Implementatie beleidslijn Telewerk@KU Leuven Implementatie beleidslijn

Uitgangspunten beleidslijn Telewerk = vorm van flexibel & zelforganiserend werken Generieke beleidslijn voor meerderheid van de medewerkers toepasbaar Gestoeld op vertrouwen en verantwoordelijkheidszin, constructief samenwerken en goede afspraken Belang van het voeren van de dialoog over de afstemming van de organisatienoden en de individuele noden Houvast bieden met toetsingscriteria voor telewerk Duidelijke afspraken over beschikbaarheid en bereikbaarheid zijn belangrijk voor een constructieve en collegiale samenwerking in teamverband Een zo eenvoudig en slank mogelijk administratief beheer

? (*) MW Reflectie en dialoog LG nee ja Afspraken-kader Elke medewerker kan telewerkmogelijkheden aanvragen. Elke leidinggevende heeft de verantwoordelijkheid om de telewerkmogelijkheden te bespreken met het team/de medewerker. Elk bestuur (departement/faculteit/directie) ziet toe op de toepassing van de uitgangspunten en het afsprakenkader. MW Beoordelingscriteria telewerkmogelijkheden: Hebben we niet-locatiegebonden taken? Kunnen we de continuïteit van de dienstverlening en de permanentie garanderen? Welke activiteiten primeren op telewerk? Veroorzaakt telewerk disproportionele belasting bij de collega's? Is de medewerker voldoende ingewerkt/opgeleid/ autonoom om de opdrachten via telewerk te realiseren? ? Reflectie en dialoog Telewerk@kuleuven.be LG (*) nee ja (Tijdelijk) nood aan meer structureel telewerk? Afspraken-kader Wettelijk minimum = uitzonderlijk telewerk Occasioneel telewerk Structureel telewerk Aanvraag en motivering Registratie Aanvraag en bijvoegsel (*) indien er geen consensus bereikt werd na verdere afstemming met de HR-Consulent, dan wordt de vraag voorgelegd aan het bestuur. Als dit nog niet tot een consensus leidt, dan kan de medewerker via de werknemersafvaardiging de vraag voor advies voorleggen aan het Subcomité CPZ. Dit advies wordt overgebracht aan de leidinggevende en het bestuur (faculteit/departement/directie).

Occasioneel telewerk Vaakst voorkomende vorm van telewerk Occasioneel = af en toe, als het werk het toestaat, geen vaste dag in de week. Er wordt geen max. aantal dagen vastgelegd. afsprakenkader “occasioneel telewerk” verduidelijkt de basisafspraken die in elke entiteit binnen KU Leuven van toepassing zijn. Lokale entiteit kan de basisafspraken verder verfijnen en aanvullen, rekening houdend met de behoeften van de eigen specifieke werkcontext. afspraken rond waarborgen van bestaande permanentieregelingen, minimale bezetting en wachtregelingen de wijze waarop de aanvraag kan gebeuren, eventuele termijnen waarmee rekening moet worden gehouden, persoon aan wie de aanvraag wordt gericht   de wijze van registratie van het telewerk (bv. in elektronische agenda) bereikbaarheid van het personeelslid tijdens het telewerken het waarborgen van de veiligheid en vertrouwelijkheid van data, informatie, …

Structureel telewerk Medewerkers die (tijdelijk) op meer structurele basis willen telewerken omwille van de aard van de opdrachten of de combinatie van het werk met andere levensdomeinen, kunnen dit met hun leidinggevende bespreken in het kader van structureel telewerk. Nuttig wanneer er nood is aan structureel en frequent telewerken voor specifieke (tijdelijke) situaties. Deze vorm laat minder flexibiliteit toe en heeft sneller een impact op directe collega’s. Structureel telewerk wordt geregeld via een bijlage aan de arbeidsovereenkomst Wordt na aanvraagprocedure afgesproken voor een bepaalde periode, en wordt minstens jaarlijks geëvalueerd en steeds bij belangrijke veranderingen in de arbeidsrelatie (bv wijziging leidinggevende, wijziging tewerkstellingspercentage)

Uitzonderlijk telewerk Wet van 5 maart 2017 betreffende werkbaar en wendbaar werk voorziet dat elke medewerker op vrijwillige basis een aanvraag tot telewerk kan indienen om redenen van overmacht of persoonlijke redenen. In het voorstel van beleidslijn telewerk@KU Leuven beschouwen we deze regelgeving als een minimale wettelijke basis voor telewerk. De aanvraag voor deze vorm van telewerk gebeurt via een e-mail aan het diensthoofd met vermelding van de gewenste (halve) dag alsook de redenen voor de aanvraag. In geval van weigering, zal het diensthoofd zo spoedig mogelijk de redenen persoonlijk toelichten en schriftelijk (op papier of per e-mail) bevestigen aan de medewerker.    

Generieke elementen in de afsprakenkaders Terbeschikkingstelling van apparatuur en technische ondersteuning Het personeelslid moet zelf de verantwoordelijkheid voor een goed werkende computer-, telefoon- en internetinfrastructuur opnemen. Indien het personeelslid over een KU Leuven laptop beschikt, wordt deze ook voor het telewerk gebruikt. Onkosten Er worden geen vergoedingen betaald door KU Leuven voor kosten verbonden aan het telewerk zoals het gebruik van elektriciteit, verwarming, internet, printen, meubilair... Vertrouwelijkheid en veiligheid Het personeelslid zal in de uitvoering van het telewerk de nodige maatregelen treffen om de veiligheid en het vertrouwelijke karakter te waarborgen dat verbonden is aan informatie en documentatie ter beschikking gesteld door KU Leuven. Deze maatregelen en/of waarborgen kunnen verder worden geconcretiseerd binnen de entiteit. Arbeidsongevallenverzekering De arbeidsongevallenverzekering is ook van toepassing tijdens het telewerken. Registratie van telewerkdagen/-uren in de elektronische agenda of volgens een andere (elektronische) methode is in dit verband belangrijk. Telewerk in het buitenland Bij het overwegen van telewerk in het buitenland moet contact worden opgenomen met de HR- consulent Internationale Mobiliteit. De mogelijkheid tot telewerk in het buitenland moet worden onderzocht. Mogelijk zijn er ook bijzondere gevolgen voor onder meer de toepasselijke sociale zekerheid en belastingen.

Implementatie: meer info Intranetpagina www.kuleuven.be/personeel/telewerk Algemene info en toelichting Afsprakenkaders Wat als telewerk moeilijk of niet bespreekbaar is? Aparte pagina met telewerktips

Wat wordt er verwacht? Dialoog voeren binnen het team en maken van afspraken betreffende: communicatiemethoden bereikbaarheid en impact op team registratie (hoe/ wanneer/ aan wie) omgaan met vertrouwelijke documenten checklist als hulpmiddel Dialoog opstarten medewerker - leidinggevende over mogelijkheid tot occasioneel telewerk Criteria Taakinventarisatie als hulpmiddel Ondersteuning nodig? HR consulent bij algemene vragen: Telewerk@kuleuven.be Ca juni 2018: bevragen stand van zaken implementatie en samen met bestuur het afgelegde proces beschouwen.  

Vragen?