Anemoon project Vernieuwing administratieve informatieverwerking K.U.Leuven

Anemoon project K.U.Leuven HISTORIEK  Rector Prof. A. Oosterlinck (februari 1997): Toekomst administratieve informatieverwerking ?  Werkgroep o.l.v. Prof. G. Dedene: Diagnose problemen + oplossingsscenario’s  Vice-Rector G. Langouche (april 1997) Opdracht LUDIT-raad=concreet beleidsvoorstel !  LUDIT-raad * 5 adviezen -> GeBu

Anemoon project K.U.Leuven LUDIT-RAAD * -> GEBU  20 oktober 1997 = voorstel nieuwe organisatie  17 november 1997 = voorstel nieuwe software-basis  3 februari 1998 = advies keuze software pakket  16 maart 1998 = advies keuze databankbeheerssysteem  6 april 1998 = advies keuze implementatiepartner

Anemoon project K.U.Leuven BESTAANDE SYSTEMEN Gebruikers centrale diensten (Algemeen Beheer, Rectoraat) Gebruikers Faculteiten, Departementen, Afdelingen,... Mainframe technologie Gebruiksvriendelijk Flexibel Integratie Toegang Jaar 2000 Euro AIV AZ OO CR SI OC FS ES PS LW OG rimses proms fibas enz... ?!

Anemoon project K.U.Leuven NIEUWE ORGANISATIE (GeBu 20 okt 1997) architectuurcel studenten architectuurcel onderwijs architectuurcel onderzoek architectuurcel financiën architectuurcel logistiek en TD architectuurcel personeel Informatie architect studenten Informatie architect onderwijs Informatie architect onderzoek Informatie architect financiën Informatie architect logistiek en TD Informatie architect personeel Studentenbeleid Onderwijsbeleid Onderzoeksbeleid Algemeen beheer Rectorale diensten AIV domeinverantwoorde -lijke studenten domeinverantwoorde -lijke onderwijs domeinverantwoorde -lijke onderzoek domeinverantwoorde -lijke financiën domeinverantwoorde -lijke logistiek en TD domeinverantwoorde -lijke personeel Coördinatie overleg

Anemoon project K.U.Leuven ARCHITECTUURCEL FINANCIEN F. Gilliard B. De Bruyn F. Veuchelen Prof. V. Goedseels - Algemeen beheer W. Brams - Financieel Beleid F. Verhoeven - Boekhouding K. Vanlerberghe - Begroting M. Van Loock - Onderzoekscoördinatie W. Dehandschutter - Studie en Planning R. Biesmans - Interne Auditcel A. Placlet - K.U.Leuven R&D V. Braecke Prof. R. Govaerts M. Dekoninck - Adm. secr. ETEW M. Merchiers - Dept. beh. Geneeskunde Voorzitter Informatiearchitect (=Secretaris) AIV-domeinverantwoordelijke Vertegenwoordigers centrale administratie Campus Kortrijk Vertegenwoordigers decentrale eenheden

Anemoon project K.U.Leuven NIEUWE SOFTWARE BASIS SOFTWARE ONDERWIJS LOGIST. EN TD FINANCIEN PERSONEEL ONDERZOEK STUDENTEN DATA  Geïntegreerd software-pakket  Client-server architectuur  Uniform databankbeheer

Anemoon project K.U.Leuven PLANNING Financiën Personeel Logistiek -TD Studenten, Onderwijs en onderzoek

Anemoon project K.U.Leuven Software pakket Extern personeel Training Systee m softwar e Hardware BUDGET = 210 MBEF

Anemoon project K.U.Leuven KEUZES  Mainframe -> Client-server architectuur  Geïntegreerd software-pakket = SAP R/3  Uniform databankbeheer = ORACLE  Implementatiepartner Financiën en personeel = CIMAD + COI + ARGUS

