Digitalisering Archief 24 november 2009 Div-experts + Workshop Vestia Digitalisering Archief 24 november 2009 Div-experts +

Programma Inleiding Belang van een goed archief Lokaal en centraal hand in hand Van beneden naar boven Operationeel Definities Hoe om te gaan met vervanging Kaders rond bewaren en vernietigen Aanzet tot vernietiging papieren documenten Kwaliteit van documenten Scannen kleur versus zwart wit  Afsluiting inbreng ICT portefeuille overleg (Vaststellen afspraken en verbeterpunten) Committment Lunch

Inleiding Voorstellen Verwachtingen deelnemers (2 min. Voorbereiden) Digitalisering Wat te doen met origineel Huisvesting Per vestiging en rol woordvoerder Aanvullen nieuwe of afwijkende inzichten vorige spreker Gaat vandaag minder over diskis

Vestia Organisatie ontstaan na 1995 Eigen verantwoordelijkheid beleid Archief en uitvoering Archief voor 1995 (indien van gemeenten) Overgedragen gekregen ihkv rechten en functies Moet ouder dan 20 jaar wel retour gemeenten Fusie-afspraken (nazien en uitvoeren) Zie ook Hermes advies en management | 0172 472 674 http://www.archieven.nl/pls/m/zk2.inv?p_q=36968486 C:\Users\André\Documents\Vestia

Belang goed archief Rollen: Zorg, beheer en toezicht Belangen: Bedrijfsvoering Compliance Erfgoed Maatschappelijk historische analyse Hot-spots Maatschappelijk domein: wonen

Lokaal en Centraal Bottom-top en Top-down Verantwoordelijkheid ICT Beleid, regie en toezicht op beheer ICT Diskis inrichting en gebruik (usability) Advies div (expertgroep) Uitvoering in DisKis Secretariaten (beleids)medewerkers Archief / div (expertgroep)

Voorstel 1 Afspraken Lokaal ondernemerschap: samenwerken en niet geforceerd wijzigen Bottom-top en top down Beslissingen vandaag ‘voorbereiden’ Inbrengen ICT portefeuillehoudersoverleg Verbeterpunten Regie op de regelgeving, inrichting en controle op de uitvoering

Mini-pauze

Kaders Archiefselectie Bewaren/Vernietigen Selectielijsten (bsd’s/rio’s) Selectielijst woningcorporaties Netwerk facilitair managers Aedes Netwerk kwaliteit en visitiatie? Netwerk ICT lijkt te ontbreken Selectielijst Wonen en voorgangers Selectielijst gemeenten na 1985 6 algemene criteria

Bewaarcriteria De selectiecriteria zijn: Handelingen die betrekking hebben op voorbereidingen bepaling van beleid op hoofdlijnen; Evaluatie van beleid; Verantwoording aan andere actoren van de hoofdlijnen van beleid; (her)inrichting van organisaties belast met het beleid op hoofdlijnen; Wijze waarop beleidsuitvoering in hoofdlijnen plaatsvindt; Waarop beleidsuitvoering op hoofdlijnen, voor zover die in direct verband staan met voor Nederland bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten Wat nu als Ministerie weggooid na 20 jaar? (criterium 3): advies is Vestia bewaard Financieel hoogste abstractie nivo bewaren (begroting/jaarrekening, jaarverslag) overigens vernietigbaar Voorbeelden (6): oorlog, bijzondere tijd (balkenende norm?), incidenten (rol maatschappelijke participant corporatie: integratiedebat?)

De lijst van Kees Wevers 2005 ‘voorlopig’ Wetgeving Burgerlijke Wetboek, Belastingen (OB), WBP(ersoonsgegevens) Woningwet (nog te toetsen Archiefwet (Vestia bepaalt zelf, historisch belang) Bewaren: Leningovereenkomsten en –voorwaarden Hypotheekakten Volkshuisvestingsverslag/jaarverslag Vernietigen: V 1, 5, 7, 10 Implementatie vereiste: NWD, NA, NC, NE Verklaring afkortingen en voorbeelden NWD= na verwerkingsduur Deze documenten mogen niet worden vernietigd vanwege het feit dat hieraan nog consequenties zijn verbonden. De verwerkingsduur heeft dan veelal betrekking op (het einde van) termijnen die in het betreffende document worden aangegeven. Vanaf het einde van die termijn gaat de bewaarperiode in. Voorbeelden Na afloop garanties, na beëindiging contract, na vervallen van instructies, na verschijning van een nieuwe versie en na stopzetten van het gebruik.   NA=na afwikkeling Documenten mogen niet worden vernietigd zolang niet alles met betrekking tot de betreffende zaak is afgerond. Voorbeeld Als na financiële afwikkeling van projecten nog een geschil bestaat met een aannemer of leverancier, dan dient na afwikkeling te worden geïnterpreteerd als: ‘na afhandeling van dat geschil’. NE=na exploitatie Documenten mogen pas na het einde van de exploitatie worden vernietigd. Een complex wordt gesloopt in juli 2002. De documenten mogen pas formeel op 1 januari 2004 worden vernietigd. NC=na controle Geldt met name voor interne bewijsstukken die later hun weerslag vinden in een definitieve rapportering. Niets mag worden vernietigd voordat een externe deskundige (accountant) de administratie met bijbehorende stukken heeft gecontroleerd. Toetsing Bovenstaande gegevens zijn een eerste opzet om te komen tot een definitief overzicht waarna de bewaartermijnen door een gespecialiseerd bedrijf getoetst kunnen worden.

