© de vries business consultancy, 2008 Processen managen Een inleiding © de vries business consultancy, 2008

© de vries business consultancy, 2008 Proces cultuur De klant komt eerst Zorg dat je altijd waarde toevoegt Moedig eigen initiatief aan Geef medewerkers ruimte Moedig teamwerk aan Beloon team prestaties Werk samen met je leveranciers Intensifeer relaties met suppliers Open communicatie geen afdelings geheimen © de vries business consultancy, 2008

Functie en Proces De functionele route Gericht op kennisopbouw De proces route Bedient klanten © de vries business consultancy, 2008

We voelen ons thuis in onze afdeling Onze afdelingen… Ik werk bij de administratie Ik werk bij inkoop Waarom laten ze ons niet met rust? Als ze ons niks vragen zeggen we niks Ik regel het magazijn Ik ben verkoper Dat is hun probleem Wij weten het zelf het beste We voelen ons thuis in onze afdeling Maar soms zijn we ook geneigd alleen onze afdeling te beschermen © de vries business consultancy, 2008

Waarde creeeren voor klanten en aandeelhouders Focus op Processen Om winstgevendheid te maximaliseren Om de stem van de klant te laten horen Om mensen achter een doel te krijgen Om te kunnen anticiperen in een veranderende wereld Om heilige huisjes te kunnen slopen Waarde creeeren voor klanten en aandeelhouders © de vries business consultancy, 2008

Een voorbeeld van Proces Structuur Strategy development Process Strategy deployment Customer and consumer needs Stakeholder satisfaction: Consumers Customers Our people Shareholders Business Creation process Marketing and sales execution Production process Procure to pay Warehousing &Distribution Order to cash HR processes IT processes Quality processes Finance & control processes © de vries business consultancy, 2008

Elk proces heeft een eigenaar: ge-audit gedocumenteerd Managing Processes beheerst in kaart gebracht verbeterd gemeten © de vries business consultancy, 2008

Verantwoordelijkheden eigenaar Keurt de werkwijze/het proces goed Vertaalt doelen naar acties binnen het proces: Wat moet er veranderen? Verantwoordelijk voor het halen van de doelen Houdt elk detail van het proces in de gaten om mogelijke problemen snel te kunnen identificeren. Verantwoordelijk voor training in hoe het proces moet worden uitgevoerd

© de vries business consultancy, 2008 gedocumenteerd Proces Documentatie Leg doel en scope vast Voor elke actie die waarde toevoegd: Hoe, wanneer, waar, wie Gereedschap en hulpmiddelen Materialen etc Referenties naar gedetaileerde werk instructies (indien aanwezig) en andere documenten © de vries business consultancy, 2008

In kaart gebracht Voorbeeld: In kaart gebracht Bestellen van producten In kaart gebracht Voorbeeld: Goederen ontvangst in magazijn Speciale bestelling Elk vierkantje is een sub-proces Ontvangen klanten orders nee Producten aanwezig/ ja Order picking en verzenden Rekening sturen en Geld ontvangen Leverancier betalen Einde © de vries business consultancy, 2008

© de vries business consultancy, 2008 Meten aan Processen gemeten Wat de klant voelt van het proces moet worden gemeten Interne Effectiviteit en Efficiency moeten ook worden gemeten De presentaties van de leverancier worden ook gemeten. Input Kosten: Materiaal Arbeid Kapitaal Bewerking Cycle Time W.I.P. Voorraad Output Defecten, Opbrengst Lever Betrouw baarheid © de vries business consultancy, 2008

Performance Indicatoren gemeten Effectiviteit – in welke mate voldoen we aan de wensen? Op tijd Zonder fouten Goede service Efficiency – hoe zuinig gaan we om met onze middelen? Cyclus tijd Rendement Uitval/afval Flexibiliteit – Hoe reageren we op veranderingen? Voorlooptijd/levertermijn Omstel tijden Hoe flexibel zijn medewerkers inzetbaar op basis van kennis en tijd? Time Performance © de vries business consultancy, 2008

Processen verbeteren: Management cyclus verbeterd Processen verbeteren: Management cyclus Plan: Maak een plan voor verbetering Do: Implementeer het 6 stappen plan Check: Evalueer het effect Act: Stel de plannen bij om dichter bij het doel te komen Plan Do Act Check © de vries business consultancy, 2008

© de vries business consultancy, 2008 verbeterd Processen verbeteren 6 stappen aanpak Definiëren van het project Inzoomen in het proces en kwantificeren Begrijpen van de echte oorzaken Ontwerpen van de oplossingen Implementeren van de oplossingen Borgen van de geïmplementeerde oplossingen Definiëren Inzoomen Begrijpen Ontwerpen Implementeren Borgen © de vries business consultancy, 2008

© de vries business consultancy, 2008 beheerst Proces beheersing Proces beheersing is de basis voor verbetering Hoe: Iedereen (team) weet wat er gebeuren moet Iedereen is toegerust voor zijn/haar taak Proces prestaties worden continu te meten Iedereen kent die meetresultaten Feiten gaan voor meningen en gevoelens Snelle correctieve acties in geval van overschrijden regelgrenzen Team voelt zich eigenaar van het proces © de vries business consultancy, 2008

© de vries business consultancy, 2008 Audits op het proces ge-audit Een intersubjectieve beoordeling van de werkwijze Een spiegel die je krijgt voorgehouden Een meting tegen een afgesproken meetlat Denk aan ISO of INK of … Door collega’s , het management of “vreemde ogen” Audit report © de vries business consultancy, 2008