Anemoon project K.U.Leuven KRIJTLIJNEN ANEMOON PROJECT   DOELSTELLINGENMIDDELENORGANISATIEPROJECTPLAN

Anemoon project K.U.Leuven Stroomlijnen processen DOELSTELLINGEN - PROCESSEN PRODUCTIVITEIT Efficiëntie (optimaal middelengebruik) Effectiviteit (doeltreffendheid) KWALITEIT Tijd (tijdig, voorspelbaar) Nauwkeurigheid (juist, accuraat, consistent) Klantgericht (service, transparantie)

Anemoon project K.U.Leuven DOELSTELLINGEN - GEBRUIKERS  Administratie Basistoepassingen voor de centrale en decentrale administraties  Occasionele gebruikers Self-service toepassingen voor elk profiel binnen en buiten de Campusgemeenschap  Management Beleidsondersteunende toepassingen voor de centrale en decentrale beleidsverant- woordelijken

Anemoon project K.U.Leuven DOELSTELLINGEN - TOEPASSINGEN FINANCIËN PERSONEEL ONDERWIJS INTEGRATIE LOGISTIEK & TD STUDENTEN ONDERZOEK Procesondersteuning door workflow Self-service via inter- en intranet Integratie met desktop Integratie met EIS, DW, OLAP Probleemloos jaar 2000 Vlotte overgang EURO Gebruiksvriendelijke interactie Autorisatie gebaseerd op single logon

Anemoon project K.U.Leuven EVALUATIE DOELSTELLINGEN Doelstellingen Anemoon Detaildoelstellingen per project PROJECT Bestaande situatie t.o.v. DS Nieuwe situatie t.o.v. DS

Anemoon project K.U.Leuven PROJECTMIDDELEN - MENSEN MANAGEMENT INFORMATIE-ARCHITECTEN EN ARCHITECTUURCELLEN SLEUTELGEBRUIKERS INFORMATICI EXTERNE EXPERTEN

Anemoon project K.U.Leuven TRAINING PROJECTMEDEWERKERS PROJECT Projectmedewerkers Sleutelgebruikers Informatie architecten informatici Eerste maal SAP trainers Dan interne trainers Uitgebreide en brede SAP kennis opbouwen Eindgebruikers KUL processen KUL SAP

Anemoon project K.U.Leuven PROJECTMIDDELEN - INFRASTRUCTUUR ANEMOON HOOFDKWARTIER Tijdelijke ruimte voor projectgroepen GEEN NIEUWE PC’S SAP ondersteunt breed gamma clients

Anemoon project K.U.Leuven PROJECTORGANISATIE Rector Rectorale diensten Algemeen beheer Studentenbeleid Campus Kortrijk Interfacultaire instituten Biomedische Exacte Onderwijsbeleid Onderzoeksbeleid Humane   

Anemoon project K.U.Leuven Stuurgroep Projectgroep Werkgroepen … Sponsor Architectuurcel Projectadministratie X-functionele werkgroepen PROJECTORGANIGRAM Coördinatie cel Kerngroep

Anemoon project K.U.Leuven DE STUURGROEP

Anemoon project K.U.Leuven Projectgroep Architectuurcel Kerngroep Stuurgroep Gebu GARANTIE SNELLE BESLISSINGEN !

Anemoon project K.U.Leuven COMMUNICATIE NAAR DE ORGANISATIE COMMUNICATIEPLAN UITBOUWEN ! Geregeld publicaties in Campuskrant Forums op geregelde tijdstippen Uitbouwen van een website Jaarverslag project maken Eindgebruikersopleidingen organiseren en ????? Abstract Algemeen Concreet Detail PROJECT

Anemoon project K.U.Leuven PLANNING - FASERING Decentrale uitrol Functionele fasering processen TIJD processen TIJD processen TIJD processen

Anemoon project K.U.Leuven PLANNING - IQ-CAMPUS SAP VOOR UNIVERSITEITEN K.U.Leuven coöperatie partner EVALUATIEPUNT IN SEPTEMBER IQ-CAMPUS

Anemoon project K.U.Leuven VRAGEN