Digitaal Loket Kinderopvang Leuven

Inhoudstafel Ontstaan project Verloop project Modules voor KDV Kritische reflectie Statistieken Kritische succesfactoren Besluit

1. Ontstaan project Nood aan centraal registratiesysteem Voor ouders en toeleiders Voor kinderdagverblijven Nood aan beleidscijfers over opvangvraag in combinatie met opvangaanbod Voor lokaal beleid kinderopvang Nood aan centraal registratiesysteem Voor ouders en toeleiders: één keer inschrijven Voor kinderdagverblijven: efficiëntere planning, minder administratie & papierwerk, minder telefonische contacten voor inschrijving Nood aan beleidscijfers over opvangvraag in combinatie met -aanbod Voor kinderdagverblijven Voor lokaal beleid kinderopvang

2. Verloop project Kort de problemen met de vorige programmeurs aanhalen, om aan te tonen dat er niet over 1 nacht ijs gegaan moet worden maar dat er goed over nagedacht moet worden Eventueel een tijdslijn met de belangrijkste gebeurtenissen om het grafisch weer te geven?

2. Verloop project Doorheen proces twee richtinggevende principes: Respect voor keuzevrijheid ouders Vrijwillig engagement en autonomie kinderdagverblijven (in combinatie met regisserende rol stad Leuven) 2 heel belangrijke principes waar eensgezindheid over bestond en die cruciaal zijn om geheel te doen slagen: Autonomie en regie Autonomie: de kinderdagverblijven blijven vrij in hun opnamebeleid, planningsmomenten en dergelijke. De stad legt niets op aan de kinderdagverblijven. Deelname aan het loket is gebaseerd op vrijwilligheid, maar bij instappen wordt er een engagement verwacht van de KDV’s. Belangrijk hierbij: op maat van de diversiteit die er bestaan aan plannings-, facturatie, .. Systemen! Dit is serieuze uitdaging, ook technisch! Regisserende rol: de taak van de stad is in deze vooral ondersteunend, ervoor zorgen dat de kinderdagverblijven hun planning efficiënt kunnen maken. Ook zeer praktisch alles opvolgen met programmeurs,etc. 2) Respect voor keuzevrijheid ouders Ouders stappen niet mee in systeem waar keuzevrijheid wordt ingeperkt. Ouders moeten kunnen blijven kiezen waar ze terecht willen en moeten ook als ze plaats hebben op wachtlijst van andere initiatieven blijven staan

3. Modules voor KDV Standaardpakket: 1. Raadplegen aanvragen reguliere ‘wachtlijst’ ‘(sociale) noodlijst’ 2. Behandelen van aanvragen 3. Rapporten Standaardpakket: gratis, wat minimaal wordt verwacht als je vermeld wil worden in de zoekmodule. Via login ‘beheersgedeelte’ van de website: alleen zichtbaar voor hen Raadplegen van aanvragen KDV’s kunnen hun wachtlijst online raadplegen. Op deze wachtlijst verschijnen alle aanvragen van kinderen waarbij zij aangeduid werden onder één van de 5 voorkeuren. Ze vinden in deze wachtlijst heel wat relevante infomatie terug. Standaardkolommen: Dossiernummer, status dossier, status aanvraag, naam kind, geboortedatum, startdatum, einddatum, opvangplan, 20% voorrangsgroep of niet; Ze kunnen infomatie toevoegen of onzichtbaar maken; Ze kunnen filteren en sorteren op bepaalde kolommen Aanvragen met startdatum binnen de 30 dagen komen op de noodlijst terecht, die apart te raadplegen is door alle KDV’s (ook diegene die strikt genomen niet geselecteerd werden als voorkeur, om de kans op toewijzing te maximaliseren). Binnen de noodlijst krijgen de ‘noodaanvragen met sociale reden’ een speciale ‘melding’, om ernstige noodsituaties (bvb. kindermishandeling) te scheiden van gewone noodaanvragen 2. Behandelen van aanvragen Dit gebeurt erg gebruiksvriendelijk: in enkele muisklikken kan je voorstel doen of ‘geen plaats’ aanduiden. + Belangrijk hierbij is dat zichtbaar is welke de andere voorkeursinitiatieven zijn én wat deze al gedaan hebben (zodat je bvb. geen plaats aanbiedt aan ouder die eigenlijk al plaats heeft gevonden en geen legitieme reden heeft om te veranderen) Zo weinig mogelijk administratie: ouders krijgen automatische mail van systeem die desgewenst aangepast/gepersonaliseerd kan worden door kinderdagverblijf 3. Rapporten Alle rapporten die nodig zijn Hoe meer men met systeem doet (bvb. planning), hoe meer rapporten eruit gehaald kunnen worden

