E-Factureren en boekhoudsoftware Door: Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED www.softwarepakketten.nl www.ictaccountancy.nl www.boekhoudplaza.nl September 2009 Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

E-Factureren en boekhoudsoftware Elektronisch factureren B2C, B2B, Buyer direct, Consolidator, Direct processing, our corner, Invoice processing, Self billing, Seller direct, ebXML, UBL, Un/Cfact. Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

E-Factureren en boekhoudsoftware Elektronisch factureren B2C, B2B, Buyer direct, Consolidator, Direct processing, our corner, Invoice processing, Self billing, Seller direct, ebXML, UBL, UN/Cfact. Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

E-Factureren en boekhoudsoftware Elektronisch factureren "Het op elektronische wijze, in een afgesproken formaat, verzenden van facturen door een leverancier en het op elektronische wijze ontvangen en verwerken van facturen door een afnemer". Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

E-Factureren en boekhoudsoftware Geen E-Factureren, maar voorloper Uitgaande facturen Versturen factuur per e-mail met bijlage (in PDF) Ondersteuning > 50% boekhoudpakketten (bron: Readiness Monitor e-Factureren: april 2009). Wordt door veel softwareleveranciers als E-Factureren gezien. Maar is dus GEEN volledig E-factureren. Aandachtspunten: PDF bestand beveiligen, voorkomt discussie originaliteit Factuurnummer en datum in omschrijving e-mail. - Controle dat ontvanger email binnenkrijgt (SPAM filter) Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

E-Factureren en boekhoudsoftware Geen E-Factureren, maar voorloper Inkomende facturen Per post ontvangen facturen scannen en opslaan in OCR formaat. Vervolgens via tekstherkenning de facturen boeken in de administratie, al dan niet met handmatige aanvullingen. Hier is vaak sprake van een zelflerend systeem. Aandachtspunten: De workflow (met name goedkeuringsproces) Wijze van herkenning Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

E-Factureren en boekhoudsoftware Elektronisch factureren "Het op elektronische wijze, in een afgesproken formaat, verzenden van facturen door een leverancier en het op elektronische wijze ontvangen en verwerken van facturen door een afnemer". Wat betekent dit voor boekhoudsoftware? Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

E-Factureren en boekhoudsoftware Aandachtspunten binnen boekhoudsoftware Algemeen: Ondersteuning standaard formaten (UBL, GS1 eCom) In elk geval formaat afstemmen leverancier-afnemer Uitgaande facturen: Wijze van verzenden (e-mail, webservices, bank, BSP) Herinnering/aanmaning per e-mail Koppeling met incassosystemen Goedkeuring/weigering debiteur vastleggen Adres ontvanger vastleggen (e-mail, ip-adres) Leesbevestiging ontvanger Bewaarplicht Voorwaarden die ook gelden voor papieren factuur (zie www.softwarepakketten.nl/efactureren) Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

E-Factureren en boekhoudsoftware Aandachtspunten binnen boekhoudsoftware Inkomende facturen: Wijze van ontvangen (e-mail, scan, webservices, bank, BSP) Herkennen en matchen van ontvangen facturen Voorlopig boeken factuur en BTW direct verrekenen Beoordelen van facturen (goedkeuren of afkeuren) Afgekeurde facturen verwerken Inkoopfacturen matchen met inkooporders en (goederen)ontvangst (dit laatste behoort al standaard deel uit te maken van een ERP systeem) Archiveren, bewaarplicht originele factuur. Workflow is belangrijk: Voorlopig boeken, beoordelen, goedkeuren, afkeuren en archiveren. Attentiepunt: facturen ontvangen via meerdere kanalen (post/email). Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

E-Factureren en boekhoudsoftware Ontwikkeling boekhoudsoftware Voor grote(re) ondernemingen veelal koppeling/integratie met losse modules op gebied van E-Factureren. Veel boekhoudpakketten binnen MKB kennen E-Factureren alleen als voorloper via uitgaande factuur per email in PDF. Leveranciers van SAAS oplossingen zullen standaards als UBL en uitwisseling via webservices naar verwachting als eerste realiseren voor het MKB. Over twee jaar zal blijken welke standaards geaccepteerd zijn en op welke wijze de factuurgegevens uitgewisseld worden. Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

E-Factureren en boekhoudsoftware Online factuuroplossingen voor het MKB Oplossingen om online facturen aan te maken en te verzenden (via email) schieten als paddestoelen uit de grond. Moneybird.nl FactuurManager.nl Factureer.nu Factuurdesk.nl factuursturen.nl Digitalefactuur.nl Aandachtspunten… Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

