PLAYERSMANAGER Uitleg over de VSF- ledenadministratie (TSM, 29/11/2008) 29/11/2008

Agenda 1.Welkom 2.Voorstelling Luc Cornet 3.Wat is PlayersManager? Waarom PlayersManager? 4.Waar en hoe aanloggen? 5.De rubrieken van de ledenadministratie 6.Financiële aspecten 7.Zijn er nog vragen? 8.Opmerkingen van Luc Cornet 9.Vraag van Daniel Halleux 10.Minutes van de informatiesessie van 29/11/ /11/2008Playersmanager 2

Voorstelling Luc Cornet 29/11/2008 • Luc is bestuurslid van schaakclub De Nieuwe Toren – Eisden (o.a. secretaris en penningmeester). • Hij is ook bestuurslid van de Liga Limburg. Hij is er de toernooileider. • Hij is ook zeer bekend als organisator en vooral als wedstrijdleider. • Tot het seizoen zat hij ook in het bestuur van de KBSB als Verantwoordelijke Nationale Toernooien. Anderzijds helpt hij – waar nodig – wel nu nog steeds de nieuwe VNT en Daniel Halleux met ideeën of met vertalingen allerhande. 29/11/2008Playersmanager 3

29/11/2008 3a. Wat is PlayersManager? (1/2) PlayersManager is een Internetprogramma waarmee verantwoordelijken van clubs – liga’s – federaties – nationale bond alle taken rond het beheer van de leden kunnen doen. 29/11/2008Playersmanager 4

29/11/2008 3a. Wat is PlayersManager? (2/2) Welke taken kan men hiermee doen? -Wijzigingen aanbrengen aan (adres)gegevens van aangesloten spelers -Nieuwe spelers aansluiten -Aangesloten spelers heraansluiten -Transfers aanvragen -Markeren wanneer een speler overleden is -Allerhande lijsten afdrukken. Ledenlijst. Transferlijst. Arbiterlijst. Lijst met onbekende adressen -Afdrukken ledenkaarten -… 29/11/2008Playersmanager 5

29/11/2008 3b. Waarom PlayersManager? (1/3) Hét voordeel dat PlayersManager biedt is dat er één en slechts één gegevensdatabase is voor alle lagen binnen de KBSB. Destijds hadden alle federaties hun eigen database (en nog erger hun eigen databasestructuur) waardoor er nooit sprake is van één geïntegreerd systeem. Nu wordt door middel van beveiligingen bij het aanloggen ervoor gezorgd dat elke verantwoordelijke enkel die gegevens te zien krijgt waarvoor hij/zij bevoegd is. 29/11/2008Playersmanager 6

29/11/2008 3b. Waarom PlayersManager? (2/3) Daarnaast is dit een module dat parallel langs ClubsManager en InterclubsManager staat, waarbij men na het inloggen van de éne module naar de andere kan gaan zonder opnieuw te moeten inloggen (met andere woorden een onderdeel van een totaalpakket). Daarnaast biedt één gecentraliseerd systeem meer mogelijkheden op vlak van interfaces naar bijv. ChessManager en het ELO-bestand PLAYER.dbf. 29/11/2008Playersmanager 7

29/11/2008 3b. Waarom PlayersManager? (3/3) Een ander groot voordeel is dat nu simultaan elk niveau op de hoogte gebracht wordt via een mail: -Verantwoordelijke ledenadministratie KBSB (Daniel Halleux) -Verantwoordelijke ledenadministratie VSF (Marc Clevers) -Verantwoordelijke ledenadministratie desbetreffende liga -Verantwoordelijke ledenadministratie desbetreffende club 29/11/2008Playersmanager 8

29/11/ Waar en hoe aanloggen? (1/3) (Link naar de hoofdpagina, klikken op het logo van de KBSB, klikken op CLUBS – PLAYERS MANAGER) kbsb.be/GestionCOMMON/GestionLogin.php (Rechtstreekse link) 29/11/2008Playersmanager 9

