E-Government Architectuur Dordrecht Eén loket voor burgers Eén loket voor medewerkers Corné Dekker en Mark Voogd 9 januari 2003

Inhoud Eén loket voor burgers Eén loket voor medewerkers Software architectuur Functionele E-Government architectuur E-Team projecten fase 1 - 2002 E-Team projecten fase 2 - 2003 Web-Autorisatie-Systeem

Software architectuur Fase 1: Klassieke architectuur Fase 2: Client-server architectuur Fase 3: Internet architectuur

Fase 1: Klassieke architectuur Voordeel: * Beheersbaar Nadeel: *Gebruikersonvriendelijk

Fase 2: Client/server architectuur Voordeel: * Gebruikersvriendelijk(er) Nadeel: * Onbeheersbaar

Fase 3: Internet architectuur Voordeel: Nóg gebruikersvriendelijker Beheersbaar

Taakspecifieke afdelings toepassingen Voordelen: Autonomie van de afdelingen Verschillende definities van gegevens Verhoging flexibiliteit Verlaging complexiteit

Taakspecifieke afdelings toepassingen Nadelen: Meervoudig onderhoud basisgegevens Integratie functies in de front office is lastig Integrale managementrapportages en beleidsanalyses zijn moeilijk te maken

Oplossing: E-Government architectuur Eén loket voor burgers Eén loket voor medewerkers Klanten hebben niet langer contact met een afdeling, maar met de gemeente

Architectuur nu elke afdeling eigen toepassing specialisten en niet-specialisten gebruiken zelfde toepassing gebruik gegevens door andere afdelingen minimaal uitwisseling gegevens tussen afdelingen minimaal

Architectuur ongewenst Behoefte: gegevens beschikbaar stellen aan andere afdelingen, burgers en bedrijven Nadelen: kennis nodig per toepassing autorisatie nodig per toepassing beveiliging nodig per toepassing beschikbaarheid gewenst per toepassing

E-Government architectuur

Kenmerken E-Government architectuur Specialisten blijven op oude wijze back-office-toepassing gebruiken Niet-specialisten gaan mid-office-toepassingen gebruiken Koppelingen zorgen voor gegevens-uitwisseling tussen bo-toepassingen en mo-database MO-database ook basis voor koppeling tussen bo-toepassingen onderling en voor koppelingen met externen

Gegevensmagazijn Bevat kopieën van gegevens uit de back-office-toepassingen Bedoeld om via web-toepassingen te raadplegen

Zaken/intakes Alle aanvragen centraal opgeslagen middels web-formulieren via het web-intake-systeem (WIS) Op termijn óók aanvragen die via andere kanalen binnenkomen: post fax e-mail balie

GFO-Zaken

Beschikkingen Het resultaat van een zaak dient ook in de mid-office-database te worden opgeslagen Het web-intake-systeem (WIS) zou hiertoe functioneel kunnen worden uitgebreid

Actoren Elke zaak wordt opgepakt door (meerdere) medewerkers of organisatie-onderdelen Ook m.b.t. elektronisch paraferen Het integraal-personeels-registratie-systeem (IPS) is de mid-office-basisregistratie m.b.t. actoren

Mid-office toepassing IPS

Mid-office toepassing IPS

Mid-office toepassing IPS

Relaties Het CRM is de mid-offcie-basisregistratie om in één oogopslag alle zaken van één relatie te kunnen tonen Het WIS zou kunnen worden uitgebreid met deze functionaliteit

Documenten Een document-registratie-systeem (DRS) registreert alle belangrijke documenten (zoals P&A) Een document-management-systeem (DMS) ondersteunt de behandeling van documenten (versiebeheer, dossiers)

DDS/CMS Een document-database-systeem (DDS) gebruikt records; een web-toepassing is nodig om het document te tonen Een content-management-systeem (CMS) wordt gebruikt om documenten te publiceren

RIS Alle bestuurlijke stukken worden via het Raads-Informatie-Systeem beschikbaar gesteld Vertrouwelijke stukken uitsluitend t.b.v. raadsleden Alle overige stukken voor élke burger

Workflow Naast workflow-functionaliteit in BO (uitgebreid) en het WIS (beperkt) kan extra functionaliteit gewenst zijn om processen te: - bewaken routeren sturen

Koppelingen We onderscheiden de volgende koppelingen: BO->MO BO->BO FO->BO BO->FO -> extern (ketenintegratie)

Overige mo-toepassingen GIS t.b.v. geografische toegang tót en het grafisch weergeven ván mid-office-gegevens WAS t.b.v. eenduidig autoriseren en authenticeren van alle mo-toepassingen (single-sign-on) PORTAAL t.b.v. gepersonificeerde omgeving met uitsluitend voor gebruiker relevante gegevens

Web Autorisatie Systeem autoriseer een medewerker door de naam van de medewerker aan te klikken of autoriseer een functie of een organisatie-onderdeel of een groep

Web Autorisatie Systeem Wie mag deze Intakegegevens Zien ? Wie mag welke Paraaf zetten ? Wie mag welke Status wijzigen ?

Voordelen voor klant (burger én medewerker) Één loket Niet: “bij welke afdeling moet ik zijn” Écht vraaggericht mogelijk (“ik wil een garage bouwen”, “melden nieuwe medewerker”) Snelle klantafhandeling Eenmalige aanlevering gegevens (er wordt niet gevraagd wat al bekend is) Één overzicht met status-informatie álle zaken per klant

Status álle vragen

Voordelen voor organisatie (efficiency) Één overzicht alle zaken per klant, per adres, per object Management-informatie mbt álle zaken Beleidsanalyses eenvoudiger Beveliging, beschikbaarheid Onafhankelijk van plaats (telewerken) Verplicht tot standaardisering Verplicht tot samenwerken Efficiëntere en snellere procesvoering Grote besparingen Tevredener klanten

Managementinformatie álle intakes/zaken

Fase 1: Project Website content content-management-systeem

Fase 1: Project E-Loket zaken/intakes

Fase 1: Project RIS stukken raads-informatie-systeem

Fase 2: Project E-Loket uitbreiding webformulieren basis voor crm ? uitbreiden met beschikkingen ? bedrijvenloket andere documenten koppelen ?

Fase 2: Project Midoffice gegevens-magazijn koppelingen met back-office-toepassingen

Fase 2: Project DCWM documenten content workflow drs/dms/dds wfm

Fase 2: Project Intranet content portaal

Fase 2: Project GIS via kaartjes eenvoudiger melden via kaartjes eenvoudiger toegang tot informatie uit het gegevens-magazijn

Vragen?