prof. E.O.J. Jans m.m.v. Prof. Drs. K. Wezeman Dr. Van Dijk 20e druk Grondslagen Administratieve Organisatie Deel B processen en systemen prof. E.O.J. Jans m.m.v. Prof. Drs. K. Wezeman  Dr. Van Dijk 20e druk 1

Capaciteitsproces en dienstverlenende bedrijven Hoofdstuk 10 Capaciteitsproces en dienstverlenende bedrijven Procesanalyse Controle-technische aspecten Beschikbaarstelling van Arbeidskracht Productiemiddelen Ruimten Outsourcing Ruimten voor evenementen 17

Procesanalyse Ruime verscheidenheid van dienstverlenende bedrijven Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

Procesanalyse specifieke dienst en overeenkomstig primair proces = tijdelijke beschikbaarstelling van een bepaalde soort capaciteit met evt. aanvullende en/of ondersteunende activiteiten dienstverlenende bedrijven stellen iets beschikbaar menselijke arbeid wegens tijdelijk tekort (uitzendarbeid) om specifieke kennis om ‘ambachtelijke vaardigheden’ goederen bvb. schilderijen (ook duurzame productiemiddelen bvb. transportmiddelen, bouwkranen) ruimten woonruimten, kantoren, bedrijfsruimten Bvb. http://www.nl.regus.be/ ruimten voorzien van apparatuur/ faciliteiten ten dienste van derden Bvb. http://www.wasserijgilberte.be/pages/wasserij.php ruimten voor evenementen, recreatie of vervoer Bvb. http://www.sportoase.be/portal/ Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

Kenmerken capaciteitsproces (adm.-org. aspecten) Investeren relatief grote investeringen, terugverdientijd>1jr nood aan meerjarenplan, investeringsplan, liquiditeitsbegroting Individualiseren Toekennen code Object voorzien van code Controle teruggave Inspecteren In goede staat (behoud/verbeteren kwaliteit) Regelmatige inspectie, onderhoud indien nodig Bij terugkomst van goederen/vrijkomen van ruimten Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

Kenmerken capaciteitsproces Plannen Capaciteiten: Welke Waar Termijn Optimale bezettingsgraad Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

Kenmerken capaciteitsproces Berekenen (calculatie => tarieven) berekening afhankelijk van soort capaciteit jaarbudget kosten (‘normale’/’verwachte’ bezetting) Onderhoud Gebruikskosten Afschrijving Algemene kosten winstopslag ervaring WN Menselijke arbeidskracht? Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

Controletechnische aspecten Controletechnische functiescheiding Beschikken Registreren Controleren Bewaren Uitvoeren Aanvullende controlemaatregelen Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

Opbrengstverantwoording (informatiebehoeften controlfunctie) Doorberekening arbeidsuren Doorberekening aanneemsommen Doorberekening tarieven materieelgebruik Verbandscontroles opbrengsten/capa- citeiten met gemaakte kosten Standenregisters Langs gescheiden wegen inbrengen van ‘impulsgegevens’ Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

Procesfasen en -activiteiten Opdrachtfase Beoordelen kredietwaardigheid Beoordelen beschikbaarheid Het uitbrengen van een offerte Het ontvangen van een schriftelijke opdracht of getekende overeenkomst Het invoeren van de opdrachtgegevens in het systeem Het geven van de opdracht tot beschikbaarstelling Uitvoeringsfase en afwikkelingsfase Verschilt per categorie van dienstverlening’ Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

Beschikbaarstelling van arbeidskracht Organisatievormen Uitzendbureau’s Beroeps- en ambachtelijke organisaties Procesactiviteiten Aanvraag cliënt Uitbrengen offerte Opdracht Uitvoering/verantwoording Gereedmelding Betalingsafwikkeling Kwaliteitsbeoordeling Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

Beschikbaarstelling van productiemiddelen Karakteristiek = individualisering Procesactiviteiten Aanvraag cliënt Offerte Opdracht Beschikbaarstelling Retourontvangst Facturering en factuurafwikkeling Onderhoud Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

Woningen en kantoorpanden Algemene karakteristiek = huurOV Woningenbestand  capaciteit Procesactiviteiten Sluiten huurovereenkomst Huurincasso Verrichten van onderhoud Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

Reparatiewerkplaatsen Algemene karakteristiek Procesactiviteiten Reparatieaanvraag Inname van te repareren object Repareren van het object Kwaliteitscontrole Financiële afwikkeling Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

Café-restaurantbedrijf Algemene karakteristiek = restauratie Procesactiviteiten Buffet Restaurant (en keuken) Controleaspecten Theoretisch verbruik voorraden Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

Outscourcing Uitvoeren van (ondersteundende) processen door een andere partij, in naam van de opdrachtgever, bvb. voor ICT-beheer Salarisprocessen Productieprocessen Wagenparkbeheer Beheersing van outsourcingprocessen Prestatieniveau vastleggen d.m.v. KPI’s Inkooptraject + selectie Contract + SLA Overdracht processen (gegevens, medewerkers, …) Evaluatie i.v.m. uitvoering Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

Beschikbaarstelling van ruimten voor evenementen Karakteristiek: frequent wisselende gebruikers korte tijdsduur van het gebruik Procesfasen (organisatie evenement en toegangskaarten) De aanschaf van toegangskaarten De ontvangst van de kaarten De verkoop van toegangskaarten De toegangscontrole De afrekening van de verkochte kaarten Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

Informatiebehoefte Planninginfo = i.v.m. optimale bezettingsgraad V naar capaciteit + verloop kostenbegroting Controlinfo = verantwoording opbrengsten (zie eerder) Doorberekening arbeidsuren Doorberekening aanneemsommen Doorberekening tarieven materieelgebruik Verbandscontroles opbrengsten/capa- citeiten met gemaakte kosten Standenregisters Langs gescheiden wegen inbrengen van ‘impulsgegevens’ Operationele info Info m.b.t. capaciteiten: welke/waar/termijn Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff