Voorbereid te werk Inleiding Afstudeertraject Ontwikkeling van een hulpmiddel ter verbetering van het kennisdelingsproces van vergaarde kennis tussen de werkvoorbereiders van Heijmans Utiliteitsbouw BV Eindcolloquium - Niels Struijcken 2 juli 2010

Inleiding Afstudeertraject ANALYSEFASE ONDERZOEKS- AANPAK AANLEIDING BC ONDERZOEKSFASE UITVOEREN ONDERZOEK RESULTATEN CONCLUSIES TC ONTWERPFASE PROGRAMMA VAN EISEN ONTWERP EVALUATIE EC

Inleiding Inhoudsopgave Inleiding Analyse Onderzoeksaanpak en resultaten Werkvoorbereiders database Conclusies en aanbevelingen Afsluiting INLEIDING – ANALYSE – ONDERZOEKSFASE – WERKVOORBEREIDERS DATABASE – CONCLUSIES - AFSLUITING

Inleiding Afstudeercommissie Voorzitter TU/e - CT Prof. Ir. C.S. Kleinman Begeleider TU/e - CT ir. M.M.J. Vissers ing. C.M. de Bruijn Begeleider Heijmans Utiliteitsbouw: ir. S. Borremans Projectleider Heijmans Utiliteitsbouw BV Begeleidster Heijmans Utiliteitsbouw: ir. S. Steijvers KAM- coördinator Heijmans Utiliteitsbouw BV INLEIDING – ANALYSE – ONDERZOEKSFASE – WERKVOORBEREIDERS DATABASE – CONCLUSIES - AFSLUITING

Aanleiding onderzoek Participerend observeren Inzichtelijk maken werkvoorbereidingsproces Verschillende projecten Overeenkomstige problematieken Werkvoorbereiders starten gelijke onderzoekstrajecten Gelijke onderzoekstrajecten herhaaldelijk doorlopen Knelpunt: Geen kennisuitwisseling tussen werkvoorbereiders op verschillende locaties Project Zuidwal Project Helicon INLEIDING – ANALYSE – ONDERZOEKSFASE – WERKVOORBEREIDERS DATABASE – CONCLUSIES - AFSLUITING

Aanleiding onderzoek Probleemomschrijving (5W+H) Wat is het probleem: Werkvoorbereiders hebben niet alle kennis beschikbaar voor uitvoeren van functietaken Wie: Werkvoorbereiders Heijmans Utiliteitsbouw Waar: Op locatie projecten Wanneer: Werkvoorbereidingstraject Waarom: Optreden stagnatie werkvoorbereidingsproces Hoe: Werkvoorbereiders Heijmans standaard op bouwplaats INLEIDING – ANALYSE – ONDERZOEKSFASE – WERKVOORBEREIDERS DATABASE – CONCLUSIES - AFSLUITING

Analyse Analyse Problematiek Literatuuronderzoek Kennis en kennismanagement binnen organisaties Kennisgerelateerde onderzoeken binnen Heijmans Open interviews Kennisdeling huidige situatie Gebruik documentendatabase (BPU) Vastleggen nieuwe informatie en ervaringen INLEIDING – ANALYSE – ONDERZOEKSFASE – WERKVOORBEREIDERS DATABASE – CONCLUSIES - AFSLUITING

Analyse Literatuuranalyse Kennisgerelateerde onderzoeken binnen Heijmans Het vinden van de juiste kennis verloopt moeizaam Men leert te weinig van andermans ervaringen Projecten onvoldoende geëvalueerd Hoge werkdruk Geen stimulans Benodigde kennis meestal gevonden Bereidheid tot kennisdeling is hoog Kennisgebruik en kennismanagement bij IBC Bouw Best, Linckens, 2001 INLEIDING – ANALYSE – ONDERZOEKSFASE – WERKVOORBEREIDERS DATABASE – CONCLUSIES - AFSLUITING

