Werkgroep personeel / HNW-kantooromgeving maandag 5 mei 2014 VAC Hasselt Eerstelijnsondersteuning: uw eigen entiteit Tweedelijnsondersteuning: gerda.serbruyns@bz.vlaanderen.be

Programma Bespreking trajectplannen per entiteit  Telewerken / plaats- en tijdonafhankelijk werken (PTOW): hoe voorbereiden ? Opmaken van een afsprakenkader Verbeteren van de sfeer / verfraaien van de werkomgeving: suggesties Varia.

Toelichting: Het Nieuwe Werken/ Plaats- en tijdonafhankelijk werken bij de Vlaamse Overheid

Vroeger: Anders Werken Anders Werken (kantooromgeving en telewerk): B B B Bricks Bytes Brains / Behavior

Nu: Het Nieuwe werken (HNW) Het Nieuwe Werken (HNW): ‘hr-definitie’ - stelt de geresponsabiliseerde werknemer centraal. = Brains / Behaviour De nieuwe werknemer: -werkt (tijd- en plaats)onafhankelijk (PTOW) = Bricks - -bepaalt zelf hoe, met wie, waarmee hij/zij werkt - maakt gebruik van de nieuwste ICT-technologieën (it-tools: smartphone, pc, tablet …) = Bytes - wordt resultaatgericht en coachend aangestuurd. - maakt afspraken over bereikbaarheid / beschikbaarheid; samenwerken; opvolgen van resultaten…) = Brains /Behaviour

Het Nieuwe werken (HNW) Voorwaarde: evolutie van : C C C Command Communication Control naar V V V Vakmanschap Verbinding Vertrouwen Vrijheid Verantwoordelijkheid

Hoe wordt hnw toegepast ? ‘Anders werken’ = open kantooromgeving (delen van werkplekken, activiteitsgebonden werkplekken, clean desk, digitaliseren en paper poor werken, afsprakenkader …) Ontwerp-omzendbrief PTOW (plaats- en tijdonafhankelijk werken) (in voorbereiding): ‘Telewerken’ wordt ptow: plaats- en tijdonafhankelijk werken: Nieuw: - Verplichting voor entiteiten; voor alle functies / functiehouders die er voor in aanmerking komen, mits het maken van afspraken - Volg- of verklaarprincipe: voor welke functies niet ? - Geen onderscheid meer tussen structureel en occasioneel telewerken. Werken waar je wil Niet enkel op kantoor, thuis of in satellietkantoor. Werken wanneer je wil Mits het maken van afspraken. Niet (meer) prikken / afschaffen prikklok Voor wie plaats- en tijdonafhankelijk kan werken.

Hoe wordt hnw toegepast ? ‘Anders werken’ = open kantooromgeving (delen van werkplekken, activiteitsgebonden werkplekken, clean desk, digitaliseren en paper poor werken, afsprakenkader …) Ontwerp-omzendbrief PTOW (plaats- en tijdonafhankelijk werken) (in voorbereiding): ‘Telewerken’ wordt ptow: plaats- en tijdonafhankelijk werken: Nieuw: - Verplichting voor entiteiten; voor alle functies / functiehouders die er voor in aanmerking komen, mits het maken van afspraken - Volg- of verklaarprincipe: voor welke functies niet ? - Geen onderscheid meer tussen structureel en occasioneel telewerken. Werken waar je wil Niet enkel op kantoor, thuis of in satellietkantoor. Werken wanneer je wil Mits het maken van afspraken. Niet (meer) prikken / afschaffen prikklok Voor wie plaats- en tijdonafhankelijk kan werken.

Hoe wordt hnw toegepast ? ‘Anders werken’ = open kantooromgeving (delen van werkplekken, activiteitsgebonden werkplekken, clean desk, digitaliseren en paper poor werken, afsprakenkader …) Ontwerp-omzendbrief PTOW (plaats- en tijdonafhankelijk werken) (in voorbereiding): ‘Telewerken’ wordt ptow: plaats- en tijdonafhankelijk werken: Nieuw: - Verplichting voor entiteiten; voor alle functies / functiehouders die er voor in aanmerking komen, mits het maken van afspraken - Volg- of verklaarprincipe: voor welke functies niet ? - Geen onderscheid meer tussen structureel en occasioneel telewerken. Werken waar je wil Niet enkel op kantoor, thuis of in satellietkantoor. Werken wanneer je wil Mits het maken van afspraken. Niet (meer) prikken / afschaffen prikklok Voor wie plaats- en tijdonafhankelijk kan werken.