E-Factureren en boekhoudsoftware Online factuuroplossingen voor het MKB Aandachtspunten Continuïteit aanbieder en bewaarplicht uitgaande facturen Koppeling met boekhouding en dubbel vastleggen Alleen uitgaande facturen Wijze van verzenden (post, email, XML) Beoordeling van de toepassingen Steeds meer aanbieders van (online) boekhouden zullen deze functie ook gaan leveren. Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

E-Factureren en boekhoudsoftware Voorbeelden www.softwarepakket.nl/efactureren Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

E-Factureren en boekhoudsoftware Voorbeelden www.factuursturen.nl Facturen invoeren en versturen (per post of email). Gratis proberen (niet werkelijk verzenden!) Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

E-Factureren en boekhoudsoftware Voorbeelden E-Factureren via online boekhouden (ook elektronische bankafschriften automatisch verwerken in boekhoudsysteem) Systeem: Reeleezee Administratie (Reeleezee) Zowel uitgaand als inkomend met o.a. ondersteuning van UBL. Aflevermechanisme: email, import/export of webservices. (zowel inkomend als uitgaand). Formaten: PDF, XML, UBL, OCR, etc. Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

E-Factureren en boekhoudsoftware Voorbeeld: uitgaand email HTML PDF UBL Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

E-Factureren en boekhoudsoftware Voorbeeld: inkomend OCR en XML Data van papieren factuur naar XML Scan direct op te vragen Automatische boeking in administratie Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

E-Factureren en boekhoudsoftware Voorbeeld: inkomend import of Web Service UBL Reeleezee Taxonomie Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

E-Factureren en boekhoudsoftware Belangrijk issue bij imports: automatisch gegevens in administratie synchroniseren Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

E-Factureren en boekhoudsoftware Voorbeelden E-Factureren via bankportalen ABN AMRO, ING en Rabobank aan consumenten en zakelijke ontvangers via BSP Bluem Systeem: CS-DigiNota (Condor Solutions) Ten behoeve Microsoft Dynamics NAV (boekhoudpakket) gebruikers die digitale nota’s willen zenden aan consumenten en/of zakelijke ontvangers. BSP Bluem levert deze nota’s af in het bankportaal van de consument. Via het bankportaal kunnen consumenten zich vooraf abonneren op een bepaalde factuurstroom. Via BSP Bluem wordt deze informatie aan het CS-Diginota systeem geleverd. Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

E-Factureren en boekhoudsoftware Abonneren op bepaalde factuurstroom Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

E-Factureren en boekhoudsoftware Twee te exporteren facturen, bestemd voor de portal van de Rabobank. Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

E-Factureren en boekhoudsoftware Voorbeelden Elektronisch factureren Systeem: E-facturatie module (IBS Nederland) Proces waarbij facturen niet (meer alleen) in fysieke vorm maar als elektronisch document worden verstuurd (Desktop delivery) of gepresenteerd (Bill presentment) via portaal. Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

E-Factureren en boekhoudsoftware Factuur per email verzonden in PDF en XML formaat. Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

E-Factureren en boekhoudsoftware Facturen ophalen via portaal Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

E-Factureren en boekhoudsoftware Factuur details Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

E-Factureren en boekhoudsoftware Voorbeelden Elektronische factuurverwerking Systeem: ISP-Invoice (ISProjects) Verwerkingsproces van binnenkomende, al dan niet gescande, facturen. Integratie of koppeling met o.a. de volgende boekhoudsystemen: Exact Globe Decade Financials Fis2000 Microsoft Dynamics NAV Pantheon - SAP R/3 Multivers Extended Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

E-Factureren en boekhoudsoftware Gescande factuur matchen met boekhouding Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

E-Factureren en boekhoudsoftware Voorbeelden Koppeling online boekhouden met incassosysteem Systeem: e-Boekhouden (SkillSource) Inzicht in voortgang incasso binnen online boekhoudsysteem. Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

E-Factureren en boekhoudsoftware Maak deze keuze Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

E-Factureren en boekhoudsoftware Dossier in behandeling bij incassobureau Maak deze keuze Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

E-Factureren en boekhoudsoftware Vanuit online boekhouden direct het dossier volgen Maak deze keuze Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl

E-Factureren en boekhoudsoftware Vragen? Meer informatie: www.softwarepakketten.nl (met gratis nieuwsbrief) Specifiek voor accountants- en administratiekantoren: www.ictaccountancy.nl (met gratis nieuwsbrief) 30 sep a.s. Jaarcongres ICT Accountancy 2009 Onderzoeksbureau GBNED – www.softwarepakketten.nl