Nieuw General Laboratorium Informatie Management Systeem (GLIMS) bij de MMB per 31-3-2014: veranderingen in xCare en de weergave van uitslagen Algemene informatie

GLIMS ICT-systeem voor MMB, LG en apotheek Als eerste geïmplementeerd bij MMB. Aanpassingen nodig in xCare voor de MMB Presentatie van de uitslagen in Poliplus verandert; gaat via nieuwe software Cyberlab

Communicatie over nieuw LIMS In CdC-overleg 10-2-2014 Key-users X-care: 13-3-14 Bijeenkomst link-nurse en link-docs: 17-3-14 Hoofden administratie, medewerkers administratie: 20-3-14 Nieuwsbrief MMB aan hoofden, CdC, link-docs en link-nurses en hoofdverpleegkundigen. Week 17-3-2014 In convent 24-3-14 Faculty hour voor OK-complex: 29-4-2014 Laatste 2 weken maart willen we zoveel mogelijk korte presentaties doen t.a.v. aanpassingen X-care en uitslagen voor AIOS en artsen Help-desk wordt ingericht voor 6 weken vanaf 31-3-2014 Telefoonnummer(s) voor dringende zaken E-mail voor niet dringende zaken Bericht op intranet in maart Instructies voor xCare (aanvraagdeel) en Cyberlab (uitslagdeel) en frequently asked questions (FAQs) staan op MMB website Niet voor presentatie op afdelingen

Wat verandert er in aanvragen (1)? Nieuwe namen voor de service units Bacteriologie en Bloed bacteriologie Microbiologische kweken Virologie, tabblad moleculair  MMB PCR/Typering /Sequenci Virologie, tabblad serologie  MMB Antigeen/antistof det

Wat verandert er in aanvragen (2)? 559 Microbiologische kweken Voor niet-virale verwekkers Preparaat en kweek Antigeen: pneumok en Legionella, Cryptococcus, galactomannan PCR: MRSA, VRE, TB/non-TB, PCP en niet-virale darm-pathogenen (SSCE, C. difficile, darmparasieten); onderstreept staat ook in 558 558 MMB PCR/typering/seque (‘moleculair onderzoek’) Alle aanvragen voor PCR-onderzoek (m.u.v. MRSA, VRE, TB/non-TB) NB: detectie van virussen (anders dan met serologie) is altijd PCR! 557 MMB Antigeen/antistof det (‘serologie’) Alle antistofbepalingen en antigeen viraal (bijv. Hep B sAg.) Betreft uitsluitend bloed (serum=stolbloed) of liquor (index) PCR: infectiepreventie of soorten PCR die altijd gecombineerd worden aangevraagd met kweken Onderstreept: ook in MMB PCR/typering/seque TB bij Microbiologische kweken omdat vaak gecombineerd met andere sputumkweken en in toekomst ook met TB kweek op UMCG. Index: Borrelia en lues

Overige aanpassingen in xCare Service unit Microbiologische Kweken Kan nu meerdere aanvragen in één order doen Bij gecombineerde aanvragen is zoveel mogelijk getracht dat het in één service unit en één tabblad kan vb BAL: kweek, TB-kweek+PCR, PCP preparaat+PCR (service unit Microbiologische Kweken). PCR op alle darmpathogenen in service-unit MMB PCR/typering/seque Sommige aanvragen komen terug op meerdere tabbladen Ter voorkoming dat te veel geswitcht moet worden tussen tabbladen en om items makkelijker vindbaar te maken NB: het is belangrijk juist aan te vragen! Achter elke aanvraag hangt n.l. een labprotocol Als de dracht van de arts net duidelijk is, vraag dan duidelijkheid en kruis niet wat aan. Vb uirne snel bij luchtwegen /thorax en bij urinewegen.

Bacteriologie oud Slechts 1 hoofdtabblad Slechts 1 materiaal per order mogelijk Materiaal Tracti etc in tabbladen onder Soort onderzoek aangevraagd via aanvullende vragen

Nieuw: Microbiologische kweken Prioriteit: moet meestal zijn ‘Aanvrager neemt zelf af’! 1.Hoofdonderwerpen (tracti / soort kweken) 3. Gevraagd onderzoek aanvinken 2. Soort materiaal 4. Aanvullende vragen Rood: verplicht Geel: optioneel Nieuw: aanvragen van meerdere materialen in één order nu mogelijk Soms pop-up om de aanvrager ergens op te attenderen. Onder transplantatie kan men sneltets op sputum aanvragen bij long uit Buitenland Microbiologsiche kweken: vrijwel altijd aanvrager neemt zelf af. Uitzondering: bloedbuizen en bloedkweken (prikrondes of poli) en urine (poli) Thuiskweken mogelijk voor sputum (vb voor TB) en feces met verzendenevloppen

