Hoe start ik een basketbalclub?

Introductie ‘Start to club’ Basketbal Vlaanderen: Medewerkers en structuur Administratie stappenplan De Smart Client Goed om te weten Belangrijke data Financieel Bestuursvormingen Praktisch Ondersteuning Contact Nuttige links

INTRODUCTIE

Ondersteuning bestuur Ondersteuning sport Deze ‘Start to club’ geeft een antwoord op mogelijke vragen die je hebt bij de opstart van een nieuwe club: Aan welke administratieve voorwaarden moeten voldaan worden? Welke administratie kan ik via Smart Client uitvoeren? Waar vind ik de nodige documenten en informatie? Welke deadlines zijn er? Deze ‘Start to club’ maakt je ook wegwijs in de ondersteunende initiatieven van VBL Ondersteuning bestuur Ondersteuning sport Contactgegevens en nuttige links

MEDEWERKERS EN STRUCTUUR

De structuur van Basketbal Vlaanderen bestaat uit de: MEDEWERKERS De medewerkers van Basketbal Vlaanderen staan voor je klaar, elk van hen heeft zijn of haar specifieke taken. Overzicht coördinatoren en medewerkers Basketbal Vlaanderen STRUCTUUR De structuur van Basketbal Vlaanderen bestaat uit de: Algemene vergadering & Raad van Bestuur Departementen & Commissies Provinciale comités Comités provinciale scheidsrechters Rechterlijke raden

ADMINISTRATIE: “STAPPENPLAN”

Indienen van het dossier Om een erkende basketbalclub op te richten, moet de club een dossier bij Basketbal Vlaanderen indienen. Oprichting VZW De clubstatuten Samenstelling comité Bankrekening Bewijs van storting Indienen van het dossier STAP 1 STAP 2 STAP 3 STAP 4 STAP 5 STAP 6

STAP 1 ADMINISTRATIE: OPSTART VAN DE VZW De club als rechtspersoonlijkheid met ondernemingsnummer Om de clubbestuurders te beschermen tegen persoonlijke aansprakelijkheid dienen alle clubs die aansluiten bij Basketbal Vlaanderen een VZW te zijn. Het Huishoudelijke Reglement van Basketbal Vlaanderen (HHR) schrijft voor dat bij de opstart van de club vier tekenende leden zetelen: voorzitter, ondervoorzitter, secretaris en penningmeester. Hoe start ik een VZW? Klik hier Bijkomende info over ‘de VZW’? Klik hier

ADMINISTRATIE: DE CLUBSTATUTEN STAP 2 ADMINISTRATIE: DE CLUBSTATUTEN De clubstatuten zijn het hart van de VZW en beschrijven: Waarom de leden een VZW oprichten Hoe de leden gaan samenwerken Expliciet te vermelden: “De club aanvaardt de statuten van de vzw Basketbal Vlaanderen en diens reglementen”. Hoe clubstatuten wijzigen? Klik hier

ADMINISTRATIE: SAMENSTELLING COMITE STAP 3 ADMINISTRATIE: SAMENSTELLING COMITE Vul het document “Samenstelling Comité” in. Dit is een overzicht van de persoonlijke gegevens van de 4 tekenende leden. Vermeld onderaan de nodige informatie (provincie, clubsite, rekeningnummer en ondernemingsnummer + eventueel BTW-nummer) Download document ‘Samenstelling comité

ADMINISTRATIE: BANKREKENING VAN DE CLUB STAP 4 ADMINISTRATIE: BANKREKENING VAN DE CLUB Open een bankrekening op naam van de vzw Vul het rekeningnummer ook in op het document “Samenstelling Comité”!

ADMINISTRATIE: BEWIJS VAN STORTING STAP 5 ADMINISTRATIE: BEWIJS VAN STORTING Voeg een bewijs van storting van betaling toe: printscreen of overschrijvingsbewijs. Het inschrijvingsrecht voor een nieuwe club bedraagt momenteel € 32,30

ADMINISTRATIE: INDIENEN VAN HET DOSSIER STAP 6 ADMINISTRATIE: INDIENEN VAN HET DOSSIER Als alle documenten ingevuld zijn, verstuur je het dossier naar Basketbal Vlaanderen. Dit kan per post of per e-mail. E-mail: dorien.vanopdenbosch@vlaamsebasketballiga.be Onderwerp: ‘Opstart nieuwe club’ Post: Vlaamse Basketballiga vzw Ottergemsesteenweg Zuid 808 B bus 12 9000 Gent Terug naar stappenplan

