Anemoon project Overleg met kredietbeheerders 6 januari 2000

Anemoon project K.U.Leuven AGENDA Inleiding De nieuwe processen in vogelvlucht Autorisaties en delegaties Alternatieven voor interne werkorganisatie Zelf aan de slag met SAP Rapportering m.b.t. kredieten

Anemoon project K.U.Leuven RECHTSPERSOON K.U.LEUVEN UITROL FINANCIEN EN AANKOOP Universitair Ziekenhuis SCOPE ANEMOON PROJECT Uitrol op 24 januari 2000 Uitgesteld Wanneer dan wel ? Uitrol opnieuw inplannen LRD Overgang midden in een boekjaar niet evident Scope wijzigt NIET !!!

Anemoon project K.U.Leuven LRD UITROL FINANCIEN EN AANKOOP Recente beslissingen Aparte divisiestructuur niet verweven met K.U.Leuven structuur Autorisaties op basis van subdivisies (staat verkeerd in de bevraging, aangepaste lijsten niet verstuurd omwille van de beslissing tot uitstel) Dossiers met meerdere projectleiders scheppen verwarring bij het delegeren van autorisaties LRD dossiers dienen erg confidentieel behandeld Huidige uitgewerkte autorisatieprincipes in SAP onvoldoende ? Moet LRD hiervoor zelf een service aanbieden ?

Anemoon project K.U.Leuven AGENDA Inleiding De nieuwe processen in vogelvlucht Autorisaties en delegaties Alternatieven voor interne werkorganisatie Zelf aan de slag met SAP Rapportering m.b.t. kredieten

Anemoon project K.U.Leuven AGENDA Inleiding De nieuwe processen in vogelvlucht Autorisaties en delegaties Alternatieven voor interne werkorganisatie Zelf aan de slag met SAP Rapportering m.b.t. kredieten

Anemoon project K.U.Leuven  bestelling aanmaken Leverancier Universitaire eenheid Financiële diensten BESTELLING DOOR UNIVERSITAIRE EENHEID

Anemoon project K.U.Leuven leverancier kiezen Leverancier kiezen uit gemeenschappelijk K.U.Leuven-bestand

Anemoon project K.U.Leuven overzicht bestelling omschrijving bestelling Leverancier

Anemoon project K.U.Leuven krediet invoeren Rubriek Krediet

Anemoon project K.U.Leuven  bestelling aanmaken Leverancier Universitaire eenheid Financiële diensten  factuur scannen en registreren  factuur opstellen Bestelling door universitaire eenheid

Anemoon project K.U.Leuven HET NIEUWE FACTURENBUREAU

Anemoon project K.U.Leuven inbox centraal

Anemoon project K.U.Leuven gescande factuur

Anemoon project K.U.Leuven overzicht factuur

Anemoon project K.U.Leuven Leverancier Universitaire eenheid Financiële diensten  factuur scannen en registreren  factuur opstellen  factuur goedkeuren  bestelling aanmaken Bestelling door universitaire eenheid

Anemoon project K.U.Leuven inbox decentraal

Anemoon project K.U.Leuven overzicht factuur

Anemoon project K.U.Leuven gescande factuur

Anemoon project K.U.Leuven beslissingsstap

Anemoon project K.U.Leuven  betalingsopdracht aanmaken  factuur scannen en registreren  factuur betalen  directe aankoop Leverancier Universitaire eenheid Financiële diensten  factuur opstellen DIRECTE AANKOOP zonder bestelling

Anemoon project K.U.Leuven AGENDA Inleiding De nieuwe processen in vogelvlucht Autorisaties en delegaties Alternatieven voor interne werkorganisatie Zelf aan de slag met SAP Rapportering m.b.t. kredieten

Anemoon project K.U.Leuven AUTORISATIES TAKENMENSENOBJECTEN behoeften formuleren bestelbonnen maken facturen registreren facturen goedkeuren facturen betalen leveranciers aanleggen artikels aanleggen kredietbeheerders 550 decentrale admini- stratieve medewerkers beleidsverantwoor- delijken centrale administratieve diensten kredieten bestelbonnen facturen kostenplaatsen financieringsbronnen leveranciers klanten... AUTORISATIE ? Wie mag wat, waarmee ?...

