Externe audit in lokale besturen Steven Van Roosbroek 4 februari 2013

2 Van waar komen we? Voorontwerp van gemeentedecreet (2002) Gemeente- en provinciedecreet (2005) OCMW-decreet (2008) Beleidsnota (2009) Vlabest(2010) Principebeslissing (2011) Opstart project (08/2012) Voortgangsrapportering (10/2012) 1 e goedkeuring auditdecreet (12/2012)

Waarvan komen we? 1° de controle op de wettigheid en regelmatigheid van de handelingen van het betrokken bestuur; 2° de controle op de correctheid en volledigheid van de financiële bescheiden van het betrokken bestuur; 3° de controle van de inventarislijsten; 4° de controle op het waar en getrouw beeld van de boekhouding en de jaarrekening; 5° de evaluatie van het systeem van interne controle van het betrokken bestuur en de naleving ervan. Die evaluatie omvat het formuleren van aanbevelingen tot verbetering van de systemen van interne controle. 3

4 Wat is reeds beslist? (principebeslissing 2011) Principes –Internationale normen –Single audit –Betaalbaar –Valoriseren kennis IAVA Gemeenten, provincies, OCMW’s, AGB, APB, OCMW-vereniging (hfst. 1) Opdracht –Evalueren systeem van interne controle –Ad hoc + forensisch

5 Wat is reeds beslist? (principebeslissing 2011) Frequentie –Minimaal 1 x / 6j Organisatievorm: los van ABB –Aparte organisatie –Samen met IAVA, twee ‘kamers’ Auditcomité –Meerderheid onafhankelijke leden

6 Wat is reeds beslist? (principebeslissing 2011) Positionering –Ondersteunend, niet bestraffend Voorziene uitbouw –Luik lokaal is ingevuld, luik Vlaanderen enkel principes Totaal Vlaanderen Gemeentefonds Provinciefonds

Waar gaan we naar toe? Half 2013: leidraad organisatiebeheersing Eind 2013: eerste audits 2016: op kruissnelheid 7

Waar gaan we naar toe - meerwaarde Helpen met uitbouw interne controlesysteem –Audits met aanbevelingen –Benchmarking –Studiedagen, publicaties, enz. Assurance –Naar raad en management –Naar Vlaamse overheid Signaalfunctie 8

Wat is nog verder in te vullen? 1.Concept van de audits 2.Organisatievorm 3.Auditcomité 4.Rapportering 5.Opvolging 6.Single audit 7.Forensische component 8.Regelgevend traject 9

Concept van de audits Sterkte-zwakteanalyse 10

Concept van de audits Thema-audits Bv. OCMW: –Sociale dienst –Thuiszorgdienst –Lokaal dienstencentrum –Woonzorgcentrum –Personeelsdienst –ICT-dienst –Debiteurenbeheer –… 11

Concept van de audits : proefperiode : elk bestuur eenmaal ge-audit 12

Organisatievorm Nieuwe organisatie - samen met IAVA Overwegingen –Kerntaak –Waarden –Efficiëntie Instrumenten Specialisatie Loopbaanperspectieven –Ketenaudit 13

Instrumenten Auditcharter Gedragscode Strategisch plan Huishoudelijk reglement auditcomité Huishoudelijk reglement organisatie Functiebeschrijvingen Tevredenheidsmetingen Sjablonen Rapporteringsprocedure Systeem tijdsregistratie Brochure Jaarverslag … 14

Bewaken eigenheid besturen Aparte componenten Aparte auditcomités Vertegenwoordiging in auditcomité Bewaken verhouding lokaal / Vlaams –Tijdsregistratie / gescheiden budgetten Aparte leidraad 15

Organisatievorm Nieuwe entiteit (werktitel: Audit Vlaanderen) Geschat budget –Budget IAVA: 2,3 miljoen –Voorzien externe audit LB: 5,8 miljoen 16

Rapportering Wat willen we? -Correcte rapporten -Aanvaarde rapporten -Rapporten met aanbevelingen Wat zijn risico’s? -Foutieve eindrapporten -Gebruik / misbruik voor politieke doeleinden -Verdedigende reflex -Quid openbaarheid? 17

Single audit Interne audit ESF Rekenhof ABB IBR Sectorale administraties Archiefdecreet 18

Forensische audit 19

Forensische audit “X zit in de voetbal, waar ook de zoon van de stedenbouwkundig ambtenaar…” Nood aan een duidelijke procedure Verantwoordelijkheid bestuur zelf Deur wijd genoeg open, maar niet te wijd 20

Regelgevend traject: decreet Ruime taakomschrijving (voorontwerp) In elke gemeente en in elk autonoom gemeentebedrijf zal periodiek een externe audit plaatsvinden. Deze audit wordt uitgevoerd door Audit Vlaanderen. Audit Vlaanderen evalueert de interne controlesystemen, gaat na of ze adequaat zijn en formuleert aanbevelingen tot verbetering daarvan. Zij voert daartoe financiële audits, overeenstemmingsaudits en operationele audits uit en is gemachtigd alle bedrijfsprocessen en activiteiten te onderzoeken. Audit Vlaanderen is tevens bevoegd voor het uitvoeren van forensische audits bij de voormelde administratieve entiteiten. 21

Regelgevend traject: decreet Toegang tot documenten Lokale besturen betalen deel mee Mogelijkheid om onregelmatigheden te melden Vlaamse Regering stelt nadere regels vast Nota a/d VR –Twee auditcomités –Aantal gemeenschappelijke leden 22

Regelgevend traject: besluit Oprichting nieuwe entiteit Aansturing Overname personeel (IAVA + ABB) Doel: 1 e principiële goedkeuring bij indiening auditdecreet 23

Organisatorisch traject 08/2012: projectleider 01/2013: projectmedewerker – auditor Zomer 2013: werving van auditoren Eind 2013: opstarten audits 24

Responsabiliseren lokale besturen Schrappen detailtaken externe audit Vertegenwoordiging in auditcomité Geen bevoegdheid om zaken op te leggen Eigenaarschap van rapporten Centrale opvolging van aanbevelingen beperkt Betrokkenheid bij opmaak leidraad 25

Vragen / bedenkingen / … Bedankt! Steven Van Roosbroek Projectleider implementatie externe audit in lokale besturen besturen 26