Basisprincipes van een efficiënte informatiehuishouding Van creatie over archivering tot vernietiging

Team-verantwoordelijke Kennisnetwerk Stuurgroep strategisch archief Organogram: verantwoordelijk- heden voor informatiebeheer VO-breed vertakt 2-richtingsverkeer Beleidsdomein- archivaris Coördinerende archiefdienst Entiteits- verantwoordelijke Subentiteits- verantwoordelijke Team-verantwoordelijke 6 december 2009

Kennisnetwerk Communicatiekanalen: Expertise: COP, nieuwsbrief, vorming extranet: http://bz.vonet.be/proces-en-informatiebeleid internet: http://www.vlaanderen.be/proces-en-informatiebeleid Expertise: Methodologie informatiebeheer Materieel archiefbeheer Digitale duurzaamheid Digitalisering Documentbeheer 6 december 2009

Organisatie Coördinerende archiefdienst I.s.m. Strategische stuurgroep Archief Ondersteuning door Agentschap voor Overheidspersoneel 6 december 2009

Doelstelling Algemene competenties inzake informatiebeheer aanbrengen Stroomlijning van beheersregels Kennisdeling en informatieuitwisseling Noodzakelijke voorkennis voor andere modules 6 december 2009

Inhoud Basisprincipes efficiënte informatiehuishouding: Motivering van informatiebeheer Wettelijk kader Opzet van een beheerssysteem Ordenen van informatie Beheren van informatie Bewaren van informatie Selecteren van informatie 6 december 2009

Voorbij de clichés ‘Archivist’, David Bailin, 2006 (houtskool) 6 december 2009

Voorbij de clichés 6 december 2009

Enkele definities Informatiebeheer: Archief: Documentatie: overkoepelende beschrijving voor het beheer van de informatie die binnen processen gebruikt wordt Archief: informatie die is ontvangen of opgemaakt door een persoon of een organisatie tijdens de uitoefening van taken of de verdediging van rechten = procesgebonden informatie; bewijst dat een bepaald proces is uitgevoerd = informatie die archiefwaardig is, die bewaard zal worden Documentatie: alle andere informatie, vb. woordenboeken vloeit niet voort uit bedrijfsprocessen; draagt geen bewijswaarde in zich vb. beantwoorden van juridische vragen (proces), Juridat (documentatie), de vraag en het antwoord (archief) 6 december 2009

Enkele definities 6 december 2009 Juridische vraag Advies Informatievraag 6 december 2009

Enkele definities Archiefbeheer: beheer van het archief, met toenemende nadruk op de archiefvorming van elke informatie, gedurende de volledige levenscyclus ongeacht de drager (papier, digitaal etc.) 6 december 2009

Drijfveren van informatiebeheer Waarom beheren en bewaren we informatie? Voorbeeld: archiefvormer als privépersoon of openbaar persoon Primaire functie: ter ondersteuning van de bedrijfsvoering (management) ter voldoening aan regelgeving (compliancy) ter verantwoording (accountability) ter handhaving van rechten (vindication) 6 december 2009

Primaire functies Ter ondersteuning van de bedrijfsvoering (management): betere informatiedeling ondersteuning van beleidsbeslissingen effectief beheer van bedrijfsinformatie vb. (kernbom), technische tekeningen, register parlementaire vragen, verslag werkgroep 6 december 2009

Primaire functies Bron: Metro, 1 april 2009 6 december 2009

Primaire functies Foto: Ivo Lemaire (FotoArchief Vlaanderen) 6 december 2009

Primaire functies Ter voldoening aan regelgeving (compliancy): voldoen aan bij wet opgelegde verplichtingen vb. facturen, vastleggingsdossier van overheidsopdracht 6 december 2009

Primaire functies Ter verantwoording voor het eigen handelen (accountability): openbaar bestuur; taak van algemeen belang verantwoording van het overheidshandelen, dat derden bindt vb. verslag van aanwervingsprocedure 6 december 2009

Primaire functies Ter handhaving van rechten (vindication) vb. eigendomsbewijs, huurovereenkomst, arbeidscontract 6 december 2009

