Ploegwerk Consultancy Lean Management Jan van der Ploeg Ploegwerk Consultancy jan@ploegwerk.nl | 06-54311342 Jan van der Ploeg | 06-54311342 “Most people spend more time and energy in going around problems than in trying to solve them” – Henri Ford

Klant krijgt wat hij nodig heeft op het juiste moment, zonder fouten. Wat is Lean? Doe… … alleen activiteiten die waarde toevoegen Minimale kosten Klant krijgt wat hij nodig heeft op het juiste moment, zonder fouten. Lean … om de door de klant vereiste kwaliteit te leveren … Juiste kwaliteit … op het vroegst mogelijke moment. Minimale tijd

Wat is Lean? Lean is een teamgerichte benadering die de totale doorlooptijd tussen klantvraag en de levering van het product verkort door het identificeren en elimineren van verspilling (Activiteiten die geen waarde toevoegen). Lean is een manier van kijken, denken en werken. Daarbij wordt een aantal specifieke methoden en technieken gehanteerd om procesverbeteringen te identificeren en te realiseren.

Procesverbetering en/of beheersing Lean Six Sigma AO/IC Doel Verwijder verspilling Reduceer variatie Reduceer risico’s Focus Flow Problemen Risico’s Aanpak Veel kleine verbeteringen Kernproblemen oplossen Risicobeperking (controles, functiescheiding etc.) Prestatie meting Snellere doorlooptijd Uniforme output Duurzaamheid/weinig issues en reputatieschade Resultaten Minder verspilling, meer efficiëntie Minder variatie, consistente output Financiële/juridische verantwoording In de praktijk zit er overlap in deze methoden. Elk heeft zijn toegevoegde waarde.

Waar komt het vandaan .. Ambachtelijke productie Massa productie Lean productie Lean service industrie 1910 1960 1990 Nu Henry Ford Standaardiseer onderdelen Optimaliseer werkpatronen Productieplanning Tijdbesteding Taichi Ohno Klant centraal Just in time Produceer alleen wat verkocht is Continu gevecht tegen verspilling De beste ideeën komen van de werkvloer

Toyota Production System house Ter info

Scania Productie Huis Ter info

Een lean overheid Klantgerichtheid Leren en verbeteren Efficiëntie (Verspillen en Flow) Kwaliteit (In één keer goed) Met dank aan het boek ‘Een lean overheid’ Sterke teams Professionaliteit (regelmaat en standaarden) Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)

Hoofdprincipes Lean Klantgerichtheid Leren en verbeteren Efficiëntie (Verspillen en Flow) Kwaliteit (In één keer goed) Met dank aan het boek ‘Een lean overheid’ Sterke teams Professionaliteit (regelmaat en standaarden) Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)

Principe 1: doe alleen dingen met klantwaarde Focus je op klantwaarde en langere termijn strategische doelen Burgers Bedrijven Verenigingen Klantgericht. Op welke klant richt ik me dan? Het ministerie van … Omwonenden Belastingbetalers Allemaal ‘klanten’ De manager De teamleider Interne controle / Accountant De portefeuillehouder Het college Jouw collega De gemeenteraad

Principe 1: doe alleen dingen met klantwaarde 1. Voice of the Customer (VOC) De inwoners van gemeente 3 klantypen volgens Lean 2. Voice of the Business (VOB) De gemeente en/of politiek 3. Voice of the Employee (VOE) De medewerker

Hoofdprincipes Lean Klantgerichtheid Leren en verbeteren Efficiëntie (Verspillen en Flow) Kwaliteit (In één keer goed) Met dank aan het boek ‘Een lean overheid’ Sterke teams Professionaliteit (regelmaat en standaarden) Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)

Principe 2: Zorg voor een regelmatige werkverdeling (Heijunka) Als werk ongelijkmatig instroomt, raken mensen overbelast. Heijunka is gericht op gelijkmatige instroom van werk. 20 40 60 80 100 1 2 3 5 6 4 Efficiëntie Aantal taken Minder gelijktijdig en meer na elkaar leidt in totaal tot een sneller en beter resultaat.

Principe 2: Zorg voor een regelmatige werkverdeling (Heijunka) Veel dossiers gelijktijdig onderhanden.  ?! Veel aanvragen per keer 1 vergunning er uit

Principe 2: Zorg voor een regelmatige werkverdeling (Heijunka)  1 aanvraag per keer 1 vergunning er uit ‘One Piece Flow’

Principe 3: Creëer standaarden Professioneel werk wordt beschreven in ‘standaarden’. Standaarden worden regelmatig herzien en aangepast. Als werk niet is gestandaardiseerd, is het onmogelijk om het te verbeteren.

Principe 3: Creëer standaarden Criteria bij het beschrijven van standaard werk: Tijd Wat is de gevraagde productie per periode en de gewenste snelheid? Handelingen Welke handelingen of stappen zijn nodig voor dit werk en wat zijn relevante kwaliteitsaanwijzingen voor die handelingen? Middelen Welke middelen zijn nodig voor de uitvoering van het werk? Lean Standaard formulieren, procesbeschrijvingen etc. worden gemaakt door de medewerkers zelf.

