 2j ‘Andere’ (niet-vermelde): tot augustus eind volgend schj -> aug 2013 opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Teldocument wijziging schoolbevolking (bijlage 5) Enkel in het gewoon basisonderwijs Pas na controle van de verificateur Aanvulling met leerlingen die in- en/of uitgeschreven worden tot teldag Per vestigingsplaats Ondertekenen en opsturen: 1 exemplaar en enkel naar uw verificateur Kopieën van inschrijvingsdocumenten bijvoegen ! = Bijlage 5 van omzendbrief BaO/2006/04 Controle van de leerlingen in het gewoon basisonderwijs (09/10/2006) BO heeft oa protocols die niet zomaar nagestuurd kunnen worden. De meeste softwarepakketten maken zelf een bijlage 5 aan. Periode = dag na verificatiebezoek tem de teldag 1/02. Opsturen naar verificateur, dus niet naar het SBT. TONEN VAN OPGAVE. Secr medewerkers proberen zelf de bijlage 5 in te vullen. Daarna ‘klassikale verbetering’ en een ingevulde bijlage 5 op scherm tonen. opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012 Voorbeeld bijlage 5 Toestand bij verificatie op 10-12-2010: Instelling 1066 Basisschool Klaverblad met 1 vestigingsplaats, Schoolstraat 2, 9000 Gent 52 kleuters waarvan 1 kleuter aan coëff 1,5 234 leerlingen lager onderwijs waarvan 2 aan coëff 1,5 Keuzes LBV: 110 KGD, 90 NCZ en 34 Isl   Wijzigingen: 3 nieuwe inschrijvingen: Buysse Wout, stamnr 1000039, rijksregisternr 08020416722. Ingeschreven op 23/12/2010 om te starten na kerstvakantie op 10/01/2011. Schoolverandering vanuit BS Driekleur met instellingsnr 11555 Mariakerke. Melding schoolverandering aangetekend verstuurd op 24/12. Milic Adin, stamnr 1000040. Een document van het Ministerie van Buitenlandse Zaken met vermelding van de geboortedatum 16/02/99. Ingeschreven op 10/01/2011. Keuze islamitische godsdienst. Wauters Lien, stamnr 1000041, rijksreg nr 01021008477. Na plaatsing door Comité bijzondere jeugdzorg ingeschreven vanaf vrijdag 28-01-2011. Keuze katholieke godsdienst. De melding schoolverandering werd op 31/01 gefaxt naar school 10232 Zelzate en deze school faxte dit document met datum en handtekening dezelfde dag terug. 1 uitschrijving: Mertens Kevin, stamnr 0200087, rijksregisternr 00021609144, keuze NCZ. Uitgeschreven op 24/12 wegens verhuis naar Wallonië tijdens de kerstvakantie. Aandacht hierbij voor: - Voorzijde: nieuwe inschrijvingen, achterzijde: uitschrijvingen - Bijlage 5 kan ook gebruikt worden voor lln die uitgeschreven worden uit kleuter en ingeschreven in lager. - Leerlingen aan 1,5, de LBV, reden uitschrijving, vermelding PA, - De eindtotalen van de bijlage 5 = de totalen in de zending 1/02! Bij te voegen: Overzichtslijst op 1-02-2011 met aantal leerlingen kleuteronderwijs (53 waarvan 1 aan coëff 1,5), aantal lager onderwijs (235 waarvan 3 aan coëff 1,5), aantal keuzes levensbeschouwelijke vakken (111 KGD, 89 NCZ, 35 Islam) Kopie van melding SV voor Wout Buysse en kopie bewijs aangetekend schrijven Document Min. van Buitenlandse Zaken als identificatiebewijs van Adin Milic Formulier keuze islamitische godsdienst van Adin Milic Kopie van melding SV voor Lien Wauters en gedateerde en ondertekende ontvangstbevestiging Formulier keuze katholieke godsdienst van LienWauters Attest van plaatsing door CBJ voor Lien Wauters   opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers (1) Regelgeving: Omzendbrief BaO/2006/03 Onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers (30/06/2003) Enkel in het gewoon onderwijs, niet in BO Hoe tellen? Per school Per scholengemeenschap Aanvullende gesubsidieerde of gefinancierde lestijden Voor de opvang van (gewezen) anderstalige nieuwkomers Enkel voor gewoon basisonderwijs Toelage voor AN Keuze: via school of via SG. Keuze is volledig schooljaar geldig. 