3. Modules voor KDV Raadplegen aanvragen

3. Modules voor KDV 2. Behandelen aanvragen

3. Modules voor KDV 2. Behandelen aanvragen

3. Modules voor KDV 3. Rapporten

3. Modules voor KDV’s Optioneel pakket: 4. Planning 5. Aanwezigheidsregistratie 6. Facturatie Optioneel: initiatieven kunnen hier ook gratis aan deelnemen, geen verplichting. Ook hier geldt: op maat van elk initiatief 4. Planning: kind dat je inschrijft => koppelen aan bepaalde leefgroep Hele loopbaan kind automatisch in systeem 5. Registratie van aanwezigheden Hele dag, halve dag, derde dag Automatisch (bvb. badgesysteem) Of manueel In real time (bvb. laptop aan onthaal) of achteraf 6. Facturatie Op basis van aanwezigheidsregistratie Verschillende soorten te factureren producten, op maat van erkende én zelfstandige voorzieningen

3. Modules voor KDV 4. Planning leefgroepen

3. Modules voor KDV 4. Planning: loopbaan kind Planning: permanent wijzigingen mogelijk kind dat je inschrijft => koppelen aan bepaalde leefgroep Hele loopbaan kind automatisch in systeem Gedeeld opvangplan (OO/ KDV) mogelijk; startdatum wijzigen / einddatum wijzigen

3. Modules voor KDV 4. Planning: proactief wachtlijstbeheer Rond wachtlijstbeheer hebben we nog een aantal ‘extra mogelijkheden’ toegevoegd: 1) Opnamebeleid vertalen in punt / verhouding  bepaalt volgorde wachtlijst Verhouding of punt Bvb. eenoudergezin Bvb. laag gezinsinkomen Bvb. prioriteit nummer 1 Bvb. broer / zus Bvb. 20% (verhouding 20% - niet-20%) Bvb. thuistaal (verhouding NL vs. niet NL) Bvb. opvangplan (verhouding voltijds vs. deeltijds) 2) 20% aanvragen via aanvraag automatisch berekend. 2 opties: Filteren op 20% ja/nee Sorteren, naargelang in je inschrijvingen tussen bepaalde gekozen datum en 6m later % van 20% al dan niet gehaald worden. Dit biedt heel wat kansen voor proactief wachtlijstbheer Nadeel: complex, heel andere manier van werken. Vraagt tijd.

3. Modules voor KDV 5. Aanwezigheidsregistratie Registratie van aanwezigheden Hele dag, halve dag, derde dag Incl. Luierkost of enkel luierkost per stuk als kind zindelijk is, … Automatisch (bvb. badgesysteem) Of manueel Automatisch planning toepassen of niet In real time (bvb. laptop aan onthaal) of achteraf

3. Modules voor KDV 6. Facturatie Facturatie Op basis van aanwezigheidsregistratie Verschillende soorten te factureren producten, op maat van erkende én zelfstandige voorzieningen Tarieven zelf in te geven via eigen login Facturen per mail verstuurd Koppeling aan boekhoudpakketten mogelijk

4. Kritische reflectie Ouders + Toeleiders Beleid Kinderopvang Vooraleer we voor en nadelen van digitaal loket bekijken, Focus op 3 goepen ‘gebruikers’ die we in hele analyseproces voor ogen moesten houden om de efficiëntie voor alle 3 te verhogen en nu ook nog, 3 perspectieven matchen is cruciaal: Ouders & toeleiders (toelichten dat toeleiders alle mogelijke sociale organisaties zijn uit Leuven. Zij kunnen ofwel info geven over kindeopvang en doorverwijzen naar de medewerkers van het loket OF zelf een login hebben waarmee ze de aanvraag van mensen kunnen indienen en beheren. Bvb. Kinderdagverblijven, OCMW, INLOOPTeam,.. Kinderopvang Beleid: zowel lokaal niveau als bovenlokaal niveau

4. Kritische reflectie Voordelen / kansen Nadelen / bedreigingen

4. Kritische reflectie Voordelen voor ouders Centraal registratiesysteem Gebruiksvriendelijkheid Toegankelijkheid Ook voor occasionele kinderopvang en thuisopvang ziek kind. Extra aandacht voor noodaanvragen Extra aandacht voor kwetsbare gezinnen Voordelen voor ouders ouders moeten slechts één keer inschrijven voor kinderopvang gebruiksvriendelijk systeem: ouders krijgen persoonlijke login en kunnen opvangvrag hiermee online opvolgen ouders krijgen een transparant overzicht van de behandeling van hun vraag; toegankelijkheid: toeleiders zijn beschikbaar indien digitaal loket te hoogdrempelig is (cf. infra) drietaligheid maakt dat anderstalige ouders die goed met pc/internet kunnen werken geen beroep moeten doen op personeel, en toch gemakkelijk verderkunnen Misbruik wordt zoveel mogelijk tegengegaan (oa werken met RRNR als uniek herkenningsnummer) ook voor occasionele opvang en ‘thuisopvang ziek kind’ wordt systeem gebruikt. Na toevoeging buitenschoolse opvang 1 inschrijving voor alle Leuvense opvang. Noodaanvragen speciale ‘melding’. Vooral sociale nood springt er uit

