Digitale documenten beheren en bewaren, nu en in de toekomst Infonamiddag KADOC-KU Leuven KADOC-KU Leuven 22 november 2012

Digitale documenten beheren en bewaren, nu en in de toekomst 1 + 1 = 3 Samenwerking archiefvormer-archiefinstelling inzake digitaal archief Godfried Kwanten KADOC-KU Leuven 22 november 2012

1. Welkom Vertrouwde bewaargevers van papieren documenten Afkomstig uit diverse milieus: Guimardstraat, Wetstraat, Minderbroedersstraat….. 3

2. Probleemstelling Van papieren/analoog archief naar digitaal archief De archiefvormer in de problemen De bewaarinstelling in de problemen Leemten in het onderzoeksmateriaal 4

3. Samenwerking als uitkomst Inspanningen van archiefvormer en bewaarinstelling Een win-win-situatie: meerwaarde door samenwerking 5

4. Digitale archiefvorming Ingrijpen van in het prille begin Wat, waar en hoe bewaren van digitale documenten Toelichting door Katrien Weyns 6

5. De KADOC-aanpak Investeren in systemen: LIAS Investeren in mensen: archiefconsulenten Bandwerk versus maatwerk Het prijskaartje Toelichting door Luc Schokkaert 7

Digitale documenten beheren en bewaren, nu en in de toekomst Digitaal archiefbeheer ter plaatse Katrien Weyns KADOC-KU Leuven 22 november 2012

KADOC-KU Leuven 22 november 2012 Problemen langetermijnbewaring Hoe kan u bijdragen? Wat kan KADOC voor u betekenen? Hoe digitale archieven overdragen? KADOC-KU Leuven 22 november 2012

Troubles in digital paradise Authenticiteit en integriteit van stukken Kan een document ongeoorloofd aangepast worden? Is het wat het beweerd te zijn? Vindbaar Tagging en full text search voldoende? Leesbaar Kan de inhoud over 10 jaar nog gelezen worden? Wat moet bewaard blijven: data, output, gehele applicatie? Basiseigenschappen waar men rekening moet mee houden bij langetermijnbewaring KADOC-KU Leuven 22 november 2012

Troubles in digital paradise Keuze in het heden heeft gevolgen voor uw verleden LIAS ontwikkeld voor langetermijnbewaring (lees: eeuwige bewaring van essentiële onderdelen) Voorverwerken documenten (selectie, ordening, metadata, controle bestanden) Inladen bestanden en omzetten samen met metadata Beschrijven om terug te vinden (integratie papieren archief) Ter beschikking zetten (mits toelating) Keuze van formaat: meer kans om later nog gelezen te kunnen worden Keuze bewaring in cloud: waar staat het? Kan ik het migreren? Lias geen wonderoplossing, wel verwerking en monitoring. KADOC-KU Leuven 22 november 2012

KADOC-KU Leuven 22 november 2012 Troubles in paradise Lias geen wondermiddel, als stuk niet gelezen of omgezet kan worden of naast 1 miljoen andere documenten staat, dan bestaat de kans dat dit niet bewaard blijft of teruggevonden wordt.  Daarom vooraf al inspelen op latere bewaring. Zo ook kosten besparen (verwerkingskost) KADOC-KU Leuven 22 november 2012

Wat kan een archiefvormer doen? Waarom? Gedegen archiefbeheer ter plaatse Functionele structuur Metadata Systeemdocumentatie Selectie KADOC-KU Leuven 22 november 2012

Wat kan een archiefvormer doen? Centrale functionele structuur Hiërarchisch volgens functies, taken en activiteiten (van de organisatie) Stabiel Doorzoekbaar Vermijden dubbele bewaring Samenwerking KADOC-KU Leuven 22 november 2012

KADOC-KU Leuven 22 november 2012

KADOC-KU Leuven 22 november 2012 Basis eventueel voor documentmanagementsysteem KADOC-KU Leuven 22 november 2012

Wat kan een archiefvormer doen? Metadata Datum, type document, auteur, behoort tot Bestandsnaam of bijkomende data Systeemdocumentatie Functioneel: doel, gebruik, lay-out Technisch: relaties, onderdelen, formaten, extractie KADOC-KU Leuven 22 november 2012

