Overheid & Markt, Ondernemend Aanbesteden Workshop Communicatie met inschrijvers, wat kan er wel en wat niet? Alkmaar, 1 november 2012 Hans van Wijck Teun van Reeuwijk, Inkoper Stichting RIJK Projectleider CROW Ondernemend Aanbesteden - workshop Communicatie

Communicatie met inschrijvers Programma Korte toelichting op communicatie tijdens aanbestedingstraject Welke communicatiemomenten zijn er Interactie Spelregels interactie Per communicatiemoment korte toelichting Bevindingen expertmeeting overheden (juli 2012) Ervaringen Stichting RIJK Discussie met deelnemers

Communicatie met inschrijvers ophelderen van onduidelijkheden in a. eisen van de vraagspecificatie b. uitsluitingsgronden c. kwalitatieve geschiktheidseisen d. eventuele selectiecriteria e. gunningscriterium vragen en de antwoorden aan alle gegadigden of inschrijvers verstrekken, behoudens in geval van een ‘gerechtvaardigd commercieel belang’ (dan een-op-een communicatie) vragen aan individuele gegadigden of inschrijvers i.v.m. onduidelijkheden in: a. de aanmelding als gegadigde b. de inschrijving wijzigen inschrijving niet toegestaan Bron: leidraad aanbesteden bouwopdrachten

een-op-een communiceren afgestemd op beslissingen over belangrijke aspecten van het aanbestedingsproces focus op het belang van een naadloze afstemming tussen de vraag en een inschrijving (belang groter naarmate meer oplossingsvrijheid) als inschrijver wezenlijke informatie voorsprong heeft verkregen, moet de aanbesteder die neutraliseren Bron: leidraad aanbesteden bouwopdrachten Ondernemend Aanbesteden - workshop Communicatie

communicatie met inschrijvers verstrekken inschrijvingsdocumenten inlichten inschrijven kwalitatieve beoordeling gunnen/sluiten contract openen inschrijvingssommen bekendmaken uitslag aanbestedingsproces kent verschillende (mogelijke) contactmomenten ook individuele contactmomenten aanbesteders maken daar geen of weinig gebruik van communicatie niet altijd even optimaal (laat te wensen over) inschrijvingen niet optimaal afgestemd op de vraag resultaten expertmeeting met aanbesteders (juli 2012) input workshop

Informeren inschrijvers, toelichting vooraf verstrekken inschrijvingsdocumenten inlichten inschrijven kwalitatieve beoordeling gunnen/sluiten contract openen inschrijvingssommen bekendmaken uitslag Aanbesteder nodigt inschrijvers uit voor toelichting op inschrijvingsdocumenten projectdoelstellingen emvi-aspecten algemene aandachtspunten ……… ja: 13 nee: 2

Individuele Inlichtingen (ARW art. 2 Individuele Inlichtingen (ARW art. 2.17) naast algemene inlichtingen/aanwijzing (ARW art. 2.16) verstrekken inschrijvingsdocumenten inlichten inschrijven kwalitatieve beoordeling gunnen/sluiten contract openen inschrijvingssommen bekendmaken uitslag Gegeven de aan te bieden oplossing kan een inschrijver (vertrouwelijk) vragen stellen over: haalbaarheid van de oplossing daaraan verbonden risico’s invulling emvi-aspecten Doel: voorkomen ongewenste oplossingen staat u individuele inlichtingen toe ja: 10 nee: 5

Toelichten inschrijving (ARW art. 2.26) verstrekken inschrijvingsdocumenten inlichten inschrijven kwalitatieve beoordeling gunnen/sluiten contract openen inschrijvingssommen bekendmaken uitslag Elke inschrijver geeft een toelichting op zijn ingediende inschrijving. Doel: aanbesteder informeren over opzet en inrichting kwalitatieve aspecten aanbieding en over ‘bijzonderheden’ zoals invulling emvi. Enkele bemerkingen uit expertmeeting niet objectief een vlotte prater kan de aanbesteder makkelijk beïnvloeden inschrijving moet gewoon duidelijk zijn

Openen inschrijvingssommen in bijzijn van inschrijvers verstrekken inschrijvingsdocumenten inlichten inschrijven kwalitatieve beoordeling gunnen/sluiten contract openen inschrijvingssommen bekendmaken uitslag Kwalitatieve beoordeling staat vast; hierna inschrijvingssommen openen. Doel: transparantie t.a.v. scheiding kwalitatievebeoordeling / prijsbeoordeling nodigt u de inschrijvers hiertoe uit ja 14 nee 4

Bekendmaken van de emvi-uitslag verstrekken inschrijvingsdocumenten inlichten inschrijven kwalitatieve beoordeling gunnen/sluiten contract openen inschrijvingssommen bekendmaken uitslag Voornaamste bevindingen expertmeeting Verstrek info over totaal gescoorde meerwaarde alle inschrijvingen en de ranking, zonder naamsvermelding individuele emvi-uitslag en uitslag winnaar