4. Kritische reflectie Voordelen voor kinderdagverblijven All-in-systeem Online beheer door ouders  minder onnodige telefonische contacten of mails Veel automatische mails  minder administratie Optimalisatie bezetting is mogelijk (planningsmodule) Voordelen voor KDV All in systeem => zowel wachtlijst, maar ook inschrijvingslijst, planningsysteem, module aanwezigheidsregistratie en facturatie. Wachtlijst bovendien veel meer gedetailleerd dan voordien (bvb. ook info over 20%, ..) en biedt meer mogelijkheden (bvb. sorteren volgens aanvraagdatum, startdatum,..) ouders bellen of mailen significant minder dan voordien, omdat ze aanvraag online kunnen beheren en van elke wijziging op de hoogte worden gebracht via mail Optimalere bezetting is mogelijk adhv planningsmodule, maar die is optioneel. => meer plaatsen als alle gaatjes gevuld worden

4. Kritische reflectie Voordelen voor lokaal beleid kinderopvang Diversiteit aan up to date cijfermateriaal over opvangvraag en –aanbod Coördinatie noodaanvragen Proces naar meer afstemming diverse opnamesystemen Meer overleg tussen de kinderdagverblijven Voordelen voor lokaal beleid KO

4. Kritische reflectie Voordelen / kansen Nadelen / bedreigingen

4. Kritische reflectie Nadelen / bedreigingen voor ouders Selectie van ‘slechts’ vijf voorkeursinitiatieven Bekendheid van en samenwerking met toeleiders cruciaal voor ouders zonder pc/internet Complexiteit sector kinderopvang (zie vb DVO) Te late/geen reactie kinderdagverblijven op aanvragen Automatische mail wordt als onpersoonlijk en onvolledig beschouwd Opvangtekort blijft bestaan... Nadelen/ bedreigingen voor ouders selectie van 5 voorkeursinitiatieven groepsopvang in eerste instantie negatief gepercipieerd. In principe zou dit geen handicap mogen betekenen indien toewijzing optimaler verloopt, maar zal leerproces zijn.

4. Kritische reflectie Nadelen /bedreigingen voor kinderdagverblijven Online systeem vergt andere manier van werken Weerstand bij kinderdagverblijven - Geen gebruik van alle mogelijkheden - Vastzitten aan contracten andere leveranciers

4. Kritische reflectie Nadelen / bedreigingen voor lokaal beleid kinderopvang Juiste verwachtingen ouders en toeleiders Onzekerheid toekomst door plannen Kind & Gezin Financiering Nadelen/ bedreigingen voor lokaal beleid kinderopvang Hoge verwachtingen van ouders => heel belangrijk te communiceren dat we met dit loket het ‘aantal plaatsen’ niet verhogen, wel dat we aan de hand van de statistieken het beleid trachten te optimaliseren (en dus ook naar K&G toe zullen communiceren)

5. Statistieken: dossiers Half augustus: bijna 4000 aanvragen. Trend: algemene stijging bij alle cijfers, wat wijst op een steeds grotere bekendheid van het systeem

5. Statistieken: noodopvang Ook hier een constante stijging, wat wijst dat er steeds meer mensen zijn die nog geen opvang gevonden hebben een maand voor de feitelijke startdatum

Aanvragen via toeleiders 5. Statistieken: Aanvragen via toeleiders Ook hier bevestiging van de algemene trend: steeds meer mensen maken gebruik van toeleiders om hun aanvraag te doen. Is dus wel zeker nood hieraan!

5. Statistieken: Aanvragen 20% Dit schommelt altijd rond de 20%,dus

6. Kritische succesfactoren Medewerking alle kinderdagverblijven Aantal sterk betrokken KDV Ondersteuning en coördinatie vanuit de stad -Financieel -Projectcoördinator Eerst uittesten project in een kleine groep Veel geduld en overredingskracht

7. Besluit Besluit Langzaam en tijdrovend proces Inzet alle betrokken partijen Efficiënter en transparanter werken -Eén aanvraag voor de ouder -Minder administratie -Eén systeem voor alle opvanginitiatieven in Leuven

Vragen?