INFOVERGADERING GEBRUIKERS- en TARIEFREGLEMENT SOCIO-CULTURELE INFRASTRUCTUUR OC De Stekke –

Verloop • 19u.30 Redenen en doel wijziging reglement & plenaire toelichting reglement – algemene info. • 20u.05 Parallelsessies = 3. Naar keuze. • 20u.35 Parallelsessies = 2. Naar keuze. • 21u.05 Conversatietafel: gelegenheid specifieke vragen van de eigen vereniging aan medewerker cultuurcentrum • Cafetaria is doorlopend open 1 drankje gratis (gewone consumptie)

1. Lokalenverhuur- vaststellingen • Vaststellingen: • stijgende kosten (vb. energie, normering, …) • tarieven lange tijd ongewijzigd • kosten 5x hoger dan ontvangsten • vergelijking omliggende: Wevelgem laag • uitgebreide infrastructuur → Bijsturing nodig = Gemeenteraad

Lokalenverhuur – Doel wijzigingen • Principes: • geen drastische, lineaire verhogingen! • prijsdifferentiatie naar soort/grootte activiteit en naar soort organisator • voor zalen: volgens kostenparameters * aantal uren effectief gebruik lokalen * aantal uren inzet theatertechnieker * lijst van materiaal • DOEL: optimaler, zuiniger en duurzamer gebruik van de infrastructuur →FILMPJE

Hulpmiddelen voor info • Gemeentelijke website: - gebruikersreglement en uitvoeringsbesluiten - calculator (excel) - info per lokaal (‘work in proces’) - aanvraagformulieren • Balie CC Guldenberg: mail, balie & telefoon

Parallelsessies (1) RONDE 1 (20u.05) • sessie 1 (zaal) = Gebruik van de zalen OC de Cerf en OC De Stekke + Gebruik Guldenberg + alle vergaderaccommodatie + Dwarsschuur • sessie 2 (leskeuken verdiep) = Fuiven in Porseleinhallen, OC de Cerf, OC De Stekke • sessie 3 (vergaderzaal 1 verdiep) = Activiteiten van amateurkunstenverenigingen

Parallelsessies (2) RONDE 2 (20u.35) • sessie 1 (zaal) Gebruik van de zalen OC de Cerf en OC De Stekke + Gebruik Guldenberg + alle vergaderaccommodatie + Dwarsschuur (herneming) • sessie 2 (leskeuken verdiep) = Gebruik polyvalente zaal Porseleinhallen • Sessie 3 (vergaderzaal 1 verdiep) = Aanrekenen van uren technische bijstand en tarieflijst technisch materiaal

Plenair deel 1. Toelichting bij reglement: Hoofdstuk 1 = Algemene bepalingen Hoofdstuk 2 = Sociaal-culturele infrastructuur Hoofdstuk 3 = Polyvalente zaal PH Hoofdstuk 4 = Slotbepalingen 2. Toelichting nieuwe regeling aanvraagperiodes lokalen.

Principes in reglement (1) • Principes: →vergaderaccommodaties & leskeukens & tentoonstellingen = verdere verhuur volgens tijdsblokken x tarief → Dwarsschuur = per dag x tarief + elektriciteitsverbruik + ev. technische bijstand → cafetaria’s CF-ST-GB = huur op basis van aangevraagde uren gebruik → zalen CF-ST-GB : tarief is optelling van 3 parameters → zaal Porseleinhallen = forfait + optelling 3 parameters

Principes in reglement (2) • Drie parameters? a) aantal uren effectief gebruik van zaal !! van binnenkomen voor klaarzetten tot en met verlaten van locatie na opruimen!! b) aantal uren technische bijstand door een technieker van CC c) gebruik van technisch materiaal volgens tarieflijst • Verenigingen kunnen menukaart opstellen. Mits vooraf goed in te plannen = prijskaartje in eigen handen.