Analyse Literatuuranalyse Kennis en kennismanagement binnen organisaties Kennisoverdracht Direct Professionals met kennis die kennis vragen Medium Indirect Weggeman, 2000 INLEIDING – ANALYSE – ONDERZOEKSFASE – WERKVOORBEREIDERS DATABASE – CONCLUSIES - AFSLUITING

Analyse Beschikbare communicatiemiddelen op locatie Communicatieinstrument De projectschijf Persoons/ en bedrijvengids De kennisbanken Het leverancierssysteem Project referentiesysteem BRIS-warenhuis De teamsites Heijmans Wikipedia Bedrijfs Proces Utiliteitsbouw BPU INLEIDING – ANALYSE – ONDERZOEKSFASE – WERKVOORBEREIDERS DATABASE – CONCLUSIES - AFSLUITING

Analyse Open interviews Weinig onderling contact tussen werkvoorbereiders op locaties Geen (structurele) uitvoeringsgroep en/of werkvoorbereidersbijeenkomsten. WVB-ers maken eigen rekenmodules, keuzemodellen en standaarddocumenten; zelden uitgewisseld Aandragen documenten databasesystemen (BPU) gebeurt zelden Geen stimulans tot kennisdeling Enkel eindevaluaties gehouden; gevolgen onduidelijk INLEIDING – ANALYSE – ONDERZOEKSFASE – WERKVOORBEREIDERS DATABASE – CONCLUSIES - AFSLUITING

INLEIDING – ANALYSE – ONDERZOEKSFASE – WERKVOORBEREIDERS DATABASE – CONCLUSIES - AFSLUITING

Analyse INLEIDING – ANALYSE – ONDERZOEKSFASE – WERKVOORBEREIDERS DATABASE – CONCLUSIES - AFSLUITING

Analyse Porrasmethode Relaties tussen oorzaken vaststellen Lokaliseren basale oorzaken Onderzoek richten basale oorzaken INLEIDING – ANALYSE – ONDERZOEKSFASE – WERKVOORBEREIDERS DATABASE – CONCLUSIES - AFSLUITING

Analyse Porrasmethode Relaties tussen oorzaken vaststellen Lokaliseren basale oorzaken Onderzoek richten basale oorzaken INLEIDING – ANALYSE – ONDERZOEKSFASE – WERKVOORBEREIDERS DATABASE – CONCLUSIES - AFSLUITING

Aanpak onderzoek INLEIDING – ANALYSE – ONDERZOEKSFASE – WERKVOORBEREIDERS DATABASE – CONCLUSIES - AFSLUITING

Aanpak onderzoek INLEIDING – ANALYSE – ONDERZOEKSFASE – WERKVOORBEREIDERS DATABASE – CONCLUSIES - AFSLUITING

Doelstelling Het ontwikkelen van een hulpmiddel dat locatiegebonden werkvoorbereiders van Heijmans Utiliteitsbouw BV in staat stelt om vergaarde kennis op een structurele manier vast te leggen en binnen de organisatie te kunnen delen.

Aanpak onderzoek Probleemstellingen De door werkvoorbereiders vergaarde kennis moet beschikbaar gesteld worden De kennisbehoefte van werkvoorbereiders moet in kaart gebracht worden De communicatie-instrumenten moeten het beoogde rendement halen INLEIDING – ANALYSE – ONDERZOEKSFASE – WERKVOORBEREIDERS DATABASE – CONCLUSIES - AFSLUITING

Aanpak onderzoek Dataverzamelingsmethoden Literatuuronderzoek Bedrijfsprocessen binnen Heijmans Functieomschrijvingen Afnemen enquêtes en interviews Enquête onder alle werkvoorbereiders Heijmans Utiliteitsbouw BV (57% respons) Interviews met: - Werkvoorbereiders - Coördinator werkvoorbereiding - Directie afdeling Productie - Directie afdeling Bouw en Ontwerp INLEIDING – ANALYSE – ONDERZOEKSFASE – WERKVOORBEREIDERS DATABASE – CONCLUSIES - AFSLUITING

