Anemoon project K.U.Leuven Anemoon project FORUM 13 december

Anemoon project K.U.Leuven PROGRAMMA Voorwoord Toepassingen voor het beleid: pilootproject SAP Business Warehouse Toepassingen voor occasioneel gebruik: pilootproject SAP Workplace Verdere stappen binnen het personeelsdomein Enquête ‘financiën en aankoop’ Koffiepauze Mogelijkheid tot het stellen van vragen

Anemoon project K.U.Leuven Anemoon project Pilootproject SAP Business Warehouse

Anemoon project K.U.Leuven DOELSTELLINGEN ANEMOON GEBRUIKERS ADMINISTRATIE Basistoepassingen voor de centrale en decentrale administraties IEDEREEN Self-service toepassingen voor elk profiel (intern en/of extern) MANAGEMENT Centrale en decentrale beleidsondersteunende toepassingen

Anemoon project K.U.Leuven Situering Aankoop- proces Factuur- controle Selectie- procedure Rapporten Boordtabellen Analyses

Anemoon project K.U.Leuven Operationele rapportering DATABANKEN DETAIL GENORMALISEERD BEPERKTE HISTORIEK READ, CREATE, UPDATE, DELETE TRANSACTIONELE VERWERKING Gericht op de dagelijkse operaties van een bedrijf WERKNEMER Wat ?

Anemoon project K.U.Leuven Business Intelligence GEGEVENS Gericht op de analyse van het bedrijfsbeheer STRA- TEGISCH OPERATIONEEL TACTISCH INFORMATIE DETAIL EN/OF GEAGGREGEERD GENORMALISEERD EN/OF GEDENORMALISEERD ACTUEEL EN HISTORIEK ALLEEN LEZEN SET-GEORIENTEERDE VERWERKING Wat ?

Anemoon project K.U.Leuven Doelgroepen Knowledge Workers Executives Managers/Professionals Ease of use Strategic Data depth User control Data breadth Tactical Analytical complexity Customization Bron: GartnerGroup Voor wie ?

Anemoon project K.U.Leuven Business Intelligence met SAP R/3 ?? SAP R/3 Transactioneel systeem: gericht op gegevensinvoer verwerken van groot volume van eenvoudige transacties statische applicaties automatiseert routine Noden BI-omgeving Business Intelligence Systeem: gericht op gegevensuitvoer verwerken van kleine hoeveelheid van complexe vragen dynamische applicaties stimuleert creativiteit Hoe ?

Anemoon project K.U.Leuven Data Warehouse SAP R/3 System MVS (IMS, DB2,..) RDBMS Extern Extractie Transformatie MetadataManager Scheduler Loader Information Database (Data Warehouse) Metadata EIS Query RAD Exploitatie OLAP Data Mining Data Mart DSS Visualise Hoe ?

Anemoon project K.U.Leuven BI-oplossing: BW Business content    Integratie workplace Ms Excel gekend Pilootproject BW OLAP-bevraging Hoe ?

Anemoon project K.U.Leuven BI-oplossing: SAS softwareDatabase SAP/R3 RDBMS Legacy SAS Extern al ExtractTransformLoadScheduleManage Metadata ManagementOrganisation Exploitation Web EIS Visualis e DSS Data Mining Query OLAP SAS/ACCESSproducten Baseproduct SAS/WarehouseAdministrator SAS/EISSAS/MDDB SAS Data Miner SAS/Intranet SAS/AF SAS/EIS SAS Query tool SAS Enterprise reporter Data Warehouse in SAS SAS gekend (sterke gebruikers kunnen eigen programma’s en applicaties maken) transparante toegang tot veel DBMS brede waaier exploitatiemogelijkheden (statistiek, applicatieontwikkeling, …) Hoe ?

Anemoon project K.U.Leuven BI-oplossingen: BW en SAS ? SAP R/3 System MVS (IMS, DB2,..) RDBMS Extern SAS/ACCESS SAP SAS/ACCESS DB2 SAS/ACCESS PC fi Base SAS Metadata SAS-databank BW templates Externe extractors ABAP SAS/ACCESS SAP BW-databank Metadata Metadata DSS EIS OLAP Data Mining Query Simulatie Statistiek OLAP Query Hoe ?

