Bunnik & het RHC Zuidoost Utrecht Open Huis Gemeenteraad Bunnik 9 mei 2019 Bunnik & het RHC Zuidoost Utrecht

I Beheer en behoud (B&B) 9. Toegankelijkheid 10. Digitalisering 11. Acquisitie 12. Preventie en conservering   II Toezicht en advisering (T&A) 1. Adviseren en faciliteren 2. Toezicht 3. E-depot 4. Overbrengen en/of uitplaatsen III Dienstverlening en cultuureducatie (D&C) 5. Dienstverlening op afstand 6. Dienstverlening op locatie 7. Publieksactiviteiten en educatie 8. Publieksonderzoek

Bestuursvergadering 25 april 2019: Vijfheerenlanden erbij vanaf 2020;  Financiële gevolgen nieuw beleid en VHL.   Extra Bestuursvergadering augustus 2019 over: Voorstel Vijfheerenlanden; Korte notities over het e-depot en het personeelsbeleid.

Minder Meerkosten

Grote ontwikkelingen digitaal archiveren Nieuwe wettelijke taken De nieuwe Archiefwet (2020 / 2021) Actualisatie van de wet uit 1996, met een betere aansluiting bij de digitale samenleving Overbrengingstermijn teruggebracht van 20 naar 10 jaar De Wet Open Overheid Actieve openbaarheid van overheidsinformatie Naast een standaard lijst ook een inspanningsverplichting om meer te openbaren De Omgevingswet Het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) omvat een complexe ICT opgave, waarbinnen ook het archief een plek moet vinden Vooral behoefte aan afspraken over wie welk stukje moet archiveren binnen de complexe ketensamenwerking

Grote ontwikkelingen digitaal archiveren VNG Projecten Common Ground Scheiding tussen data en verwerking Het digitale archief als belangrijk(st)e datacontainer Open Raadsinformatie Het openstellen van raadsinformatiesystemen als open data Brengt tevens de vraag op: staat raadsinformatie wel veilig en correct opgeslagen? Hoe archiveren we videotulen en audio opnames? Digitale Archieven op Orde

Het e-Depot ‘Digitale archiefbewaarplaats’ Opslag van alle langdurig te bewaren informatie Ook raadsinformatie Portaal voor inwoners, onderzoekers en medewerkers van gemeenten (eventueel) Gekoppeld aan landelijke publicatieplatforms ‘Verplichting’ vanuit de Archiefwet Vereist: Een actieve opstelling en strakke sturing op kwaliteit bij de gemeenten Extra expertise en mankracht bij het RHC

Marktverkenning (Q1 2019) Strategische inpassing (Q2-3 2019) Voorbereidingen pilot (Q3-4 2019) Uitvoeren Pilot (2020 – 2021) Aanbesteding en realisatie regionaal e-depot (2022 – 2023)

Ondersteuning vanuit het RHC Adviesfunctie structureel ingevuld, 0.5 fte in 2019, 1.5 fte in 2020 De ‘Adviseur Digitale Informatie’ (ADI) ontzorgt en ondersteunt gemeenten bij het verbeteren van hun informatiehuishouding. Werkzaamheden: Vertaling van landelijke ontwikkelingen naar lokaal beleid Ad hoc advies Ondersteuning ‘op de vloer’ en deelnemen aan projecten van gemeenten Opstellen standaarddocumentatie Concrete verzoeken: Standaard archiefverordening en beheerregeling informatiebeheer (feb 2019), toetsingskader applicaties (feb 2019), bewaarstrategie, vervangingshandboek light, protocol WhatsApp archiveren Voortgang KIDO-verbeterplannen monitoren en regionaliseren daar waar mogelijk Projectleider e-Depot