Indeling binnen een service unit Tabbladen boven: hoofdonderwerp Tracti: Luchw/thorax; KNO; urinew/feces; MDL/buik, CZS/Oog; Gyn/SOA; huid/weke delen Soort materiaal: lijn/drain; bloed/beenmerg; bot/gewr. Soort kweken: surveillance (IC’s, SDD hematol., transplantatie); infectiepreventie (MRSA, VRE, MRGNS, pre-OK screening) Bijzondere kweken: Vreemd lichaam. Voor kweken van of direct rondom een vreemd lichaam (vb (vaat)prothese, OSM). Apart kweekprotocol voor Noodgeval: mogelijkheid vrije aanvraag voor bijzondere gevallen. In kantooruren: svp eerst MMB-helplijn bellen! Tabbladen onder: soort materiaal Benadruk alleen de tabbladen van belang voor de specifiek afdeling Surveillance: kweken die altijd worden gedaan op bepaalde afdelingen. Bevat ook Revalidatie Beatrixoord kweken Infectiepreventie: primair voor opsporen van m.o. bij risicogroepen

Virologie oud Tabblad Serologie en tabblad Moleculair Materiaalsoort gevraagd via vragen

Nieuw: MMB PCR/Typering/Sequenci Indeling op ziektebeelden / tracti Als men niet weet of item ontbreekt: bel 77830 of 77839 voor overleg. Buiten kantooruren: kies optie opslag en bel later. Als niet weet: optie opslag en bellen met viroloog 77839 (svp niet midden in de nacht maar volgende ochtend dan). Materiaalsoort Gewenst onderzoek niet vermeld: noteer bij vraagstelling

Pakketten in PCR/Typering/Seque Voor aantal ziektebeelden zijn er pakketten Kijk hier als eerste! Flocked swab= nasofarynx uitstrijk (voorkeur)

Nieuw: MMB Antigeen/antistof det Indeling op soort verwekker Liquor opslag NB: De volgorde in xCare productie kan iets anders zijn dan hier vertoond Lymfadenopathy Acute doofheid Myocarditis Leverfalen Solide orgaantransplantatie Tip: kijk eerst op tabblad Screeningen of daar gewenst onderzoek te vinden is. Dit tabblad bevat syndroom gerichte aanvragen. Liquor-serum index: zie onder ‘Losse bepalingen bacterieel’

Tips voor aanvragen (1) Kies voor volledig scherm om alle tabbladen te zien! Vermeld belangrijke informatie over de patiënt in vak ‘Medische indicatie’ Info in dit vak wordt meegenomen in de gehele orderset Bijv.: transplantatiepatiënt; bevindingen bij een OK Vermeld evt. aanvullende informatie alleen van toepassing op één specifiek materiaal bij vraagstelling Bijv: lijntip gevallen, cave contaminatie Bij kweken: anatomische locatie van afname van materiaal is in te vullen bij de betreffende vragen. Uitzondering: PCR op niet kweekbare bacterien (Chlamydia, Mycoplasma, Q-koorts bij luchtweginfecties) en Afkortingen die eindigen op een V (CMV, EBV, HSV) zijn virussen Standaard patiënten groep: vb IC, pre-transplantatie, hematologie Pre-Ok scerening staat trouwens ook onder surveillance

Tips voor aanvragen (2) Bepaal soort verwekker voor bepalen van de service-unit Niet-virus en geen antistofbepaling  Microbiologische kweek Uitzondering: PCR op verwekkers van SOA of ‘atypische pneumonie’ Virus: ander materiaal dan bloed  PCR/typering/sequenci Antistofbepaling (serologie)  Antigeen/antistof det Bepaal aard van de kweek Diagnostisch: bepaal waar in lichaam afgenomen en welke tractus daar bij hoort of wat voor soort materiaal het is. Kweken extremiteiten, niet bot/gewr. of wond niet op tabblad van tractus  ga naar huid en weke delen Niet diagnostische uitstrijken slijmvliezen (neus, keel, rectum, perineum) en standaard kweek voor afdeling of bij specifieke patiëntgroep  Surv(eillance) MRSA/VRE/MRGNS/pre-Ok screening  Infectiepr(eventie) Uitzondering: PCR op niet kweekbare bacterien (Chlamydia, Mycoplasma, Q-koorts bij luchtweginfecties) en Afkortingen die eindigen op een V (CMV, EBV, HSV) zijn virussen Standaard patiënten groep: vb IC, pre-transplantatie, hematologie Pre-Ok scerening staat trouwens ook onder surveillance