voorbeeld management assistenten: Voordelen voor de organisatie / leidinggevende: Betere planning + georganiseerd werken Meer output door tevreden werknemers Niet gestoord = productiever Ruimtebesparing / energiebesparing Grotere motivatie Duidelijker afspraken Minder ziekte door minder stress Nadeel: Niet fysiek bereikbaar

Voordelen voor het personeelslid work life balance Geen tijdverspilling door verplaatsingen Ongestoord / rustiger. Meer geconcentreerd, dus minder fouten. Gelijke kansen Betere planning Minder ziek / gestresseerd / burn outs Meer tijd voor jezelf / kids / hobby’s… Nadeel: Storen door gsm en mail

Welke taken. Hoe de telewerkbaarheidskwadrant invullen Welke taken ? Hoe de telewerkbaarheidskwadrant invullen ? - lijst je taken op, of plak ze op post-its - noteer ze in een van de 4 vakken. - de taken in de rechterbovenhoek (alleen / niet op kantoor) komen in aanmerking voor telewerken/ plaatsonafhankelijk werken. TAKEN: ALLEEN KANTOOR NIET OP KANTOOR SAMEN

Welke taken ? Voorbeeld: management assistent TAKEN: ALLEEN Post inhoudelijke docs maken Ontvangst bezoekers nalezen … Fysieke dossiers samenstellen taakopvolging / deadlines Signataires klaarmaken vergaderingen voorbereiden/ ook buitenl. Zendingen, zaal reserveren, mails Inscannen en kopies maken documenten bewerken, lay-outen Klassement (fysiek) vlimpers, orafin; andere toepassingen boekhouding; webtoepassing Opleiden collega’s vervoer regelen websites beheren Notuleren telefoonpermanentie bestellen materiaal Uitdragen post / verzendingen e-learning ppt Ondertekenen van documenten personeelsadministratie notulen maken/rappport Afdrukken documenten agendabeheer digitale archivering organisatei events digitale ondertekening KANTOOR NIET OP KANTOOR Teamoverleg teamactiviteiten Infosessies opleiding / seminaries Vergadering telefonisch overleg / videoconference Overleg (met baas) sportdag Socialisering personeelsfeest SAMEN

Welke afspraken ? Hoeveel dagen per week / per maand / sporadisch … werk je niet op kantoor: Maximum 2 dagen per week (5/5) ½ tot 1 dag per week Sporadisch Afhankelijk van goodwill en afspraken werkgever TIP: te bepalen op basis van takenpakket en taken die alleen en niet op kantoor kunnen gedaan worden.

Welke afspraken ? Wat heb je nodig ? Internet Laptop Groot scherm Werkruimte Rugzak / draagtas Telefoon / werkgsm Verbinding met v.o. Niet voorzien ! Tussenkomst verwarming bij structureel telewerk

Welke afspraken ? Hoe ben je bereikbaar ? GSM Mail Skype Eigen telefoon Lync Competentie: Discipline !

Welke afspraken ? Hoe werk je samen met collega’s ? Yammer Skype Telefonisch Via mail Lync In agenda beschikbaarheid aangeven Taakverdeling op voorhand afspreken.

Welke afspraken ? Hoe wordt je werk opgevolgd ? Verschillende mogelijkheden: Resultaten / output worden doorgemaild. Projectopvolgingssysteem Agenda: taken invoeren (op voorhand afspreken) Afgewerkte verslagen, notulen, doc … doorsturen Feedback en terugkoppeling Ploeg: evaluatie en functioneringsgesprekken Via vertrouwen In Vlimpers vooraf invoeren. Niet (!)

Waarom en hoe ptow implementeren? PTOW vangt nadelen op van het werken in een open kantooromgeving = activiteitsgebonden werken Af te stemmen met beleid van hoofdbestuur eigen entiteit of specifiek voor VAC Hasselt Starten met ptow , of beter Telewerken Timing: indien nieuw, niet samenvallend met verhuis Voor VAC Hasselt: toe te passen: voorafgaand aan verhuis, tijdens verhuis Voorbereiding: Formats workshops voor P&O, voor leidinggevenden (al dan niet samen met medewerkers): zijn beschikbaar. http://www.agoweb.be//AndersWerken/008.aspx?mId=1498 Algemene ondersteuning door AgO is mogelijk.

