ESF; een rijke bron die werkt Best Practices door Charles Simons

Programma Toelichting organisatie Gilde-BT Resultaten ESF periode 1994 – 1999 ESF: voor wie? ESF: welke projecten? ESF: van oriëntatie tot einddeclaratie ESF: planning ESF-project ESF: de projectorganisatie ESF: beheerssystemen en administratieve organisatie ESF: voorbeeldprojecten ESF: vragen en info

Gilde-BT; de organisatie Gilde-BT, i.s.m. uitvoeringsorganisatie ROC Gilde Opleidingen verzorgt: Cursussen (aanbodgericht) Bedrijfstrainingen (maatwerk) BBL maatwerk opleidingsprogramma’s voor werkenden (BBL-bedrijfsgroepen) Projectadministratie & -management Softwaresystemen t.b.v. scholing (via Edu Office) Regionale en landelijke klanten Diverse sectoren: industrie, retail, zorg, zakelijke dienstverlening, bouw, etc.

Resultaten, periode 1994-1999 25 ESF-projecten doelstelling 2, 3, 4 en 5B Diverse sectoren; met name industrie / bouw Diverse aanvragers: Scholingsfonds A+O, OOM, SOG Arbeidsvoorziening Limburg Kamer van Koophandel Noord en Midden Limburg Provincie Limburg 3695 werknemers opgeleid met ondersteuning vanuit ESF Gerealiseerde ESF-projectkosten € 6,5 milj. Gerealiseerde ESF-middelen € 2,0 milj.

ESF: voor wie? Brancheorganisaties Bedrijven Instellingen Samenwerkingsverbanden Stichtingen

ESF: welke projecten? Scholingsprojecten, ontwikkelingsprojecten voor deelnemers van niveau 1 tot 4 in het kader van de WEB Scholingstrajecten moeten aansluiten bij de kwalificatiestructuur van de WEB (branche-erkenning) Aantonen dat geschoold wordt naar een volgend kwalificatieniveau

ESF: van oriëntatie tot implementatie Oriëntatiefase Oriëntatie Uitleg ESF3-systematiek Positionering Gilde-BT Globale inventarisatie wensen Quick scan/Analyse Analyse globale gegevens bedrijf Analyse subsidiabiliteit Analyse kosten en baten Primair Advies Haalbaarheid en geraamde omvang Organisatie en administratie Controle en positionering accountancy

ESF: van oriëntatie tot implementatie Voorbereidingsfase Inventarisatie Exacte scholingswensen bedrijf Realistische kosten Opties voor AO/IC door bedrijf + accountancy 1e concept programma Aanzetten (beleid, omvang, inhoud, begroting, controlesysteem) 1e toetsing door bedrijf / Gilde-BT / registeraccountant 1e bespreking met O&O-fonds 2e concept programma Verfijning / concretisering 1e concept primaire beschrijving adm. organisatie (AO) 1e informele toetsing door Agentschap SZW/ESF3

ESF: van oriëntatie tot implementatie Implementatiefase Implementatie AO Realiseren ontwikkelde projectadministratie Introductie gebruik van formulieren voor bewijslastvorming Introductie controle en correctiesysteem (stuurgroep / coördinator) Definitief projectplan Formeel vastleggen projectplan door bedrijf Formeel toetsen en accorderen AO door registeraccountant Formeel voorleggen projectplan aan O&O-fonds Project implementatie 1e bijeenkomst stuurgroep Benoemen ESF3-projectmedewerkers Opstarten (project-, financiële- en deelnemers-) administratie

Planning ESF-project Planning ESF Subsidie Project De subsidie van het Europees Sociaal Fonds (ESF 3) vereist een strak geregisseerd proces. Doel is optimaal nut te hebben van de financiële middelen met een minimaal risico. Onderstaand proces geeft de optimale procedure hieromtrent weer.