Anemoon project K.U.Leuven DECENTRALE AUTORISATIES KREDIETEN BASIS AUTORISATIE De kredietbeheerder krijgt automatisch autorisatie voor al zijn/haar kredieten DELEGATIE AUTORISATIE De kredietbeheerder kan delegeren naar administratieve medewerkers indien gewenst (zie bevraging) STRUCTURELE AUTORISATIE Autorisaties beleidsverantwoordelijken goedgekeurd door Gebu later 24/1

Anemoon project K.U.Leuven MAPPEN MET AUTORISATIES IN SAP ? PROFIEL= toelating om set van taken op set van objecten uit te voeren MILJOENEN COMBINATIES ! ONBEHEERSBAAR ONDERHOUD ! ONTRANSPARANT ! TAKEN (transacties) OBJECTEN (kredieten) MENSEN (gebruikers)

Anemoon project K.U.Leuven TWEE SOORTEN PROFIELEN TAAKPROFIEL = toelating om set van taken uit te voeren OBJECTPROFIEL = toelating om met een set van kredieten te werken

Anemoon project K.U.Leuven TWEE SOORTEN PROFIELEN TAAKPROFIEL = toelating om set van taken uit te voeren OBJECTPROFIEL = toelating om met een set van kredieten te werken

Anemoon project K.U.Leuven OBJECTPROFIEL = KREDIETPAKKET kredieten krediet pakketten Manueel bij elk nieuw krediet ? Automatisch HOE ?

Anemoon project K.U.Leuven Een kredietpakket = een verzameling van kredieten die 1. dezelfde kredietbeheerder hebben EN 2. tot dezelfde organisatorische eenheid behoren EN 3. van dezelfde kredietsoort zijn INHOUD OBJECTPROFIEL

Anemoon project K.U.Leuven 1. DEZELFDE KREDIETBEHEERDER LRD EEN PERSOON OF EEN FUNCTIE EEN DIVISIEHOOFD OF EEN PROJECTLEIDER Elk krediet heeft maar 1 kredietbeheerder DUS elk krediet zit maar in één pakket. Aparte pakketten als persoon en als bekleder van een functie. Er is altijd een divisie hoofd en er kunnen meerdere projectleiders zijn DUS een krediet kan in meerdere pakketten voorkomen (kan tot verwarring leiden bij delegaties)

Anemoon project K.U.Leuven 2. DEZELFDE ORGANISATORISCHE EENH. LRD EEN KOSTENPLAATS EEN SUBDIVISIE Aparte pakketten voor elke kostenplaats Aparte pakketten voor elke subdivisie

Anemoon project K.U.Leuven 3. DEZELFDE KREDIETSOORT Projecten Tijd Inkomsten  storting Uitgaven Tijd voorschot  rapportering Beperkte duur LRD “Vlottende” rekeningen Onbepaalde duur Inkomsten en uitgaven LRD Top-down Overheidstoelagen Tijd Jaarlijks Inkomsten Uitgaven

Anemoon project K.U.Leuven TWEE SOORTEN PROFIELEN TAAKPROFIEL = toelating om set van taken uit te voeren OBJECTPROFIEL = toelating om met een set van kredieten te werken

Anemoon project K.U.Leuven Slechts één taakprofiel voor de decentrale administratie bestellingen aanleggen betalingsopdrachten aanleggen facturen goedkeuren leveranciers voorstellen kredietrapporten raadplegen... INHOUD ENIGE TAAKPROFIEL

Anemoon project K.U.Leuven DECENTRAAL TAAKPROFIEL STANDAARD AUTORISATIE KREDIETPAKKET A KREDIETPAKKET B KREDIETPAKKET C Elke kredietbeheerder krijgt automatisch alle pakketten waarvan hij/zij kredietbeheerder is De administratieve medewerker krijgt de pakketten waarvoor de respectievelijke kredietbeheerders toelating hebben gegeven