1 school van de SG kan bv wel apart tellen en niet ‘meedoen met telling AN op niveau SG) Voldoende aantal Autonome lagere school) of kleuterschool met 1VP: 4AN Aut KS of aut LS met meerdere VP of basisschool : 6 AN Scholengemeenschap: 12 AN Hertellen mogelijk: Stijging: +4 AN Daling tot <2 AN (school) of tot <4 AN (SG) = stopzetten Vanaf 1 GAN (geen min grens aantal lln) opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers (2) 5 basisvoorwaarden: 5 jaar of ouder Thuistaal of moedertaal niet Nederlands Onvoldoende beheersen van onderwijstaal Maximaal 9 maanden ingeschreven in een Nederlandstalige school Nieuwkomer (max. 1 jaar in België) of attest van verblijf in open asielcentrum + lijst per school en per schooljaar Gewezen anderstalige nieuwkomers: vorig schooljaar onthaalonderwijs genoten Minimum 5 j oud vóór 1/01 van het lopende schooljaar 1 j ononderbroken in België Asielcentrum: enkel de leeftijdsvoorwaarde + attest verblijf Aanvullende lestijden (G)AN worden altijd aan school toegekend! Onthaalonderwijs genoten; ze moeten daarom zelf niet meegeteld hebben! opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Voorbeelden onthaalonderwijs Een school of een SG telt op 1 september 20 AN. Tijdens de maand september worden 4 AN uitgeschreven en 6 nieuwe ingeschreven. De netto aangroei is hier dus 2. Er kan NIET herberekend worden. (20 – 4 + 6 = 22) Voorbeeld 2: Een SG van 4 scholen telt op 1 september 20 AN. Tijdens de maand september worden in school A, 2 AN en in school D, 4 AN uitgeschreven. In school B worden 5 AN ingeschreven en in school C, 7 AN. De netto aangroei is hier dus 6. Er kan dus herberekend worden. (20 – 2 – 4 + 5 + 7 = 26) Rekening houden met NETTO-AANGROEI opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Herberekening in het kleuteronderwijs Instapdagen: 1ste schooldag na de zomervakantie 1ste schooldag na de herfstvakantie 1ste schooldag na de kerstvakantie 1ste schooldag van februari 1ste schooldag na de krokusvakantie 1ste schooldag na de paasvakantie 1ste schooldag na hemelvaartsdag BaO herberekening: 1 exemplaar enkel naar uw schoolbeheerteam Aandacht: niet meer naar uw verificateur! Instapdagen: startdagen voor kleuters die 2,5 j werden. Ze kunnen enkel starten opd eze instapdagen tenzij ze al 3j oud zijn. 1EX naar SBT die de gegevens in een bestand zet, raadpleegbaar voor de verificateur Geen bijlage 5 op die teldag meesturen (vroeger werd die wel meegestuurd op elke teldag, samen met de herberekening) opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Herberekening in het kleuteronderwijs Regelgeving: Omzendbrief BaO/2003/04 Invullen van de BAO-formulieren Enkel in het gewoon onderwijs Enkel indien kleuteraantal op een instapdag > aantal kleuters op de berekeningsdatum lestijdenpakket Opgelet: nieuw omkaderingssysteem Bestaat niet in BO Huidige regelgeving: leerlingenaantal op teldag (meestal 1/02 vorig schooljaar of soms 1/10) vergelijken met kleuteraantal op de instapdag. Indien het aantal kleuters op de instapdag groter is dat het aantal op de teldag, is herberekening mogelijk. Opgelet: Waarschijnlijk wijzigt deze regelgeving vanaf 2012-2013 en zal de school enkel herberekeningen kleuteronderwijs kunnen indienen vanaf de krokusvakantie (dus niet vóór en niet op 1/02) VOORBEELD TONEN ONLINE vanuit excel waarbij foutmeldingen getoond worden opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012

Adressen en contactpersonen uw verificateur www.agodi.be vragen? Oa adressen schoolbeheerteam, werkstation en verificateur Evt per postnr Evt i+instellingsnr, bv i18 opleiding schoolsecretariaten 2011 - 2012