Wat kan een archiefvormer doen? Selectie Verwijderen van niet over te dragen stukken Bv. facturen, briefwisseling betreffende reservatie zaal, dubbelen, … Documenten die met zekerheid elders bewaard worden en niet meer gebruikt worden Bv. reeksen vergaderverslagen van externe organen waarin men zetelt KADOC-KU Leuven 22 november 2012

KADOC-KU Leuven 22 november 2012 Beperken van fotomateriaal: slechte opnamen, steeds hetzelfde, … enkel kern nodig met noodzakelijke metadata Archiefvormer kan dus heel wat doen in de dynamische fase wat voordelen oplevert voor henzelf als voor latere archivering. Mede om een kwaliteitsvol kwaliteitsvol archief over te dragen worden daarom voorwaarden gesteld bij overdracht… KADOC-KU Leuven 22 november 2012

Wat kan een archiefvormer doen? Voorwaarden overdracht overzichtelijke en begrijpelijke mappenstructuur over te dragen documenten zijn gebundeld beveiligingen en paswoorden verwijderen mapping bij applicatie selectie in overleg gebruik kopieer- en hashtool bij overdracht ruimte voor toekomstige verbetering aantal bytes doorgegeven KADOC-KU Leuven 22 november 2012

KADOC-KU Leuven 22 november 2012 Meerkosten voor bijkomende inspanningen voor de ordening zullen doorgerekend worden. KADOC-KU Leuven 22 november 2012

Ondersteuning KADOC-KU Leuven Zelf aan de slag: handleiding ter beschikking Digitaliseren? Ordenen Keuze bestandsformaat Keuze bewaarplaats Opmaak bestandsnaam E-mails Websites Foto’s KADOC-KU Leuven 22 november 2012

Ondersteuning KADOC-KU Leuven Vorming medewerkers Archief: wat en waarom? Aandachtspunten bij aanmaak en opslag digitale documenten. Relatie analoge en digitale stukken E-mails bewaren Richtlijnen op maat van bestaande situatie KADOC-KU Leuven 22 november 2012

Ondersteuning KADOC-KU Leuven Adviesverlening Feedback opgebouwde structuur en werking Feedback bij ontwerp DMS of CMS (opname toekomstgericht archiveringsstandpunt in ontwerp) Advies inzake selectie (opmaak selectielijst of raad bij twijfel) Advies bij opstart verbetertraject KADOC-KU Leuven 22 november 2012

Ondersteuning KADOC-KU Leuven Meer uitvoerige projectmatige aanpak Grondige analyse bestaande documentmanagement via interviews en onderzoek documentflow Matchen verbeterpunten en mogelijkheden i.s.m. werkvloer Implementatie en begeleiding oplossingen i.s.m. beschikbare diensten bv. ICT KADOC-KU Leuven 22 november 2012

Ondersteuning KADOC-KU Leuven Meer uitvoerige projectmatige aanpak Archivaris aangeworven door organisatie of door KADOC voor bepaalde periode Begeleiding vanuit KADOC KADOC-KU Leuven 22 november 2012

Ondersteuning KADOC-KU Leuven Minimale tussenkomst Begeleiding archivaris ter plaatse Vzw Lijvige organisatie Voorbeeld Foyer tot ACV noemen? KADOC-KU Leuven 22 november 2012

Overdracht digitale bestanden Mappenstructuur met bestanden Via externe harde schijf, ftps, CD-rom, USB, … Bestanden en metadata in informatiesysteem Via eenmalige overdracht bv. XML Automatische harvest bestanden en metadata KADOC-KU Leuven 22 november 2012

Overdracht digitale bestanden Enkel niet meer (regelmatig) gebruikte documenten Periodiciteit In blokken, bv. per 5 jaar. Rekening houdende met leesbaarheid documenten Stukken verwijderen uit moedersysteem Na verwerking (o.a. selectie) steeds raadpleegbaar na login via www.lias.be KADOC-KU Leuven 22 november 2012

Overdracht digitale bestanden Neem contact op met: Godfried Kwanten (afdelingshoofd Archief) godfried.kwanten@kadoc.kuleuven.be 016/32 35 00 (KADOC centraal) Katrien Weyns katrien.weyns@kadoc.kuleuven.be KADOC-KU Leuven 22 november 2012