Principes in reglement (3) • Voorschotfactuur op basis van aangevraagde parameters • Saldofactuur na de activiteit op basis van effectief beroep op parameters. • Enkel bij → zalen CF-ST-GB → zaal Porseleinhallen

2. Reglement: H1 algemene bepalingen (1) Nieuw: • De Brouwerij: losse verhuur woonhuis en de koer wordt stopgezet • Opties: Maximum 2 data en 2 locaties gedurende een maand. Geen bevestiging? = automatische annulering • Waarborgen: bij onvoldoende schoonmaak = forfait van 200 euro + uren extra werk 25 €/u/personeelslid

Reglement: H1 algemene bepalingen (2) • Opruimen na activiteit = artikel 17 • §1. Omschrijving van wat dient te gebeuren bij opruiming werd geconcretiseerd → lezen ! • §2. Oude Pastorie = grondige kuis (nat!) • §3. Dwarsschuur = uitvegen zaal & dweilen sanitair

Reglement: H1 algemene bepalingen (3) • Maximale bezettingen & veiligheidsaspecten • Art. 18 §1-§4: vermelding voor Stekke, Cerf, Guldenberg, PH • Art. 18 §5. Steeds rekening houden met logistieke voorzieningen in de zaal: - bij staand publiek: 0,60 m2 pp - bij zittende publiek: 1 m2 pp • Art. 19 → 6 weken vooraf voor zalen - grondplan - plaatsen tijdelijke installaties buiten - aantal artiesten/deelnemers backstage - eventueel: aangepaste maximumbezetting

Reglement: H1 algemene bepalingen (4) • Artikel 23: opname geluidsnormen voor muziekactiviteiten - schouwburgzaal CC Guldenberg - feestzaal OC de Cerf - feestzaal OC De Stekke - Dwarsschuur - Porseleinhallen • Info milieuambtenaar Herman Vanhoutte

Reglement: H1 algemene bepalingen (5) • Dranken (artikelen 24-26) • Verplichting tot afname dranken in CC Guldenberg, OC De Stekke, OC de Cerf behalve voor wijnen, aperitieven of koffie. Sancties voorzien. • Voor activiteiten in de zalen: keuze a) 70-30%- regeling of b) netto-ontvangsten mits hoger huurtarief. • Wijziging kan enkel van a) naar b) én vooraf.

Reglement: H2 Sociaal culturele infrastructuur • Voornamelijk tarieven - vergaderaccommodatie en leskeukens (incl. PH) - tentoonstellingen - Dwarsschuur - feestzalen OC de Cerf & OC De Stekke - schouwburgzaal CC Guldenberg - cafetaria’s OC de Cerf, OC De Stekke en CC Guldenberg - repetities in de zalen - danspartijen in feestzalen OC de Cerf & OC De Stekke • Zie parallel-sessies

Reglement: H3 polyvalente zaal Porseleinhallen • Voornamelijk tarieven - 1/3 van de zaal - volledige zaal - danspartijen - repetities in de polyvalente zaal • Zie parallelsessie 2 in ronde 2

Reglement: H4 Slotbepalingen (1) • Aantal uren gebruik zaal → minder uren gebruik dan aangevraagd? Afrekening op basis van aangevraagde uren → meer uren gebruik dan aangevraagd? Afrekening: forfaitair bedrag + aanrekening extra- uren !! Goed nadenken over de uren!! • Halve uren mogelijk maar ieder begonnen half uur wordt aangerekend!

Reglement: H4 Slotbepalingen (2) • Tarieflijst technisch materiaal: - geregeld in uitvoeringsbesluit cbs zie parallelsessie - 6 weken vooraf doorgeven! • Modaliteiten berekening uren technische bijstand: - geregeld in uitvoeringsbesluit cbs zie parallelsessie

Reglement: H4 Slotbepalingen (3) • Annulaties = artikel 56 • §2. zalen: - 50% van voorschotfactuur blijft steeds verschuldigd ≥ 6 maand (saldo wordt teruggestort) - 75% van voorschotfactuur ≤ dan 6 maand voor activiteit - 100% minder dan 3 maand • §3. overige lokalen: 50% bij verwittigen uiterlijk 14 dagen voor datum, 100% ≤ 10 euro

