Organisatie van congressen en seminaries Aandachtspunten en hints

Antwerpen Congresbureau Jean-Pierre Bodson PR & Communicatie Antwerpen Congresbureau Frankrijklei 128 A 2000 Antwerpen +32(0)3-202.16.26 www.antwerpencongresbureau.be jeanpierre@antwerpencongresbureau.be

Antwerpen Congresbureau 25 jaar knowhow in ondersteuning van congressen

Historiek Antwerpen Congresbureau 25 jaar geleden opgericht door gouverneur Kinsbergen. Opgericht voor de promotie van de provincie Antwerpen als bestemming voor congressen. 3 deelregio’s als macroproduct. Promotie op nationaal en internationaal vlak. Ondersteunt de organisator bij de uitwerking van zijn MICE-evenement. 25 jaar geleden opgericht door gouverneur Kinsbergen

Werking Antwerpen Congresbureau (1) Organisatoren in contact brengen met de ideale partners. Een externe opvolging van het evenement. Voor bijkomende vragen van de organisator op te lossen. Bijsturen Tijdens Extra ondersteuning Na Teveredenheids-enquete

Werking Antwerpen Congresbureau (2) Uitwerken aanbod van de drie producten van de provincie Antwerpen: Stad Antwerpen Mechelen Kempen Service voor elk product. Zoeken naar mogelijke klanten. Algemene promotie van de macroproducten.

Werking Antwerpen Congresbureau (3) lobbying, vertegenwoordiging en verdediging van Antwerpen als MICE-bestemming samenwerking met diverse economische organisaties en overheden: toeristische diensten Kamer van koophandel ... Belang van Antwerpen als MICE-bestemming bij betrokkenen benadrukken. Waar mogelijk samenwerking als dienstenplatform met Toerisme Vlaanderen. AC biedt volgende diensten aan : gezamenlijke promotie deelname aan beurzen met participatie van de diverse regio’s website ondersteuning Vertegenwoordiging van de regio’s binnen de grote internationale professionele organisaties (o.a. ICCA, MPI )

Mice evenementen Organisatie van Meetings, Incentives, Congressen, en bedrijfsEvenementen

Economisch belang van congressen Een internationale congresganger => €320/dag (=> impact op werkgelegenheid) Grote wereldsteden(Londen, Parijs,…) Business toerisme €420/dag/pers. (all inclusive) Toerist €180 /dag/pers. Noordelijk gelegen landen (Scandinavië, …) Business toerisme €350 - €370/dag/pers. Toerist €140/dag/pers. Centraal Europa: (Brussel, Antwerpen, …) Business toerisme €320/dag/pers. Toerist €120 /dag/pers.

Economisch belang van congressen(2) 50 – 60% deelnemers: vaste deelnameprijs, waarvan; 29% meeting /congres van een bedrijf 71% meeting/congres van verenigingen Deze deelnemers spenderen gemiddeld €432/dag/pers. €103 overnachting + ontbijt. Transport: €242 (interlokaal en lokaal)

Economisch belang van congressen(3) Raming congressen in kunststeden/ jaar: 92500; Antwerpen: 28000 Mechelen: 1500 Budget: gemiddeld €3525/ venue meetings en congressen op duurtijd: Eéndaags: 73% Tweedaags: 15% Vanaf 3 dagen: 12% Gemiddeld aantal personen/ meeting - congres: 100 Contact tussen organisator en toeleveringsdiensten: Rechtstreeks naar venue : 96% Via PCO: 2% Via congres bureau: slechts 1%

Organisatoren van Congressen Bedrijven Vakverenigingen Sociale verenigingen Overheden Nationaal Internationaal …

Aanpak van de organisatie De manier waarop een congres door de organisator wordt uitgewerkt hangt af van verschillende factoren: Afhankelijk van het bedrijf, of de sector Afhankelijk van het budget Afhankelijk van het doelpubliek Afhankelijk van het onderwerp Afhankelijk van de lengte van het congres …

Organisaties van bedrijven Seminaries kort (1 – 2 dagen) Trainingen / Bijscholingen Teambuilding Brainstorming Budgettering Seminaries lang Opleidingen, trainingen Productopleidingen Evenementen (1 dag of minder) Personeelsfeest – recepties klanten Opendeur dagen – persbezoeken Productvoorstellingen

Organisaties van verenigingen Seminaries kort, Workshops Trainingen Informatie uitwisseling Knowhow uitwisseling Doelgerichte niche acties Congressen Meerdaags Netwerking zeer dikwijls hoofddoel Bijleren – brainstorming Internationale knowhow uitwisselen Voorname sprekers

De organisatie (1) Reden tot organiseren Het congres-onderwerp is de aanzet tot het evenement De organisatie is ondergeschikt aan het onderwerp

Organisatie (2) Doelgroepen Bepalen van doelgroep = 1ste bezorgdheid organisator Wordt bepaald door het onderwerp Wie wil ik uitnodigen Waarom (Prospecten, klanten, pers, geïnteresseerden,…) Locatie van evenement eveneens afhankelijk van doelgroep. Grootte van de groep Bereikbaarheid (centraal gelegen, openbaar of ander vervoer,…) Perceptie van doelgroep t.o.v. venue of gaststad. (Is dit de werkelijkheid)

Organisatie (3) - Budget Budget bepaalt de organisatie, maar wordt ook mee bepaald. Budgetplanning = belangrijk Sponsoring Welke sponsoren komen in aanmerking Effect van de sponsor op uitstraling evenement Credibiliteit Sponsoring in goederen, diensten of financieel Return on invest Visibiliteit Klanten …

Organisatie (4) - Sprekers Ideale sprekers Beschikbaarheid Uitstraling naar de doelgroep Prijs Hoe de sprekers aantrekken Intern, via sponsors, … Manier van voorstellen Voorbereiding Samenvatting maken? Technische ondersteuning

Organisatie (5) - Promotie Welke promotie wordt er gevoerd Budget Kanalen Post E-mail Telefoon Internet SMS … Welke boodschap

Organisatie (6) - Leveranciers Overzicht van alle benodigdheden Catering Techniek Vervoer … Contacteren van de leveranciers Welke leveranciers Weerslag op het budget Perceptie van doelpubliek t.o.v. sponsor Sponsors Wanneer leveren Zie ook draaiboek

Organisatie (7) – Planning (1) Voorafgaande planning Planning ten opzichte van doelgroep Andere evenementen op het ogenblik van uitvoering Periode (bv. schoolvakanties voor onderwijzers) Planning t.o.v. seizoen Bv. nieuwe smaak ijs voorstellen = in de zomer Buiten of binnen organisatie Project management Deadlines Haalbaarheid Buffer inbouwen Regelmatige overlegvergaderingen

Organisatie (7) – Planning (2) Uitgewerkte planning is belangrijk Speakers contact Info, CV en eventueel foto Promotie Contracten venue Contracten techniek Contracten met leveranciers Draaiboek Werkinstrument Uitgewerkt Wet van Murphy Backup voorzien Improviseren onder druk

Organisatie (8) - Uitvoering Volg het draaiboek nauwlettend Hoe preciezer het is uitgewerkt, hoe veiliger Verwerk in het draaiboek ook reserve scenario’s Wees op alles voorbereid Behoud het overzicht Delegeer !!!

Vragen