29/11/ Waar en hoe aanloggen? (2/3) Om aan te loggen dient men een login en een paswoord te hebben. Een login kan men enkel krijgen als men als verantwoordelijke van een club op de clubfiche staat “ Dan pas kan men een login beginnen aan te maken. Voor clubverantwoordelijken is de loginnaam zijn/haar stamnr. Liga-, federatie- en bondverantwoordelijken krijgen – enkel op eigen aanvraag - een speciale loginnaam van Daniel 29/11/2008Playersmanager 10

29/11/ Waar en hoe aanloggen? (3/3) Aan de hand van de login weet het programma wat de bevoegdheid van de gebruiker is en zal zijn/haar toegang beperkt worden tot zijn/haar verantwoordelijkheden. Bijv. een verantwoordelijke van een club kan enkel gegevens van zijn club wijzigen/raadplegen, terwijl een verantwoordelijke van een liga dit kan met de leden van zijn liga enz. 29/11/2008Playersmanager 11

29/11/ De rubrieken van de ledenadministratie 1.Wijziging van gegevens 2.Hernieuwing van het lidmaatschap 3.Transfer 4.Aansluiting van een nieuw lid 5.Wat te doen bij een sterfgeval? 6.Ledenlijsten 29/11/2008Playersmanager 12

29/11/ Wijziging van gegevens • Aanloggen • In geval de gebruiker geen verantwoordelijke van een club is, dient hij eerst te filteren op het clubnr. • In de ledenlijst kan men nu klikken op het stamnr. van de bewuste speler • In de bewuste tabs kan men de gewenste gegevens wijzigen (opgepast: de velden in het wit, grijs en rood zijn niet editeerbaar) 29/11/2008Playersmanager 13

29/11/ Hernieuwing van het lidmaatschap • Aanloggen • Dit dient te gebeuren door de verantwoordelijke van elke club, dus niet door de liga- of federatieverantwoordelijke • Klikken op Verlenging aansluitingen • OPGEPAST: EENMAAL AANGEVINKT, NIET MEER AF TE VINKEN  concreet houdt dit in dat de interne procedure binnen de club in orde moet zijn: eerst geld ontvangen (= dit is meestal zekerheid van aansluiting), dan pas aanvinken 29/11/2008Playersmanager 14

29/11/ Transfer (1/2) • Aanloggen • Dit dient te gebeuren door de verantwoordelijke van elke club, dus niet door de liga- of federatieverantwoordelijke • Klikken op Lidmaatschap van de leden • Men dient de speler op te zoeken. Hiervoor heeft men 3 zoekvelden: op stamnr., op clubnr., op naam (dit is wel fonetisch). Geef een zoekwaarde in en zoek op en klik vervolgens op het stamnr. van de speler in kwestie. 29/11/2008Playersmanager 15

29/11/ Transfer (2/2) • Vanaf dit moment zal deze speler te zien zijn in de transferslijst. • De eigenlijke transferperiode is van 1 juni tot 30 juni. Echter als een speler op het einde van het jaar zich uitschrijft bij één club en zich vervolgens inschrijft bij een andere club voordat het jaar voorbij is, dan is dit ook een transfer. • Een club kan protest indienen tegen een transfer. Echter dit moet hij – via een gemotiveerd schrijven – doen bij Daniel Halleux met Marc Clevers en zijn ligaverantwoordelijke in CC. 29/11/2008Playersmanager 16

29/11/ Aansluiting van een nieuw lid (1/2) • Aanloggen • Dit dient te gebeuren door de verantwoordelijke van elke club, dus niet door de liga- of federatieverantwoordelijke • Klikken op Lidmaatschap van de leden • Er zijn twee gevallen: een speler is nog nooit aangesloten geweest bij de KBSB en een speler was vroeger wel aangesloten geweest bij de KBSB. 29/11/2008Playersmanager 17

29/11/ Aansluiting van een nieuw lid (2/2) • Daarom maak ALTIJD de gewoonte om een speler op te zoeken. Hiervoor heeft men 3 zoekvelden: op stamnr., op clubnr., op naam (dit is wel fonetisch). Geef een zoekwaarde in en zoek op en klik vervolgens op het stamnr. van de speler in kwestie. • Indien de speler gevonden wordt, open dan zijn fiche en verbeter of vul zijn gegevens aan. • Indien de speler niet gevonden wordt, klik dan op nieuw en vul zijn gegevens aan (merk op dat er onmiddellijk een stamnr. aangeboden wordt). 29/11/2008Playersmanager 18