Digitale documenten beheren en bewaren, nu en in de toekomst LIAS, oplossing voor lange-termijnbewaring Luc Schokkaert KADOC-KU Leuven 22 november 2012 31

LIAS Waarom? Oplossingen Prijs Overdracht Bewaring Beschrijving & beheer Toegang Prijs Digital born Gedigitaliseerd 32

OAIS EAD JHOVE XML ISAD(G) ingest data management metadata METS OAI PID manifestations SIP mirroring Premis Dublin Core ISAAR(CPF) AIP NAS 33

WAAROM? KADOC neemt beheer waar van archieven van bewaargevers van zijn erfgoedgemeenschap Bewaargever draagt archieven over KADOC neemt ze aan KADOC slaat ze op en bewaart ze voor de toekomst KADOC maakt ze toegankelijk voor bewaargevers én onderzoekers 34

WAAROM? Sinds zijn oprichting ondersteunt KADOC daarvoor de nodige werkprocessen Ondersteuning gericht op papier, op de analoge wereld 35

WAAROM? Nieuwe realiteit van de digitale wereld vraagt om nieuwe oplossingen en aangepaste werkprocessen 36

WAAROM? Nood van archiefinstellingen KU Leuven Geautomatiseerd beschrijven van archieven Opslaan en preserveren van digitale objecten (gedigitaliseerd en digital born) Leuvens Integraal Archiveringssysteem Samenwerkingsverband aan KU Leuven tussen technische partners, inhoudsleveranciers, experten, investeerders 37

OPLOSSINGEN LIAS biedt onder meer een oplossing voor: Overdracht van digitale bestanden naar het digitaal depot Opslag, lange-termijnbewaring en preservatie digitale bestanden Beschrijving en beheer van papieren en digitale archieven Toegang tot de archiefbeschrijvingen en de digitale bestanden 38

Overdracht LIAS biedt onder meer een oplossing voor: Overdracht van digitale bestanden naar het digitaal depot Opslag, lange-termijnbewaring en preservatie digitale bestanden Beschrijving en beheer van papieren en digitale archieven Toegang tot de archiefbeschrijvingen en de digitale bestanden 39

Overdracht Archiefvormer Archivaris Digitaal depot Verwerking door de archivaris Archiefvormer Archivaris Digitaal depot

Overdracht Intake gesprek door consulent > afspraken over Selectie Naamgeving Mappenstructuur (volgens organisatiestructuur) Aard van de documenten Toegankelijkheid Model van overdracht Beschrijvingen die door organisatie worden doorgegeven (indien nodig) gesprek tussen informatici Import gegevens uit documentmanagementsystemen

Overdracht Overdracht van digitale bestanden via harde schijf of via een beveiligd protocol over internet Vastleggen bestaande mappenstructuur

Overdracht Voorbereidende handelingen uitgevoerd door de archivaris Rudimentaire verwerking door de archivaris (structuur; ordening; selectie; controle bestaande beschrijvingen) Bepaling hoe de bestanden moeten worden opgeslagen in het depot (hoeveel en welke vormen?) Vastleggen toegangsrechten

Overdracht Van zodra archivaris met de rudimentaire verwerking klaar is, wordt automatische ingestprocedure gestart

Overdracht Controle op virussen Systeem aanvaardt geen documenten die geïnfecteerd zijn met computervirussen

Overdracht Toekennen unieke sleutel Elk document kan op die manier steeds eenduidig worden geïdentificeerd

Overdracht Creatie manifestaties Van elk document worden afgeleide consultatiekopieën gemaakt Voor raadpleging (bv. thumbnails, watermerk) Om leesbaarheid te garanderen (origineel als archief)

Overdracht Consultatiekopieën Originele documenten Archiefkopieën 48

Overdracht Berekening hash code om later authenticiteit vast te stellen verificatiecode

Overdracht Extractie technische metadata Soort document

Overdracht Toekennen toegangsrechten Wie heeft toegang tot het document? Autorisaties

