Integriteit en Preventie: U in de hoofdrol! Welzijnsdagen 2011 Kristien Verbraeken, coördinator Integriteitszorg

Integriteit Integere organisatie Integere medewerkers Integriteit is niet eenvoudig te definiëren en is veel meer dan niet frauderen of niet corrupt zijn. Bij de Vlaamse overheid is integriteit als een ruim en positief concept opgevat waarbij naast onkreukbaarheid ook waarden zoals collegialiteit, betrouwbaarheid, klantgerichtheid, objectiviteit, eerlijkheid, correctheid… deel uitmaken van ons begrip ‘integriteit’. Het zijn ook deze waarden die bijvoorbeeld de basis vormen van de nieuwe deontologische code. Integriteit is een belangrijke kwaliteit die onze organisatie nastreeft: we kunnen maar een betrouwbare partner zijn voor de burgers, bedrijven als we als organisatie integer handelen. Integriteit van de organisatie is ook de resultante van het gedrag van de medewerkers. Het gedrag van de medewerkers bepaalt de manier waarop de organisatie wordt ervaren. Verder is een integere organisatie een organisatie die zich aan wetten en regels houdt en zie zichzelf bepaalde normen oplegt (bv onze deontologische code). Daarenboven zorgt een integere organisatie er ook voor dat de mensen in de organisatie werken er zich van bewust zijn dat er binnen de organisatie bepaalde waarden en normen gelden en aan welke wetten en regels zij zich moeten houden (bv wet op de overheidsopdrachten). 4 april 2017

3 pijlers van integriteitsbeleid Preventie Controle/detectie Reactie/sanctie (curatief) stimuleren + controleren Omdat integriteit bij de Vlaamse overheid zo ruim is opgevat is ook het integriteitsbeleid en integriteitswerkveld breed: Het integriteitsbeleid wil via 3 pijlers: preventie, controle en detectie en reactie en sanctie ervoor zorgen dat de risico’s op integriteitsschendingen zo klein mogelijk zijn en wanneer het toch fout loopt ervoor zorgen dat er gepaste maatregelen en sancties worden genomen. Daarom is integriteitsbeleid van de Vlaamse overheid gebaseerd op 3 pijlers: Preventie/sensibilisering Controle/detectie Sanctie/reactie 4 april 2017

Wat heeft integriteit met welzijn te maken? Integriteit en positieve gedragscodes dragen bij stimulerend werkklimaat maken waarden organisatie expliciet en concreet bieden houvast werken preventief vereisen actieve bijdrage van iedereen Collegialiteit, respect en goede afspraken dragen in grote mate bij tot een positief en stimulerend arbeidsklimaat. Goede afspraken, maken goede vrienden daarom is het belangrijk om deze waarden te expliciteren en te verduidelijken ahv voorbeelden en concrete gedragingen in een positieve gedragscode bv de deontologische code (specifieke afspraken kunnen bv worden gemaakt voor kwetsbare functies…). Zo’n code biedt houvast aan alle medewerkers en geeft duidelijkheid: je weet wat kan en niet kan. Op die manier werkt een positieve gedragscode ook preventief: de afspraken zijn gekend, zware inbreuken worden niet toegestaan en worden gesanctioneerd. Wanneer iedereen constructief de code naleeft, is er een goede werksfeer wat bijdraagt tot minder ziekteverzuim, betere prestaties… en is dus ook op die manier preventief. Maar belangrijke voorwaarde voor het slagen van integriteitsbeleid en gedragscodes: iedereen moet actief mee werken: kennis over het beleid en de gedragscode verspreiden en er kennis van nemen, actief in de praktijk brengen en er open over communiceren: wat kan wel en wat niet en wat is nog onduidelijk?, nieuwe medewerkers begeleiden bij eigen maken van de afspraken, elkaar aanspreken bij niet naleven en gepast optreden wanneer nodig. 4 april 2017