Anemoon project K.U.Leuven Pilootproject BW : financiële rapporteringFI-FMPSHR Detailgegevens Extractors InfoKubus Budgetten Verbintenissen Inkomsten Uitgaven OLAP-rapporten op InfoKubussen Drill through tot detailgegevens Drill through tot transacties CWIS

Anemoon project K.U.Leuven Beleidsinformatie: boordtabellen

Anemoon project K.U.Leuven Beleidsinformatie: eigen fin. informatie

Anemoon project K.U.Leuven Beleidsinformatie: tijdsevolutie

Anemoon project K.U.Leuven Samenstellen van BW-queries

Anemoon project K.U.Leuven Informatie voor decentraal beleid

Anemoon project K.U.Leuven Kredieten: Budgetten

Anemoon project K.U.Leuven Kredieten: Obligo en Werkelijk

Anemoon project K.U.Leuven Drill-through naar andere BW rapporten

Anemoon project K.U.Leuven Drill-through naar R/3 gegevens

Anemoon project K.U.Leuven

Anemoon project Pilootproject SAP workplace

Anemoon project K.U.Leuven okt-decjan-maaapr-junjul-sep okt-dec PLANNING ? INWERKEN PROJECT- MEDEWERKERS VOORSTUDIE CONTRACT OK PRESENTATIE BEVINDINGEN TOT NU TOE VERWACHTINGEN GROOT COMMUNICATIE NODIG SYSTEEM INSTALLATIE

Anemoon project K.U.Leuven SAP WORKPLACE (INTERNET) TOEGANG TOT BASISSYSTEMEN SPECIALE INTUITIEVE TOEPASSINGEN VOOR OCCASIONEEL GEBRUIK ANDERE ? KLEINE TOEPASSINGEN DIE INFORMATIE TOT BIJ GEBRUIKER BRENGEN RAAMWERK TOEGANG VIA WEB Workplace Internet Portal UNIEK TOEGANGSPUNT

Anemoon project K.U.Leuven RAAMWERK TOEGANG VIA WEB Workplace Internet Portal UNIEK TOEGANGSPUNT Unieke vertrekbasis Single-logon Gepersonaliseerd Rollen Eigen instellingen Gebruikers Rollen Autorisaties koppeling Design K.U.Leuven portal

Anemoon project K.U.Leuven Unieke vertrekbasis Single-logon Gepersonaliseerd Rollen Eigen instellingen Gebruikers Rollen autorisaties koppeling Design K.U.Leuven portal RAAMWERK TOEGANG VIA WEB Workplace Internet Portal UNIEK TOEGANGSPUNT Alle SAP systemen onderbrengen in 1 cluster van systemen die elkaar vertrouwen. Wat met ANDERE ? Op basis van herkenning wie aanlogt alleen tonen wat relevant is Ieder persoon kan eigen werkplek aanpassen en uitbreiden Opzetten van ‘globaal gebruikersbeheer’ (gebruikers, rollen-autorisaties, koppeling) Automatische distributie naar alle componentsystemen Overname van wat reeds bestaat in componentsystemen Organisatie onderhoud Koppeling met organisatorische structuur en functies in HR Aanpassing design van de workplace ICTS RAAD ADVISEERT

Anemoon project K.U.Leuven SAP WORKPLACE (INTERNET) TOEGANG TOT BASISSYSTEMEN SPECIALE INTUITIEVE TOEPASSINGEN VOOR OCCASIONEEL GEBRUIK ANDERE ? KLEINE TOEPASSINGEN DIE INFORMATIE TOT BIJ GEBRUIKER BRENGEN RAAMWERK TOEGANG VIA WEB Workplace Internet Portal UNIEK TOEGANGSPUNT

Anemoon project K.U.Leuven (INTERNET) TOEGANG TOT BASISSYSTEMEN Vervanging/alternatief voor toegang tot basis via SAPGUI Strategie overgang ? BROWSER = BROWSER Niet transparant !! Reeds operationele stukken ? Nieuwe stukken ? (BIW, personeel) Bepaalde stukken functionaliteit ? Performantie ? Gebruikers zelf laten kiezen ? Streefdoel blijft: Iedereen via deze weg ! Geen client installatie meer ! Niet 100% foutloos !! Ontluizen Vanuit workplace SAPGUI starten ?

Anemoon project K.U.Leuven SAP WORKPLACE (INTERNET) TOEGANG TOT BASISSYSTEMEN SPECIALE INTUITIEVE TOEPASSINGEN VOOR OCCASIONEEL GEBRUIK ANDERE ? KLEINE TOEPASSINGEN DIE INFORMATIE TOT BIJ GEBRUIKER BRENGEN RAAMWERK TOEGANG VIA WEB Workplace Internet Portal UNIEK TOEGANGSPUNT

Anemoon project K.U.Leuven SPECIALE INTUITIEVE TOEPASSINGEN VOOR OCCASIONEEL GEBRUIK

Anemoon project K.U.Leuven SPECIALE INTUITIEVE TOEPASSINGEN VOOR OCCASIONEEL GEBRUIK

Anemoon project K.U.Leuven SPECIALE INTUITIEVE TOEPASSINGEN VOOR OCCASIONEEL GEBRUIK

Anemoon project K.U.Leuven KLEINE TOEPASSINGEN DIE INFORMATIE TOT BIJ GEBRUIKER BRENGEN Verjaardagslijstje Workflow inbox Bedrijfskalender Belangrijke informatie tot bij gebruiker brengen …...