Secundaire functie Ter vrijwaring van het erfgoed (heritage): archiefstukken behoren tot openbaar domein ze documenteren/reconstrueren het overheidshandelen  erfgoedwaarde is (deels) afhankelijk van de primaire functies ze zijn onderdeel van het culturele patrimonium van de Vlaamse Gemeenschap = ca. 3-10% van het totaal selectie van te bewaren archief is taak van archivaris en Algemeen Rijksarchivaris 6 december 2009

Drijfveren van informatiebeheer management compliancy organisatie accountability vindication beïnvloedt maatschappij heritage 6 december 2009

Drijfveren van informatiebeheer Meerdere functies kunnen tegelijk aanwezig zijn: vb. bouwplan: management & accountability vb. notulen CAG: management & heritage Het beheerssysteem moet hiermee dus rekening houden tijdens de volledige levenscyclus 6 december 2009

Wettelijk kader Beheer van overheidsinformatie onderworpen aan ≠ soorten regelgeving: Specifieke regelgeving Algemene regelgeving Sectorale regelgeving 6 december 2009

Specifieke regelgeving Decreet betreffende de bestuurlijk- administratieve archiefwerking (Archiefdecreet) doelgroep: alle bestuursinstanties archiefzorg: bestuurlijke verantwoordelijkheid archiefbeheer: minimale kwaliteitscriteria sinds 5 augustus 2010  http://www2.vlaanderen.be/proces-en- informatiebeleid/ca/projectenArchiefdecreet.html 6 december 2009

Specifieke regelgeving Rondzendbrief DVO/BZ/P&O/2008/3 voltijdse, bij voorkeur gediplomeerde informatiebeheerder per beleidsdomein informatiebeheerder per entiteit elke entiteit maakt een archiefbeheersplan op, dat gebruikt moet worden voor de vernietiging van informatie  http://personeel.vlaanderen.be/statuten 6 december 2009

Algemene regelgeving Toegang tot overheidsinformatie: openbaarheid van bestuur hergebruik van overheidsinformatie verwerking persoonsgegevens nabije toekomst: ratificatie van verdrag van Raad van Europa 6 december 2009

Algemene regelgeving Verantwoordingsplichten: Rijkscomptabiliteit, Wetboek BTW, Decreet houdende regeling van de begrotingen, de boekhouding, de controle inzake subsidies, en de controle door het rekenhof Auteursrecht en naburige rechten werken van letterkundige aard; enkel voor externe documenten geen reproductie of mededeling zonder toestemming 6 december 2009

Sectorale regelgeving Verschillend voor elk beleidsveld Vier categorieën: vormelijke eisen inhoudelijke eisen procedurele eisen eisen t.a.v. de bewaring 6 december 2009

Sectorale regelgeving Vormelijke eisen: de informatie moet aan uiterlijke eisen beantwoorden vb. aanvraag tot erkenning van kringloopcentrum die bij OVAM ingediend wordt, moet: in tweevoud opgemaakt worden liefst het briefhoofd dragen van de aanvrager gedateerd zijn en ondertekend zijn door de aanvrager. 6 december 2009

Sectorale regelgeving Inhoudelijke eisen: bepaalde gegevens of documenten moeten aanwezig zijn vb. erkenningsaanvraag voor centrum voor ontwikkelingsstoornissen bij het VAPH moet volgende documenten bevatten: een schriftelijke bewijsvoering waaruit blijkt dat aan de erkenningsvoorwaarden voldaan is een activiteitenverslag een behoeftestudie een verantwoordingsnota een afsprakennota en het kwaliteitshandboek 6 december 2009

Sectorale regelgeving Procedurele eisen: de behandeling van de informatie moet aan welbepaalde vereisten voldoen vb. digitale arbeidsovereenkomsten: archivering door externe, doorgaans commerciële partij tot 5 jaar na het einde van de beroepsloopbaan; vervolgens kunnen zij op vraag van de werknemer langer bewaard worden door een daartoe opgerichte vzw 6 december 2009

Sectorale regelgeving Eisen t.a.v. de bewaring: de informatie moet gedurende een opgelegde tijd bewaard worden vb. dossiers inzake de erkenning en subsidiëring van kinderdagverblijven, moeten bij Kind en Gezin als volgt bewaard worden: bewijsstukken gedurende minstens 10 jaar administratieve dossiers gedurende 3 jaar en medische dossiers gedurende 20 jaar 6 december 2009