Anemoon project K.U.Leuven Alle kredieten van professor Govers op de afdeling fysische en regionale geografie van de soort projectkredieten Alle kredieten van professor Govers Alle kredieten van de afdeling fysische en regionale geografie Alle projectkredieten van de K.U.Leuven VOORBEELD

Anemoon project K.U.Leuven Afwijkende samenstelling kredietpakket ? Afwijkend taakprofiel ? DECENTRAAL TAAKPROFIEL KREDIETPAKKET A KREDIETPAKKET B KREDIETPAKKET C AFWIJKINGEN ????? Beide zijn, mits een aantal beprekingen, technisch mogelijk ! Afwijkingen slechts zeer uitzonderlijk toestaan, anders onbeheersbaar en vol tegenstrijdigheden !

Anemoon project K.U.Leuven AFWIJKINGEN KREDIETPAKKETTEN Standaardgeneratie kredietpakketten krediet pakketten kredieten Automatisch Manuele invoer kredietpakketten Nieuwe kredieten komen niet automatisch in kredietpakket DUS ook manueel onderhoud kredietpakketten Vermijden !

Anemoon project K.U.Leuven AFWIJKINGEN TAAKPROFIEL 1 decentraal takenpakket Geen tegenstrijdigheden mogelijk in toekennen Bevordert procesintegratie (volledige proces door 1 persoon) Meer flexibiliteit in werkorganisatie DECENTRAAL TAAKPROFIEL Meerdere decentrale takenprofielen Bijvoorbeeld: TAAKPROFIEL 1 excl. saldo’s en rapporten kredieten Prof. X TAAKPROFIEL 2 incl. saldo’s en rapporten kredieten Prof. Y Ziet nu ook hier saldo’s en rapporten maar dat wil prof. X niet ? Tegenstrijdigheden mogelijk, ontransparant Performantieproblemen ? Deontologie administratieve medewerker !

Anemoon project K.U.Leuven GEGEVENSCONVERSIE Gegevens in huidige systemen SAP Invoer vrij centraal Inzagerecht decentraal vrij beperkt Gemeenschappelij k systeem Invoer aan de bron Draagt bij tot kwaliteit v.d. gegevens Gegevensopkuis In huidige systemen in de mate van het mogelijke In SAP Door alle betrokkenen Ook continu proces Andere logica Complexe omzettingen 24/1

Anemoon project K.U.Leuven Paswoord moet geheim blijven !!! Please enter your password MATHI... USERID’S EN PASWOORDEN Userid moet persoonlijk blijven !!! Self-service toepassingen Basis autorisaties en beveiliging U OUDE SITUATIE Vignetten achter slot en grendel EN handtekeningencontrole ? NIEUWE SITUATIE Logging userid bij elke bewerking Sluitend indien userid’s persoonlijk blijven en paswoorden geheim blijven

Anemoon project K.U.Leuven AGENDA Inleiding De nieuwe processen in vogelvlucht Autorisaties en delegaties Alternatieven voor interne werkorganisatie Zelf aan de slag met SAP Rapportering m.b.t. kredieten

Anemoon project K.U.Leuven DECENTRALE WERKORGANISATIE 1.Met volledige of gedeeltelijke delegatie van het administratieve werk naar medewerkers 2.Zonder administratieve medewerkers: zelf aan de slag in SAP

Anemoon project K.U.Leuven LEGENDE voor schema’s WIE? In SAPNiet in SAP   administratieve medewerker   krediet- beheerder

Anemoon project K.U.Leuven B A FACTUUR MET BESTELBON Kredietbeheerder werkt NIET met SAP  creëert bestelling  tekent bestelbon  ontvangt factuur  behandelt factuur (controleren en wijzigen)  afdrukken en wachten volgt op a.h.v.rapportering  document tekenen  stuurt factuur naar CFD

Anemoon project K.U.Leuven C D FACTUUR MET BESTELBON Kredietbeheerder werkt met SAP  creëert bestelling  tekent bestelbon  ontvangt factuur  behandelt factuur (controleren en wijzigen) volgt op a.h.v.rapportering behandelt factuur (controleren en wijzigen) stuurt factuur naar CFD  stuurt door naar KBH

Anemoon project K.U.Leuven BC BETALINGSOPDRACHT A  creëert betalingsopdracht  tekent factuur- document volgt op a.h.v.rapportering stuurt factuur naar CFD (met betalingsopdrachtnr.)   creëert betalingsopdracht  stuurt factuur naar CFD (met betalingsopdrachtnr.)

