Interne opvolging KMO-Portefeuille Pijler:Technologieverkenning

Het bedrijf sluit een overeenkomst met de PHL & beschikt hiervoor over een offerte/contract. Informeren klant van het bestaan van de KMO Portefeuille Biedt meer financiële mogelijkheden voor klant Belangrijk voor aanduiding van de te volgen administratieve route Conclusie: 1ste contactpersoon is belangrijke schakel Basisvermeldingen overeenkomst Handtekening van dienstverlener & onderneming Datum Beschrijving van de dienstverlening Prijs (excl. BTW) van de dienstverlening -> aparte vermelding van de niet in aanmerking komende kosten (opgelijst op website KMO-portefeuille)

Informeren over duurtijd van de allereerste registratie Registratie natuurlijke persoon: aanvraag token of installatie EID Registratie onderneming : opzoeken NACE code van hoofdactiviteit (cfr. Inschr.doc. Kruispuntbank) Koppelen van de natuurlijke, gemachtigde persoon aan de onderneming via activatielink Het bedrijf meldt het project aan (ten laatste 14 kalenderdagen na aanvang van de activiteiten) Erkenningsnummer meedelen (bv. PHL = DV.T106029) Klant vult projectfiche in tijdens aanvraag: korte omschrijving van probleemstelling & op te leveren resultaten

De PHL bevestigt de opdracht (binnen de 30 kalenderdagen na aanvraag) Ontvangst email (binnen KMO Portefeuille: 1 contactpersoon geregistreerd)

Aanmelden via www. kmo-portefeuille Aanmelden via www.kmo-portefeuille.be of via link zoals vermeld in e-mail

Opvragen detail : Pijler?

Contacteren SPOC binnen deze pijler SPOC aanvaardt project na verificatie Aanwezigheid contract/offerte Het aangevraagde bedrag Datum aanvang project

SPOC vult intern overzicht aan Controle facturatie Afpunten Sodexho betalingen Eindejaarsverrichtingen boekhouding: over te dragen opbrengsten?

SPOC verzendt naar Financiële Dienst: opdracht tot facturatie (incl. melding van de voorziene einddatum van het project) kopie van de overeenkomst/ offerte printscreen van het ‘te aanvaarden project’ binnen de KMO portefeuille Facturatie

Begeleidend schrijven

Handleiding KMO Portefeuille: ‘Storten-Betalen’ mee versturen met factuur Storten : eigen aandeel kmo in portefeuille steken via rekeningnummer Sodexo. Betalen : betalen van de factuur aan de dienstverlener via de portefeuille

Financiële dienst vult intern overzicht aan met factuurnummer

Het bedrijf betaalt zijn aandeel (25%) van het project aan SODEXHO De Vlaamse overheid vult de KMO Portefeuille aan Ontvangst e-mail : bevestiging storting Bij gebrek aan deze email binnen 30dagen na aanvraag van het project: de onderneming heeft zijn/haar bijdrage niet gestort. Subsidie aanvraag wordt automatisch & zonder verdere berichtgeving geannuleerd !!

Na afloop van het project vult de PHL de projectfiche in Ontvangst e-mail : verslagfiche project Informeren SPOC

Project: Verslagfiche SPOC vult de verslagfiche in Project: Verslagfiche Projectnummer 2010KMO026038  Naam onderneming JANSSEN EXPEDITIE EN TRANSPORT  Ondernemingsnummer 0421695721  Adres onderneming Nijverheidslaan 1515   3660 Opglabbeek  Naam dienstverlener Provinciale Hogeschool Limburg  Naam uitvoerende persoon Erkenningsnummer dienstverlener DV.T106029  Onderwerp Business Intelligence Tool voor transportkostrapportering  Projectbedrag (cfr. Overeenkomst) 13.300,00  Factuurbedrag aan KMO (excl. BTW)  bv. 1.234,56  Mededeling factuur Vrije mededeling   Of gestructureerde mededeling +++ / / +++ Project had betrekking op de vernieuwing van een(°) product process dienst Door kenniscentrum bestede menskracht (md) Probleemstelling Uitgevoerde activiteiten Bereikte resultaten en kennistransfer naar KMO Is er een aanwijsbaar verband tussen deze Technologieverkenning en andere IWT projecten? ja nee onduidelijk Indien ja, welk?

De PHL ontvangt de betaling op zijn rekening Het bedrijf keurt de projectfiche goed, kent een score toe aan de PHL en geeft opdracht tot betaling van de PHL De PHL ontvangt de betaling op zijn rekening Ontvangst email: bevestiging betaling Boekhouding: verwerken betalingen van Sodexho (van alle pijlers!): eenvoudig traceerbaar via zoekfunctie in intern overzicht

Speciale opvolging : aanmaningen Ex-post controleert IWT de uitgevoerde projecten en grijpt in waar nodig Speciale opvolging : aanmaningen Voor een portefeuille geopend in 2009 kunnen de projecten afgewerkt worden tot en met 31/12/2010. Het eigen aandeel dat op het einde van de cyclus niet is doorgestort aan de dienstverlener wordt automatisch teruggestort aan de onderneming. Eindejaarscontrole : afstemmen overzicht website KMO portefeuille – Intern overzicht Bronvermelding: Website www.kmo-portefeuille.be