Tips voor aanvragen (3) Bij meerdere materialen (vaak op OK of bijv. drainvochten): Noteer op materiaal wat het is. Zet een nummer op het materiaal Vul in xCare het nummer in bij de vraag ‘Container identificatie’ Meer dan 2 materialen: bij <?> invullen ‘Materiaal 3’ etc. Zo weet je welke sticker uit xCare op welk materiaal moet Deze tekst komt op etiket

Tips voor aanvragen (4) MMB PCR/Typering/Sequenci Als betreffende onderwerp op hoofdtabblad er niet bij staat of gewenste materiaal niet: kijk bij tabblad ‘Overig’. Als betreffende materiaal bij onderste tabblad er niet bij staat: kijk bij tabblad ‘Anders’. Vermeld bij vraagstelling dan welk materiaal het is! MMB PCR/Typering/Sequenci en MMB Antigeen/antistof det Zoek je een bepaald onderzoek klik op en typ *zoekterm* NB: de zoekfunctie is niet zinvol binnen service unit Microbiologische kweken. Binnen microbiologische kweken heb je heel vaak Algemene kweek bijvoorbeeld

Tips voor aanvragen (5) Feces zowel viraal als bacterieel gewenst Vraag aan via PCR/Typering/Seque Kies bij Pakket “feces pakket viraal” en kies bij “gastro-enteritis” Salmonella/Shigella/Campylobacter/EHEC (en evt. C. difficile). Wil men onderzoek op bijzondere bacteriële verwekkers: kijk dan bij Microbiologische kweken. Binnen microbiologische kweken heb je heel vaak Algemene kweek bijvoorbeeld

Aandachtspunten bij aanvragen (1) Bij uitbesteden: arts moet goed aangeven wat precies moet! Persoon die invoert moet exact weten wat aan te kruisen Mn bij keel, rectum en feces essentieel Bloed op HIV, EBV, CMV, herpes en hepatitis virussen: antistof of PCR?! Item niet aan te kruisen (lichtblauw)? Prioriteit staat fout. Geen bloed moet dan meestal op ‘Aanvrager neemt zelf af’ Prikrondes: alleen voor bloed of bloedkweek punctie (m.u.v. Beatrixoord nog)! Poli: alleen van toepassing als prikpoli het kan afnemen Betreft alleen bloed of bloedkweek punctie Urine (alleen midstroom urine!) Thuiskweek set via orderbrief (voor sputum en feces)  NB; de thuiskweeksets zijn alleen op specifieke poli’s aanwezig

Aandachtspunten bij aanvragen (2) Worden meerdere etiketten geprint, allen meesturen! Zo mogelijk het materiaal verdelen over evenveel containers als het aantal etiketten en elke container voorzien van een etiket. Bijv. 2 buizen liquor of BAL bij vraag bacterie en virus Voor viraal onderzoek is minimaal 2 ml vloeistof voldoende. Gebruik overig materiaal voor niet-viraal onderzoek. Bij 1 container: 1 sticker op container en resterende etiketten los meesturen met materiaal in een oranje verzendzakje. NB: plak etiketten dusdanig dat de barcode scanbaar blijft! Juist: barcode in de lengte van de container

Aandachtspunten bij aanvragen (3) Op OK: vul als afdeling in waar patiënt heen gaat (niet poli of OK!) Het lab heeft prioritering in aflezen. Poli wordt later afgelezen Maak aanvraag niet definitief als bekend is dat materiaal niet op dag van aanvraag wordt afgenomen Datum afname is nl datum afdrukken etiket! Materiaal kan dan te oud lijken en worden afgekeurd! Vink aan ‘In concept houden’. Optie concept: vb aanvraag klaar maken voor uitvoerende radioloog. Thuiskweken: prioriteit poli en optie orderbrief doen Openen concept: Klik op ‘mapje’ Verwijder vinkje  ‘Toepassen’ (datum wordt aangepast)  ‘OK’ Thuiskweek: instrueer patiënt op materiaal UMCG-nr, naam en afnamedatum te vermelden! Weergegeevn is de menubalk bij gepalatste orders. Deze verschijnt als je op een order drukt Door te klikken op toepassen wordt de datum aangepast in de datum van activatie (dus de werkelijke afname datum)

Overgang oude naar nieuwe xCare Maak geen aanvragen meer in concept die pas van toepassing zijn ná 31/3/2014! De aanvragen waarvoor geen stickers zijn geprint vóór 31/3 gaan nl verloren! Aanvragen via orderbrief (poli, thuiskweken) geprint vóór 31/3 kunnen nog wel verwerkt worden.