SPORT BEHEER ONLINE

Via Sport Beheer Online (Smart Client) kan je… Ledenbeheer uitvoeren Is het kloppend administratief hart van zowel Basketbal Vlaanderen als de club Past binnen het opzet van de verdere digitalisering van administratieve procedures dit bevat alle data die ook doorgestuurd wordt naar de website en de app en ook door de club voor hun eigen website gebruikt kan worden (API’s) Via Sport Beheer Online (Smart Client) kan je… Ledenbeheer uitvoeren Kalenderbeheer uitvoeren Competitieadministratie uitvoeren Info, handleidingen en de downloadlink vind je op deze pagina

GOED OM TE WETEN

Op de webpagina ‘Spelregels & nuttige documenten’ vind je oa: Formulieren om een club op te starten Allerlei documenten die je nodig hebt in de loop van het seizoen (vb: functiewijziging, vrijwilligers,…) Het Huishoudelijk Reglement (HHR) De Tabel van Tarieven & Boetes (TTB) Het Huishoudelijk Reglement (HHR) is een bundeling van afspraken, regels en richtlijnen die de werking van Basketbal Vlaanderen en de relatie tussen clubs en federaties omschrijft en bestaat uit 5 delen: HHR Deel Administratie (AD) HHR Deel Competitie (CD) HHR Deel Financiën (FD) HHR Juridisch Deel (JD) HHR Deel Mutaties (MD) FAQ website

Download nu de Basketbal Vlaanderen-app via App Store of Google Play (Android app) Er worden vanuit Basketbal Vlaanderen maandelijkse nieuwsbrieven verstuurd naar alle clubbestuurders. Hierin staat een pak informatie over wat er in de federatie en de basketbalwereld gebeurt. Elke club heeft een clubpagina op de Basketbal Vlaanderen-website met nuttige gegevens en welke info mensen kunnen terugvinden over je club. Belangrijk is dat deze info up-to-date is, zodat mensen de weg naar je club vinden (gelinkt aan zoek een club) Voorbeeld nieuwsbrief Info clubpagina aanpassen

BELANGRIJKE DATA

Poststempeldatum telt! Belangrijke data: Wijziging bestuursleden: Secretaris vanaf 1 juli tot 24 april Voorzitter, ondervoorzitter en penningmeester vanaf 1 juli tot 29 april Indienen Give&Go-dossier: periode april-mei, jaarlijkse bekendmaking Mutaties: Start 1 mei – deadline 31 mei Spelers kunnen tijdens de mutatieperiode veranderen van club Mutatieformulier volledig invullen en (laten) ondertekenen door lid en nieuwe club Secretaris aangesloten club aangetekend verwittigen Deze regelgeving is opgesteld om conform te zijn met het Vlaams Decreet tot vaststelling van het statuut van de niet-professionele sportbeoefenaar van 3 juli 1996 Info mutaties Documenten Wijziging Bestuursleden Poststempeldatum telt!

Belangrijke data: Inschrijven van competitieteams: Landelijke teams => 1 mei Provinciale teams => 15 mei Voor specifieke vragen betreffende kalenderindeling kunt u zich richten tot richten tot de landelijke of uw provinciale kalenderplanner* Voor algemene vragen betreffende de werking en het installeren van Sport Beheer Online kunt u terecht bij sportbeheeronline@vlaamsebasketballiga.be of contact opnemen met een medewerker van het secretariaat-generaal. Handleiding inschrijven competities (SC)

Belangrijke data: Schrappingen leden: Van halverwege mei tot halverwege juni Nieuwe aansluitingen: Start 1 juli aanvang seizoen Om te kunnen aansluiten moet men: 1. ten volle 3 jaar oud zijn. Competitie 6 jaar. 2. volledig ingevulde en ondertekende aansluitingsaanvraag zenden 3. voor leden die de overstap maken van een buitenlandse federatie of AWBB naar een Basketbal Vlaanderen-club dient een vrijgave aangevraagd te worden. Hiervoor contact opnemen via vrijgaves@vlaamsebasketballiga.be Handleiding schrappingen (SC) Meer info in huishoudelijke reglement - administratie