Anemoon project K.U.Leuven Kleine 1-scherm toepassingen KLEINE TOEPASSINGEN DIE INFORMATIE TOT BIJ GEBRUIKER BRENGEN Overzicht rest verlof Opzoeken telefoonnummer …...

Anemoon project K.U.Leuven Bedragen omzetten in andere munteenheid Internationale klok Omzetten eenheidsmaten Rekenmachientje Kleine toepassingen van algemeen nut KLEINE TOEPASSINGEN DIE INFORMATIE TOT BIJ GEBRUIKER BRENGEN …...

Anemoon project K.U.Leuven Diensten van algemeen nut aangeboden door derden KLEINE TOEPASSINGEN DIE INFORMATIE TOT BIJ GEBRUIKER BRENGEN Woordenboek Wegbeschrijving …...

Anemoon project K.U.Leuven SPECIALE INTUITIEVE TOEPASSINGEN VOOR OCCASIONEEL GEBRUIK Standaardaanbod direct bruikbaar ? Aanbod: - Interessant momenteel is ‘zelfbediening personeel’ - Later (na bijhorende basis operationeel) ook nog: ‘bestellen uit magazijn’, ‘registratie aan-/afwezigheid’, ‘indienen onkosten en opvolgen reiskosten’,... Gebaseerd op standaard, niet op K.U.Leuven situatie Bijvoorbeeld: wij gebruiken bepaalde velden niet, we hebben eigen informatie- elementen toegevoegd, … Sluit werkwijze aan bij wat de K.U.Leuven wil ? Niet 100% foutvrij Eigen ontwikkeling ? Enkele voorbeelden: Eenvoudige rapportering voor kredietbeheerders, onderhoud nevenactiviteiten door elk individu, …. SAP zit zelf in een transitie voor wat betreft de ontwikkelingsstrategie voor dit soort toepassingen ? K.U.Leuven strategie bepalen ! KLEINE TOEPASSINGEN DIE INFORMATIE TOT BIJ GEBRUIKER BRENGEN

Anemoon project K.U.Leuven ALGEMENE AANDACHTSPUNTEN Ondersteuning releases van browsers Nu versie Enkel Internet Explorer 5.0 Vanaf versie 2.11 (wordt eerstdaags geïnstalleerd aan de K.U.Leuven) - Internet Explorer 5 en hoger (patch nodig voor 5.5 ?) - Netscape 6 vanaf einde eerste kwartaal 2001 IXOS (gebruikt voor beeld facturen) via het web NU mogelijk maar niet officieel ondersteund met huidige release (toch installatie) Maart 2001 release 4.2 met integratie in de workplace (niet langer installatie) ‘Iedereen of niemand operatie’ Printen vanuit de browser Printen naar lokale printer blijkt probleem Wel mogelijk om PDF aan te maken en die af te drukken (kan meteen ook in mail)

Anemoon project K.U.Leuven okt-decjan-maaapr-junjul-sep okt-dec PLANNING ? Nog meer informatie nodig INWERKEN PROJECT- MEDEWERKERS PROJECT WORKPLACE VOOR PERSONEEL ? VOORSTUDIE VOORSTUDIE VERDERZETTEN ! UPGRADE NAAR 2.11 UITBREIDING TEAM ? CONTRACT OK STRATEGIE PERSONEEL ? INSTALLATIE UNIX SYSTEEM INSTALLATIE VOORBEREIDING PROJECT STRATEGIE STUDENTEN ? ICTS RAADADVISEERT CONTINU VERDER UITBREIDEN

Anemoon project K.U.Leuven DOELSTELLINGEN ANEMOON GEBRUIKERS ADMINISTRATIE Basistoepassingen voor de centrale en decentrale administraties IEDEREEN Self-service toepassingen voor elk profiel (intern en/of extern) MANAGEMENT Centrale en decentrale beleidsondersteunende toepassingen

Anemoon project K.U.Leuven Anemoon project Verdere stappen binnen het personeelsdomein