Planning ESF-project Inventarisatie processen Doel: inrichting administratieve organisatie Koppelen ESF processen met bedrijfsprocessen zoals scholingsplanning en urenregistratie. Resultaat: Model Administratieve Organisatie (AO). Verantwoordelijkheden Administratieve Organisatie Vaststellen Short en Long Protocol Inspanning organisatie: Leveren van informatie, interviews Uitvoering: ESF Procesconsultant Voorbereiding Inventarisatie opleidingen Doel: Analyse huidig opleidingsaanbod Vaststellen gewenst opleidingsaanbod Resultaat: Basis voor aanbesteding Basis voor central onderwijs beleid Inrichten POP/COP Inspanning organisatie: Leveren van informatie, interviews Uitvoering: Onderwijsexpert Voorbereiding Aanbesteding Doel: Verkrijgen uitvoerende diensten conform Europese regels. Resultaat: Zeker stellen subsidiabiliteit van diensten Sterke vereenvoudiging van de ESF administratie ten opzichte van modellen als werkelijke kosten Inspanning organisatie: Feitelijke aanvrager Uitvoering: Aanbestedingsexpert Voorbereiding Administratieve organisatie Doel: Kunnen verwerken van de ESF administratie Resultaat: Tussentijdse en eindrapportages Management informatie Management letter (noodzakelijk voor ESF) Inspanning organisatie: Leveren van informatie, Uitvoering: ESF Procesconsultant / Accountant Voorbereiding Communicatie Doel: Communiceren administratieve processen. Resultaat: Eenduidig en consistent toepassen ESF administratie Juiste brondocumenten Snel centraal beschikbaar Inspanning organisatie: marketing materiaal, tijd van medewerkers om zich hierin te verdiepen Uitvoering: ESF procesconsulent Voorbereiding Aanvraag Resultaat: Formeel indienen van de aanvraag voor subsidie Uitvoering: ESF Administratiebureau Voorbereiding

Planning ESF-project Scholing Beheer ESF Doel: Leveren van brondocumenten Opbouwen administratie lopende trajecten en reeds lopende trajecten (reconstructie ESF administratie lopende trajecten) Resultaat: Basis informatie voor tussentijdse en eindrapportages Management informatie Inspanning organisatie: Uitvoerders, deelnemers en begeleiders, Uitvoering: ESF Administratiekantoor Uitvoering Eindrapportage Doel: Eindrapport met accountantsverklaring Resultaat: Basis voor het uitbetalen van de subsidie Inspanning organisatie: projectbegeleiding Uitvoering: ESF Administratiekantoor / Accountant Verslaglegging

ESF: de projectorganisatie Deelnemersadministratie Financiële administratie Verantwoordelijkheid voor beleid en organisatie Bedrijf / klantorganisatie Voorzitter met vetorecht Gilde-BT Directie Registeraccountant Gilde-BT Projectleider Bedrijf / klantorganisatie ESF projectleider Gilde-BT ESF projectadminitratie

ESF: beheersystemen en administratieve organisatie Inrichten administratieve organisatie Tijdsregistratie en urenverdeling Salarisadministratie Deelnemersadministratie Financiële administratie Projectadministratie (zie handleiding Agentschap SZW)

ESF: beheersystemen en administratieve organisatie Systemen van Edu Office (onderdeel GBT) Inschrijfproces Planning Registratie en verwerking Leerling- / cursistvolgsysteem Managementinformatie Evaluatie

Voorbeelden ESF-projecten 1) Project Uitvalpreventie TOC Probleemstelling Voorkomen van uitval in technisch onderwijs Doelgroep 45 VMBO leerlingen (zonder startkwalificatie niveau 2) Programma 1-jarig geïntegreerd praktijk / theorie scholingsprogramma Uitstroom doelstelling >75% instroom niveau 2 BBL/BOL Uitvoerders VMBO regio Noord en Midden Limburg / ROC Gilde Opleidingen / TOC Noord en Midden Limburg Projectmanagement & administratie Gilde-BT Projectfinancering Gemeente Venlo en Venray / VMBO NML / ROC Gilde Opleidingen / Provincie Limburg / TOC NML / ESF - CERES

Voorbeelden ESF-projecten 2) BBL-scholingsproject voor werkenden Probleemstelling Upgraden van kennis en vaardigheden van de interne organisatie d.m.v. gekwalificeerde MBO-BBL scholingsprogramma’s (WEB niveau 1 t/m 4) Programma Diverse BBL-scholingsprogramma’s, bedrijfstrainingen en cursussen Doelgroep 250 medewerkers van klantorganisatie Projectkosten Projectfinanciering

Bedankt voor uw aandacht Voor meer informatie: Gilde-BT Contracting Venraysweg 32, Venlo-Blerick Postbus 3189, 5902 RD Venlo T: 077-3202000 F: 077-3202001 I: www.gilde-bt.nl E: info@gilde-bt.nl