Deel 6 Beheer van de BIV-functie

Onderwerpen Organisatie van de BIV-functie (21). Afhankelijk van de vorm van de organisatie moet het beheer van de BIV ingericht worden en aangepast aan gewijzigde omstandigheden. Vastleggen van de BIV (22). Welk doel en vorm zou “het handboek ao/ic” moeten hebben om het beheer effectief te ondersteunen?

Organisatie van de BIV-functie (21): Aspecten van BIV-beheer BIV groeit met de organisatie mee! Invloed van corporate governance codes Objecten van BIV-beheer BIV-beheer: niet alleen betrouwbaarheid maar ook efficiëntie! Relevantietypologie: praktisch hulpmiddel voor BIV-beheer.

1. Aspecten van BIV-beheer Uitvoerende taken om het bestuurlijk informatieverzorgingssysteem te laten functioneren. Controleren of voorschriften en regels door organisatieleden worden nageleefd. Evalueren of het bestaande biv-systeem nog steeds effectief is dan wel moet worden aangepast.

Toepassingsvraag 1 Welke van de genoemde beheertaken vallen bij COSO onder de control activities en welke onder monitoring?

2.BIV-beheer groeit met de organisatie mee! Organisatie van beperkte omvang: hoofd administratie & externe accountant Organisatie groeit: controllersfunctie Verdere groei: financieel directeur Laatste stap: verbijzondering controle functie in een IAD.

Toepassingsvraag 2 Welk mogelijk conflict ligt in de uitoefening van de controllersfunctie besloten, gelet op de betrouwbaarheid van de informatie?

3.Invloed van corporate governance codes op BIV-beheer Codes stellen eisen aan de kwaliteit en vorm van de interne beheersing: Code Tabaksblat Sarbanes- Oxley wet

Code Tabaksblat Ten aanzien van financiële verslaggevingrisico’s verklaart het bestuur in het jaarverslag dat de interne risicobeheersings- en controlesystemen een redelijke mate van zekerheid geven dat de financiële verslaggeving geen onjuistheden van materieel belang bevat en dat de risicobeheersings- en controlesystemen in het verslagjaar naar behoren hebben gewerkt. Het bestuur geeft hiervan een duidelijke onderbouwing.

Toepassingsvraag 3 Welke verantwoordelijkheid heeft de CFO ten opzichte van de betrouwbaarheid van informatie onder de Nederlandse corporate governance code? Wat is de verantwoordelijkheid van de CEO in dit opzicht?

Sarbanes Oxeley wet 302 verklaring: CEO & CFO verklaren dat de inhoud van de kwartaal rapportages betrouwbaar is. 404 verklaring: CEO & CFO verklaren jaarlijks dat het BIV-systeem dat betrekking heeft op de jaarrekening gedurende het jaar betrouwbaar heeft gefunctioneerd onder hun verantwoordelijkheid.

Toepassingsvraag 4 Wat is een groot verschil tussen de Nederlandse code en de Amerikaanse code wanneer je let op de gevolgen van het overtreden van de code door bestuurders?

Three lines of defense

4. Objecten van BIV-beheer Het beheer richt zich op de onderdelen van het biv-systeem, bijvoorbeeld: Stelsel van interne controlemaatregelen Managementinformatie Geautomatiseerde systemen etc.

Relevante vragen t.a.v. beheerobjecten Wat zijn de uitvoerende activiteiten? Worden de voorschriften en regels nageleefd? Zijn de voorschriften nog wel relevant?

Voorbeeld

5. BIV-beheer ook efficiëntie! Gebruik ICT (zie deel 5) Outsourcing Shared service center

Shared service center

Succesfactoren voor shared service center 1. standaard wijze van aanleveren; 2. overeenkomen standaardnorm; 3. vastleggen afspraken in service level agreement; 4. meten werkelijke resultaten; 5. goede overlegstructuur.

Outsourcing Feitelijk uitbesteden aan een derde partij kan leiden tot efficiëntie voordelen. Pas op met uitbesteden kritische administratieve processen: afhankelijkheid dreigt!

Toepassingsvraag 5 Wat kunnen overwegingen zijn om de debiteurenadministratie toch niet uit te besteden hoewel het goedkoper is?

6. Relevantietypologie: praktisch hulpmiddel bij BIV-beheer De verschillende typen verschillen met betrekking tot: rol van de BIV-functie; doel van de BIV-functie; inrichting van de beheerorganisatie (wordt bij wijze van voorbeeld uitgewerkt); wijze van evalueren.

Vastleggen van de BIV (22) Integrale benadering Doel en reikwijdte van de BIV-vastleggingen Doelgroepen Inhoud van wat vastgelegd moet worden Vormen en technieken om processen vast te leggen Veel gebruikte vastleggingsmix Gebruik van software om BIV vast te leggen

1. Integrale benadering

2. Doel en reikwijdte Doelen: ondersteunen van analyse van bestaande processen; vastleggen van de manier zoals de leiding vindt dat processen zouden moeten lopen (soll-positie); 3. overdragen van kennis over een proces; 4. gebruik als norm bij de controle van de uitvoering van taken.

Reikwijdte: gericht op betrouwbaarheid (verkrijgen goedkeurende controleverklaring); gericht op betrouwbaarheid en beheersing; anders.

3. Doelgroep Vele doelgroepen met elk hun eigen wensen: Het management; de medewerkers; de accountants; automatiseerders; klanten/afnemers; Toezichthouders.

4. Inhoud Producten bijvoorbeeld een factuur. Processen bijvoorbeeld het inkoopproces. Structuren bijvoorbeeld de taken van de afdeling inkoop.

5. Vormen en technieken Voor het vastleggen van producten, processen en structuren zijn er verschillende technieken. Te behandelen vormen en technieken voor processen.

Vormen en technieken voor processen Blauwdrukniveau: niet alleen platte tekst maar ook hiërarchisch processchema. Globaal procesniveau: niet alleen tekst maar ook globaal processchema en ipo-schema Detail procesniveau: detail processchema maar ook procedurebeschrijving. Werk-instructieniveau: platte tekst waarin precies beschreven wie, wat moet doen en moet vastleggen.

Hiërarchisch processchema

Globaal processchema

Detail processchema

6. Veel gebruikte vastleggingsmix Van hoofdlijnen tot detail: Organogram Hiërarchisch processchema Globale processchema’s Detail processchema’s Werkinstructies

7. Gebruik van software Vele mogelijkheden: Tekstverwerkingsprogramma met tekenset. Speciaal daartoe ontwikkelde programma’s: Visio, protos, mavim etc. Handboek functie maakt deel uit van ERP-pakket.

Complexiteit en functionaliteit