Wat heeft integriteit te maken met preventie? Werkveld integriteitsbeleid: Schendingen tov mensen Schendingen tov middelen Werkveld preventieadviseurs psychosociaal welzijn, vertrouwenspersonen en dienst Emancipatiezaken Ruwweg kunnen integriteitsschendingen worden ingedeeld volgens schendingen tov mensen: vormen van grensoverschrijdend gedrag zoals pesten, discriminatie, respectloos omgaan met mensen (bv onhoffelijkheid (tov klanten)) - discriminatie en niet respecteren van gelijke kansen -grensoverschrijdend gedrag en inbreuken op waardigheid van mensen (waaronder OGSW) - niet respecteren van alcohol- en drugsbeleid … en schendingen tov middelen bv. oneigenlijk gebruik van middelen van de overheid zoals ongeoorloofd privégebruik van kantoormateriaal, verspreiding van vertrouwelijke informatie… Wanneer het gaat om schendingen tov mensen is dit het werkveld van collega’s zoals de preventieadviseurs psychosociaal welzijn, vertrouwenspersonen, de dienst Emancipatiezaken. Wanneer het gaat om ernstige schendingen tov middelen zoals verduistering van overheidsgeld, dan is dit het werkveld van de collega’s van de Interne Audit van de Vlaamse Administratie (IAVA). Samen met deze partners of actoren werk ik als coördinator Integriteitszorg aan de 3 pijlers van het integriteitsbeleid: preventie, controle (detectie) en reactie (sanctie). Dankzij de nauwe samenwerking met de GDPB, ben ik ook aanwezig op deze welzijnsdag om over preventie te spreken vanuit het integriteitsperspectief en over wat U rol daarbij is…. Waarom is preventie ook op vlak van integriteit zo belangrijk? Werkveld IAVA 4 april 2017

Wat heeft integriteit te maken met preventie? Wat is de link tussen preventie en integriteit? Tommie Singleton, PhD, van de universiteit van Alabama (bron was de Engelse tekst – ik weet niet of er een Nederlandstalige versie van het werk bestaat):   sommige mensen zijn altijd eerlijk sommige mensen zijn altijd oneerlijk (maar minder dan de eerste groep) de meeste mensen zijn soms eerlijk sommige mensen zijn meestal eerlijk (Fraud Auditing and Forensic Accounting. Third Edition. Tommie Singleton, Aaron Singleton, Jack Bologna, Robert Lindquist, ISBN-13: 978-0-471-78591-0, ISBN-10: 0-471-78591-1) slide IAVA: 10/70/20? 20 % van de medewerkers is altijd correct, 10 % is er op uit om misbruik te maken, 70 % van de medewerkers kan je stimuleren om op een correcte manier te werken of worden afgeschrikt door mogelijke detectie en sanctie. de meeste medewerkers worden beïnvloed door goede informatie, communicatie, sensibilisering en ook door mogelijkheid tot detectie en sanctie. Dus preventie, sensibilisering, open gesprekscultuur is zeer belangrijk. Door in te zetten op preventie vergroten we de weerbaarheid tegen mogelijke aantastingen van de integriteit van zowel de medewerkers en de organisatie. Zo is het essentieel om medewerkers te ondersteunen bij het omgaan met moeilijke situaties en integriteitsdilemma’s. Bij dit alles speelt u, als leidinggevende een bijzondere rol… Superintegere mensen Niet-integere mensen Beïnvloedbare mensen 4 april 2017

U in de hoofdrol Leidinggevenden spelen bij het in de praktijk brengen een echte sleutelrol (U maakt het verschil!) 4 april 2017

Rol van leidinggevenden Voorbeeldfunctie Werven en onthaal nieuwe medewerkers Open gesprekscultuur Coachen en aansturen medewerkers Opvolgen en controleren Reageren en sanctioneren 4 april 2017

Hoe brengt u de pijler ‘preventie’ in praktijk? -Voorbeeldfunctie - Werven/onthaal nieuwe medewerkers -Open gesprekscultuur Preventie: - Voorbeeldgedrag: - vertoon ik zelf het gewenste gedrag ? Een element kan razendsnel een mentaliteitswijzing veroorzaken: verkeerd voorbeeldgedrag: kan heel snel de reactie uitlokken dat men het ook niet zo nauw moet nemen met regels en afspraken. Het is dus cruciaal dat iedereen en zeker leidinggevenden het juiste gedrag tonen en wanneer niet-integer gedrag wordt vastgesteld er ook gepast wordt ingegrepen (= reactie/sanctie) - Werven en onthaal van nieuwe medewerkers: - hoe informeer ik nieuwe medewerkers ? Wat kan ? Wat kan niet ? open gesprekscultuur en open feedbackcultuur leidinggevende moet zorgen dat open gesprekscultuur en open feedbackcultuur (verwijzen naar spreekster coachend leidinggeven: Leiding geven: een keuze tussen resultaatgerichtheid en mensgerichtheid? door Ilse Antonissen, coach van het jaar 2010, komt vlak na mij)  ontwikkeld wordt (wordt benadrukt in nieuwe deontologische code), leidinggevende = (eerste) gesprekspartner van de medewerkers bij vragen ivm integriteit en dilemma’s verwijzen naar seminarie MOVI ivm organisatiecultuur waar ook engagement is genomen om werk te maken van open gesprekscultuur 4 april 2017