Anemoon project K.U.Leuven AGENDA Inleiding De nieuwe processen in vogelvlucht Autorisaties en delegaties Alternatieven voor interne werkorganisatie Zelf aan de slag met SAP Rapportering m.b.t. kredieten

Anemoon project K.U.Leuven ZELF AAN DE SLAG MET SAP Draaiboek:

Anemoon project K.U.Leuven draaiboek 1

Anemoon project K.U.Leuven draaiboek 2

Anemoon project K.U.Leuven ZELF AAN DE SLAG MET SAP Draaiboek: “Zandbak”:systeem: ‘opleiding’ client: 401 user: zandbak paswoord: anemoon Decentrale administratieve medewerker (opleiding: 5 halve dagen vòòr 24/01/2000) Minimale opleiding voor kredietbeheerders (februari 2000: 2 halve dagen ?)

Anemoon project K.U.Leuven AGENDA Inleiding De nieuwe processen in vogelvlucht Autorisaties en delegaties Alternatieven voor interne werkorganisatie Zelf aan de slag met SAP Rapportering m.b.t. kredieten

Anemoon project K.U.Leuven RAPPORTERING KREDIETEN NU 2-wekelijks papier of mainframe alleen chronologisch alleen per krediet Papieren kredietuitreksels VANAF 24/01/2000 up-to date, ook verbintenissen dynamisch, volgens verschillende invalshoeken link naar gescande beeld factuur afdrukken ter plaatse mogelijk volgens standaard layout aftap naar desktop voor eigen analyses/overzichten On-line consultatie in SAP

Anemoon project K.U.Leuven RAPPORTERING: verschillende dimensies Rubriek: Decentrale kostensoort, om de kosten volgens aard op te volgen met eigen waardetabel per eenheid Vrij tekstveld: Voor extra informatie of opmerkingen Voor het opvolgen van tijdelijke activiteiten Krediet: Wanneer voor een bepaalde activiteit of persoon een bepaald strikt budget voorzien is en hierop beschikbaarheidscontrole zinvol/nodig is. Grootboekrekening: (kostensoort van centrale boekhoudplan): Zijn vastgelegd in het decreet op de Vlaamse universiteiten en wordt ingevoerd door de centrale financiële diensten. CENTRAAL DECENTRAAL

Anemoon project K.U.Leuven lijst rapporten

Anemoon project K.U.Leuven projectrapport

Anemoon project K.U.Leuven topdown EUR Departement X Afdeling C Afdeling B Afdeling A Afdeling D

Anemoon project K.U.Leuven topdown BEF Departement X Afdeling C Afdeling B Afdeling A Afdeling D

Anemoon project K.U.Leuven topdown EUR Departement X Afdeling C Afdeling B Afdeling A Afdeling D

Anemoon project K.U.Leuven detail standaard

Anemoon project K.U.Leuven drilldown bestelling

Anemoon project K.U.Leuven drill down detail kop

Anemoon project K.U.Leuven gescande beeld

Anemoon project K.U.Leuven detail standaard

Anemoon project K.U.Leuven detail volgens rubrieken

Anemoon project K.U.Leuven export naar Excel

Anemoon project K.U.Leuven ONDERSTEUNING NA 24/01/2000 U kan in eerste instantie altijd terecht bij het implementieteam van uw faculteit of in het geval van technische problemen bij uw lokale netwerkbeheerder. Op de financiële diensten is een helpdesk opgericht die ondersteuning biedt bij meer inhoudelijke financiële problemen (via tel. 4545). Daarnaast staat ook het ganse Anemoon team klaar om ondersteuning te bieden waar nodig, (via