Functioneringsgesprekken en competentiemanagement

INHOUD Het kader : permanente coaching van medewerkers Bouwstenen, instrumenten en vaardigheden van de coach Coachinggesprekken

1. Het kader : permanente coaching van medewerkers Niet-directief Emancipatorisch Medewerker staat centraal Gericht op ontwikkeling en groei Positieve focus : potentieel, niet tekortkomingen Dienend leiderschap

Uitgangspunten Coaching Het bedrijf groeit maar naarmate de medewerkers groeien. Groeien betekent toenemend zelfvertrouwen, zelfkennis en zelfsturendheid. Coaching is medewerkers stimuleren : - tot het ontdekken van zichzelf - om persoonlijke en professionele groei te bevorderen - en het zelfsturend vermogen van de medewerkers te verhogen.

Dimensies van coaching Observatie- en gesprekscriteria PERSOON ARBEIDSGEDRAG RESULTATEN Capaciteiten Trekken Motivatie Kennis Kunde EXTERNE FACTOREN

Kenmerken Coaching Prestatiebeoordeling Gedrag,competenties, resultaten, context Coaching, ontwikkelen Kwalitatief, dynamisch Vooral toekomstgericht Tweerichting Coach, steunen, faciliteren Motiveren, stimuleren Prestatiebeoordeling Wat: Resultaten, gedrag Doel: belonen, bemensen Aard: beslissend Tijd: verleden/heden Gesprek: éénrichting Chef: beoordelaar Eisen: objectiviteit

Coaching is een permanente opdracht voor elke leidinggevende. Naast de dagdagelijkse coaching, als stijl en attitude, is er periodieke coaching met meer formele « coachinggesprekken « .

De plaats van de Coach In de tribune Op het veld Aan de zijlijn

2. Bouwstenen, instrumenten en vaardigheden van de coach

Bespreking vragenlijst Coachingvaardigheden

Losmaken Confronteren Stimuleren Informeren Ondersteunen Voorschrijven INTERVENTIE-CATEGORIEEN HELPER/FACILITEREND EXPERT/STUREND Losmaken Confronteren Stimuleren Informeren Ondersteunen Voorschrijven

LOSMAKEN WANNEER Als medewerker bang is om te falen of risico te nemen LOSMAKEN VAN GEVOELENS DIE HET PROCES BLOKKEREN WANNEER Als medewerker bang is om te falen of risico te nemen Als medewerker zich incompetent voelt Als medewerker gefrustreerd, gedemotiveerd of kwaad is VAARDIGHEDEN Vragen stellen Actief Luisteren Parafraseren (“playing back”) Terugspelen van de gevoelens die men onderkent Creëren van ondersteunende sfeer VALKUILEN Psychiatertje spelen Meer praten dan luisteren Te snel meevoelen Te lang laten duren, te diep gaan

Aandachtgevend gedrag SOFTEN Smile Silence Open posture Open gestures Forward lean (Touch) Eye contact Nod

2. Neutraal versus suggestief Losmaken : Vragen 1. Open versus gesloten 2. Neutraal versus suggestief 3. Doorvragen 4. Opinievragen versus feiten- of gedragsvragen

Oefening : Losmaken

STIMULEREN STIMULEREN ZELFONTDEKKING, ZELF LEREN WANNEER Om een beter begrip van de situatie te krijgen Om de medewerker aan te zetten om verantwoordelijkheid te nemen Om de betrokkenheid en motivatie te verhogen VAARDIGHEDEN Breed gamma van vragen Reflectie en parafraseren Stimuleren van nieuwsgierigheid Handen in zakken houden Stilte VALKUILEN Te veel gesloten vragen Te snel structureren Vervallen in voorschrijven UW nieuwsgierigheid volgen

Zelfsturend vermogen Intern toeschrijvingsgedrag Doel-stellingsgedrag GEDRAGSKENMERKEN Intern toeschrijvingsgedrag Doel-stellingsgedrag Feedbackgedrag Grotere creativiteit Grotere intellectuele flexibiliteit Meer diepgang en energie ZELFMOTIVATIE GEVOLGEN Sterker gevoel van eigenwaarde Groter plichtsbewustzijn Positiever gevoelsleven Grotere tevredenheid en vertrouwen Beter fysisch, psychisch en mentaal welzijn Meer levensvreugde

“GROW” – Kapstok Voor coaching gesprekken Goals Reality R W G Will duidelijke doelstellingen Reality bevragen en verhogen van de inschatting van de situatie R W G Will checken van de motivatie, concrete plannen om het doel te bereiken Options vinden van alternatieve strategieën, oplossingen, antwoorden O