Tips preventie Teamoverleg: cases, dilemma’s bespreken PLOEG: waarde als jaardoelstelling in planningsdocs Thema integriteit in afdelingsnieuwsbrief Vragen, ideeën op prikbord verzamelen samen met team werken rond integriteit bv afspraken maken rond omgaan met giften en geschenken, afspraken ivm klantgerichtheid (iedereen dezelfde service), afspraken ivm telewerken en beschermen van vertrouwelijke informatie… Werken met gemengde teams rond een of meer waarden; bespreking cases mbt die waarde op teamoverleg / afdelingsdag: wat zijn de ervaringen, de knelpunten, wat moet nog verder worden uitgeklaard? Thema integriteit opnemen in afdelingsnieuwsbrief bv met herkenbare gedepersonaliseerde cases, inzoemen op een waarde uit code: wat betekent dit in de praktijk… waarden, vragen ideeën verzamelen op prikbord / intranet -> zichtbaarheid van de waarden en integriteitsbeleid (openheid, transparantie) 4 april 2017

Hoe brengt u de 3 pijlers in praktijk? Controle/ detectie: Coachen Opvolgen Bijsturen Controle/detectie: - Coachen / aansturen van medewerkers: - wat is het gewenste gedrag ? - hoe aansturen ? Opvolgen / Controleren: - vertonen de medewerkers het gewenste gedrag ? - wat zijn pijnpunten ? Beoordelen / bijsturen: Hoe kan ik medewerkers beoordelen ? Waarin kan ik ze eventueel bijsturen ? medewerker opvolgen naleven afspraken en hen erop aan spreken wanneer de afspraken niet nageleefd worden, opvolging bv ahv waarden en waardegebondencompetenties in planningsdocs opnemen en opvolgen Doorvertalen integriteitselementen voor de kwetsbare functies Aandachtspunt in procesbeschrijvingen: functiescheiding enz. 4 april 2017

Tips controle/opvolgen P: Plannen: WAT ? Beheersovereenkomst; Jaarondernemingsplan, planningsdocumenten HOE ? Waardegebonden competenties L / O: Leiding geven en Opvolgen O: Ontwikkeling E: Evalueren G: Waarderen van gewenst gedrag. Eenvoudig op te nemen in bestaande instrumenten zoals beheersovereenkomsten, ondernemingsplannen en eigen planningsdocumenten en van teamleden: P: Plannen: WAT ? Beheersovereenkomst; Jaarondernemingsplan HOE ? Waardegebonden competenties L / O: Leiding geven en Opvolgen ook aspecten die te maken hebben met integriteit O: Ontwikkeling - Deel van persoonlijk ontwikkelplan: welke waarden kan ik nog verbeteren, hoe vertaal ik dat in mijn dagelijks werk, wat vind ik moeilijk, aan wie wil ik mij spiegelen als goed voorbeeld (coaching) Hoe sluiten mijn persoonlijke waarden aan bij de waarden van de organisatie? E: Evalueren G: Waarderen van gewenst gedrag. 4 april 2017

Hoe brengt u de 3 pijlers in praktijk? Sanctie/reactie Gepaste sanctie Motivatie team na schendingen Sanctie/reactie: Reageren / Sanctioneren: - Wat als het toch misloopt ? - Hoe motiveer ik medewerkers na schending in een team? bij ernstige integriteitsschendingen bepaalt de leidinggevende de sanctie bv tuchtsanctie 4 april 2017

Tips reactie en sanctie Tijdig optreden Gepaste reactie: evaluatie/ tuchtsanctie Advies Regelgeving Bespreking sancties directiecomité Communicatie: preventief aspect van reactie/sanctie 4 april 2017

Deel goede praktijktips met uw collega’s! www.bestuurszaken.be/ integriteit Goede tips welkom! (gedepersonaliseerd delen via integriteitswebsite en als input workshops leidinggevenden) 4 april 2017

