De informatiespecialist maakt ShareNet De informatiespecialist maakt het plaatje compleet Raymond Snijders Senior informatiebemiddelaar, Windesheim

Senior informatiebemiddelaar Student- en Onderwijsservices Windesheim Even voorstellen Raymond Snijders Senior informatiebemiddelaar Student- en Onderwijsservices Windesheim Blog: www.rsnijders.info/vakblog Twitter: twitter.com/rsnijders Op dit werk is een Creative Commons Licentie van toepassing.

Wat is ShareNet?

Kortom, een erg technisch project

Wat moeten mensen die verstand hebben van boeken nu met ShareNet?

Documenten en bestanden van Novell directories naar ShareNet Even inzoomen op .... Documenten en bestanden van Novell directories naar ShareNet

Documenten in ShareNet Een andere manier van werken met documenten

Voor ShareNet Maar Ongestructureerd! Persoonlijk -> van en voor jezelf op de eigen netwerk schijf Afdelingsdocumenten -> beschikbaar en bedoeld voor collega’s op een groepsdirectory Maar Overgecompliceerde rechtenstructuren op de groepsschijven Samen (kunnen) werken aan documenten bleek gecompliceerd Extreem uitgebreide mappenstructuren Geen zoekmogelijkheden 2 TB aan data die voor 80% verouderd was Ongestructureerd!

Document management plan Analyse van alle groepsdirectories Grootste gemene deler destilleren Vertalen naar een inrichtingsmodel voor document bibliotheken op ShareNet

Document management plan Persoonlijke documenten / Project documenten / Afdelingsdocumenten Afwijkende document bibliotheken en omgevingen voor te onderscheiden type document Verlaten van mappenstructuren Introductie van kenmerken meegeven aan documenten Verplicht gebruik van kenmerk ‘categorie’ Introductie tags en tagcloud

Maar hoe migreren we de documenten van de oude naar de nieuwe omgeving?

Hoe en wat vertellen we onze klanten?

Samen met de gebruikers Alle medewerkers kregen een eigen usb stick voor backup Backups van groepsdirectories aanbieden aan elke afdeling Opschonen van alle niet gebruikte documenten conform eigen definities. Migratieplan per afdeling. Uitleg, handleidingen en presentaties over nieuwe werkwijze met documenten op ShareNet op zowel MySite, TeamSites als MyDepartment

Niet alles ging zoals gehoopt Mapjes worden erg gemist Aan elk document kenmerken hangen wordt als erg veel werk beschouwd en dus.. Tags worden slechts sporadisch gebruikt Zoekfunctie werkt nog niet optimaal De vereiste cultuuromslag is onderschat Mensen houden hun oude vertrouwde werkwijzen vast, tegen wil en dank

Maar er is ook veel goed nieuws

Veel (groepen) collega’s kijken nu voor het eerst hoe ze echt met documenten (samen) willen werken De rol van informatiespecialisten in een groot ICT project is duidelijk geworden Het belang van document management en het laten aansluiten op de eigen werkprocessen begint te dagen De vraag vanuit Schools en diensten om ondersteuning door informatiespecialisten wordt luider. Dit vereist wel een nieuwe aanpak! Cultuuromslag aan beide zijden

Ook een ICT project is pas compleet als je de informatiespecialist niet vergeet

Bedankt voor de aandacht. Nog vragen? Raymond Snijders Sr. Informatiebemiddelaar rgj.snijders@windesheim.nl rsnijders@gmail.com rsnijders.info/vakblog twitter.com/rsnijders

Credits voor de foto’s http://www.sxc.hu (diverse foto’s zonder naamsvermelding licentie) http://www.flickr.com/photos/misterian/3749440309/ http://www.flickr.com/photos/dalager/2613031994/ http://www.flickr.com/photos/lamentables/2216559607/ http://www.flickr.com/photos/cindy47452/1624383308/ http://www.flickr.com/photos/phill_dvsn/3771483293/