Conclusies onderzoeksfase Probleemstelling 1 De door werkvoorbereiders vergaarde kennis moet beschikbaar gesteld worden Weinig kennis en ervaring beschikbaar vanuit Heijmans Archiveren en evalueren geen prioriteit (0%) Momenten van direct contact -> geen kennisdeling Bereidheid tot delen is aanwezig welke collega’s hebben behoefte? hoge tijdsdruk weinig zichtbaar resultaat geen stimulans vanuit meerdere INLEIDING – ANALYSE – ONDERZOEKSFASE – WERKVOORBEREIDERS DATABASE – CONCLUSIES - AFSLUITING

Conclusies onderzoeksfase Probleemstelling 2 en 3 De kennisbehoefte van werkvoorbereiders moet in kaart gebracht worden De communicatie-instrumenten moeten het beoogde rendement halen - Technische kennis Procesmatige kennis Voor de werkvoorbereiders niet beschikbaar op locatie Contactinformatie specialisten Huidige communicatieinstrumenten voldoen niet om informatie en ervaringen over specifieke technische onderdelen te delen INLEIDING – ANALYSE – ONDERZOEKSFASE – WERKVOORBEREIDERS DATABASE – CONCLUSIES - AFSLUITING

Technische en procesmatige kennis Werking hulpmiddel Hulpmiddel Technische en procesmatige kennis Specialisten Data staat centraal Contactinformatie staat centraal INLEIDING – ANALYSE – ONDERZOEKSFASE – WERKVOORBEREIDERS DATABASE – CONCLUSIES - AFSLUITING

Technische en procesmatige kennis Werking hulpmiddel Hulpmiddel Technische en procesmatige kennis Specialisten Datasheet Keuzemodellen Berekeningen Checklisten Aanbevelingen Documenten Contactinformatie Persoonsgegevens Adres Werkmaatschappij Advies INLEIDING – ANALYSE – ONDERZOEKSFASE – WERKVOORBEREIDERS DATABASE – CONCLUSIES - AFSLUITING

Ontwikkelen hulpmiddel Probleemstelling 4 Het ontwikkelen van een hulpmiddel op basis van de uitgangspunten van het onderzoek Programma van eisen gebaseerd op: Eisen uit de doelstelling Eisen uit het onderzoek (werkvoorbereiders) Eisen van de KAM-afdeling INLEIDING – ANALYSE – ONDERZOEKSFASE – WERKVOORBEREIDERS DATABASE – CONCLUSIES - AFSLUITING

Ontwikkelen hulpmiddel Programma van eisen Technische en procesmatige kennis op een gestructureerde wijze kunnen borgen. Kennis in elke digitale vorm Gestructureerd wegschrijven tbv zoekfunctie Kennis verbinden aan specialisten    De verslaglegging vereenvoudigen Gebruik maken beschikbare informatie binnen Heijmans Eenvoudig hanteerbaar systeem Informatie gestructureerd wegschrijven, zonder eisen te stellen aan de gebruiker.  Dient aan te sluiten bij de organisatie van Heijmans Op locatie te gebruiken Aansluiten op het intranet van Heijmans. Geëvalueerde werkplannen vormen basis voor de in te voeren kennis. INLEIDING – ANALYSE – ONDERZOEKSFASE – WERKVOORBEREIDERS DATABASE – CONCLUSIES - AFSLUITING

Relatieschema database Werknemers-informatie Bestaand Toegevoegd Labels voor zoeksysteem Toegevoegd Database met invulformulieren Projecten-informatie Bestaand Leveranciers-informatie Bestaand INLEIDING – ANALYSE – ONDERZOEKSFASE – WERKVOORBEREIDERS DATABASE – CONCLUSIES - AFSLUITING

Demonstratie werkvoorbereiders database

Ontwikkelen hulpmiddel Testen hulpmiddel 3 werkvoorbereiders Geen handleiding Toevoeging Betrokken uitvoeringsteam INLEIDING – ANALYSE – ONDERZOEKSFASE – WERKVOORBEREIDERS DATABASE – CONCLUSIES - AFSLUITING