Bewaring LIAS biedt onder meer een oplossing voor: Overdracht van digitale bestanden naar het digitaal depot Opslag, lange-termijnbewaring en preservatie digitale bestanden Beschrijving en beheer van papieren en digitale archieven Toegang tot de archiefbeschrijvingen en de digitale bestanden 52

Bewaring KADOC investeert in depots om archieven te stockeren en te bewaren voor toekomstig onderzoek! Voor papieren archieven, maar ook voor digitale archieven 53

Bewaring Papieren archief 54

Bewaring Digitaal archief 55

Bewaring Opslag digitale objecten Beveiligd Veilig Enkel toegang voor mensen die toegang mogen hebben Veilig Reservekopie of backup Schaduwsysteem op een tweede omgeving 56

Bewaring Opslag: centrale opslaginfrastructuur ICTS KU Leuven KU Leuven = stabiele en veilige institutionele context (“huis van vertrouwen”) operationeel beheer uitgevoerd door ICTS KU Leuven (monitoring, onderhoud, vernieuwing infrastructuur) 57

Bewaring + Bewaring is niet voldoende !!! Hoe zorgen wij ervoor dat documenten leesbaar blijven?

Bewaring + LIAS biedt een workflow voor preservatie: Inschatten risico’s: identificeren van documenten die niet meer leesbaar dreigen te worden en die actie vereisen om ze te preserveren voor de toekomst

Bewaring + LIAS biedt een workflow voor preservatie: Test bed: hulpmiddel om preservatie acties op bedreigde digitale documenten uit te testen en om te bepalen welke actie het beste resultaat geeft

Bewaring + LIAS biedt een workflow voor preservatie: Uitvoering van de gekozen preservatie acties: b.v. migratie van file formaten indien nodig

Bewaring + Ondersteund door een gemeenschap van nationale instellingen (b.v. National Archives New Zealand, University of Utah, German National Library of Science and Technology, ETH Zürich, Binghamton University, Bavarian State Library) Wereldwijd delen van expertise en ervaringen

Beschrijving en beheer LIAS biedt onder meer een oplossing voor: Overdracht van digitale bestanden naar het digitaal depot Opslag, lange-termijnbewaring en preservatie digitale bestanden Beschrijving en beheer van papieren en digitale archieven Toegang tot de archiefbeschrijvingen en de digitale bestanden 63

Beschrijving en beheer Archivaris heeft werkinstrumenten om archief verder in de diepte te beschrijven scopeArchiv ODIS

Beschrijving en beheer Opmaken beschrijvingen archiefdocumenten in de context van een archief

Beschrijving en beheer Gedetailleerde beschrijvingen van personen en organisaties

Beschrijving en beheer Publicatie gegevens in inventaris Na volledige beschrijving kiest archivaris (in samenspraak met de bewaargever) voor de toegankelijkheid van Beschrijvingen Gegevens 30-jaar grens als norm Alle beschrijvingen worden veilig bewaard in het digitaal depot

Beschrijving en beheer Leeszaal heeft werkinstrumenten voor het beheer van o.m.: archiefbeschrijvingen leeszaal aanwinsten magazijn

Toegang LIAS biedt onder meer een oplossing voor: Overdracht van digitale bestanden naar het digitaal depot Opslag, lange-termijnbewaring en preservatie digitale bestanden Beschrijving en beheer van papieren en digitale archieven Toegang tot de archiefbeschrijvingen en de digitale bestanden 69

4.1. scopeArchiv Toegang Zoekmodule op het internet voor het zoeken naar archiefbeschrijvingen Voor eigenaars / bewaargevers Voor onderzoekers

4.1. scopeArchiv Toegang Archiefvormers hebben dezelfde toegang als de eindgebruikers Gecontroleerde toegang tot eigen digitale objecten Gevolgen van de overdracht van archieven Eens gearchiveerd worden documenten beschouwd als archief Documenten worden slechts één keer geïmporteerd in digitaal depot Overleg nodig

4.1. scopeArchiv Toegang Archivarissen controleren de inhoud in overleg met bewaargevers / eigenaars Vastleggen periode (bv. 30 jaar; 100 jaar) Expliciet selecteren van beschrijvingen die mogen worden getoond

Toegang 4.1. scopeArchiv Links met ODIS en digitaal depot Module voor het online bestellen van archiefdossiers

