ESF Projectadministratie Een vak apart! 18 juni 2009

Inhoud workshop Voorbereiding AO/IB Deelnemersadministratie Activiteiten verantwoording Urenverantwoording Financiële administratie Aantonen marktconformiteit Publiciteit Bewaarplicht Subsidieproces Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 18 juni 2009

Voorbereiding Een goed begin is het halve werk! Stel projectteam samen (expertise, bevoegdheden en enthousiasme) Neem kennis van de regelgeving (OP, Subsidieregeling en Hpa) Stel AO/IB op, sluit zoveel mogelijk aan bij bestaande AO/IB Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 18 juni 2009

AO/IB De volgende zaken moeten beschreven worden in AO/IB: - de projectorganisatie - de deelnemersadministratie (o.a. herkomst van brondocumenten) de financiële administratie: functiescheiding (o.a. bij factuurcontrole), inkoop/aanbestedingsprocedure. de urenadministratie (functiescheiding en tijdigheid, berekening uurtarieven, berekening aantal werkbare uren) eventuele inkomsten - wijze van financiering publiciteit bewaarplicht van originelen en de waarborging hiervan tot 2021. Houd AO/IB levend! Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 18 juni 2009

Deelnemersadministratie (1) Algemeen: Naam Geboortedatum Geslacht BSN-nummer Datum instroom en uitstroom Aanvangsdatum uitkering (bij uitk. gerechtigden) Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 18 juni 2009

Deelnemersadministratie (2) Niet-uitkeringsontvangers: Dit zijn personen van 16 jaar en ouder die werkloos zijn en geen uitkering ontvangen. Aantonen en vastleggen  SUWInet inkijk Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 18 juni 2009

Deelnemersadministratie (3) Definitie arbeidsbelemmerde: “een persoon die jegens het college van b&w van zijn woonplaats uitsluitend aanspraak heeft op een WWB-uitkering, naar het oordeel van dat college, gebaseerd op een verklaring van een arts, een structurele functionele beperking heeft en jegens het UWV geen aanspraak heeft op een uitkering”. Vastlegging: Medisch advies Oordeel van college  mandaatsbesluit of verzamelbesluit of passage in AO/IB Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 18 juni 2009

Deelnemersadministratie (4) Deels-arbeidsgeschikten: Mate van arbeidsongeschiktheid  beschikking UWV 55+: geen aanvullende vastleggingen Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 18 juni 2009

Prestatieverantwoording (1) Directe activiteiten (Ingekochte) re-integratietrajecten, training en scholing: Gedateerd en door re-integratiebedrijf en/of opleidingsinstituut getekende trajectplannen, respectievelijk (deel-)certificaat of bewijs van deelname Interne training / scholing: Presentielijst conform model in HPA Verantwoording uren indirect personeel Ingekocht personeel: Op factuurbasis Intern personeel: Sluitende of integrale urenverantwoording conform HPA Verantwoording uren direct personeel Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 18 juni 2009

Prestatieverantwoording (2) Activiteiten herleidbaar naar deelnemer (trajectplan) Factuur op naam van deelnemer Onderbouwing relatie tussen deelnemer en klantmanager - Klassikale activiteiten  presentielijst Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 18 juni 2009

Presentielijst Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 18 juni 2009

Urenverantwoording (1) Eisen van tijdigheid en functiescheiding: - Medewerker tekent binnen 1 week en leidinggevende binnen 1 maand Urenregistratie sluit aan bij uren vlgs arbeidsovereenkomst Sluitend dan wel integraal Addendum indien inzet 100% ESF (vooraf aan projectactiviteiten vastgelegd,getekend door medewerker en werkgever en beschrijving van werkzaamheden) Incidenteel inzet esf  salarisperiode (vaak maand) sluitend schrijven Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 18 juni 2009