3. Aanvraagmodaliteiten (1) • Nieuw reglement = alle aanvragen vanaf • Maw: alle aanvragen voor zijn volgens oude tariefregeling. Opm: nog geen facturen opgestuurd voor activiteiten in 2014 = oude tariefregelingen. • Nieuwe aanvragen voor activiteiten in 2014: mogelijk! - liefst schriftelijk - aanvraagformulieren te vinden op gem. website

Aanvraagperiodes voor 2015 (2) • Activiteiten die plaatsvinden in 2015 = overgang!! 1° Aanvragen tussen 15/01 en 14/02/2014 mogelijk voor: - podiumactiviteiten in zalen - activiteiten met publiek binnen volw.educatie in zalen - publieksactiviteiten van leden van adviesraden in zalen - wekelijkse repetities plaatselijke AK & wekelijkse sessies CVO - gemeentelijke activiteiten Gegroepeerde behandeling / voorrang op latere aanvragen / goedgekeurd = voorschotfactuur • 2° tot 01/03/ enkel eigen activiteiten CC en gemeente • 3°Aanvragen tussen 01/3 en 15/03/2014 mogelijk voor - activiteiten plaatselijke organisatoren - alle lokalen • 4° → vanaf 01 mei 2014 Kalender opengesteld voor alle overige aanvragen / behandeling in chronologische volgorde

3. Aanvraagmodaliteiten (3) - principe • Uitwerking princiepsregeling in cbs voor daaropvolgende jaren: • 1° → 01/09 tot 01/10 = indienen aanvragen voor 2 jaar erop - podiumactiviteiten in zalen - activiteiten met publiek voor volw.educatie in zalen - publieksactiviteiten van adviesraden - wekelijkse repetities plaatselijke AK & wekelijkse sessies CVO - gemeentelijke initiatieven Gegroepeerde behandeling / voorrang op latere aanvragen / goedgekeurd = voorschotfactuur

3. Aanvraagperiodes (4) - principe • 2° → 01/10 tot 01/03 - enkel eigen activiteiten CC en gemeente • 3° → 01/03 tot 15/03 = indienen aanvragen voor jaar erop - activiteiten plaatselijke organisatoren - alle lokalen Gegroepeerde behandeling / voorrang op latere aanvragen / goedgekeurd = voorschotfactuur • 4° → vanaf 01 mei Kalender opengesteld voor alle overige aanvragen / chronologische verwerking

Aanvraagperiodes (6) • Vb. Activiteiten in /09/2014 tot 01/10/2014 = zie indienen 1° 01/10/2014 tot 01/03/2015 = enkel gemeente 01/03 tot 15/03/2015 = zie indienen 3° vanaf 01/05/2015 = openstellen kalender

4. Wordt verwacht …. • Informatisering = Webshop Vrije tijd In loop van 1 ste helft 2014 met o.a. : • lokalenbezetting raadpleegbaar op website • aanvragen via website mogelijk

• Parallele sessies om 20u.05 & 20u.35 • Conversatietafel na parallelsessies in zaal: vragen op maat • Toch nog vragen? - mail: (bij voorkeur) - balie CC Guldenberg - telefonisch

Parallelsessies (1) RONDE 1 (20u.05) • sessie 1 (zaal) = Gebruik van de zalen OC de Cerf en OC De Stekke + Gebruik Guldenberg + alle vergaderaccommodatie + Dwarsschuur • sessie 2 (leskeuken verdiep) = Fuiven in Porseleinhallen, OC de Cerf, OC De Stekke • sessie 3 (vergaderzaal 1 verdiep) = Activiteiten van amateurkunstenverenigingen

Parallelsessies (2) RONDE 2 (20u.35) • sessie 1 (zaal) Gebruik van de zalen OC de Cerf en OC De Stekke + Gebruik Guldenberg + alle vergaderaccommodatie + Dwarsschuur (herneming) • sessie 2 (leskeuken verdiep) = Gebruik polyvalente zaal Porseleinhallen • Sessie 3 (vergaderzaal 1 verdiep) = Aanrekenen van uren technische bijstand en tarieflijst technisch materiaal