Wat verandert in de uitslagen? Gaat via software Cyberlab; via Poliplus te benaderen Zowel bacteriologie, virologie als serologie in één scherm Ook aangevraagde, maar nog niet ontvangen materiaal te zien Diverse mogelijkheden voor weergave van kweekuitslagen Zie ook bij Frequently Asked questions (FAQs) op de website voor extra informatie over dit programma Nota bene: Bacteriologische uitslagen van monsters ontvangen vóór 31/3/14 blijven vooralsnog in een apart tabblad in poliplus: bacteriologie voor 31/3/14. Uitslagen TB kweek blijft in tabblad LvI en TBC

Uitslagen in Poliplus Alles van Virologie én Bacteriologie vanaf 31/3/14 Voor uitslagen “TB-kweken” Zal tzt. verdwijnen (zit in Uitslagen) Oude uitslagen bacteriologie* *Nota bene: Bacteriologische uitslagen van monsters ontvangen vóór 31/3/14 staan in dit tabblad

Cyberlab is geïntegreerd in Poliplus Je ziet gelijk de uitslagen van de patiënt die geopend is in Poliplus Datum van recent > oud Menubalk Menubalk Datum: recentoud Bij kweken: materiaalsoort Bij PCR of serologie: resultaatstatus of de uitslag Uitslagen Materiaalsoort Microbiologische kweken: je ziet materiaal soort; Andere bepalingen: je ziet direct uitslag Datum net andersom dan nu in poliplus Nieuw: materiaal aangevraagd via xCare nu te zien, ook als nog niet op lab is (resultaatstatus aangevraagd; orderstatus initieel)

Voorbeeld uitslagscherm (1) Volgorde uitslagen: Microbiologische kweken; PCR/Typering/sequencing; Antigeen/antistof detectie (serologie). Blauw onderstreept: dubbelklik voor zien van de uitslag (alleen van toepassing bij Microbiologische kweken) Orderstatus Geel: een gecorrigeerde uitslag Enkelvoudige uitslagen (altijd bij PCR en serologie): zijn direct zichtbaar. Microbiologische kweken moet je nog openen. Bij enkelvoudige uitslagen zie je ook direct de status: aangevraagd: moet nog binnenkomen; volgt: is al binnen Geel:Gewijzigde uitslag Aangevraagd: in cyberlab aangevraagd maar nog niet ontvangen / aangemeld op lab (Verwacht: uitslag beschikbaar maar moet nog geautoriseerd. Deze gaan we niet gebruiken dus niet benadrukken!) Volgt: onderzoek is in bewerking Bij kweek: moet je drukken op materiaal om de uitslag te zien

Voorbeeld uitslagscherm (2) Dubbelklik óp tekst: uitslag klapt open Dubbelklik náást tekst: extra info: ontvangstdatum, datum laatste rapport Aangevraagd: in cyberlab aangevraagd maar nog niet ontvangen / aangemeld op lab Volgt: onderzoek is in bewerking

Selectie tabblad en ongedaan maken Veel uitslagen voor PCR of serologie  selecteer tabblad voor beter overzicht Geselecteerde tabblad wordt blauw en trechter verschijnt Maak selectie ongedaan door op trechter te klikken.

Functies Cyberlab: menubalk (1) ‘Rondje’ (petrischaal): handig voor overzicht van Microbiologische Kweken Klik op regel voor aanvullende gegevens (gram, resistentie etc.) Kies gewenste periode Voor microbiologische kweken is dit een handig scherm. In dit geval loopt de datum van boven naar beneden Geautoriseerd Geïsoleerde organismen te zien. *: er is een antibiogram Resultaatstatus direct zichtbaar

Cursor boven item Datum t/m status: gegevens vermeld in xCare zijn te zien Scherm klapt uit voor zien van hele kweek door op een regel te klikken Scherm klapt weer in door opnieuw op regel te klikken Informatie uit xCare staat onder in scherm Bij klikken op + komt optie voor ordening: alle positieve kweken eerst of alle nog in bewerking zijnde kweken zonder isolaat eerst . Rode kleur: positieve uitslagen en geautoriseerd. NB rode kleur verdwijnt als kweek volgende ochtend weer op volgt komt te staan als de kweek nog niet was afgerond. De kweek wordt weer rood na opnieuw autorisatie door de arts-microbioloog. NB: geel van wijziging niet te zien in dit scherm!