U als trekker integriteitsprojecten Mogelijke integriteitsprojecten: integriteitsbeleid eigen entiteit in kaart brengen kwetsbare functies Risicoanalyse… Na audit IAVA of maturiteitsinschatting krijgen heel wat leidinggevenden de opdracht om werk te maken van een integriteitsproject: uitwerken integriteitsbeleid en implementatie ervan in de eigen entiteit, in kaart brengen van kwetsbare functies, … ook dit maakt deel uit van preventie: risicoanalyse en het uitwerken van aangepaste beheersmaatregelen om risico’s te vermijden. 4 april 2017

Waar kunt u terecht voor hulp? 4 april 2017

Actoren integriteit Organisatieniveau Entiteitsniveau Coördinator Integriteitszorg IAVA Preventieadviseurs psychosociaal welzijn AgO Emancipatiezaken Sociale dienst Vlaamse Ombudsdienst Leidinggevende P&O-verantwoordelijke Vertrouwenspersonen Contactpersonen Integriteit Emancipatieambtenaren Klachtenbehandelaar Voor het uitwerken en implementeren van de beleidsinstrumenten werken er verschillende actoren binnen de Vlaamse overheid vanuit hun eigen opdracht aan integriteit. Deze actoren werken ofwel overkoepelend voor de Vlaamse overheid, op organisatieniveau of werken op entiteitsniveau (zoals jullie!). Er zijn dus al heel wat instrumenten en er werken al verschillende actoren bij de Vlaamse overheid maar het moet allemaal nog beter op elkaar moeten worden afgestemd, het is nog niet voldoende geïntegreerd. Omdat er zoveel spelers, zoveel instrumenten zijn, is het niet altijd even duidelijk wie wat doet, welke instrumenten er allemaal voor handen zijn en wie die best gebruikt, of de instrumenten beter kunnen worden samengebracht, samen aangeboden… Op entiteitsniveau spelen ook communicatieverantwoordelijken een rol voor het informeren en sensibiliseren van de medewerkers = 2de lijnsactoren.

Coördinator Integriteitszorg Rol wel Rol niet Meldpunt Vertrouwenspersoon Bemiddelaar Oplossen integriteitsproblemen Integriteitsbeleid: input, evaluatie, interactie beleiduitvoering Advies Uitbouwen kenniscentrum Coördineren (virtueel) bureau integriteit Ondersteuning communicatie 1. Rol en taken van de coördinator integriteitszorg + korte voorstelling plannen voor oprichting virtueel bureau ( = overgang naar de andere actoren) Opdracht van de coördinator integriteitszorg: het voorbereiden van het integriteitsbeleid De coördinator Integriteitszorg werkt aan de uitbouw van een geïntegreerd en doeltreffend integriteitsbeleid van de Vlaamse overheid en coördineert (het op te richten) virtueel Bureau Integriteit van de Vlaamse overheid.   Coördinator Integriteitszorg De coördinator Integriteitszorg werkt aan de uitbouw van een geïntegreerd en doeltreffend integriteitsbeleid van de Vlaamse overheid en coördineert (het op te richten) virtueel Bureau Integriteit van de Vlaamse overheid. Concreet zorgt de coördinator integriteitszorg voor: - beleidsmatige input - beleidsevaluatie (eveluatie klokkenluidersregeling maar ook moet ik werk maken van jaarlijkse evaluatie van het integriteitsbeleid (met bijbehorende indicatoren) - interactie met de beleidsuitvoering (bv adviezen en ondersteuning bij integriteitstrajecten bij entiteiten bv de Lij, AWV, afdeling Inspectie WSE…) - samenwerking tussen de verschillende integriteitsactoren van de Vlaamse overheid - uitbouwen van een kenniscentrum (contacten met vakcollega’s bv via Vlaams integriteitsnetwerk, en ik wil netwerk starten binnen Vlaamse overheid met jullie!) - ondersteuning van de communicatie op het vlak van integriteit. Heeft u een vraag over het integriteitsbeleid van de Vlaamse overheid, mail dan naar integriteit@vlaanderen.be + even stilstaan bij de speciale projecten van 2011: Nieuwe deontologische code: na goedkeuring ministerie en bespreking met hoger overlegcomité (vakbonden) dan invoeren van de code ahv communicatieacties en intietaieven waarvan deze integriteitsdag al een eerste stap is. Uniek meldpunt evaluatie en bijsturing klokkenluidersregeling oprichting virtueel bureau integriteit – link naar de andere actoren Vermelden: ik krijg ook regelmatig de vraag: mag dit of mag dit niet? Er wordt verwacht dat ik een sluitend antwoord geef. Je kan bij mij terecht voor adviesvragen maar ik zal je helpen om zelf de vraag te beantwoorden, door in kaart te brengen wie de belanghebbenden zijn en wat hun belangen zijn, wat de alterantieve opties zijn, welke waarden er een rol spelen en op basis waarvan je een gefundeerde keuze kan maken die je nadien ook nog kan verdedigen, mochten er vragen over worden gesteld. Ik ken niet de volledige context en kan dus geen pasklaar antwoord geven. Ik ben ook geen meldpunt. Daar zijn andere actoren voor bij Spreekbuis, (GDPB), Vlaamse Ombudsman (klokkenluidersregeleing) en IAVA. Die actoren stellen zichzelf even kort voor. Na de voorstelling van de verschillende centrale actoren toont Kristien een slide met de actoren op entiteitsniveau (zie ppt Vlaams Integriteitsnetwerk) (zet daarbij ook contactpersoon integriteit, p&o-verantwoordelijken, vertrouwenspersoon, klachtenbehandelaar) 4 april 2017

