D&P P1 Organiseren van een activiteit Hoofdstuk 3 – Draaiboek van de voorbereiding D&P P1 E. Haakman

Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding Doelstellingen Aan het eind van dit hoofdstuk weet je: Wat een draaiboek is; Welke onderdelen er in een draaiboek voorbereiding zitten; Hoe je een draaiboek voorbereiding opstelt. Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding

Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding Een draaiboek is een uitgewerkt plan van aanpak van een activiteit. In een draaiboek staat in chronologische volgorde vermeld wat er wanneer gedaan en georganiseerd moet worden. Draaiboek: 3 onderdelen: Voorbereiding: voor de activiteit Uitvoering: tijdens de activiteit Nazorg: na de activiteit Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding

Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding Draaiboek voorbereiding Onderdelen van het draaiboek voorbereiding: Algemene gegevens: Kaft Inhoudsopgave Omschrijving opdracht -gebruik 5 W’s -noteer gegevens opdrachtgever Let ook op spelling Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding

Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding Draaiboek voorbereiding Onderdelen van het draaiboek voorbereiding: Taakverdeling: Taakverdeling voorbereiding Taakverdeling uitvoering Letten bij voorbereiding op o.a.: Wie maakt de plattegrond Wie neemt contact op met iemand van de locatie (contactgegevens) Wie werkt de activiteiten uit Wie coördineert alles Deadline: Het moment dat iets klaar moet zijn. Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding

Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding Draaiboek voorbereiding Onderdelen van het draaiboek voorbereiding: Doelgroep: Letten op: Leeftijd -rekening houden met kenmerk leeftijd Cultuur -op welke manier rekening houden met cultuur Geslacht -wat voor soort gezelschap heb je Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding

Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding Draaiboek voorbereiding Onderdelen van het draaiboek voorbereiding: Activiteitenvoorbereiding: Activiteitenvoorbereidingsformulier Hierop noteer je: Naam activiteit Datum en tijdstip Duur activiteit Locatie Spelers Uitleg Regels Materiaal Opstelling (situatieschets) Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding

Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding Draaiboek voorbereiding Onderdelen van het draaiboek voorbereiding: Plattegrond: Duidelijk aangeven waar een activiteit plaatsvindt. Let op het volgende Eerst onderdelen uitzetten Daarna logisch nummeren i.v.m. overzichtelijke roulatie Legenda -dit is een overzicht met verklaring van symbolen Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding

Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding Draaiboek voorbereiding Onderdelen van het draaiboek voorbereiding: Materiaallijst: Per activiteit heb je materiaal nodig Sport- & spel materiaal Overig materiaal: plakband, bekertjes etc. Werk materiaalijst per onderdeel uit Dit geeft overzicht Zet materiaal dag van tevoren al klaar Check of alles is geregeld en wie dit moet doen Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding

Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding Draaiboek voorbereiding Onderdelen van het draaiboek voorbereiding: Roulatieschema’s: Diverse teams/personen doen diverse onderdelen. Hiervoor een roulatie maken: Geef aan waar welke groep begint Hoe laat start een groep bij een onderdeel Hoe en waar naartoe moet je opschuiven Zit er een pauze in het schema Hoe lang duurt een onderdeel Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding

Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding Draaiboek voorbereiding Onderdelen van het draaiboek voorbereiding: Roulatiesysteem: Vak-opschuifsysteem: per ronde tegen elkaar spelen -kenmerk: teams schuiven een vak op Doordraaisysteem: niet tegen elkaar spelen maar met team naar ander onderdeel -kenmerk: meerdere spellen en teams die moeten doordraaien Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding

Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding Draaiboek voorbereiding Onderdelen van het draaiboek voorbereiding: Vak-opschuifsysteem Doordraaisysteem A B C D 1 3 5 7 2 4 6 8 Ronde Ond 1 Ond 2 Ond 3 1 Team 1 Team 2 Team 3 2 3 Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding

Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding Draaiboek voorbereiding Onderdelen van het draaiboek voorbereiding: Poulesysteem: Een poule is een groep deelnemers of teams die tegen elkaar spelen. Poule is een groep met daarin teams of (individuele) spelers Halve competitie: iedereen speelt 1x tegen elkaar Kruisfinale: nr 1 poule A speelt tegen nr 2 poule B en andersom Knock-out systeem Bij dit systeem ligt het team dat verliest er meteen uit. Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding

Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding Draaiboek voorbereiding Onderdelen van het draaiboek voorbereiding: Decoratie en aankleding: Themagericht werken Aankleden ruimte volgens thema Begroting: Overzicht waarin verwachte ontvangsten en uitgaven staan. Ontvangsten: Budget, bijdrage, sponsors, subsidies Uitgaven: Alle kosten die de organisatie van de activiteit of evenement met zich meebrengt Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding

Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding Draaiboek voorbereiding Onderdelen van het draaiboek voorbereiding: Kosten: Variabele kosten -hierbij is de hoogte afhankelijk van het aantal deelnemers Constante kosten -deze veranderen niet mee bij een verandering in het aantal deelnemers Onvoorziene kosten -dit zijn kosten die je van tevoren niet kunt inschatten Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding

Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding Draaiboek voorbereiding Onderdelen van het draaiboek voorbereiding: Communicatie & promotie: Je communiceert met: De organisatie Andere betrokkenen De deelnemers/bezoekers Manier van communiceren: Persoonlijk Op papier digitaal Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding

Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding Draaiboek voorbereiding Onderdelen van het draaiboek voorbereiding: Communicatie & promotie: Je communiceert: Voor het evenement Tijdens het evenement Na het evenement Promotie Zorgen voor zoveel mogelijk aandacht voor jouw activiteit/evenement. Social media Posters ophangen en flyers uitdelen Advertentie Mond op mond reclame Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding

Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding Draaiboek voorbereiding Onderdelen van het draaiboek voorbereiding: Vergunning: Dit is een toestemming voor een bepaalde activiteit, bijvoorbeeld voor het organiseren van een concert in de openlucht. Let hierbij op: Vergunning kost geld Vergunning kost tijd De gemeente let op o.a.: Veiligheid Schenken alcohol Geluidsoverlast Mogelijk afsluiten wegen en parkeren Of er objecten moeten worden verplaatst Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding

Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding Draaiboek voorbereiding Onderdelen van het draaiboek voorbereiding: EHBO & veiligheid: Let op veiligheid van: Materialen Ruimtes Personen EHBO: Eerste Hulp Bij Ongelukken. Zie ook de 8 W’s. Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding

Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding Draaiboek voorbereiding Onderdelen van het draaiboek voorbereiding: *8 W’s EHBO: Waarvoor Waar Wanneer Welke problemen Wie Wat Wegen Waardering Let op: zorg dat er een volle EHBO door is en iemand met een EHBO diploma Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding

Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding Begrippen Leer de volgende begrippen: Draaiboek Deadline Legenda Rouleren Doordraaisysteem Poulesysteem Knock-out systeem Begroting Variabele kosten Constante kosten Onvoorziene kosten Promoten Vergunning EHBO Specifiek Hoofdstuk 3: Draaiboek van de voorbereiding