PTOW / TW: Afsprakenkader Cruciaal: afsprakenkader PTOW Specifiek of aansluitend bij Afsprakenkaders hoofdbestuur entiteit. Eventueel : mee op te nemen in workshop Instrument: Voorbeelden afsprakenkaders in voorbereiding. Juni 2014.

Meer info over het nieuwe werken? http://www.bestuurszaken.be/het-nieuwe-werken *Voorbereiding portfolio HNW: toolbox voltooid zomer 2014 *Basisdocumenten Vlaamse overheid: Visienota Het Nieuwe Werken bij de Vlaamse overheid (2013) Rondzendbrief structureel telewerken 2006 Ontwerp-omzendbrief PTOW (plaats- en tijdonafhankelijk werken) voor protocol van akkoord bij vakbonden: tegen 08/05

TO DO: Trajectplan opstellen (1) Stap 0: zelf op de hoogte zijn van de principes Het Nieuwe Werken in de open kantooromgeving. Aanpak: - Instrumentendoos Anders Werken doornemen. http://www.agoweb.be//AndersWerken/index.aspx?mId=42 Train de trainer HNW volgen: In te plannen op vraag.

Trajectplan opstellen (2) Aanpak: Elke organisatie stelt eigen chronologisch trajectplan op, met vermelding van alle geplande initiatieven. Opm. ook af te stemmen met andere initiatieven, bv. clean days. Voorbeelden: http://www.agoweb.be//AndersWerken/index.aspx?mId=42 VAC Antwerpen, Brugge, Gent … Instrument: Doelgroep Acties   Voorjaar 2014 Zomer 2014 Najaar 2014 1ste helft 2014 Leidinggevenden Verhuis Beter Anders Werken Medewerkers / alle personeelsleden

Trajectplan (3) Checklist: principes HNW kantooromgeving: in te vullen Zie ook presentatie foto’s werkplekken

Trajectplan: voorbeeld (4) Voorjaar 2014: 0. Checklist invullen: welke principes passen jullie al toe / welke niet ? wat moet mee opgenomen worden in het voorbereidend traject? Eerste infoverspreiding naar leidinggevenden en personeel ivm verhuis 1 (en 2) Eerste vergadering met alle leidinggevenden rond vragen/plan/opkuis/voorbereiding; invoering telewerken / plaats- en tijdonafhankelijk werken. Tweede algemene info met ppt aan alle personeelsleden door coördinator verhuis (inhoud: info gebouw, plan, principes Aw, eerste afspraken, verzamelen vragen) Zomer 2014: Opkuis papieren (clean day) + digitaal archiveren per cel: coördinatie leidinggevenden cellen Start aanleg bibliotheek: coördinatie secretariaat Bezoek nieuwe locatie in Vac Hasselt: coördinatie leidinggevenden cellen Tussentijdse infodoorstroming: via nieuwsbrief door coördinator. Najaar 2014: Derde infovergadering met alle leidinggevenden en personeelsleden Afsprakenkader voorbereiden: Afspraken maken met leidinggevenden / medewerkers adhv werkplekspel: begeleiding door coördinator Praktische afspraken rond verhuis 1 (en 2): begeleiding door coördinator verhuis en leidinggevenden cellen Info voor alle medewerkers rond afsprakenkader hnw

Leidinggevenden ondersteunen Aanpak: Cruciaal: Leidinggevenden bewust maken van eigen rol: voorbeeldfunctie / begeleiden medewerkers. Via aparte workshops voor leidinggevenden Te organiseren: binnen de eigen entiteit / per gebouw / alle leidinggevenden (op vraag). Instrumenten: Format voor workshops leidinggevenden beschikbaar. Algemeen aanbod voor leidinggevenden i.s.m. AgO is mogelijk. Voorbeelden: http://www.agoweb.be//AndersWerken/index.aspx?mId=42 De rol van de leidinggevenden.