29/11/ Wat te doen bij een sterfgeval? • Het aantal leden waarvoor de VSF bijdrage moet betalen aan de KBSB, wordt jaarlijks bepaald op 1 oktober. • Indien voor deze datum wordt doorgegeven dat een speler gestorven is, dan zal de KBSB deze persoon ook niet opnemen in zijn jaarlijkse factuur. • Het doorgeven dat een speler gestorven is, gebeurt door een mailtje te sturen naar Daniel Halleux met Marc Clevers en de ligaverantwoordelijke in CC. 29/11/2008Playersmanager 19

29/11/ Ledenlijsten • Aanloggen • Klikken op Lijst van de ‘signaletique’ in CSV (Signaletique is de naam van het bestand waarin alle gegevens van de spelers insteken) • Men kan kiezen voor een GZ-formaat (te lezen via winzip) of voor een CSV-formaat (te lezen via Excel) 29/11/2008Playersmanager 20

29/11/ Financiële aspecten (1/2) • Vroeger gebeurde de administratieve en financiële inschrijving door de club bij zijn liga. Als de club het lidgeld van deze speler niet betaalde, dan was deze speler én niet speelgerechtigd én niet verzekerd. • Nu gebeurt de administratieve inschrijving rechtstreeks bij de KBSB. Wat nu met de financiële inschrijving en vooral wat met de speelgerechtigdheid en de verzekering van deze speler? 29/11/2008Playersmanager 21

29/11/ Financiële aspecten (2/2) • Een speler is speelgerechtigd van zodra hij een stamnummer heeft gekregen (ofwel zijn vorig, ofwel een nieuw gegenereerde). • Omtrent de verzekering heeft de VSF beslist dat van zodra de speler is ingeschreven, dat deze verzekerd is. • De financiële procedure zal als volgt zijn: de KBSB geeft aan de VSF midden/eind januari het juiste aantal leden door in de diverse categorieën. Deze zal dan aan de Liga’s een voorschotfactuur toesturen. De liga’s dienen dit aan hun clubs over te maken en dan pas te betalen. Op 1 oktober maakt de KBSB haar definitieve factuur en stuurt deze naar de VSF. Op haar beurt maakt de VSF een bijkomende factuur per liga, rekening houdend met het betaalde voorschot in het begin van het jaar. Dit zelfde dient te gebeuren door de liga’s naar hun clubs toe. • Concreet: een liga of een club moet enkel betalen als ze via een factuur hierom gevraagd wordt, dus niet meer uit eigen beweging !!! 29/11/2008Playersmanager 22

29/11/ Zijn er nog vragen? 29/11/2008Playersmanager 23

29/11/ Opmerkingen van Luc Cornet (1/2) Besluit AV VSF 14/06/2008 “Vanaf 15 juni 2008 vervalt het halfjaar lidgeld en betalen nieuwe leden voor 30 september het volledige lidgeld voor de aansluiting van het lopende jaar. Vanaf 1 oktober tot en met 31 december betalen nieuwe leden en leden die niet meer in het bestand “Player” van de KBSB voorkomen eveneens het volledige lidgeld, maar dan voor het daaropvolgende kalenderjaar. Zij hoeven in dit geval geen extra bijdrage te betalen voor de aansluiting gedurende de resterende periode van het lopende jaar (max. 3 maanden). ”  Oranje tekst is achterhaald, het moet ALLE nieuwe leden zijn 29/11/2008 Playersmanager 24