Sluitend Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 18 juni 2009

Integraal Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 18 juni 2009

Financiële administratie Geen kosten/facturen voor activiteiten voor de datum van de volledige aanvraag liggen Let op de juiste toerekening (afschrijvingstermijn, ESF- gebruikersuren, ESF-niet ESF). De facturen moeten juist worden opgenomen in de administratie (let op: tenaamstelling, naam activiteit, naam deelnemer, bedrag, BTW) Originele facturen dienen aanwezig. Betaling van de facturen (originele bankafschriften) Tip: maak de verdeelsleutel zichtbaar! Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 18 juni 2009

Aantonen marktconformiteit (1) Prioriteitsvolgorde: Openbare aanbesteding Transparante offerteprocedure Benchmark vooraf Gemeenten en UWV zijn aanbestedende diensten Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 18 juni 2009

Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 18 juni 2009

Aantonen marktconformiteit (3) Inhoud aanbestedingsdossier Publicatie van bestek Selectie- en gunningscriteria Proces-verbaal openen offertes Gunningsmatrix ondertekend en gedateerd Toewijzingsbrief aan gegunde partij Afwijzingsbrief aan de overige partijen Ontvangen offertes en uiteindelijke contract BOPEG melding Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 18 juni 2009

Publiciteit Informeren deelnemers en uitvoerders dat project door ESF wordt gesubsidieerd en medewerking verlenen aan publicitaire en voorlichtingsactiviteiten van de minister gericht op media, publiek en potentiële deelnemers. Op alle briefpapier, certificaten en documenten in uitvoering van project duidelijk vermelden dat het Europees Sociaal Fonds het project mee financiert. Logo plus “Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst” Leg alle publiciteitsuitingen apart vast bijvoorbeeld ook afleverbon publiciteitsmateriaal AGSZW Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 18 juni 2009

Bewaarplicht Bewaren tot en met 31 december 2020 Alle stukken moeten toegankelijk en controleerbaar zijn t/m 2020 Speciale aandacht voor elektronische documenten Maak afspraken en leg deze vast Niet vergeten dat bewaarplicht ook geldt voor aanbestedingsdossier, facturen, betaalbewijzen, klantendossier, personeelsgegevens. Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 18 juni 2009

Subsidieproces Grofweg 3 fasen: Aanvraag Projectuitvoering Einddeclaratie Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 18 juni 2009

Aanvraag - Elektronisch via E-formulier Registratie vooraf via www.mijnagentschapszw.nl Tekenbevoegde ontvangt inlog en wachtwoord Leg volmacht tekenbevoegde vast gebruik enkel bijlagen die bijgevoegd zijn bij het e-formulier Volgend aanvraagtijdvak oktober 2009 Binnen 13 weken na einde tijdvak beslissing Vanaf indiening toewijzing naar vaste consultant Bij samenwerking met meerdere partijen dient aanvragende partij gemachtigd te worden om als aanvrager ESF te fungeren, verwijs in machtiging naar periode 2007-2013 zodat eenmalig een machtiging afgegeven hoeft te worden. Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 18 juni 2009

Projectuitvoering Interim controle 5-7 maanden na start Alle onderdelen worden bekeken IC bezoek duurt 4-8 uur Waarnemingen worden vastgelegd in verslag Oordeel over mogelijkheid tot voorschot tot 50% Wijzigingen direct doorgeven en de bijlagen aanpassen. Indien duidelijk is dat subsidie neerwaarts bijgesteld moet worden dit zo snel mogelijk doorgeven zodat subsidie maximaal mogelijk ingezet kan worden. Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 18 juni 2009

Einddeclaratie Binnen 13 weken na einde project Einddeclaratie wordt door AGSZW gecontroleerd Bij te veel fouten wordt administratie 1 keer teruggegeven, daarna geen herstelmogelijkheid meer! voorlopige vaststelling en 2e voorschot definitieve vaststelling pas na 24 maanden Zorg voor een kwalitatief goede einddeclaratie, neem bij twijfel contact op met de contactpersoon bij AGSZW. Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 18 juni 2009

Tot slot Vragen?? Hou het zo eenvoudig mogelijk!  ESF@agentschapszw.nl  070-3152154 Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst 18 juni 2009