DisKis Hoofd-en subonderwerpen 786 categoriën Geen b/v indicatie meegegeven Mate van gebruik (toelichting Dave) Nog te beperkte implementatie in DisKis

Voorstel 2 B/V Afspraken Toepassen 6 criteria Bewaren Dus: Beleid = origineel bewaren totdat nieuwe afspraken Financieel = duidelijk (lijst Kees W.) Huren = V Techniek = B/V nog uit te werken Langer bewaren mag altijd: niet korter Verbetervoorstel: Nader uitwerken 1 en 4 en vaststellen voor 2 en 3 Verplichting tot vernietiging Inrichting DisKis verbeteren

Mini-pauze

Definities Bewaren = duurzaam bewaren Vervanging = reproductie in plaats stellen van origineel: origineel vernietigen Vernietigen = niet meer vindbaar maken ISO 15489 Nen 2082 Vervanging: Reproductie van archiefbescheiden, met het doel om tot vernietiging van de oorspronkelijke archiefbescheiden over te gaan. De reproducties nemen daarna de plaats van de originelen in en moeten als archiefbescheiden behandeld worden. vernietigen proces van teniet doen of wissen van archiefstukken zonder dat zij weer kunnen worden gereconstrueerd

Voorstel 3 Afspraken / verbeterpunten Digitaal wordt gelijkgesteld met papier Digitaal is uitgangspunt: papier ‘waardeloos’ Digital born ‘opslaan’ Digital born ‘geautoriseerd’= terugscannen Nat getekende Uitgaande brieven (doorslag) Geparafeerd brondocument (mutatie systeem) Papier mag vervangen: Vervanging obv gescand origineel Scankwaliteit afhankelijk origineel 300 dpi zw/wit, 200 dpi kleur Voorkeur kleurscannen (authentiek, gebruiksgemak) Afspraken: Kleurscanners (in)regelen Standaardinstellingen kleur en zw/wit (in)regelen Voorbeelden pdf en nameten op [kleine letter e en 3-en en 8-en] De kwaliteit (leesbaarheid) van de reproducties wordt berekend met behulp van de Kwaliteitsindex QI (= Quality Index). De bepaling van de QI voor gedrukte teksten wijkt af van de bepaling van de QI voor afbeeldingen. Daarnaast moet bij de berekening ook de bitdiepte waarin gescand wordt, verdisconteerd worden. Wanneer de reproducties in zwart-wit (bitonaal) gemaakt worden, moet er meer rekening gehouden worden met het wegvallen van details (door tresholding) dan bij scanning in grayscale of kleur. QI voor gedrukte teksten Voor gedrukte teksten wordt de kwaliteit gerelateerd aan lettergrootte (h = de hoogte van de kleinste letter ‘e’ van de onderkast in het originele document in mm) en resolutie (dpi). Het resultaat wordt onderverdeeld in drie groepen: QI 8 = hoge kwaliteit (d.w.z. alles is bijzonder goed leesbaar) QI 5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alles is goed leesbaar) QI 3,6 = slechte kwaliteit (d.w.z. alles is met enige moeite leesbaar) Formule gedrukte tekst zwart-wit De formule om de kwaliteit van bitonale scans van gedrukte teksten te berekenen luidt: 3 QI dpi 0,039h ´ = Formule gedrukte tekst grayscale en kleur De formule om de kwaliteit van grayscale of kleurenscans van gedrukte teksten te berekenen luidt: 2 QI voor afbeeldingen Bij afbeeldingen (kaarten, tekeningen etc) is de kwaliteit gerelateerd aan resolutie (dpi) en de breedte in mm van het kleinste detail dat in de reproductie zichtbaar moet zijn (w). Ook hierbij is sprake van een driedeling: QI 2 = hoge kwaliteit (d.w.z. alle relevante details zijn heel goed zichtbaar) QI 1,5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alle relevante details zijn zichtbaar) QI < 1 = slechte kwaliteit (d.w.z. relevante details zijn nauwelijks zichtbaar) Formule afbeeldingen zwart-wit De formule om de kwaliteit van bitonale scans van afbeeldingen te berekenen luidt: 1,5 QI dpi 0,039w ´ Formule afbeeldingen grayscale en kleur De formule om de kwaliteit van grayscale of kleurenscans van afbeeldingen te berekenen luidt: QI = dpi ´ 0,039w Voor meer informatie over het gebruik van de Quality Index zie onder andere Moving theory into 12/22 practice. Digital Imaging Tutorial van Cornell University Library en Benchmarking Image Quality: From Conversion to Presentation van Anne R. Kenney.  

Voorstel 4 Hoe om te gaan met originelen na scannen 6 maanden te bewaren (op datum/tijd) Terug in te korten naar 3 maanden (straks) Logboek bijhouden van ‘origineel’ na te leveren Lijst van origineel te leveren aan behandelaar Te tekenen contracten > A3 (vaak tekeningen) Slecht leesbare originelen Verbetervoorstel: Digitaal dossier en documentopslag (word, shares) Usability, indexering en terugvindbaarheid 2 nog aan te vullen met scaninstructies vestigingen (kan afwijken): input Vestia

Afsluiting Vragen? Voorbereid door: Alex van Leuken, Den-Haag ZO Hans Koppen, Den-Haag ZW Nicolle Oosterhof, Nieuwerkerk a.d. IJssel Annelies Bregman, Nieuwerkerk a.d. Ijssel Frank v.d. Berg, ICT Verstia Groep Dave Hoogendoorn, ICT Vestia Groep André Plat, Hermes advies en management Afsluiting Vragen?

Afsluiting Einde Voorbereid door: Alex van Leuken, Den-Haag ZO Hans Koppen, Den-Haag ZW Nicolle Oosterhof, Nieuwerkerk a.d. IJssel Annelies Bregman, Nieuwerkerk a.d. Ijssel Frank v.d. Berg, ICT Verstia Groep Dave Hoogendoorn, ICT Vestia Groep André Plat, Hermes advies en management Afsluiting Einde