Instrumenten Instrument Actor Pijler Deontologische code entiteitspecifieke codes Coördinator Integriteitszorg (e.a.) Preventie, controle Dilemmatraining, train de trainer, ad hoc advies, pilootprojecten AgO Preventie Spreekbuis (uniek meldpunt) Afdeling Preventie en Bescherming, IAVA, Coördinator Integriteitszorg Onthaal, detectie Managementcode Handreiking integriteitsbeleid (maturiteitsinschatting) IAVA Preventie (controle en detectie) Handleiding identificeren kwetsbare functies Coördinator integriteitszorg Detectieaudits (op basis van frauderisicoanalyse) Detectie (preventie) forensische audits Reactie Klokkenluidersbescherming Vlaams Ombudsdienst Detectie Vlaams Personeelsstatuut/ arbeidscontracten Leidinggevenden Reactie/sanctie HR-instrumentarium: personeelspeiling, BUE, competentiemanagement Relevante regelgeving: bv wet overheidsopdrachten, ICT-code, handreiking omgaan sociale media, omzendbrief (draaideurconstructies) en kwetsbare functies, … Federale overheid, Vlaamse overheid, CAG, entiteiten Kristien De verschillende beleidsinstrumenten zijn uitgewerkt of worden getrokken door een of meerdere integriteitsactoren bij de Vlaamse overheid. Die instrumenten beantwoorden aan een of meerdere pijlers van het integriteitsbeleid. Bv. de audits van IAVA hebben niet enkel een controlerende functie maar een preventieve werking omdat personeelsleden weten dat de controles er zijn, zullen sommigen geen schendingen doen omdat de kans bestaat dat het aan het licht komt. 01-04-2009

Documenten Deontologische code http://www.bestuurszaken.be/ Handreiking integriteitsbeleid http://www.bestuurszaken.be/instrumenten-integriteit Leidraad organisatiebeheersing Handleiding voor het identificeren van kwetsbare functies http://www.bestuurszaken.be/kwetsbare-functies Handleiding crisiscommunicatie bij integriteitsschendingen Handleiding integriteit bij eedaflegging en ontvangstdag van nieuwe personeelsleden AgOweb Atelier Integriteit http://www.agoweb.be 4 april 2017

www.bestuurszaken.be/ integriteit 4 april 2017

Integriteitsvraag of –melding? 4 april 2017

Integriteitsvraag of –melding? Integriteitsmelding entiteitspecifiek: Collega’s, chef Contactpersoon integriteit Vertrouwenspersoon VO-niveau: Coördinator Integriteitszorg Spreekbuis Uw chef IAVA Spreekbuis: gratis tel. 0800 92 5 93. spreekbuis@vlaanderen.be 4 april 2017

Meer ondersteuning? Komt eraan! Workshops integriteit leidinggevenden (2012) Praktische documenten integriteits-risicoanalyse Integriteitsnetwerk Virtueel bureau Integriteit Uniek meldpunt 4 april 2017

Meer weten? Kristien Verbraeken kristien.verbraeken@bz.vlaanderen.be tel 0499 94 95 22 integriteit@ vlaanderen.be www.bestuurszaken.be/integriteit 4 april 2017