Ontwikkelen hulpmiddel Toetsing hulpmiddel Technische en procesmatige kennis op een gestructureerde wijze kunnen borgen. Kennis in elke digitale vorm Gestructureerd wegschrijven tbv zoekfunctie Kennis verbinden aan specialisten    De verslaglegging vereenvoudigen Gebruik maken beschikbare informatie binnen Heijmans Eenvoudig hanteerbaar systeem Informatie gestructureerd wegschrijven, zonder eisen te stellen aan de gebruiker.  Dient aan te sluiten bij de organisatie van Heijmans Op locatie te gebruiken Aansluiten op het intranet van Heijmans. Geëvalueerde werkplannen vormen basis voor de in te voeren kennis. INLEIDING – ANALYSE – ONDERZOEKSFASE – WERKVOORBEREIDERS DATABASE – CONCLUSIES - AFSLUITING

Implementatie hulpmiddel Hulpmiddel onderdeel maken evaluatiestandaard INLEIDING – ANALYSE – ONDERZOEKSFASE – WERKVOORBEREIDERS DATABASE – CONCLUSIES - AFSLUITING

Implementatie hulpmiddel Kennismanagement Onderdeel evaluatiestandaard Ook nazorg meenemen! INLEIDING – ANALYSE – ONDERZOEKSFASE – WERKVOORBEREIDERS DATABASE – CONCLUSIES - AFSLUITING

Conclusies Terugkoppeling Aanleiding Geen mogelijkheid voor werkvoorbereiders om kennis uit te wisselen Niet alle kennis op locatie beschikbaar Onderzoeksfase Evalueren en archiveren geen prioriteit Kennis stroomt niet terug de organisatie in Bereidheid tot delen aanwezig Technische en procesmatige kennis en contactinformatie van specialisten moet gedeeld gaan worden INLEIDING – ANALYSE – ONDERZOEKSFASE – WERKVOORBEREIDERS DATABASE – CONCLUSIES - AFSLUITING

Conclusies Terugkoppeling Ontwerp Heijmans werkvoorbereiders database ontwikkeld Hulpmiddel voldoet aan de gestelde eisen Doelstelling Het ontwikkelen van een hulpmiddel dat locatiegebonden werkvoorbereiders van Heijmans Utiliteitsbouw BV in staat stelt om vergaarde kennis op een structurele manier vast te leggen en binnen de organisatie te kunnen delen. Kosten Intern ontwikkelen: € 10.000,- Opnemen in huidige contract: € 800,- per maand KAM: “Heijmans Utliteitsbouw heeft behoefte aan het systeem en gaat hiermee aan de slag” INLEIDING – ANALYSE – ONDERZOEKSFASE – WERKVOORBEREIDERS DATABASE – CONCLUSIES - AFSLUITING

Aanbevelingen In kaart brengen behoeftes andere divisies Testen en evalueren van hulpmiddel na implementatie Zorg dat de nieuwe standaard door iedereen omarmd wordt INLEIDING – ANALYSE – ONDERZOEKSFASE – WERKVOORBEREIDERS DATABASE – CONCLUSIES - AFSLUITING

Bedankt voor uw aandacht Before anything else, preparation is the key to success Alexander Graham Bell 

Werking hulpmiddel Voorbeeld Bemaling uitgesloten Onderwaterbeton te duur Constructieve grondinjectie Waterglasinjectie Onbekende bouwmethode

Implementatie hulpmiddel Wijzigingen in bestaande systemen Communicatieinstrument Wijziging Het centraal overleg werkvoorbereiders Evaluatie van de werkplannen wordt een standaard onderdeel van de overleggen. BPU Het BPU wordt aangevuld met het onderdeel kennismanagement. De projectschijf Blijft ongewijzigd De kennisbanken Het leverancierssysteem Via de leveranciers kan nu ook gevonden worden; de projecten en de datasheets. Project referentiesysteem Via de projecten kan nu ook gevonden worden; de bijbehorende datasheets, de betrokken leveranciers en de betrokken werknemers. Persoons- en bedrijvengids Via de werknemer kan nu ook gevonden worden; de gewerkte projecten en de geschreven datasheets. BRIS-warenhuis De teamsites Heijmans Wikipedia