By windthoek via Flickr PLAY! En afspeelbaar houden?

Hans van der Windt Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid, Hilversum ONDERZOEK NAAR DE DIGITALE AV-COLLECTIE NL Naar een toekomstvaste AV-collectie NL 4 november 2011

AANLEIDING - Archieven, bibliotheken, musea krijgen steeds meer te maken met beheer en behoud van digitale AV- collecties. - Dit heeft grote impact op de organisatie, die nieuwe kennis moet verwerven op het gebied van digitale conservering, ontsluiting- en exploitatiemogelijkheden.

AANLEIDING - Duurzaam beleid t.a.v. behoud en beheer van digitale AV-bestanden en -formaten is zeer complex. - Het bouwen en onderhouden van een toekomstvaste digitale infrastructuur is erg kostbaar.

AANLEIDING - Voor beheer van digitale AV-collecties - Kunnen erfgoedinstellingen investeringen delen en gebruik maken van gemeenschappelijke infrastructuren?

OPDRACHT VAN OCW - Onderzoek onder erfgoedinstellingen - Naar behoefte voor gemeenschappelijke infrastructuren voor digitale AV-collecties - En naar randvoorwaarden

OPDRACHT - Mogelijkheid om gebruik te maken van een robuuste oplossing voor vraagstukken rond digitale duurzaamheid, continuïteit, digitale toegang. - Voor het behoud van digitale collecties is het van nationaal belang dat de toegankelijkheid in de toekomst ook gewaarborgd blijft.

SCOPE - Archieven - Bibliotheken - Musea - Overige culturele erfgoedinstellingen - Instellingen die vaak slechts beperkt georiënteerd en toegerust zijn op het beheer van digitale AV- collecties.

SCOPE - Digitale AV-collecties van commerciële, regionale of lokale omroepen vallen buiten de scope van het onderzoek. - Financiering - Bestaande archiefdienst bij Beeld en Geluid

SCOPE - Onderzoek richt zich op beheer en behoud van digitale AV-collecties. - Vragen hebben betrekking op bestanden die in- en extern zijn opgeslagen op servers, schijven of datatapes. - Collecties digitale videobanden (digibeta’s) zijn niet meegenomen in het onderzoek.

METHODE - Enquête verspreid via Kennisbank Audiovisuele Archivering Oproepen via - NORAA (regionale AV-achieven) - BRAIN (archieven) - Musea en overige instellingen direct aangeschreven

RESPONS - In totaal zijn 99 erfgoedinstellingen benaderd - 43 instellingen hebben aan het onderzoek deelgenomen.

RESPONS ENQUETE

RESPONS - NORAA - 12 aangeschreven regionale AV-archieven, 9 hebben deelgenomen aan het onderzoek. - BRAIN - 60 aangesloten archieven aangeschreven, 16 hebben deelgenomen. - Musea - 6 musea met een collectie AV-materiaal hebben deelgenomen. - Overige instellingen - 9 instellingen, waaronder NA, KB, RCE, NIMk, IISG, en Aletta

GROOT OF KLEIN

OPZET VAN DE VRAGENLIJST - Enquête is opgebouwd in 6 thema’s - Elk thema heeft betrekking op een onderdeel van de archiefketen - model archiefketen is gebaseerd op model Open Archival Information System (OAIS) - Het OAIS model biedt een kader waarbinnen procedures voor de lange termijn archivering van digitale informatie worden uitgewerkt. - Ontwikkeld door NASA

DEFINITIE OAIS “The entire system in which the digital information is managed, including the organization running the repository, its governance, organizational structure and staffing policies and procedures, financial fitness and sustainability, the contracts, licenses and liabilities under which it must operate and trusted inheritors of data, as applicable. Additionally, the digital object management practices, technological infrastructure, and data security in place must be reasonable and adequate to fulfill the mission and commitments of the repository.” By windthoek via Flickr

MODEL ARCHIEFKETEN - Gebaseerd op OAIS model

ARCHIEFKETEN

THEMA’S 1.Audiovisuele bestanden en -formaten 2.Collectie management systemen 3.Archivering, beheer en behoud van de digitale AV-collectie 4.Online toegankelijkheid en presentatie van de digitale AV- collectie 5.Samenwerking met andere instellingen 6.Rechtenbeheer

PUNTENTELLING - Deelnemende instelling kan per thema 10 punten scoren. - Aan het eind kan de instelling zien hoe wordt gescoord ten opzichte van het gemiddelde. - Enquête blijft online en zo kan voortgang worden gemonitord.