Belangrijke data: Aanvragen technische vergunning coaches: Start 1 juli aanvang seizoen Iedere coach dient een technische vergunning te hebben per team hij/zij coacht doorheen het seizoen (ook vervangingen) Om te kunnen coachen moet men: 1. 17 jaar zijn 2. Aangesloten te zijn bij een Basketbal Vlaanderen-club en aangeduid te zijn als coach bij uw club 3. Naargelang het niveau van de reeks over een bijhorend diploma te beschikken Uitzondering: Om coaches te tijd te geven een diploma te behalen kan een stagevergunning eenmalig aangevraagd worden voor 1 seizoen met document aanvraag stagevergunning. Stagevergunning C (minimum 16 jaar geen diploma) → Provinciaal jeugdteam / Stagevergunning B (minimum Initiator) → Landelijke jeugdteam Handleiding aanvraag technische vergunningen (SC) Meer info diplomaplicht en trainerscursussen

Belangrijke data: Bij gegevensbeheer kunt u de leden terugvinden die actief zijn binnen de club. Let wel op, dit zijn niet alleen de leden van uw clubs maar soms ook leden van andere clubs die verbonden zijn met uw club als coach of dubbelspeler. Lidkaarten spelers: 1 per pagina in licentiemap team Lidkaarten niet-spelers: 8 per pagina (kopiëren voor in alle licentiemappen) Opmerking: Medische fiche van speler kan op de lidkaart van speler geplakt worden Spelerslijsten: 8 dagen voor de eerste officiële wedstrijd → Best aan licentiemap toevoegen Aanmaken en aanpassingen mogelijk via Smart Client Handleiding lidkaarten (SC) Handleiding spelerslijsten (SC)

FINANCIEEL

Inschrijvingskosten competitie Tabel Tarieven & Boetes OVERZICHT KOSTEN Opstartkosten Aansluitingskosten Verzekeringskosten Inschrijvingskosten competitie Tabel Tarieven & Boetes Subsidies

Inschrijvingsrecht nieuwe club: €32,30 (éénmalig) OPSTARTKOSTEN Inschrijvingsrecht nieuwe club: €32,30 (éénmalig) Oprichting VZW (kosten op datum 04/05/2016): € 183,80 (op papier) € 132,74 (elektronisch) Wijziging: € 124,63

Overzicht aansluitingskosten: Aansluiting nieuw lid: € 3,88 Jaarlijks vergunningsrecht: Jeugd (tot U21) en R-BAB / G-BAB speler: € 6,00 Senior: € 18,00 Aansluiting niet-spelend lid: € 13,00 Heraansluiting na schrapping (extra op jaarlijks vergunningsrecht): Jeugd (tot U21) en G-sporter: € 3,23 Senior (niet-spelend lid): € 6,46 Senior, (spelend lid): € 25,84

Overzicht verzekeringskosten: Vanaf U18 en ouder: €13,83 U16 en jonger + R-BAB / G-BAB speler: €8,83 -6-jarigen: GRATIS Niet-spelend lid: €6,68

INSCHRIJVINGSKOSTEN COMPETITIE Overzicht inschrijvingskosten teams: In de TTB vind je de kosten voor het inschrijven van competitieteams. Open de TTB

TABEL TARIEVEN & BOETES De TTB geeft een overzicht van de tarieven en boetes. De eerste kolom verwijst naar het overeenkomstig artikel van het HHR. Maandelijks ontvangt de club een afrekening per factuur. Open de TTB

SUBSIDIES Gemeentelijke / stedelijke subsidies Het Give & Go dossier Vraag meer informatie bij de lokale sportdienst. Bepaalde documenten en formulieren kunnen bij het Secretariaat-Generaal aangevraagd worden. Het Give & Go dossier Basketbal Vlaanderen Give&Go is een project met als doelstelling de kwaliteit van de jeugdwerking in de sportclubs te verhogen, met bijzondere aandacht voor de verhoging van de sportparticipatie van de jeugd. Het jeugdfonds Solidariteitsmechanisme tussen clubs om de clubs die inzetten op jeugdopleiding kwalitatief en kwantitatief te gaan belonen Subsidie van Basketbal Vlaanderen i.k.v. jeugdopleiding: niveau bepaalt bijdrage en return Een detail van de opleidingsvergoedingen kan je terugvinden in de Smart Client van uw club. Hiervoor klik je bij de tab Documenten op het mapje Teams. Meer info over Give&Go