ONDERSTEUNEN OPBOUW VAN ZELFVERTROUWEN WANNEER Om zelfvertrouwen op te bouwen Om het nemen van risico’s te stimuleren Om succes te belonen VAARDIGHEDEN Waardering uiten Vertrouwen tonen Je fouten meedelen Zelfrespect aanmoedigen VALKUILEN Paternaliseren ‘Ja, maar.....’ steun Overdrijven Geremd door eigen emoties

- Perspectiefwissel en empathie - Inleven Steunen - Perspectiefwissel en empathie - Inleven - Aan de kant van andere gaan staan (begrip tonen) - Waardering uiten - Moed inspreken - Geduld oefenen

CONFRONTEREN WANNEER Om gevolgen van acties te tonen VERHOGEN ALERTHEID, CHALLENGEN VAN ONDERSTELLINGEN WANNEER Om gevolgen van acties te tonen Om medewerkers onderstellingen te ‘challengen’ Verhogen van bewustzijn van andere percepties VALKUILEN Vermijden moeilijke kwesties Straffen Handelen als kwade ouder Oordelen over persoonlijkheden Confronteren op onbelangrijke topic VAARDIGHEDEN Vragen stellen Constructieve feedback geven Challengen van excuses

Constructief feedback geven PLUSTAAL 1. Ik-boodschap Zelfopenbaring 2. Concreet : gedragsinformatie 3. Positief : wat ik wel wil 4. Toekomstgeoriënteerd 5. Wensen, op prijs stellen 6. Ruimte voor reactie 7. Zo snel mogelijk 8. Correct MINTAAL Jij, men, ze 2. Abstract, etiketterend 3. Negatief : wat ik niet wil 4. Uitspinnen verleden 5. Normatief : moeten 6. Poneren 7. Opkroppen, uitstellen 8. Ontkrachten of opblazen

Motivatiegesprek : structuur Stap 1 : Wat wil ik bereiken met dit gesprek? (Minimaal…..maximaal) Stap 2 : Starten met onbetwistbaar feiten- of gedragsmateriaal (Ik stel vast dat …) + effecten Stap 3 : In ik-vorm formuleren wat u verwacht voor de toekomst Stap 4 : Ruimte laten en au sérieux nemen van reacties Stap 5 : Expliciteren afspraken en agenderen volgend gesprek

Oefening : Motivatiegesprek

INFORMEREN INFORMATIE GEVEN AAN DE MEDEWERKER WANNEER Als medewerker informatie nodig heeft om te starten Om medewerkers problemen op te lossen VALKUILEN Overload Te veel vaktaal gebruiken Informatie niet structureren Niet zeggen WAAROM het belangrijk is INSTRUCTIE ipv LEREN VAARDIGHEDEN Presenteren op duidelijke manier Check informatie Aanzetten tot vragen stellen

VOORSCHRIJVEN DIRECTIEF, ADVIES, AANBEVELINGEN WANNEER Als medewerker onvoldoende vertrouwen heeft Als medewerker niet bekwaam is om eigen ontwikkeling te sturen VALKUILEN Ongevraagd advies geven Oplossingen opleggen Creëren van afhankelijkheid Twijfelen Over-controleren VAARDIGHEDEN Diagnose behoefte Inzicht in leerproces Duidelijke instructies geven

3. Periodieke coachinggesprekken

Doelstellingen Werkafspraken voor verbetering Benutten en ontwikkelen van competenties Realisatie organisatie- of afdelingsdoelen Motivatie Verbetering relatie en communicatie Informatie chef over werk medewerkers

Randvoorwaarden Goede relatie, open sfeer, coachingstijl Duidelijkheid over doelstellingen, processen, betrokkenen, rapportering, enz. Vaardigheid in gesprekstechniek Consistentie met andere instrumenten, zoals prestatiebeoordeling Goede voorbereiding en training Juiste personen spreken met elkaar

Mogelijke themata Werkbeleving Functie-inhoud Organisatie Samenwerking Werkomstandigheden Werkmiddelen Opleiding Doelstellingen

Proces Heropfrissing doelstellingen gesprek Afspraak +/- 2 weken vooraf Een “eiland” creëren in tijd en ruimte Themata inventariseren (die van medewerkers eerst) Samen prioriteiten bepalen Thema per thema bespreken, naar concrete afspraak toewerken, notuleren Feedback geven en vragen over gesprek