GEMIDDELDE SCORES PER THEMA Op de linker as is een schaalverdeling van 1 tot 10 getekend waarbij per thema een maximum van 10 punten is te behalen. Per thema is het gemiddeld aantal punten weergegeven per groep.

AUDIOVISUELE BESTANDEN EN -FORMATEN - Verschillende bestandsformaten. - De instellingen met een relatief klein AV-archief blijven vooral achter als het gaat om de borging van informatie en kennis AV-bestanden. - Minder dan een kwart beantwoordt deze vraag positief, terwijl 65% van deze groep momenteel AV- materiaal digitaliseert.

COLLECTIE MANAGEMENT SYSTEEM - Instellingen met een relatief groot AV-archief geven aan dat hun collectie management systeem goed is toegerust om de specifieke informatie over AV- bestanden te registeren. - Bij instellingen met een relatief klein AV-archief is dit veel minder het geval (40%).

ARCHIVERING, BEHEER EN BEHOUD VAN DE DIGITALE AV-COLLECTIE - Over het algemeen gebrek aan financiële middelen - Instellingen met relatief groot AV-archief scoren vooral laag ten aanzien van gereserveerde middelen. - Ook het bestaan van een back-up strategie voor de AV- collectie wordt vaak ontkennend beantwoord. - Kennis over behoud en beheer van digitale AV collecties is beperkt bij instellingen met klein AV-archief.

By windthoek via Flickr COLLECTIEBEHEER Handig maar duurzaam?

ONLINE TOEGANKELIJKHEID EN PRESENTATIE VAN DE DIGITALE AV-COLLECTIE - Catalogi zijn bij instellingen met groot AV-archief wel online te raadplegen (95%) - bij instellingen met klein AV-archief veel minder vaak (43%). - De presentatie van de AV-collectie op online platforms is bij beide groepen beperkt (50% resp. 35%) - Op de eigen website bij de meeste instellingen wel aanwezig (75% resp 52%).

SAMENWERKING MET ANDERE INSTELLINGEN - Voornamelijk instellingen met een groot AV-archief presenteren de AV-collectie op een gemeenschappelijke website (70%) - 30% van de instellingen met klein AV-archief presenteren de AV-collectie samen met anderen

RECHTEN - Over het algemeen zijn de rechten vaak wel in kaart gebracht. - Maar niet ondergebracht in een DRM systeem.

BEHOEFTE AAN ONDERSTEUNING 1.Voor het encoderen van digitale videoformaten en audiodragers? 2.Voor het opslaan van digitale AV-bestanden en uitzenden van webformaten? 3.Bij het toegankelijk houden (transcoderen, migratie) van digitale AV-bestanden voor de toekomst? 4.Aan hulp in het vervaardigen van webformaten? 5.Kennis voor het online toegankelijk maken (ontsluiten) van de digitale AV-collectie? 6.Aan een overkoepelende zoekmachine van alle audiovisuele erfgoedinstellingen?

VERHOUDING TOT ARCHIEFKETEN

UITKOMSTEN BEHOEFTEN

OPVALLEND - er lijkt meer behoefte aan ondersteuning op het gebied van beheer en behoud (onderdeel ‘toekomstvast archiveren’) dan voor het toegankelijk maken van de bestanden; - 60% van de instellingen met een grotere AV-collectie heeft behoefte aan ondersteuning voor het toegankelijk houden van de AV-bestanden (transcoderen, migreren); - 70% van de instellingen met een relatief groot AV-archief heeft behoefte aan een overkoepelende zoekmachine van alle audiovisuele erfgoedinstellingen.

CONCLUSIES - Beheer en behoud digitaal AV over algemeen niet hoogste prioriteit instelling - Kennis en informatie onvoldoende geborgd - Gereserveerde middelen voor beheer en behoud digitale AV-collecties is laag

CONCLUSIES - Middelen voor digitaliseren zijn erg beperkt - Er wordt gedigitaliseerd volgens richtlijnen, maar beheer van masterbestanden niet goed geregeld - Beheer van videodragers bij instellingen wordt probleem

AVARCHIVERING.NL