Continuïteit in het SLAZ T.b.v. Regiegroep Opgeschaalde Acute Zorg 3 april 2014 Monique Bugel Calamiteitencoördinator SLAZ Intro: verzoek Karin Inhoud: proces van startmoment tot nu

Continuïteitsstrategie Beheer en proces Kern: continuïteit inbedden in de organisatie Bewustwording van de kwetsbaarheid Plannen maken Uitvoering geven d.m.v. opleiden trainen en oefenen Continuïteit = een continue proces volgens de PDCA-cyclus

Continuïteitsstrategie Crisisplan organisatie Bij een crisis kunnen drie verschillende noodplannen in werking treden: BHV Noodplan bij een BHV incident ZiROP bij een externe calamiteit / ramp Continuïteitsplan bij een interne verstoring van de dagelijkse bedrijfsvoering Bij iedere gebeurtenis wordt de crisis waargenomen, afdelingshoofd of leidinggevende op de hoogte gesteld. De manager van de eenheid pleegt in nodig overleg met de Raad van Bestuur en besluiten dan tot het samenstellen van een Beleidsteam (in het plaatje crisisteam).

Continuïteitsstrategie Documenten continuïteit Inzoomen op documenten behorende bij continuïteit, bestaat uit: ZiROP BHV Bovenstaande zijn al vastgesteld. Nu bezig met het continuïteitsplan, bestaande uit: Continuïteitsstrategie (Geeft weer hoe continuïteit in het SLAZ geregeld moet zijn) Continuïteitsplan Centrale Voorzieningen (Concrete verstoringen in de bedrijfsvoering)

Continuïteitsstrategie Business Impact Analyse Business Impact Analyse: bepalen vitale processen versus niet vitale processen. Impact analyse maakt duidelijk waar op gefocust dient te worden bij uitwerking van een continuïteitsplan. Gevolgen wegvallen proces voor patiënt, organisatie, financieel en totale impact.  bepalen wat al eerste hersteld moet worden Per vitaal proces specificeren hoe lang het proces uit mag vallen Minimale noodzakelijk niveau van proces bepalen

Continuïteitsplan Centrale Voorzieningen Bedreigingen 7 disbalansen van zorg Verhoogd aanbod van patiënten Tekort aan personeel Uitbraak infectieziekten Verplaatsen van patiënten Sluiting (delen van) locatie Logistieke stagnatie Uitval nutsvoorzieningen, ICT en apparatuur Het Continuïteitsplan Centrale Voorzieningen is gebaseerd op 7 disbalansen Verhoogd aanbod van patiënten: rampsituatie (bijv verkeersincident, industriebrand), uitbraak infectieziekten (bijv epidemie), extreme weersomstandigheden (bijv gladheid), opvang van patiënten van andere instellingen Tekort aan personeel: uitval personeel of extra personeel nodig wegens calamiteit/pandemie Uitbraak infectieziekten Verplaatsen patiënten: brand, besmetting Sluiting delen locatie: waterschade, MRSA uitbraak, brand Logistieke stagnatie: intern of extern ( fabriek leverancier verwoest, problemen transport, staken wegvervoer) Uitval nutsvoorzieningen (elektra, gas, water), ICT en apparatuur

Continuïteitsplan Centrale Voorzieningen Procedure opschaling, prioritering & afschaling Disbalans opgetreden Melden Impact bepalen Raad van Bestuur informeren Besluitvorming over inzetten specifieke teams en hoe op te lossen Inzetten continuïteitsplan centraal of afdelingsplan Wat te doen bij verstoring: Melden volgens vaste procedure  wel of niet continuïteitsplan centrale voorzieningen inzetten. Verschillende manieren : Centraal oplossen met Beleidsteam Centraal oplossen met Ad hoc team Lokaal oplossen met eigen afdelingsplan/noodprocedures Alles is afhankelijk van grootte en impact van de verstoring. De vaste procedure bestaat uit: Opschaling (gefaseerd opbouwen van activiteiten) Prioritering (ernst situatie inschatten en vaststellen vervolgmaatregelen) Afschaling ( verschillende stappen in terugkeer naar alledaagse werkzaamheden)

Continuïteitsplan Centrale Voorzieningen Scenariobladen Scenarioblad per verstoring Inleiding Elke disbalans: eigen hoofdstuk bestaat uit: inleiding scenarioblad. start met een inleiding waarin algemene informatie over de disbalans en wie verantwoordelijk is voor verschillende acties bij een calamiteit en welke protocollen van toepassing zijn.

Continuïteitsplan Centrale Voorzieningen Scenariobladen Scenarioblad per verstoring Inleiding Scenario’s Activiteiten In het scenarioblad zijn verschillende scenario’s opgenomen, dit kunnen zijn: scenario’s in tijd Scenario’s in impact. De activiteiten en de uitvoering behorende bij de verschillende scenario’s zijn weergegeven in het scenarioblad. Bijvoorbeeld: verplaatsen korter of langer dan 2 uur: logistieke ondersteuning, communicatie, verplaatsingslijst bijhouden, patiënten afzeggen etc.

Continuïteitsplan Centrale Voorzieningen Scenariobladen Scenarioblad per verstoring Inleiding Scenario’s Activiteiten Herstelactiviteiten achteraf De herstelactiviteiten die plaatsvinden na een verstoring zijn tevens opgenomen in het scenarioblad. Bijvoorbeeld: Meerwerk verwerken, voorraden bijwerken, schoonmaak regelen, papieren rapportage in EPIC verwerken

Continuïteitsplan Centrale Voorzieningen Scenariobladen Scenarioblad per verstoring Inleiding Scenario’s Activiteiten Herstelactiviteiten achteraf Continuïteitsvoorzieningen en voorbereidende activiteiten Continuïteitsvoorzieningen en voorbereidende activiteiten zijn nodig om te borgen dat activiteiten in geval van een verstoring plaats kunnen vinden. Voorbeelden hiervan zijn checken noodvoorzieningen EPIC / BCA laptop, noodprocedures actueel houden, oefeningen/trainingen organiseren etc

Continuïteitsplan Centrale Voorzieningen Status Centrale voorzieningen “klaar” tot volgende revisie Crisismanagement map ZiROP BHV (noodplan) EPIC (noodprocedure, inloggen Business Continuity Access) Centraal plan centrale voorzieningen Stand van zaken

Continuïteitsplan Centrale Voorzieningen Voortgang Uitbreiden naar afdelingsplannen daar waar nodig O.T.O. Afdelingsplannen : Vullen hiaten op tussen centrale plan en afdelingseisen voor doorwerken volgens het normale proces Standaard verpleegafdeling heeft voldoende aan centrale plan ICU en OK niet

Dank voor uw aandacht. Monique Bugel Calamiteitencoördinator SLAZ 020- 510 7359 m.bugel@slaz.nl