Wettelijk kader Conclusie: impact op informatiehuishouding: belangrijke randvoorwaarden opgelegd invloed op digitaliseringsprojecten algemene regels, identiek voor heel VO specifieke regels voor elk beleidsveld juridische analyse nodig 6 december 2009

Levensloop Beheerssysteem 6 december 2009

Opzetten van een beheerssysteem captatie, registratie, volledige metadata, gedeelde ordening ingrijpend registratie, volledige metadata, gedeelde ordening opvolgend Beheersregime geen registratie, soms metadata, gedeelde ordening gedeeld geen registratie, geen metadata, eigen ordening individueel kladjes Bedrijfswaarde verslagen dossiers privé-emails geclassificeerde informatie 6 december 2009

Opzetten van een beheerssysteem Procedures: structurerende beheersregels = explicitering van afspraken en werkwijzen; duidelijke processen vb. ordening, naamgeving, toegangsrechten, archivering, metadatering, bewaartermijn... laten bekrachtigen Verantwoordelijkheden: helikoptervisie; informatie op orde houden; procedures (laten) uitvoeren vb. beheer klassement, uitvoeren archivering, beheer semistatisch archief, uitvoeren selectiebeslissing... Middelen: niet noodzakelijk een softwarepakket; ook met kleine middelen is iets mogelijk vb. DMS, CMS, archiefbeheersplan, register van in- en uitgaande briefwisseling... 6 december 2009

Implementatieplan Acties ordenen beheren bewaren selecteren procedures verantwoordelijkheden middelen 6 december 2009

Ordenen van informatie Hoofdindeling: bedrijfsprocessen weerspiegeling van de volledige werking: ‘kernprocessen’ ‘ondersteunende processen’ → vertrek van bestaande procesbeschrijvingen geen persoonlijke mappen standaardisering aanbevolen: verhoogt de toegankelijkheid en stimuleert informatiedeling vb. gelijkaardige processen bij andere afdelingen 6 december 2009

Ordenen van informatie  niet:  wel: 6 december 2009

Voorbeeld groepsklassement 6 december 2009

Ordenen van informatie Ordeningsmethodes: volgens elk kenmerk van een document (datum, aard, auteur...) dossier: zaakgerelateerde documenten bij elkaar vb. personeelsdossier x, subsidiedossier y serie: gelijkvormige documenten bij elkaar vb. briefwisseling, personeelsdossiers, subsidiedossiers (onderwerpsdossier: volgens thema): niet aangewezen bestaande classificatiecodes hergebruiken 6 december 2009

Ordenen van informatie Opmaak van een groepsklassement: Twee werkwijzen: Top-down: processen → documenten Bottom-up: documenten → processen Afspraken over: dateringswijze duidelijke benaming: ‘subsidie’ ↔ ‘Verlening van een subsidie aan X in 2007’ gebruikte tekens (0-9, a-z, A-Z, _), afkortingen (lijst)... typedocumenten (sjablonen) Betrek gebruikers! 6 december 2009

Ordenen van informatie E-mailarchivering idealiter: in groepsklassement ‘opslaan als...’ MSG is automatiseerbaar d.m.v. plug-in of DMS- module benaming: vb. jjjjmmdd_onderwerp_afz ender/ontvanger.msg 6 december 2009

Ordenen van informatie E-mailarchivering alternatief: structureer eigen inbox volgens klassement toegankelijkheid verhoogt voor jezelf maar informatie blijft ontoegankelijk voor derden 6 december 2009

Ordenen van informatie Metadata: = ‘data over data’: informatie over de inhoud metadatering: informatie toekennen over de inhoud van een document vb. auteur, datum, versie, proces- of workflowgegevens, bitrate... verduidelijkt de context/functie van een document vastleggen via sjablonen en ‘Documenteigenschappen’ of via eigen mogelijkheden van het informatiesysteem  metadatamodel in voorbereiding doel: uniforme beschrijving van informatie 6 december 2009

Ordenen van informatie Metadata: vb. datum goedkeuring, auteur gerelateerde documenten... Informatie over de inhoud document Inhoud vb. evaluatieformulier Inhoud Informatie over de inhoud vb. erkenningsdossier vb. classificatiecode, bijhorende documenten, proceseigenaar, bewaartermijn... dossier 6 december 2009