Anemoon project K.U.Leuven WAT IS REEDS OPERATIONEEL ?  Organisatiestructuur, o.a. - organisatorische eenheden - onderlinge verhouding tussen org. eenheden - formatieplaatsen + personen met link naar CWIS  Werving en selectie (academisch personeel)  Personeelsadministratie (AP, ATP, BIO), o.a. - identificatiegegevens - familiegegevens - studiegegevens - interne communicatiegegevens - info vorige werkgevers - loopbaan binnen K.U.Leuven - kwalificaties - nevenactiviteiten - wetenschappelijke prijzen en -onderscheidingen - verzekeringen - werkadressen  Toegang voor faculteiten

Anemoon project K.U.Leuven Planning 2001  Tijdsregistratie  Werving en selectie (ATP)  Personeelsbeheerscellen Jobdienst, DOC en LRD  Loonberekening  Verdere decentrale uitrol WAT VOLGT NOG ?

Anemoon project K.U.Leuven okt-decjan-maaapr-junjul-sep okt-dec TIJDSREGISTRATIE 01/01/2001: TIJDSREGISTRATIE - K.U.Leuven - kalender - individueel uurrooster - aanwezigheden (normale, overuren, nachturen, …) - afwezigheden (ziektes, verloven, …) - quota (verloven, bestaanszekerheid, …)

Anemoon project K.U.Leuven okt-decjan-maaapr-junjul-sep okt-dec WERVING EN SELECTIE VOOR ATP 01/02/2001: WERVING EN SELECTIE ATP - formatieplaats open verklaren - vacature - kandidaten administratie - voorstel tot benoeming of aanstelling - overdracht naar actief personeel

Anemoon project K.U.Leuven okt-decjan-maaapr-junjul-sep okt-dec LRD DOC Personeel via LRD BOF Aanwerving t.e.m. statutaire bepaling Volledige personeelsadministratie BIO Niet EU bursalen AP ATP Academische pers. Adm./techn. pers. PERSONEELSBEHEERSCELLEN JOBDIENST Jobstudenten

Anemoon project K.U.Leuven LOONBEREKENING okt-decjan-maaapr-junjul-sep okt-dec Euro conversie operationel e loon- berekening Euro 01/07/2001: LOONBEREKENING - het toekennen van vergoedingen en uitvoeren van afhoudingen - de berekening van het brutoloon naar een nettoloon - de berekening van vakantiegeld en eindejaarspremie - uitbetaling van de lonen - afdrukken van de loonbon - aangiften RSZ (rijkssociale zekerheid) en bedrijfsvoorheffing (belastingen) - overbrengen van de nodige gegevens naar bank en boekhouding... Prototype normale berekening Prototype incl. meerdere contracten Individuele testen Parallel run operationel e loon- berekening BEF Aanbrengen verfijningen o.a. meerdere contracten OK?

Anemoon project K.U.Leuven DECENTRALE UITROL okt-decjan-maaapr-junjul-sep okt-dec Voorbereiding verdere decentrale uitrol In orde brengen organisatorische verankering personeel Draaiboeken maken Specifieke rapporten maken Opleidingen organiseren... FACULTEITEN DIENSTEN DEPARTEMENTE N AFDELINGEN... Via SAPGUI Via WEBGUI ? Strategie gebruik Workplace/WEBGUI VROEGER Organisatorische verankering = financiële verankering NU Onderscheid tussen beide KAN Ook relatie mogelijk ‘doet onderzoek bij’ MAAR Nog niet effectief gebruikt Organisatie bevraging (via decanen) WANT Een eenheid krijgt maar gegevens over personeel dat effectief aan die eenheid verankerd is

Anemoon project K.U.Leuven Anemoon project Enquête financiën en aankoop

Anemoon project K.U.Leuven > ….niet alleen aantallen en waardes ! Enquête decentrale gebruikers Aankoop en Financiën

Anemoon project K.U.Leuven  de tevredenheid van de decentrale gebruikers meten  inzicht verschaffen in het gebruik van SAP  de knelpunten objectiveren en kwantificeren  oproepen om suggesties en voorstellen ter verbetering te formuleren Enquête decentrale gebruikers De doelstellingen

Anemoon project K.U.Leuven functionaliteit ? vorming? begeleiding? toekomst ? systemen? Enquête decentrale gebruikers Welke onderwerpen?

Anemoon project K.U.Leuven Situatie? Appreciatie? Suggesties? Enquête decentrale gebruikers Wat willen we weten?

Anemoon project K.U.Leuven Informatie over uw gebruik van SAP Enquêteformulier invullen (anoniem) Terugkoppelen van de resultaten januari - februari Enquête decentrale gebruikers Aanpak

Anemoon project K.U.Leuven Anemoon project Pauze Vragen ?