29/11/ Opmerkingen van Luc Cornet (2/2) Los van het feit dat in juni de halfjaarlijkse lidmaatschapsbijdrage teruggedraaid is, is de vraag of dit de juiste beslissing is. Binnen de FEFB zijn er al vragen gerezen om dit te veranderen. Persoonlijk heb ik dezelfde bedenkingen. Ik vind enerzijds wel dat het systeem hetzelfde moet zijn voor alle federaties, maar als alle federaties eenzelfde standpunt hebben in het voordeel van halfjaarlijkse lidmaatschapsbijdrages, dan is het kwestie van dit bij te programmeren en deze gegevens kunnen dan zo op de factuur komen. Nu hebben we: -Volledig lidmaatschap van januari-september tot december van hetzelfde kalenderjaar bij hernieuwing (zowel senior als junior) -Lidmaatschap van oktober van dit jaar tot december van het dooropvolgende jaar (dus 15 maanden) bij nieuwe leden -In geval van transfer op 1 juli wordt het transfer in twee opgedeeld: zowel de oude als de nieuwe club krijgt een halve lidmaatschap aangerekend 29/11/2008Playersmanager 25

29/11/ Vraag van Daniel Halleux Tijdens het transfer van alle gegevens uit de verschillende bronbestanden van de verschillende federaties is gebleken dat niet alle gegevens correct zijn (vb. in het veld straat steekt straat + huisnr. en bij huisnr. staat niets; er ontbreken een aantal digits bij de telefoon-, fax- en GSM-nrs. van buitenlanders; de nationaliteiten van de spelers zijn soms half ingebouwd). Daniel Halleux vraagt zeer vriendelijk om jullie medewerking om deze gegevens éénmalig zeer grondig te controleren en zo nodig ook aan te passen zoals het hoort. Hij dankt u hiervoor alvast bij voorbaat. 29/11/2008Playersmanager 26

29/11/ Minutes van de informatie- sessie van 29/11/2008 (1/3) 1.Tot wanneer kan men spelers toevoegen aan de spelerslijst van de NIC? Op de website van de KBSB pagina NIC staat “± 26/12/08” 2.Kunnen er bij transfersaanvragen mails verstuurd worden naar de clubbestuurders van de club die de speler verlaat? Op dit moment is dit niet voorzien. Anderzijds ziet men in het scherm van zijn leden dat er bij een speler een transferaanvraag lopende is en kan men in de transferlijst alle lopende transferaanvragen bekijken. 3.Kan men de datum van de transferaanvraag toevoegen in de transferlijst? Dit is een goed idee en Daniel Halleux zal bekijken of dit gedaan kan worden. 29/11/2008Playersmanager 27

29/11/ Minutes van de informatie- sessie van 29/11/2008 (2/3) 4. Er was een probleem bij de transfer bij Ruud Goverde van club 143 naar club 174. Waarom? Het probleem was dat bij het wegschrijven het systeem meldde dat het huisnummer een verplicht veld was en dat dit eerst moest ingevuld worden. Na verbetering hiervan lukt het wel. 5. Waar kan men de FIDE-ID ingeven? Bij het ingeven van nieuwe spelers die nog nooit eerder zijn aangesloten bij de KBSB, maar die wel in het buitenland zijn aangesloten (dus ze hebben een FIDE-ID, FIDE-ELO, nationaal ID of nationaal ELO), mag men deze gegevens niet invullen. Dit kan enkel Daniel Halleux. Daarom dient men dit in te geven in het veld Nota wat op het tabblad Admin staat. 29/11/2008Playersmanager 28

29/11/ Minutes van de informatie- sessie van 29/11/2008 (3/3) 6. Bij het aanpassen of invullen van een spelersfiche dient men niet bij elk tabblad op ok te klikken, maar pas als alle tabbladen zijn ingevuld. De reden hiervoor is dat dit per keer (op voorwaarde dat alle belangrijke velden zouden zijn ingevuld) een mail verstuurt naar alle betrokkenen. Kunnen mails dan niet gegroepeerd worden, bijv. per week? Neen, dit is niet mogelijk. 7. Zijn de papieren aansluitingsformulieren (met handtekening) niet meer nodig? Neen, deze zijn niet meer nodig. Echter een raad: laat die wel nog invullen door het nieuw lid (zeker jeugdlid) en bewaar die in de club. 29/11/2008Playersmanager 29