Ordenen van informatie Alfresco: 6 december 2009

Ordenen van informatie MS Word: 6 december 2009

Ordenen van informatie Foto: 6 december 2009

Ordenen van informatie Geluid: 6 december 2009

Ordenen van informatie Aandachtspunten: Ordening moet vernietiging toelaten, niet bemoeilijken vb. milieuvergunningen bedrijven Ordening moet duurzaam zijn bestand tegen kleine, organisatorische wijzigingen Ordening moet geïntegreerd zijn geen kunstmatig onderscheid tussen papier en digitaal Ordening moet toegankelijk zijn duidelijke benamingen, eenvoudige structuur Na opmaak, het beheer! 6 december 2009

Implementatieplan Acties ordenen beheren bewaren selecteren procedures  afspraken over naamgeving, ordening, metadatering verantwoor- delijkheden  toezicht op naleving procedures middelen  groepsklassement, netwerkschijf, DMS, postregister 6 december 2009

Beheren van informatie Inhoudelijk beheerder: verantwoordelijkheid over het klassement helikoptervisie geen onderscheid tussen papier en digitaal beheersregels zijn immers identiek beheert klassement, voert wijzigingen door, kent toegangsrechten toe ondersteunt, sensibiliseert en motiveert gebruikers periodieke onderhoud van het klassement 6 december 2009

Beheren van informatie Beheersinstrumenten: postregistratie: register van inkomende en uitgaande briefwisseling soms verplicht geen onderscheid ts. digitale en papieren correspondentie bevat verwijzing naar uiteindelijke locatie in klassement archiefbeheersplan selectielijst 6 december 2009

Beheren van informatie Archiefbeheersplan: systematisch overzicht van bedrijfsprocessen en informatieproducten, met bijhorende beheersregels neemt structuur over van klassement bevat beheersregels per archiefbestanddeel: ordening bewaartermijn chronologisch bereik bewaarniveau juridische grondslag definitieve bestemming 6 december 2009

6 december 2009

Beheren van informatie Archiefbeheersplan: per entiteit opgesteld wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de Algemeen Rijksarchivaris na goedkeuring laat het gewettigde vernietiging toe periodieke wijzigingen nodig http://www2.vlaanderen.be/proces-en- informatiebeleid/ca/archiefbeheersplan.html  databank wordt voorbereid 6 december 2009

Beheren van informatie Selectielijst: beknopte weergave van archiefbeheersplan instrument om de vernietiging door te voeren 6 december 2009

Beheren van informatie Archiefbeheersplan en selectielijst: Sjablonen en toelichting op onze website: http://www2.vlaanderen.be/proces-en- informatiebeleid/ca/archiefbeheersplan.html 6 december 2009

Implementatieplan Acties ordenen beheren bewaren selecteren procedures  afspraken over toegangsrechten, klassementswijzigingen, bewaartermijnen procedures verantwoor- delijkheden  toezicht op naleving procedures middelen  gebruikersprofielen, BOB-Tool 6 december 2009

Bewaren van informatie Basisprincipe: informatie lichten uit het dynamische klassement en bewaren volgens dezelfde ordening Papier: materiële archiefzorg http://www2.vlaanderen.be/proces-en- informatiebeleid/ca/beheerPapierenArchief.html Digitaal: behoud van fysieke raadpleegbaarheid: bits en bytes behoud van logische raadpleegbaarheid: soft- en hardware behoud van intellectuele raadpleegbaarheid: metadata 6 december 2009

Bewaren van informatie Archiveringsprocedures opmaken: onderdelen: wat archiveren? vb. databank of rapport, rekenblad of pdf, wat met kleur, metadata? wie archiveert? hoe archiveren? vb. hoe worden metadata opgeslagen?, voorkomen wijzigingen, omzetting naar archiveringsformaat, verpakking, etikettering, overdrachtslijst wanneer archiveren? vb. tijdstip van verhuis naar semistatisch archiefklassement laten valideren inspiratie: archiveringsstrategie digitale kantoordocumenten zie ook http://www.edavid.be/davidhandboek/index.html 6 december 2009

Bewaren van informatie Vastleggen van bewaartermijnen: 3 vragen: hoe lang moeten we het bijhouden? hoe lang mogen we het bijhouden? hoe lang willen we het bijhouden?  2 adviezen over generieke bewaartermijnen: http://www2.vlaanderen.be/proces-en- informatiebeleid/ca/bewaartermijnen.html http://www.ica.org/en/node/39028 6 december 2009