Functies Cyberlab: menubalk (2) 3 4 1 Pijl blauw: meer uitslagen (in dit geval oudere) Pijl grijs: niet meer uitslagen (in dit geval recentere) 1. 2. Selectie mogelijk vanaf welke datum men uitslagen wil zien 3. Getoond: aantal kolommen dat in 1 veld zichtbaar is (max. 20) 4. AB: geeft overzicht van micro-organismen met een antibiogram NB: m.o. waarvan antibiogram nog volgt worden niet getoond! Pijltje zonder pootje: schuift aatal kolommen op wat staat bij getoond. Pijltje: 1 kolom opschuiven Aangevraagd: in cyberlab aangevraagd maar nog niet ontvangen / aangemeld op lab Verwacht: uitslag beschikbaar maar moet nog geautoriseerd Volgt: onderzoek is in bewerking Terug naar lijst (na keuze van optie AB)

Functies Cyberlab: menubalk (2) 3 4 1 1. Door te klikken op de drie-hoekige pijlen kan men in één keer het aantal kolommen opschuiven dat ingesteld is bij ‘getoond’. Door op de pijlen te klikken schuift men slechts 1 kolom op. 2. Selectie mogelijk vanaf welke datum men uitslagen wil zien 3. Getoond: aantal kolommen dat in 1 veld zichtbaar is (max. 20) 4. AB: geeft overzicht van micro-organismen met een antibiogram NB: m.o. waarvan antibiogram nog volgt worden niet getoond! Pijltje zonder pootje: schuift aatal kolommen op wat staat bij getoond. Pijltje: 1 kolom opschuiven Aangevraagd: in cyberlab aangevraagd maar nog niet ontvangen / aangemeld op lab Verwacht: uitslag beschikbaar maar moet nog geautoriseerd Volgt: onderzoek is in bewerking Terug naar lijst (na keuze van optie AB)

Terminologie status Orderstatus (bij datum in bovenste regel): Initieel: aangevraagd in xCare, nog niet op lab ontvangen/ingevoerd Ontvangen: (deel van) order is op lab ontvangen Deels: deelresultaten bekend Definitief: hele order klaar Resultaatstatus voor materiaal (bij kweken) of test: Aangevraagd: aangevraagd in xCare, nog niet op lab ontvangen/ingevoerd Volgt: Onderzoek in bewerking, nog geen uitslagen beschikbaar Geconfirmeerd: uitslag beschikbaar, wacht op autorisatie a.m. (voor bepaalde bepalingen is uitslag dan al wel zichtbaar) Geautoriseerd: uitslag door arts-microbioloog vrijgegeven Nieuw: men ziet nu ook al materiaal dat is aangevraagd, maar nog niet op lab hoeft te zijn! Aanvragen zijn meestal binnen 1 uur ingevoerd Sommige uitslagen zijn bij de status confirmatie al inzichtelijk voor de kliniek

Tijdstip uitslagen bekend Laboratorium bacteriologie Klinische kweken voor ICV en bloedkweken: meestal rond 10:00 uur Kinder IC en hematologie: vóór 11:00 uur Klinische kweken opgenomen patiënten: meestal vóór 12:00 uur Surveillance en poliklinische kweken: meestal vóór 14:00 uur Sneltesten MRSA (doorgebeld), S. aureus: binnen 3 uur na ontvangst Beschikbaarheid uitslagen virologie PCR testen: vaak rond 16:00-17:00 uur zichtbaar Serologie: kan eerder Sneltesten: worden altijd doorgebeld Sommige uitslagen zijn bij de status confirmatie al inzichtelijk voor de kliniek

Cyberlab: informatie Door op te drukken opent een Engelstalige helpfunctie. NB: de versie in Poliplus heeft niet alle vermelde functionaliteit!

Contact voor vragen G.A. Kampinga, Chef de Clinique 43773 Maakt afdeling gebruik van ordersets? Voor bacteriologie: mail naar g.a.kampinga@umcg.nl. Voor virologie/serologie: mail naar f.klijn@umcg.nl U wordt dan geïnformeerd hoe de set aan te passen Aanpassen kan pas vanaf 31/3. Tip: zorg dat personen die dat kunnen op die dag beschikbaar zijn, zodat snel weer kan ingesteld. Helplijn: wordt ingesteld voor xCare vanaf 31/3 (voor 6 weken) Voor vragen waar wat te vinden is in xCare: Microbiologische kweken: 46287; Serologie / moleculair: 47535 Niet dringend/ suggesties: infoglimsmmb@umcg.nl Presentatie van uitslagen in Poliplus: 46177 Zie ook op onze website www.mmb-umcg.nl/glims Technische vragen printers, instellingen computers: 11111!