Toegang

Toegang Boomstructuur

Toegang Lijst

Toegang Detail

Toegang Eenvoudig en geavanceerd zoeken

Toegang Zoeken op trefwoord

Toegang Koppeling met ODIS

Toegang

Toegang Koppeling met digitaal depot

Toegang

Toegang + Zoeken naar digitale objecten in collecties en archieven (“beeldbank”) Foto’s, affiches... Tijdschriften Boeken Films Geluid Archiefinventarissen

Toegang + 4-4-2017 85

Foto’s, affiches... Toegang + 4-4-2017 86

Toegang +

Tijdschriften... Toegang + 4-4-2017 88

Film... Toegang + 4-4-2017 89

Toegang +

Toegang +

Toegang + Europeana

Toegang + 93

Toegang +

PRIJS Wat kost het aanbieden van deze service aan KADOC? Investerings- en ontwikkelingskosten werden mee gedragen door KADOC (o.m. aankoop licenties scopeArchiv) Storagekosten (opslag, inclusief jaarlijkse kosten Rosetta en scopeArchiv) Jaarlijkse basisvergoeding Aankoop per nieuw pakket van 100 GB (= stuk magazijn) Jaarlijkse kost per pakket (= onderhoud voor dit stuk magazijn) 95

PRIJS Jaarlijkse basisvergoeding: € 9.000 Kostprijs per pakket van 100 GB Pakket Aankoop Recurrent 1 – 4 470 708 5 – 8 414 551 9 – 12 376 436 13 – 16 376 372 17 – 20 376 308 vanaf 21 339 248 96

PRIJS Kostenmodel: zoeken naar billijke vergoeding Digital born archief Gedigitaliseerd archief 97

Digital born Ten laste van KADOC Jaarlijkse basisvergoeding (9000 euro) Aankoop pakketten (op dit ogenblik 4TB) 98

Digital born Ten laste van bewaargevers Aandeel in jaarlijkse kosten: 6 euro per GB Afhankelijk van aantal pakketten die KADOC beheert B.v. hebben we meer pakketten dan daalt de prijs en dus ook de gemiddelde prijs per pakket Relatieve prijs zal dus jaarlijks verminderen 99

Digital born 6 euro per jaar voor de opslag van de tekst uit 50 encyclopedieën of 50 boekenplanken vol romans 1 ½ volledig gevulde cd gecomprimeerde digitale opslag van 2 uur video op televisiekwaliteit omvang van de databases van Wikipedia in alle talen bij elkaar in maart 2004 100

Digital born Andere vergelijkingspunten Bruto dynamisch archief KADOC = 125 GB > kostprijs: 750 € per jaar Administratieve database KADOC = 361 MB > kostprijs: 2,16 € per jaar Gaat om bruto archief! Vooraleer er is geselecteerd!! 101

Digital born Voorbeeld archief Textura Bruto: 35,5 GB Netto: 4,6 GB 102

Gedigitaliseerd Gedigitaliseerd archief > van oorsprong papier Nieuw leven voor historische collecties Bewaren, preserveren en ter beschikking stellen van anders moeilijk toegankelijke bedreigde veel geconsulteerde bronnen 103

Gedigitaliseerd Digitaliseringsprojecten On line plaatsen van historische tijdschriften (b.v. De boer, De lichtstraal, De middenstand) « Beeldbanken » (b.v. fotocollectie Boerenbond, fotocollectie missionarissen van Scheut) Preserveren en samenbrengen interessante bronnenreeksen (b.v. bestuursverslagen grote organisaties) Preserveren en presenteren volledig archief (b.v. A.E. De Schryver) 104

Gedigitaliseerd Digitaliseringsprojecten Kostenmodel projectmatig te realiseren i.s.m. oorspronkelijke eigenaars / bewaargevers van dit historisch materiaal? Kostenmodel Digitaliseringskosten ten laste van eigenaars / bewaargevers Opslagkosten ten laste van KADOC 105

www.lias.be - info@lias.be CONTACT www.lias.be - info@lias.be 106

Digitale documenten beheren en bewaren, nu en in de toekomst Vragenronde KADOC-KU Leuven 22 november 2012