Bewaren van informatie Hoe lang moeten we het bijhouden? ofwel expliciet in regelgeving opgenomen: vb. ontbinding federaal Wegenfonds in 1991 vb. facturen: 7 jaar vb. originele boekhoudstukken: 10 jaar; stukken die niet dienen als bewijs tegen derden: 3 jaar (Comptabiliteitsdecreet) ofwel slechts impliciet: vb. verantwoordingsplicht, aansprakelijkheid 6 december 2009

Bewaren van informatie Hoe lang mogen we het bijhouden? soms legt regelgeving vernietiging op vb. Wet verwerking persoonsgegevens: ‘persoonsgegevens niet langer bijhouden dan nodig’ vb. legitimatiekaarten van controleurs en inspecteurs:  verplichte vernietiging van een na hernieuwing teruggevonden kaart 6 december 2009

Bewaren van informatie Hoe lang willen we het bijhouden? hoe lang ondersteunt het onze bedrijfsvoering? vb. kabinetsnota’s: 5 jaar; verslagen werkoverleg: 1 jaar... 6 december 2009

Implementatieplan Acties ordenen beheren bewaren selecteren procedures afspraken over archivering  (wat?, wie?, hoe?, wanneer?) procedures verantwoor- delijkheden toezicht op naleving procedures  archiefbeheersplan, depotlijst,  semistatisch klassement middelen 6 december 2009

Selecteren van informatie Selectiebeslissing: toezicht van de beheerder/verantwoordelijke na afloop van de bewaartermijn (cf. archiefbeheersplan) = ofwel vernietigen, ofwel bewaren voor de eeuwigheid (cf. archiefbeheersplan) 6 december 2009

Selecteren van informatie Keuze 1: permanente bewaring: Archief als onderdeel van het culturele patrimonium Tijdelijke bewaring binnen entiteit of inbewaargeving: Rijksarchief, privébedrijf... toekomst: Vlaams Archiefhuis?  http://www2.vlaanderen.be/proces-en- informatiebeleid/ca/overdrachtnaarARA.html 6 december 2009

Selecteren van informatie Keuze 2: vernietiging: verbranding of versnippering vastleggen in procedure! vernietigen van bestuursdocumenten raakt aan het grondrecht van burgers om informatie bij overheden in te kijken (Grondwet, art. 32) gesloten circuit voorzien; toezicht steeds nodig telkens eigenlijke vernietigingsacties ook vastleggen (verantwoordingsplicht) ev. via gespecialiseerde firma: offerte per kilo, garanties, certificaat vb. jaarlijks, samen met schoningsacties  http://www2.vlaanderen.be/proces-en-informatiebeleid/ca/organisatieTrashday.html voorwaarden: krachtens een gevalideerd archiefbeheersplan verwittiging Algemeen Rijksarchief 45 dagen op voorhand niet vernietigen voor afloop bewaartermijn vernietigen van: papieren archief: versnipperen of verbranden; snippers recycleren via gesloten circuit digitale archief: verwijderen, ook van backup-tapes 6 december 2009

Selecteren van informatie Keuze 2: vernietiging: eindresultaat: o.a. gerecycleerd toiletpapier 6 december 2009

Selecteren van informatie Archiveringsprocedures wat? wie? wanneer? hoe? Vastleggen bewaartermijn hoe lang moeten/mogen/willen we het bewaren? Selectiebeslissing uitvoeren ten vroegste na afloop van bewaartermijn vernietigen of bewaren 6 december 2009

Implementatieplan Acties ordenen beheren bewaren selecteren procedures afspraken over selectiemoment, vernietigingswijze, overdracht  procedures verantwoor- delijkheden toezicht op naleving procedures  selectielijst, thrash day, overdrachtslijst, vernietigingslijst  middelen 6 december 2009

Levensloop 6 december 2009

Meer info? Websites: http://www.vlaanderen.be/proces-en-informatiebeleid http://bz.vonet.be/proces-en-informatiebeleid bevatten info over: digitale archivering digitalisering Vilvoorde materieel archiefbeheer bewaartermijnen archiefbeheersplannen documentbeheer en lopende projecten 6 december 2009