Applicaties= Microsoft Sharepoint & Lync Opzetten en actueel houden van een Sharepoint Platform voor Devices & Applicaties bij MHC Devices: smartphone, tablet, laptop, PC, camera, conferentietoestel, beamer(s), printer(s) Applicaties= Microsoft Sharepoint & Lync

“Begrijp waar je probleem over gaat alvorens je gaat prutsen aan oplossingen” –Dick Rijcken/Haagse Hogeschool/Steim naar Kees Dorst/Design Thinking MHC= Zweedse multinational, hoofdkantoor Göteborg, fabrikant, verdeler en marktleider in Chirurgisch single- use materiaal (voor het O.K.) Wondzorgmateriaal Desinfectantia Benelux Sales & Marketing Division van MHC te Antwerpen: 64 mensen 5 directieleden + 12 managers = 17 leidinggevenden 47 bedienden : 17= 2,76 Devices verdeelt onder: 17 leidinggevenden /met interne opleiding + tijd 30 buitendienstmedewerkers (Account Managers + product Specialisten) /zonder opleiding Weinig of geen devices onder 17 binnendienstmedewerkers van : Finance Interne Sales Facility Front Office (= receptie + Facility Coördinator) >>moeten device knelpunten coördineren/oplossen

Technische probleemschets Directe aanleiding GSM > smartphone in augustus 2011 : veel problemen In 2013: HTC > Iphone, nieuwe laptops+ camera, Ipad verdeling, webinars, Tandberg Video Conferencing Stijgende brandstofkosten:vergaderen via Lync + samenwerken via Sharepoint Kotter 1 : urgentiebesef Technische probleemschets FFO <> device problemen Keuze device/merken: op directieniveau De eindgebruiker doelstellingen<> IT-medewerker , directie en Fac. Coördinator toe. Device knelpunten: 4 oorzaken: toestel gebonden mankementen gebrek aan gebruikskennis misprijzen van device of merk Mismatch device <> doelstelling Microsoft Lync: Benelux: chatten +beschikbaarheidscontrole. / geen opleiding Microsoft Sharepoint: Benelux: gedeeltelijk gebruikt op directie – en managersniveau/geen opleiding/ Sharepoint verkoopt zichzelf niet!

Visie Als we professioneel willen blijven werken en professioneel willen blijven overkomen bij onze klanten, dan moeten we leren werken met onze devices en applicaties binnen het kader van onze beschikbare tijd en middelen , dus op een heel efficiënte manier.

informatie en opleidingen aanbiedt waardoor Doel en resultaat Opzetten en actueel houden van een Microsoft Sharepoint Platform dat, 12 maanden na lancering 100% Benelux collega’s Lync gebruiken + 50% Bnlx collega’s Sharepoint site raadplegen + toevoegen Minstens 3 peer teaching device/applicatie projecten buiten eerstelijnshulp informatie en opleidingen aanbiedt waardoor Voor efficiënt oplossen device knelpunten bij Bnlx device gebruikers Voor efficiënt proces device keuze >>device uitlevering Een 100% te volgen procedure voorschrijft Effectiviteitsverhoging + efficiëntieverhoging Organisatievernieuwing Geplande verandering Sturingsvermogen overtuigingsstrategie

SWOT ANALYSE Sterktes Zwaktes Weerstanden Kans Bedreiging INTERN vraag opleidingen Nieuwe HR Manager pro opleidingsvoorstellen Tijdswinst =OK “Innovatiejaar “2013 Expertise binnen MHC Nieuwe media cracks + charisma Expertise buiten MHC: 1 IT + 2 Telefonie Business Partners Sharepoint platform niet aankopen Zweden promoot gebruik Sharepoint + Lync innovatieve projecten collega’s Fin. Dir. Sharepoint geen probleem Winst charismatische crack ? Moeilijk oppikken nieuwe systemen HR Manager + Finance Dir. nieuwkomers De Sharepoint site verkoopt zichzelf niet nieuwe applicaties vragen tijdsinvestering Snelle verandering devices en – applicaties Kans Bedreiging EXTERN Communicatie devices en –applicaties = “hot” Mobitel en BTC baat bij verhoogde zelfredzaamheid Economische crisis Snelle verandering devices en - applicaties Niet aanwezig Verandercapaciteit: competent vernieuwd directie & management team, competente buitendienst mits efficiënt platform weinig tijdsverlies Veranderbereidheid: zal blijken op MT. Tijdsinvestering voor buitendienst + FFO. De efficiëntie, directe successen, moet overduidelijk zijn

Projectplan WP1: literatuurstudie + vooronderzoek Boeken: Sharepoint + web usability - Enquête over Sharepoint/Lync/device knelpunten WP2: Sponsoring zoeken >>Smart Doelstellingen Visie afstemmen met externe stakeholders, interne stakeholders en vooral met MT (K1: urgentie)(Kotter 2: leidende coalitie ) (K3: visie & strategie)(K8:creëer nieuwe cultuur) WP3: ontwikkeling van procesveranderingen>>Efficiënte procedures Procedure device keuze >>device levering + procedure device knelpunten melding (K1: urgentie)(K2: leidende coalitie)(K3: strategie) WP4:aanpak opleidingsaanbod applicaties>>vormen + uitschrijven van opleidingen Handleidingen Sharepoint & Lync + tespanel, sessies rond Sharepoint + Lync sharing best practises , brainstorm # opleidingsvormen (K1) (K2: leidende coalitie) WP5: aanpak opleidingsaanbod devices>>vormen + uitschrijven opleidingen Demo’s office beamers + conf. toestel, sharing best practises Iphone + Ipad, handleidingen devices + testpanel, brainstorm # opl. Vormen (K1: urgentie)(K2: leidende coalitie) WP6: Sharepointstructuur opzetten>>inrichten van nuttige, overzichtelijke, makkelijk toegankelijke site Toegangsmogelijkh. platform, duidelijke structuur platform + testpanel, toegangsrechten per gebruikersgroep (Kotter 5: breed draagvlak) WP7: lancering platform >>nieuwe procedures verkondigen + eerste kennismaking + opstart Aankondigingen; enquêtegegevens, visie, keuze Sharepoint platform, procedures, positieve ervaringen testpanel (M-Zines, Carenet, Twitter, Mail) - Sight-Seeing Sharepoint show op lanceerdatum WP8: aanwakkeren platformbezoek>>initiatieven , uitbreidingsmogelijkheden Beloningen voor bijdragen, interviews positieve ervaringen, nieuwe info op platform aankondigen via twitter/mail, (K1: urgentie)(Kotter6:inbouwen successen)(K7: consolideren verbeteringen) evaluatie projectgroepen, welke knelpunten blijven binnenkomen?- publiceer je eigen website pagina (Kotter7: consolideren van verbeteringen)