Vlot vergaderen Welkom
Marius van Opstal Bedrijfskundige Managementtrainer www.camino.nl
Over de streep Wie vindt vergaderen vervelend maar helaas noodzakelijk? Wie vindt dat, naast de voorzitter, ook een gewone deelnemer iets aan een vervelende vergadering kan doen?
Workshop programma Stagnatie hoe herken ik het vroegtijdig wat kan ik dan doen 2. Lastige vergaderaars
Wat speelt er tijdens een vergadering? inhoud procedure interactie gevoel
Inhoud: de zaak, het onderwerp Procedure: de werkwijze (al dan niet expliciet afgesproken) Interactie: hoe doen we het met elkaar Gevoel: de beleving
(Klik op de figuur voor film Bush & Rice) Stagnatie (Klik op de figuur voor film Bush & Rice)
Hoe herken je stagnatie? hetzelfde ding op dezelfde manier voor de tweede keer
1. Vroegtijdig herkennen Wat kan je er aan doen? 1. Vroegtijdig herkennen 2. ‘Schakelen’
Schakelen inhoud procedure interactie gevoel
Simpel gezegd Zeg wat je waarneemt (‘herhaling’) Ga weg van de inhoud Doe iets anders
Zinsbouw Ik merk dat we in herhaling vallen (of: … niet verder komen … dreigen uit te lopen … ) Ik stel voor om (… iets anders) te doen
Iets anders 1: procedureel Samenvatten en ‘hoe nu verder?’ Tijdsdruk veranderen Flipover er bij halen Aandacht verschuiven (een ‘rondje maken’) Pauze inlassen, rondje koffie, … Delegeren naar buiten de vergadering Agenda aanpassen De aanpak veranderen
Iets anders 2: interactie Complimenten geven Zeggen wat je van de aanwezigen verwacht Spelregels over ‘hoe doen we het’: respect/vertrouwelijkheid/collegialiteit… Benadrukken gezamenlijk doel Druk verhogen: Als wij er niet uitkomen, dan …. Mensen aanspreken op hun gedrag (evt. buiten de vergadering)
Iets anders 3: gevoel Eigen gevoelens benoemen Ik heb het gevoel dat … De gevoelens van de anderen benoemen: Ik weet dat het onderwerp gevoelig ligt, … De beleving van de aanwezigen vragen
De dominante beterweter Lastige type De dominante beterweter Blijf rustig en houd voet bij stuk Reageer inhoudelijk op zijn argumenten Richt je op de voorzitter ‘kapotte grammofoonplaat’-techniek