Maak werk zichtbaar

Lean informatieborden Principe 3: Creëer standaarden en maak werk zichtbaar Lean informatieborden Vergunning Wie Status vorige check Status laatste check Opmerking Adres x, Dalen Jan Op koers Let op! Advies V&V Adres Y, Sleen Joost Welstandtoets Adres Z, Oosterhesselen Peter Start - Adres A, Gees René Gereed Verzonden Adres B, Coevorden Rob Termijn

Principe 3: Creëer standaarden en maak werk zichtbaar 5S (clean desk) Overzichtelijke rustige werkplekken. Scheiden Schikken Schoonmaken Standaardiseren Standhouden

Van Zwolle

Hoofdprincipes Lean Klantgerichtheid Leren en verbeteren Efficiëntie (Verspillen en Flow) Kwaliteit (In één keer goed) Met dank aan het boek ‘Een lean overheid’ Sterke teams Professionaliteit (regelmaat en standaarden) Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)

Principe 4: In één keer goed (Jidoka) ? Input voldoet aan standaard beginwaarden Handteer een standaard werkwijze

Principe 4: In één keer goed (Jidoka)

Principe 4: In één keer goed (Jidoka) C h e c k l i s t e n

Welstandnota Coevorden

Principe 4: In één keer goed (Jidoka)

Hoofdprincipes Lean Klantgerichtheid Leren en verbeteren Efficiëntie (Verspillen en Flow) Kwaliteit (In één keer goed) Met dank aan het boek ‘Een lean overheid’ Sterke teams Professionaliteit (regelmaat en standaarden) Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)

Principe 5: Elimineer verspilling (Muda) Een Lean proces is een proces zonder verspillingen, gezien vanuit het perspectief van de klant verspillingen nee noodzakelijk? noodzakelijke niet waarde toevoegende activiteiten ja geen waarde toevoegende activiteiten nee Waarde toevoegend? waarde toevoegende activiteiten ja activiteiten Met dank aan Den Haag  Bron: SZW gemeente Den Haag

Vormen van verspilling (Muda) Activiteit Activiteit Activiteit Activiteit Activiteit Waarom? Daarom Waarom? Daarom Waarom? Daarom Waarom? OORZAAK

Vormen van verspilling (Muda) 1. Overproductie We geven de klant meer dan nodig voor de klant. 2. Wachten Wachten op een collega, informatie, antwoorden, documenten. Etc. 8. Talent Medewerkers niet inzetten op hun niveau. Verlies van kennis, vaardigheden, motivatie, capaciteiten, opleidingsinvesteringen. 3. Transport Lopen naar de tekeningenkast, zoeken naar de TL, lopen naar experts op andere verdieping. Etc. 7. Fouten Vergissingen, verkeerde informatie verwerken, versturen, onvoldoende afgestemde opdrachten/verwachtingen. 4. Overbewerking Onnodige informatie verwerken of dubbel werk doen. 6. Onnodige beweging Onhandige ICT, onhandige locaties voor dossiers, tekeningen, vergaderingen. 5. Onnodige voorraad Te veel aanvragen, brieven, vakbladen, projecten, bureau-inhoud etc.

Principe 6: Een gestroomlijnd proces (Flow)

Principe 6: Een gestroomlijnd proces (Flow) Tijd Tijd

Hoofdprincipes Lean Klantgerichtheid Leren en verbeteren Efficiëntie (Verspillen en Flow) Kwaliteit (In één keer goed) Met dank aan het boek ‘Een lean overheid’ Sterke teams Professionaliteit (regelmaat en standaarden) Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)

Principe 7: Continu verbeteren (Kaizen)

Principe 7: Continu verbeteren (Kaizen) Stuur continu op verbeteren. Een belangrijke management taak. Doe zeer regelmatig een ‘keek op de week’. Houdt de organisatie en processen vitaal, stel verbeterdoelen. Neem de tijd om na te denken, voer veranderingen snel door. Blijf je afvragen … waarom?

Principe 7: Continu verbeteren (Kaizen) Lean verbeterbord Datum Door Omschrijving probleem/verbetermogelijkheid Voorstel oplossing+actie Wie Deadline 07-07 Jan P Papieren plankaarten Hertekenen en printen. Tekenaar zoeken. Arnold 01-10 Joost Onvoldoende administratieve capcaiteit Etc. Jan L Bijwerken op vaste momenten in de week. Evt. Combineren met de keek op de week

Principe 8: Technologie als puntje op de i ICT Systemen Technologie volgt de ontwikkeling in de organisatie en dient te worden ingezet aan het einde van een verbeterslag. Niet als initiator van de verbeterslag.

Hoofdprincipes Lean Klantgerichtheid Leren en verbeteren Efficiëntie (Verspillen en Flow) Kwaliteit (In één keer goed) Met dank aan het boek ‘Een lean overheid’ Sterke teams Professionaliteit (regelmaat en standaarden) Strategische doelen (de bedrijfs- en besturingsfilosofie)

IMPLEMENTATIE Lean procesmanagement ‘voelen’in workshops (met lego o.i.d.) Referentiebezoeken bij andere organisaties Partner zoeken die succes heeft bewezen Afbakenen en starten Bewustwording (workshops) Verlagen onderhanden werk Verkorten van doorlooptijd Meer orde en overzicht op de werkplek en in de processen Verbeteren van productiviteit (slimmer werken)

Boekentips

Ploegwerk Consultancy Einde Jan van der Ploeg Ploegwerk Consultancy jan@ploegwerk.nl | 06-54311342