Principes HNW kantooromgeving toelichten (1) Aanpak: Toelichting principes HNW voor alle betrokkenen: werkgroep, medewerkers en leidinggevenden. via het Werkplekspel. Toelichting op stuurgroep VAC Hasselt ? via bezoeken aan HNW-kantooromgevingen. http://www.agoweb.be/anderswerken/003.aspx?mId=6111 via bezoeken aan VAC Hasselt (nieuwe bewoners). - …

Instrument: principes HNW (2) PRINCIPES ANDERS WERKEN Stand van zaken Toelichting / Aandachtspunten Aanpak (informeren / sensibiliseren / bewaken toepassing…) Opmerkingen   Wordt toegepast Gedeel- telijk toegepast Niet toegepast Delen van werkplekken = minder werkplekken dan personeelsleden Kiezen van werkplek naar gelang van het werk = werkplek, cockpit, overlegplek enz. Clean desk toepassen = ’s avonds werkplek opruimen Groepsklassementen: papier = geen individuele klassementen digitaal = gebruik maken van gemeenschappelijke servers = digitaliseren Open feedbackcultuur = elkaar aanspreken op naleven afspraken Afsprakenkader Anders Werken Telewerken Afsprakenkader Telewerken

Werkplekspel spelen (1) Aanpak: - Creëren betrokkenheid /concretisering via bewegen op fictieve werkvloer en bespreken situaties. Format: - vooraf: vragen selecteren Introductie principes HNW Werkplekspel spelen Nabespreking Opvolging in eigen teams Instrument: Werkplekspelen: beschikbaar bij AgO. Aanvragen: gerda.serbruyns@bz.vlaanderen.be Voorbeelden: Formats voor spelen Werkplekspel beschikbaar. http://www.agoweb.be//AndersWerken/005.aspx?mId=1491

Werkplekspel spelen spelregels (2) 4 tot 6 personen per speelbord Spelers verplaatsen zich over fictieve werkvloer en komen in verschillende situaties (kaartjes) 3 typen: werkplekken overlegplekken faciliteiten 3 thema’s: kennis en weten normen en waarden houding en gedrag Eerst individuele oplossing, dan een groepsoplossing -> Maximaal 5 minuten per kaart, zandloper loopt 3 minuten

Werkplekspel spelen: spelregels (3) Spelers gooien om de beurt met de dobbelsteen: Als je aan de beurt bent, pak je een kaart en leest die duidelijk, 2x voor; daarbij geef je ook het nummer aan Als het jouw beurt is, ben jij ook verantwoordelijk voor het gesprek en de tijdbewaking Als je op een ‘vraagteken’ staat, mag je op een eerdere uitkomst terugkomen. Vaak willen mensen terugkomen op een situatie waar in eerste instantie geen consensus bereikt is. NIET VERGETEN: verslaggever per groepje !!!

Afsprakenkader maken Aanpak: Instrument: Cruciaal: vooraf opgemaakt afsprakenkader Met input van leidinggevenden/medewerkers Timing: ten laatste 2-tal maanden voor verhuis / reorganisatie. Instrument: Voorbeelden afsprakenkader zijn beschikbaar. http://www.agoweb.be/anderswerken/007.aspx?mId=6113 Afsprakenkader AgO op website VAC. Werkplekspel als hulpmiddel.

Afsprakenkader principes AW Alle principes samen toepassen !!! Delen van werkplekken = (in principe) minder werkplekken dan personeelsleden + Kiezen van werkplek naar gelang van het werk = werkplek, cockpit, overlegplek, enz. + Clean desk toepassen = ‘s avonds werkplek opruimen Powerpoint Clean desk voor dummies beschikbaar. + Groepsklassementen Papier = geen individuele klassementen Digitaal = gebruik van gemeenschappelijke servers = digitaliseren + Open feedbackcultuur = elkaar aanspreken op naleven afspraken + Opmaak afsprakenkader Anders Werken + Combinatie met telewerk + afsprakenkader Telewerken

Concrete vragen en actiepunten Ondersteuning gewenst ? ondersteuning leidinggevenden ? werkplekspel ?

Vervolgtraject: Werkgroep personeel / HNW / AW: Algemeen: voorjaar 2014: - werkgroep personeel / HNW /AW: (2-) maandelijks : voorstel: volgende vergadering: woensdag 11 juni, 10u30 – 12u30 (doodle !) - rapportering in stuurgroep VAC Hasselt: mei / juni Op vraag: specifieke ondersteuning: AgO: gerda.serbruyns@bz.vlaanderen.be Eventuele individuele behoeften : per mail.