JEUGDFONDS

BESTUURSVORMINGEN

Om bestuursleden te ondersteunen in hun functies worden regelmatig vormingen georganiseerd door o.a.: Dynamo Project (informatie over vrijwilligersstatuut, boekhouding,…) Vlaamse Sportfederatie (Dag van de Sportclubbestuurder, ledenbinding, fondsenwerving en sponsoring,…) Blogberichten tips&tricks (clubondersteuners gaan op bijscholingen voor de Basketbal Vlaanderen clubs)

PRAKTISCH

Vragen voor de lokale sportdienst: In welke sporthal kan je terecht? Zijn de terreinen gehomologeerd voor competitie? Wanneer dien je zaaluren aan te vragen? / Hoe reserveren en annuleren? Hoe kan je je club laten erkennen door de sportraad. Hoe kan je subsidies aanvragen? Hoe kan je promotie maken voor je club via de sportdienst (Sportkampen, sportinitiaties, gemeentelijke clubfolder,…?)

RECRUTERING COACHES Denk eraan om tijdig coaches te rekruteren voor het verwachte aantal ploegen Gebruik je netwerk binnen de club / connecties van spelers, bestuursleden,… Voor coaches geldt diplomaplicht! Afhankelijk van het competitieniveau, dient de coach het juiste diploma te bezitten. Zoekertjespagina Info over diplomaplicht

RECRUTERING SCHEIDSRECHTER Afhankelijk van het aantal competitieteams dien je officiële scheidsrechters te voorzien. Indien je het opgelegde quotum haalt, wordt je financieel beloond. Indien je het niet haalt, wordt vanuit Basketbal Vlaanderen een financiële sanctie opgelegd. Pas opgerichte clubs krijgen uitstel het eerste jaar. Voor de jongste leeftijden moet je clubscheidsrechters voorzien. Basketbal Valanderen doet verschillende rekruteringsinspanningen en organiseert in samenwerking met de clubs opleidingen. Alle informatie over scheidsrechter worden vind je via deze link

ONDERSTEUNING

ONDERSTEUNING COACHES Zowel Basketbal Vlaanderen als externe organisaties bieden regelmatig clinics en bijscholingen aan. Krijg (financiële) ondersteuning van Basketbal Vlaanderen om een bijscholing te organiseren in de club BodyCheck+ letselpreventie voor basketbalspelers – map, video’s, workshop Zoekertjes op Basketbal Vlaanderen website – club zoekt coach Overzicht erkende clinics & bijscholingen Ondersteuning organisatie bijscholing Ondersteuning BodyCheck+ Zoekertje(s) maken of bekijken

MULTI MOVE IK WORD BASKETTER! Tips&tricks ledenbinding ONDERSTEUNING PROMOTIE Voor vragen over ledenwerving en promotie-initiatieven, kan je terecht bij Lisa Van Ranst (lisa.vanranst@vlaamsebasketballiga.be) MULTI MOVE IK WORD BASKETTER! Meer info Meer info

PEANUTSTORNOOI 3X3 TORNOOI ONDERSTEUNING TORNOOIEN Wens je een tornooi te organiseren, bekijk zeker de website welke ondersteuningsmogelijkheden er zijn. Draaiboeken, spelregels, materiaal huren, eventmaker, … PEANUTSTORNOOI 3X3 TORNOOI Meer info Meer info

ANDERE ONDERSTEUNINGMOGELIJKHEDEN GIVE AND GO LEERLIJNEN AANBEVELINGEN DAMESBASKETBAL & TRAINERS na overlegplatform BLOGBERICHTEN TIPS&TRICKS MATERIAAL HUREN GADGETS BESTELLEN … Alle ondersteuningsmogelijkheden

Contactgegevens

Heb je nog vragen? Contacteer ons! Voor algemene vragen over clubondersteuning: Benoit Denoulet - clubondersteuner benoit.denoulet@vlaamsebasketballiga.be Lisa Van Ranst – clubondersteuner lisa.vanranst@vlaamsebasketballiga.be Voor vragen over ledenbeheer & administratie club: Dorien Van Opdenbosch – medewerkster admin dorien.vanopdenbosch@vlaamsebasketballiga.be Voor vragen over financiën: Kurt Verspecht – financieel coördinator kurt.verspecht@vlaamsebasketballiga.be Voor vragen over spelerslijsten, competitie, Smart Client…: Maarten Van Bocxstaele – medewerker sport maarten.vanbocxstaele@vlaamsebasketballiga.be Alle contactgegevens

Nuttige links

Enkele handige links: